档案数字化加工保密管理规定制度

PAGE档案数字化加工保密管理规定制度一、总则（一）目的为加强公司档案数字化加工过程中的保密管理，确保档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露、篡改或丢失，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本规定制度。（二）适用范围本规定制度适用于公司内部参与档案数字化加工的所有部门、人员以及与档案数字化加工相关的合作单位和人员。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，依法开展档案数字化加工保密管理工作。2.预防为主原则：强化保密意识教育，完善保密制度，加强保密技术防范措施，从源头上预防档案信息安全事故的发生。3.全程管控原则：对档案数字化加工的全过程进行严格管理，包括档案的收集、整理、扫描、图像处理、数据挂接、存储、传输等环节，确保每个环节的保密措施落实到位。4.责任追究原则：对违反保密规定制度的行为，依法依规追究相关人员的责任。二、保密管理职责（一）公司保密工作领导小组1.负责制定和修订公司档案数字化加工保密管理规定制度。2.定期审议档案数字化加工保密管理工作情况，研究解决保密工作中的重大问题。3.监督检查档案数字化加工保密管理规定制度的执行情况，对违反规定的行为进行处理。（二）档案管理部门1.负责档案数字化加工项目的统筹规划和组织实施。2.审核档案数字化加工方案，确保方案符合保密管理要求。3.对档案数字化加工过程进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。4.负责与档案数字化加工合作单位签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。5.定期对档案数字化加工人员进行保密培训，提高其保密意识和技能。（三）数字化加工部门1.按照档案管理部门的要求，制定档案数字化加工具体操作规程，确保加工过程的规范性和保密性。2.负责组织实施档案数字化加工工作，严格按照操作规程进行操作，确保档案信息的安全。3.对数字化加工设备和存储介质进行管理，定期进行检查和维护，防止设备故障和介质损坏导致档案信息丢失或泄露。4.对数字化加工人员进行日常管理，监督其遵守保密规定制度，对违反规定的人员及时进行纠正和处理。（四）其他部门1.配合档案管理部门和数字化加工部门做好档案数字化加工工作，提供必要的支持和协助。2.对本部门涉及的档案数字化加工工作进行保密管理，确保档案信息安全。（五）档案数字化加工人员1.严格遵守国家法律法规和公司档案数字化加工保密管理规定制度，保守档案信息秘密。2.参加保密培训，掌握保密知识和技能，提高保密意识。3.按照操作规程进行档案数字化加工操作，不得擅自更改加工流程和方法。4.妥善保管个人使用的数字化加工设备和存储介质，不得随意转借他人或带出工作场所。5.发现档案信息泄露或可能泄露的情况，及时报告本部门负责人和档案管理部门。三、档案数字化加工过程保密管理（一）档案收集与整理1.档案管理部门应按照档案整理要求，对拟进行数字化加工的档案进行分类、编号、编目等整理工作。2.在档案收集和整理过程中，应严格控制接触档案的人员范围，并要求接触人员严格遵守保密规定制度。3.对整理过程中发现的档案问题，如破损、缺失等，应及时记录并采取相应的处理措施，确保档案的完整性。（二）扫描1.扫描设备应专机专用，不得用于其他无关工作。2.扫描人员应经过保密培训，熟悉扫描操作规程。3.在扫描过程中，应设置合理的扫描分辨率和色彩模式，确保扫描图像清晰、完整，能够准确反映档案内容。4.对扫描过程中出现的异常情况，如设备故障、图像模糊等，应及时记录并报告相关负责人，采取相应的解决措施。（三）图像处理1.图像处理人员应按照规定的图像处理标准和要求，对扫描图像进行去污、裁剪、拼接、纠偏等处理，确保图像质量符合要求。2.在图像处理过程中，应注意保护档案信息的原始性，不得对图像内容进行篡改或删除。3.对图像处理后的图像应进行质量检查，确保图像清晰、完整、准确，能够满足后续数据挂接和存储的要求。（四）数据挂接1.数据挂接人员应按照档案管理系统的要求，将图像处理后的档案图像数据与相应的档案目录数据进行准确挂接，确保数据的一致性和准确性。2.在数据挂接过程中，应严格核对档案图像数据和目录数据的对应关系，防止数据挂接错误。3.对数据挂接过程中出现的问题，如数据丢失、挂接错误等，应及时查找原因并进行纠正。（五）存储1.档案数字化加工存储设备应采用专用的存储设备，并进行加密处理，确保存储数据的安全性。2.存储设备应定期进行备份，备份数据应异地存放，防止数据丢失。3.对存储设备的访问应进行严格的权限控制，只有经过授权的人员才能访问存储设备中的数据。4.在存储设备的使用过程中，应注意防止存储设备丢失、被盗或损坏，如发现异常情况应及时报告并采取相应的措施。（六）传输1.档案数字化加工数据传输应采用加密传输方式，确保传输过程中数据的安全性。2.在数据传输前，应进行数据完整性和准确性检查，确保传输的数据符合要求。3.对数据传输过程中出现的问题，如传输中断、数据丢失等，应及时查找原因并进行纠正。4.数据传输完成后，应对传输结果进行验证，确保数据传输成功。四、保密培训与教育（一）培训计划档案管理部门应制定年度档案数字化加工保密培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。（二）培训内容1.国家法律法规和公司保密规定制度，重点学习与档案数字化加工相关的保密法律法规和公司内部的保密管理要求。2.档案数字化加工操作规程，包括扫描、图像处理、数据挂接、存储、传输等环节的操作规范和保密要求。3.保密意识教育，通过案例分析、警示教育等方式，提高员工的保密意识和责任感。4.保密技术知识，如加密技术、数据备份与恢复技术等，使员工了解和掌握基本的保密技术手段。（三）培训方式1.集中培训：定期组织档案数字化加工人员进行集中培训，邀请专家或内部管理人员进行授课。2.现场培训：在档案数字化加工现场，由经验丰富的操作人员对新员工进行现场操作培训，及时解答员工在操作过程中遇到的问题。3.在线培训：利用公司内部网络平台，提供在线培训课程，方便员工随时学习和复习保密知识。（四）培训考核1.对参加保密培训的人员进行考核，考核方式可以采用考试、实际操作等方式。2.考核成绩应记录在员工个人档案中，作为员工绩效考核和晋升的参考依据。3.对考核不合格的人员，应进行补考或重新培训，直至考核合格为止。五、保密监督与检查（一）监督检查机制1.公司保密工作领导小组定期对档案数字化加工保密管理工作进行监督检查，每年至少进行一次全面检查。2.档案管理部门负责对档案数字化加工过程进行日常监督检查，及时发现和纠正存在的问题。3.数字化加工部门应建立内部监督检查机制，定期对本部门的保密管理工作进行自查自纠。（二）检查内容1.保密制度执行情况，包括档案数字化加工人员是否遵守保密规定制度、保密协议是否签订并有效执行等。2.加工过程保密措施落实情况，如扫描设备是否专机专用、存储设备是否加密处理、数据传输是否采用加密方式等。3.人员保密培训情况，包括培训计划是否落实、培训内容是否掌握、考核成绩是否合格等。4.保密设施设备运行情况，如监控设备是否正常运行、保密软件是否有效等。（三）检查记录与整改1.对监督检查过程中发现的问题，应详细记录检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及整改要求等。2.被检查部门应针对检查中发现的问题，制定整改措施，明确整改责任人、整改期限和整改目标。3.整改完成后，被检查部门应向档案管理部门提交整改报告，档案管理部门对整改情况进行复查，确保问题得到彻底解决。六、保密奖惩（一）奖励1.对在档案数字化加工保密管理工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。2.表彰和奖励的方式包括颁发荣誉证书、奖金、晋升等。3.具体奖励标准由公司保密工作领导小组根据实际情况制定。（二）惩罚1.对违反档案数字化加工保密管理规定制度的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.处罚方式包括警告、罚款、辞退、追究法律责任等。3.对因违反保密规