总账系统培训应付模块.ppt

山东省农村信用社 总账系统培训 范鑫 2012年11月 2 系统概述 总账系统是一个支持多币种、多会计主体的会计核算系统，用于汇总多 个业务系统数据的管理系统。总账系统项目实施依托于财务管理系统， 是在其基础之上的一次全面的优化升级，也是对现有会计核算体系整体 的规范，同时适应新会计准则在农村信用社应用。 总账系统由总账、资产、应付三个模块组成。其中，总账模块是系统账 务核算、管理的核心，主要完成总账账务核算管理、应收应付款核算管 理、固定资产核算管理、财务预算管理以及从新一代银行核心业务系统 （以下简称核心业务系统）中接收的业务数据的管理；应付模块主要完 成应收应付账款核算，包括员工借款、费用报销、管理费的上缴下拨、 备用金的发放收回等往来账务管理以及固定资产采购管理；资产模块是 基于固定资产的事物性管理模块，主要完成固定资产、在建工程、无形 资产、长期待摊费用的事务管理和相应的账务核算处理。 3 本次培训的主要内容 第一部分 应付模块 第二部分 资产操作 第三部分 总账模块 4 第一部分 应付模块 l第一章 概述 l第二章 名词解释 l第三章 岗位设置及职责 l第四章 基础数据维护 l第五章 基本业务操作 l第六章 错账冲正 l第七章 查询功能 5 第一章 概 述 1.1 应付模块管理范围 1.2 应付模块与其他模块的关系 1.3 应付模块的主要理念 6 1.1 应付模块管理范围 旧的财务管理系统大部分账务都在总账模块手工录入日记账处理，而企业 级总账系统新增了应付模块，用来处理应收应付往来账务，规范费用管理 流程，具体包括： 与外部供应商的往来 主要处理资产采购等业务 与内部员工的往来 主要处理员工临时借款和费用报销等业务 与内部部门的往来 主要处理备用金的管理和管理部门统筹资金的管理等 7 1.2 应付模块与其他模块的关系 8 1.3 应付模块的主要理念 费用管理流程再造 规范费用报销流程和付款流程 实时控制 明细核算到银行账户，实时更新银行账户可用余额，避免银行账户透支。 13 9 第二章 名词解释 l 发票 应付模块中的发票是指记录应收应付业务列账过程的电子凭证，发票类型包括：标 准发票、费用报销单、预付款发票、混合类发票和借项通知单。 l 供应商 供应商分为外部供应商和员工供应商，是指与各会计核算主体有应收应付业务往来 的内部员工，内部部门和其他单位。 l 费用报账员 负责本部门费用报销单的录入、修改、提交审核和打印。 l 费用模板 录入费用报销单时，需要选择费用模板，一种是“业务及管理费”模板，一种是“业务 拓展费”模板，通过选择不同的费用模板将费用归集到不同的费用类报表中去。 10 l核销预付款 用某供应商下应付未付的发票来核销对该供应商的应收款项。 l取消发票 对入账错误的发票做冲销处理，系统生成红字冲销日记账以冲正账务。 l撤销付款 对付款入账错误的付款单撤销付款，系统生成红字冲销日记账以冲正账务 。（目前增加付款删除功能） 11 第三章 岗位的设置及职责 3.1 应付模块的责任清单 3.2 各责任具体职责 12 5位机构代码_应付录入员 5位机构代码_应付复核员 5位机构代码_应付管理员 5位机构代码_费用报账员 3.1 应付模块责任清单 13 5位机构代码_应付录入员 负责费用报销单审核 负责将费用报销单导成费用发票 负责录入发票 负责录入付款单 负责预付款的核销 3.2 各责任具体职责 14 5位机构代码_应付复核员 负责验证应付发票和付款单，验证无误后创建会计分录 负责将应收应付账务传送至总账 负责将资产采购信息传送至资产模块 5位机构代码_应付管理员 负责本机构应付管理系统的功能设置 负责本机构的供应商、银行账户、费用申请人的维护 5位机构代码_费用报账员 负责费用报销单的录入、修改、提交审核及打印 15 第四章 基础数据维护 4.1 维护费用申请人 4.2 维护供应商 4.3 维护银行账户信息 6 16 4.1 维护费用申请人 各机构根据自身业务需求确定要维护的费用申请人的范围，便于在录入 费用报销单时选择对应的人员。 费用申请人的范围： 1）员工 将独立报销费用的员工维护成费用申请人。 2）部门 将各县/市联社下属各信用社，各机关部门维护成费用申请人。 3）特殊的费用申请人 为处理特定业务建立的费用申请人，例如为明细核算应交企业所得税建 立的费用申请人。 注意： 用户管理员增加用户时，所选择关联人员值列表中的可选人员即维护的 费用申请人；资产操作员分配资产时，资产保管人值列表中包含的值即维护 的费用申请人。 17 维护费用申请人（路径：应付管理员维护费用申请人） 18 维护费用申请人（输入部门编号、费用申请人名称、费用申请人编号 和性别） 19 若部门编号维护错误，维护费用申请人编号时系统会提示“部门编号输入错误” 20 维护费用申请人（输入组织、默认费用账户、地点信息） 组织系统默认为本机构；地点选择机构所在地市； 默认费用账户中的部门段决定了以该申请人录入报销单报销费用时的费用归属部门，因 此必须填写正确，而此处录入的科目段对账务处理无任何影响，可灵活掌握。 21 4.2 维护供应商 l 供应商可分为外部供应商和员工供应商： 外部供应商是指与本机构有应收应付业务往来的其他单位。 员工供应商是指与本机构有应收应付业务往来的内部员工或下属部门。 维护员工供应商的流程是：系统外的员工/部门 费用申请人 员工供应商，因 此将员工/部门输入为员工供应商的前提是已将其维护成为机构的费用申请人。 l 每个供应商下面需要维护多个费用类型，每种费用类型下设置不同的会计结算账户， 包括预付款账户和负债账户，系统对应付应收科目各有一默认值，维护供应商时根据 实际情况修改。 系统默认的预付款账户是“其他应收款其他应收款项1200059901” 系统默认的负债账户是“其他应付款其他应付款项2300059901” 115 22 供应商下不同的费用类型对应不同的应收应付科目： 供应商类型费用类型应付款科目应收款科目 外部供应商 青岛（地市名） 2300059901 其他应付款项 1200059901 其他应收款项 保证金 23000507 应付供应商款项 1200059901 其他应收款项 员工供应商 （部门） 临时借款 2300059901 其他应付款项 12000503 临时借出款项 备用金 2300059901 其他应付款项 12000504 预拨费用 其他 2300059901 其他应付款项 1200059901 其他应收款项 员工供应商 （员工） 临时借款 2300059901 其他应付款项 12000503 临时借出款项 其他 2300059901 其他应付款项 1200059901 其他应收款项 23 维护供应商 （路径：应付管理员维护供应商） 24 维护外部供应商（名称、类型） l 外部供应商命名规则：五位机构号+英文的逗号+供应商的名称 l 外部供应商的分类类型选择“供应商” l 供应商的编号系统自动生成，全省统一编号 l 优化后，“地点”按钮变更为“详细信息”按钮 25 维护外部供应商（地点信息、会计信息） l 会计信息中定义的负债账户是以此供应商录入发票时的贷方账户 l 会计信息中定义的预付款账户是以此供应商录入预付款发票时默认的借方账户 l 优化后，“地名”栏位变更为“费用类型” 53 26 维护外部供应商（增加另一费用类型“保证金”） l 对于外部供应商，有时还需维护另一个费用类型“保证金”，用于核算采购固定资产 时向供应商收取的质量保证金（例如购置大型网络设备时) 40 27 维护员工供应商 将员工或部门输入为员工供应商的方式有两种： 1）自动：在将费用报销单导成费用发票时，系统自动将费用申 请人创建为员工供应商，自动创建的员工供应商的命名规则是 “9位部门号+英文的逗号+费用申请人的名称”，生成的费用类型 是“其他”，该费用类型下的会计结算账户采用的是系统默认值 。 2）手工：类似于外部供应商录入，但类型选择为“员工”，并指 定关联的费用申请人。 28 维护员工供应商（名称、类型、关联费用申请人） l 员工供应商的命名规则：9位部门号+英文的逗号+费用申请人名称 l 员工供应商的分类类型选择“员工” l 在维护员工供应商时，建议先选择类型，后选择关联的费用申请人，最后将关联的费用申请 人姓名复制到供应商名称处 29 维护员工供应商（地点信息、会计信息） l 员工供应商必须维护一个费用类型“其他”，此费用类型的会计结算账户采用系统默认值 30 维护员工供应商（增加地点层备用金） l 对于采用备用金管理的部门级的员工供应商，需要另外增加一个费用类型“备用金”， 该地点下的预付款账户选择“其他应收款预拨费用12000504”； l 负债账户采用系统默认值“其他应付款其他应付款项2300059901” 。 31 维护员工供应商（维护费用类型“临时借款”） 维护员工供应商时，根据业务需求有时还需要新增费用类型“临时借款”，用 来处理员工临时借款业务，该费用类型下的预付款账户选择“其他应收款 临时借出款项12000503”。 32 供应商合并 （路径：应付管理员供应商合并） 33 供应商合并 机构撤并T日，会计主体应付管理员应将降格部门的预付款和 应付款的供应商合并到新归属部门的供应商。 34 供应商合并 点击“合并”，系统出现注意对话框：此操作不可取消，您是否要继续。 35 供应商合并 点击“确定”，系统自动提交供应商合并请求，请求运行完成后，供应商合 并操作完成。 供应商合并完成后，需核对应收应付余额表、供应商交易明细表。 36 供应商合并 注意事项： 1.PO：Purchase order采购订单。如勾选“PO”项，目标供应 商仅能选到地点用途勾选“采购”的供应商。如不勾选“PO”项， 目标供应商能选到地点用途勾选“支付”的供应商。（最好不选） 37 供应商合并 2.目标供应商无原供应商的地点时，需勾选 “复制地点”功能。 38 供应商合并 3.每个分配行只能合并或复制一个地点，原供应商有多个地点需要 要合并，需录入多个分配行。 39 取消供应商部门编号的限制 5月25日总账系统升级后，取消了供应商前五位必须与 机构号前五位一致的限制。应付管理员在维护费用申 请人、员工供应商时，部门编号应与网点号保持一致 。 例，机构90252青岛香港中路中心支行下辖部门 902021202香港花园分理处，机构号前五位和部门号 前五位不一致，新增费用申请人和员工供应商编号的 前九位应为902021202，新增费用报账员用户应为 902521202。 此项内容主要针对青岛会计主体拆分进行的优化，其 他会计主体不涉及。 40 4.3 维护银行账户信息 各机构的应付管理员维护本机构的财务部门在其下属营业部或其他金 融机构开设的银行账户的基本信息，包括：开户的支行名称、帐户名、 银行账号、应付款单据等。另外，还需要将现金作为虚拟的银行账户维 护到系统中。 41 维护银行账户信息（路径：应付管理员维护银行信息） 42 选择银行账户开户行的银行名称和分行名称 l 点击查询工具 ，进入查找银行名称和分行名称的界面，选定后点击确定 43 选定银行名称和分行名称后，点击“银行账户(B)” 44 维护银行账户信息（银行账号、账户名、账户用途、支行名称、结算账户） 注意：其他应付款项-中转 79 45 维护付款单据（输入付款方式） l 根据业务需要，可以维护多种付款方式，以便付款时选择 61 46 维护付款单据编号 l 付款单据编号可以看成是各种付款方式的付款流水号，这里设置后，在付款 工作台用此银行账户付款时系统会按顺序使用 l 不同付款方式的付款单据编号维护时不得有交叉 62 47 第五章 基本业务操作 5.1 资产采购 处理资产采购业务。 5.2 付款业务 用现金或银行存款对应付发票付款。 5.3 费用报销 处理员工个人或部门报销费用。 5.4 应收款管理 处理员工临时借款和备用金的管理。 5.5 退货退款业务 处理外部供应商退款业务。 5.6 零付款业务 处理应付款转营业外收入业务。 48 5.1 资产采购流程 1）应付录入员录入标准发票 2）应付复核员验证发票创建会计分录，系统自动将应付 账款传送至总账 3）应付复核员提交请求将资产信息传送至资产 49 1）应付录入员录入标准发票（路径：应付录入员发票录入） 50 新建发票时，发票类型默认为“标准”，无需修改 供应商选择资产采购业务对应的外部供应商 进入发票录入界面，填写发票表头的具体要素，包括：发票类型、供应商、供应 商编号、供应商地点明细、发票日期、发票编号、发票金额等 51 选择此发票对应的供应商地点明细 22 核算保证金时，地点明细选择“保证金”， 核算采购资产需要支付的其他款项时，地点明细选择其他的地点。 52 输入发票金额及说明栏位，点击界面下端的“发票明细”按钮，进入发票分配行 录入界面 53 发票分配行信息包括：分配行编号、分配行类型、分配行金额、分配行借项账户 、其他要素和资产名称或摘要 标准发票分配行类型采用系统默认值“商品及劳务” 总账日期系统默认为当前日期 借项账户选择对应的资产中转科目 54 输入其他要素栏位中的费用承担人（必输）、附件张数（必输）、费用说明（可选） 55 摘要自动回显发票界面“说明”栏位的内容，完成发票分配行的录入，此摘要 信息最终会打印在日记账凭证上。一张发票根据需要可以输入多个分配行， 最终保证分配总额与发票合计相等。 53 56 2）应付复核员验证发票、创建会计分录（路径：应付复核员发票审核） 119 57 应付复核员进入发票审核界面，点击工具菜单 ，进入查找发票的界面 58 查找到需要验证的发票，可以看到此时发票的状态是“从未验证”、入账状态为“否” 59 点击“发票明细”按钮查看发票的分配行信息 60 查看发票各项信息，审核有误的，通知应付录入员修改； 审核无误的，点击发票界面下面的活动按钮，进入发票活动窗口 在发票活动窗口，验证并创建会计分录 注意：如果该发票对应的账户在总账中定义了预算控制金额（目前还未启用），则此 验证过程系统会自动检查是否超过预算总额，超过预算的发票系统控制验证无法通过 。 应付复核员只能查看发票各项信息，审核发票创建会计分录，不能修改发票各项内容 。 61 系统出现“注意”对话框“将应付传送到总账” 62 创建会计分录完成，可以通过工具栏中的工具项查看生成的会计分录 63 行类型为费用的借项账户来源于发票各分配行 行类型为负债的贷项账户来源于维护供应商时的此地点下的负债账户 64 3）应付复核员提交请求，将资产信息传送至资产模块 路径：应付复核员将资产信息传送至资产模块 65 将应付账款传送至总账的请求运行完成后，才能提交“将资产信息传送至资 产模块”请求，请求参数系统默认，无需更改： 将资产信息传送至资产模块的请求运行完成，资产操作员需要到资产成批增加工作台 接受资产信息，创建资产。 66 5.2 付款业务 l 付款方式 1）用现金支付 2）用银行存款转账支付 l 付款操作流程（付款工作台） 1）应付录入员录入付款单 2）应付复核员验证付款单创建会计分录 67 1）应付录入员录入付款单（路径：应付录入员付款录入） 68 应付录入员进入付款录入界面，付款类型显示“正常”，无需修改，选择付款的银行账户 ，用现金支付时选择现金，用银行存款支付时，选择对应的银行存款账户 69 选择付款方式 34 70 选定付款方式后，系统提示注意对话框说明正在准备付款单据，点确定后， 自动生成付款单据编号 35 71 输入其他要素栏位中的附件张数和付款摘要，这里的付款摘要信息最终会打 印到日记账凭证上 72 选择对其付款的供应商：进入供应商查找窗口，可以看到本机构所有的供应商 73 选择供应商的地点后，然后点击“选择付款发票”，进入付款发票选择窗口 74 选择付款发票后，系统会将该发票的全部未付金额显示到付款金额栏，可以 根据实际业务情况修改，部分付款时修改其付款金额。预付款发票只能进行 全额付款。 75 选定所有付款的发票后，点击工具栏中的保存 ，付款成功后，付款额与下 端的合计相等 76 当付款的银行账户可用余额小于付款金额时，系统会提示账户可用余额不足 ，本次付款超额，无法成功付款。目前，系统对其他应付款项-中转账户未 进行控制，可以透支，但此账户余额必须为零。 77 付款成功后退回付款工作台，付款单下端显示已付发票记录 78 2）应付复核员验证付款单，创建会计分录 路径：应付复核员付款审核 79 应付复核员进入付款审核界面后，点击查询工具 ，进入付款查找界面 80 查找到未入账的付款单后，查看付款单的各项信息 81 查看付款概览信息 82 审核无误的，点击界面下端的“活动”按钮，进入付款活动界面，勾选验证并 创建会计分录框，点击确定。 83 创建会计分录完成，通过工具项查看生成的会计分录 84 查看生成的会计分录，行类型为现金的贷方账户来源于维护银行账户时设置 的总账结算账户 33 85 5.3 费用报销 现金或银行存款转账支付费用报销金额的操作流程： 1） 各部门的费用报账员录入费用报销单并提交审核 2） 应付录入员审核费用报销单,审核通过的费用报销单系统自动导成费用 发票 3） 应付复核员验证费用报销单创建会计分录 4） 应付录入员录入付款单对费用发票付款 5） 应付复核员验证付款单创建会计分录 120 86 1）费用报账员登陆系统录入费用报销单并提交审核 路径：费用报账员费用报销单录入 87 进入费用报销单录入界面，点申请人右端的可选框，进入费用申请人查找界面， 可以看到此费用报账员只能选到部门编号为“904050000”的费用申请人： 费用申请人按部门屏蔽，各部门的费用报账员只能看到本部门的费用申请人 88 选定费用申请人后，费用申请人编号系统自动带出，发票编号 系统自动生成，费用报销单录入日期系统默认为当前日期 89 输入金额，选择相应的费用报销单模板 90 选定费用报销单模板后，输入费用报销单分配行信息； 点击分配行项目栏右端的可选框，显示该费用模板下定义所有的费用项目 91 选定要入账的费用项目后，系统会自动带出该费用项目对应的总账账户(系统 控制不能修改）,输入费用报销单分配行金额： 92 输入费用报销单分配行对应的费用承担人、附件张数和费用说明（均为必输项） 93 输入费用报销单的其他分配行信息 94 所有的费用分配项输入完毕后，费用报销单表头金额和行合计金额相等； 保存 后提交审核并打印，可以看到此时的审核状态为“已提交审核”。 97 95 2）应付录入员审核费用报销单 路径：应付录入员费用报销单审核 96 点击“打开”进入费用报销单审核界面，并未显示任何记录： 97 通过工具栏中的工具项，查找出所有未审核的费用报销单， 也可通过组合键“Ctrl+F11”显示出所有未审核的费用报销单。 98 勾选要审核的费用报销单，查看费用报销单各项信息；审核无误时，点击界 面下端的“通过”按钮；审核有误时，点击界面下端的“拒绝”按钮 99 系统自动将审核通过的费用报销单导成费用发票 100 费用报销单成功导成费用发票后，费用发票分配行对应费用报销单各分配行 4）应付复核员验证费用发票并创建会计分录 路径：应付复核员发票审核 101 对费用发票付款 5）应付录入员录入付款单对费用发票付款 6）应付复核员验证付款单创建会计分录 付款操作参见5.2付款业务 58 102 5.4 应收款管理 应收款管理的内容主要包括员工临时借款和备用金的管理。 5.4.1 应收款的建立 处理员工临时借款和备用金的下拨业务需要创建预付款发票。 5.4.2 应收款的核销 员工借款核销和备用金的报销均通过预付款的核销功能来实现。 5.4.3 应收款的退回 员工借款退回和备用金的上划均通过预付款退回功能来实现。 103 5.4.1 应收款的建立（员工借款、备用金下拨） 1）应付录入员录入预付款发票 2）应付复核员验证发票创建会计分录 3）应付录入员录入付款单对预付款发票付款 4）应付复核员验证付款单创建会计分录 104 1）应付录入员录入预付款发票 应付录入员登陆系统，进入发票录入界面，新建一张发票，发票类型选择“预付款” 105 选择供应商 处理员工借款业务时，供应商选择借款的员工供应商 处理备用金下拨业务时，供应商选择接受备用金的部门级员工供应商 106 选择供应商的地点明细信息 处理员工借款业务时，供应商的费用类型选择“临时借款” 处理备用金下拨业务时，供应商费用类型选择”备用金“ 20 107 输入预付款发票金额后，点击发票明细，进入发票分配行录入界面 108 进入发票分配行录入界面，发票分配行类型为“商品及劳务”；总账日期默认为当前 日期；借项账户默认为“其他应收款预拨费用”，确认默认的借项账户是否正确。 注：根据发票表头供应商地点选择的不同，这里默认的借项账户会不同 109 输入发票分配行金额和其他要素中的费用承担人（必输）、附件张数（必输） 和费用说明（可选） 110 摘要自动回显发票界面“说明”栏位的内容，点击工具栏中的 保存，完成 预付款发票录入操作 111 应收款建立的其他操作步骤 2）应付复核员验证预付款发票，创建会计分录 借：其他应收款预拨费用 贷：其他应付款 3）应付录入员录入付款单对预付款发票付款 4）应付复核员验证付款单，创建会计分录 借：其他应付款 贷：现金/银行存款 112 5.4.2 应收款的核销（员工借款核销，备用金报销） 1）费用报账员录入费用报销单并提交审核 2）应付录入员审核费用报销单 3）应付录入员将审核通过后的费用报销单导成 费用发票 4）应付复核员验证费用发票，创建会计分录 5）应付录入员用未付的费用发票核销之前的预 付款 6）应付复核员验证核销后的费用发票并创建会 计分录 141 113 5）应付录入员用应付未付的费用发票核销之前的预付款 路径：应付录入员发票录入 进入发票录入界面，通过查询工具 ，查找到已入账未付款的费用发票 114 选定查找到的费用发票，查看发票明细信息后，点击“活动” 115 在发票活动窗口，选定“核销/撤销核销预付款”框，点击确定，进入核销窗口 116 进入发票核销窗口，显示该供应商下所有可用的预付款 117 选定要核销的预付款发票，核销金额自动显示该费用发票的未付金额，可以根据需 要修改此金额栏，确定核销金额后，点击界面下端的“核销/撤销核销”，完成核销。 118 核销完成后，核销界面下端显示已核销发票的记录 119 返回发票工作台，此时的发票状态为“需要重新验证”，入账状态为“部分” 120 6）应付复核员重新验证核销后的发票，创建会计分录 路径：应付复核员发票审核 121 应付复核员进入发票审核界面，点击工具栏中的查询按钮 ，进入查找发票界面 122 选定查找到的已核销的发票，查看发票明细信息后，点击活动 123 在发票活动窗口，选定验证并创建会计分录，点击确定 124 通过菜单栏的工具项查看生成的会计分录： 125 5.4.3 应收款退回（员工临时借款退回、备用金退回） 1）应付录入员录入一张混合类发票 2）应付复核员验证发票并创建会计分录 3）应付录入员以入账后的混合类发票核销未核销完的预付款 4）应付复核员重新验证核销后的混合类发票并创建会计分录 126 1）应付录入员录入一张混合类发票 （路径：应付录入员发票录入） 在发票录入界面，新建发票，发票类型选择“混合”，供应商选择预付款退回的供 应商，如果选定的供应商存在未核销完的预付款，系统会提示对话框： 127 发票金额输入预付款退回的金额，点击“发票明细”进入发票分配行录入界面 128 当发票类型选择“混合”时，其分配行类型会默认为“存取款/预付款退款”，不可修改。 129 输入分配行金额和借项账户 如果退回的是现金，则选择“经费现金”科目 如果是以银行存款的方式退回的，则选择对应的银行存款科目 130 当分配行类型为“存取款/预付款退款”时，其他要素栏必须输入退款存入的银行账户 131 摘要自动返显，保存后退出发票分配界面 132 2）应付复核员验证混合类发票，创建会计分录 生成的会计分录： 133 预付款退回其他操作步骤 3）应付录入员以入账后的混合类发票核销未核销完的预付款 4）应付复核员重新验证核销后的混合类发票并创建会计分录 借：其他应付款 贷：其他应收款 134 5.5 外部供应商退款 外部供应商退款的主要业务种类： 1）资产采购中的退货退款 2）在建工程退款 外部供应商退款的操作流程： 1）应付录入员录入借项通知单发票 2）应付复核员验证借项通知单发票并创建会计分录 3）应付录入员对借项通知单录入退款单 4）应付复核员验证退款单创建会计分录 5）应付复核员将应付账款传送至总账，然后将资产信息传送至资产 135 1）应付录入员录入借项通知单发票 应付录入员新建发票，发票类型选择“借项通知单”；供应商选择发生退款的外 部供应商；当发票类型选择“借项通知单”时，系统会控制发票金额必须输入小 于零的数；输入发票表头其他要素后，点击发票界面下端的“发票明细”按钮。 136 发票分配行金额输入负的退款额，分配行类型采用系统默认值“商品 及劳务”，发票分配行的借项账户选择对应的资产中转科目： 137 输入其他要素栏位内各项信息 138 摘要自动反显发票说明，点击保存，完成发票录入 139 2）应付复核员验证借项通知单，并创建会计分录 创建会计分录完成，查看生成的会计分录： 140 对借项通知单创建的会计分录传到总账后，系统生成红字凭证： 141 3）应付录入员对借项通知单录入退款单 路径：应付录入员付款录入 142 付款类型系统默认“正常”，需改为“退款” 143 选择退款存入的银行账户 144 手工输入退款单据编号（退款流水号） 145 输入附件张数和付款摘要 146 选择退款的外部供应商和供应商地点，点击“选择付款发票” 147 选定金额为负的借项通知单发票 148 确定退款金额后，点击保存，完成退款。 退款完成后，付款额等于下端的合计额。 149 退出选择付款发票界面，返回到付款录入界面，界面下端显示已付款发票记录 150 2）应付复核员验证退款单创建会计分录 路径：应付复核员付款审核 151 进入付款审核界面，点击 ，进入查找付款界面，输入查询条件查找： 152 查找到未入账的退款单后，审核完付款各项信息，点击“活动”： 153 在付款活动窗口，勾选“验证并创建会计分录”，点击确定 154 查看生成的会计分录 退款单应付模块查看会计分录为蓝字，总账模块生成的日记账现金 /银行存款反应为借方蓝字，所对应科目反应为借方红字。 155 总账模块生成的日记账现金/银行存款反应为借方蓝字，所对应科目反应为 借方红字。 156 5.6 零付款业务 零付款是系统提供的用来核销同一供应商下红、蓝字应付发票的功能。其他应付 款转营业外收入的处理需要使用系统提供的零付款功能来实现。 应付款转营业外收入的操作流程： 1）应付录入员录入借项通知单发票。 供应商选择要转应付款的供应商，发票金额输入负的要结转的金额，发票分配行 类型选择“零付款”，分配行账户选择“营业外收入”。 2）应付复核员验证借项通知单创建会计分录。 借：其他应付款 1000 贷：营业外收入 1000 注意：如果第一步操作中分配行类型采用系统默认值”商品及劳务“的话，生成的 会计分录为： 借：营业外收入 1000 贷：其他应付款 1000 157 3）应付录入员录入付款单，对该供应商下要转营业外收入的应付发票和借 项通知单发票执行零额付款。 借：费用/资产等 应付款入账时生成的会计分录 贷：其他应付款 借：其他应付款 应付款转销时生成的会计分录 贷：营业外收入 4）应付复核员验证付款单创建会计分录 借：其他应付款 贷：其他应付款 贷：现金或银行存款（发生额为零） 158 1）应付录入员录入借项通知单发票 159 分配行类型将系统默认值“商品及劳务”改为“零付款” 分配行账户输入应付款转入的账户 160 输入分配行其他要素信息后保存 161 2）应付复核员验证借项通知单创建会计分录 162 3）应付录入员录入付款单对应付发票和借项通知单执行零额付款 应付管理员首先设定某一账户（如现金）为允许零额付款账户 163 零付款账户设置完成后，应付录入员录入付款单，付款银行账户选择已经设 定好的允许零付款的账户，供应商选择要转销应付款的供应商。 164 选择该供应商下一红一蓝两张应付发票，保存后完成零额付款。 165 4）应付复核员验证付款单创建会计分录 166 第六章 错账冲正业务处理 应付模块常见的账务错误有错误选择费用账户、银行账户、资产中转科 目；以及发票金额录入错误、付款单录入错误等，可通过以下方式冲正账务 ： 1）修改/删除发票 未验证的和因为超过预算控制金额验证未通过的应付发票可以直接修改或 删除。 注意： 对于费用报销单导成的发票，未验证前发现错误的，应付录入员只 能将整个发票删除，原费用报销单状态自动变更为“审核拒绝”，费用报账员可 在原费用报销单中进行修改再次提交审核。系统控制应付录入员无法修改未 验证的费用发票，以确保费用类报表通过费用报销单归集各项费用时数据的 正确性。 167 错账冲正 2）删除付款 应付复核员未复核的付款单可直接删除。 3）撤销付款 入账错误的付款发票必须撤销付款，生成红字冲销凭证。 跨年付款单无法进行撤销付款操作。 4）取消发票 入账后的应付发票发现录入错误时，不可以直接修改或删除，只能通过取消 发票的功能，对错误的应付发票生成红字冲销凭证。如果错误发票已付款，则取 消发票前必须先撤销付款。 红字的费用报销单无法进行取消发票操作。 跨年发票无法进行取消发票处理。 5）撤销核销预付款 对核销错误的应付发票，通过撤销核销来冲正核销错误账务。 168 1）修改/删除发票（路径：应付录入员发票录入） 对于从未验证的发票，发现错误时，可以直接修改发票表头和发票分配行各项要素，也 可以选中该发票，点击工具栏中的 直接将其删除。 169 2）删除付款 对于应付复核员未复核的付款单，应付录入员可点击工具栏中的 ，删除 付款单。 170 系统出现注意对话框，点击“是”，删除此付款单。 171 3）撤销付款 （应付录入员付款录入） 172 应付录入员进入付款录入界面，通过查询工具 查找到入账错误的付款单 173 选中入账错误的付款单，点击“活动”，进入付款活动窗口 174 选定撤销付款，点击确定，系统提示警告对话框，再次确认是否撤 销付款，付款被撤销后将无法再恢复。 175 返回付款工作台，可以看到界面下端已入账状态变为“部分”，需提交应付复核 员对撤销付款后的付款单验证创建会计分录。 176 应付复核员验证撤销付款后的付款单，创建会计分录 路径：应付复核员付款审核 177 验证并创建会计分录 178 撤销付款在应付模块生成的会计分录： 179 撤销付款生成的分录传到总账后，生成红字凭证 180 3）取消发票 （路径：应付录入员发票录入） 应付录入员利用查询工具 查找到需要取消的发票，选定此发票后，点 击界面下端的活动按钮，进入发票活动窗口。 181 在发票活动窗口，选定取消发票，点击确定按钮 182 取消发票完成，发票状态为“已取消”，入账状态为“部分”；发票金额变为0.00 ，需要应付复核员再次对此发票创建会计分录 注：取消发票完成则不可再撤销取消 183 应付复核员审核取消后的发票创建会计分录 184 创建会计分录完成，查看应付生成的会计分录 185 取消发票生成的分录传到总账后，生成红字凭证： 186 4）撤销核销预付款（应付录入员发票录入） 应付录入员查找到需要撤销核销预付款的发票，在发票录入界面，选 定该发票，点击界面下端的活动按钮，进入发票活动窗口。 187 撤销核销预付款 在发票活动窗口，选定“核销/撤销核销预付款”，点击确定按钮，进入撤销核销 预付款界面 188 在撤销核销预付款界面，选定界面下端已核销记录前的撤销核销方框后， 点击“核销/撤销核销” 189 撤销核销完成，原来的核销记录被清除，预付款可用金额增加，发票未付金额增加 190 退出核销/撤销核销界面，返回发票录入界面，可以看到此时的发票状态为“需 要重新验证”、入账状态为“部分”、已付额为“0.00” 191 应付复核员重新验证撤销核销后的发票，并创建会计分录 192 查看应付生成的会计分录： 193 第七章 查询功能 7.1 界面查询 1）实时查询供应商应收应付余额 2）实时查询各银行账户余额 7.2 报表查询 应付模块主要报表： 1）供应商交易明细表 记录各会计主体与其供应商的应收应付款交易明细，可随时、有选择 地查询和打印。 2）应收应付余额表 反映某一时点各会计主体的各供应商的应收款和应付款余额 194 应付模块主要报表 3）银行账户交易明细表 反映各会计主体的各银行账户的收支交易明细情况 4）业务及管理费开支明细表 反映各会计主体在一定的会计期间内业务及管理的各项费用开支情况，可以按 部门归集生成。 5）业务拓展费开支明细表 反映各会计主体在一定的会计期间内业务拓展