办公自动化实习报告书.doc

经管金融 122 班 崔金鑫 办公信息管理报告书 1 办办 公公 信信 息息 管管 理理 实实 习习 报报 告告 课程号： 9906054054 金融 122 班 崔金 鑫 学号 201200674236 经管金融 122 班 崔金鑫 办公信息管理报告书 2 目录目录 一、前言一、前言3 （一）实习目的 .3 （二）实习意义 .3 二、实习时间二、实习时间4 三、实习内容和步骤三、实习内容和步骤4 （一）WORD.4 （二）EXCEL.9 （三）POWERPOINT.20 四、实习感想四、实习感想25 经管金融 122 班 崔金鑫 办公信息管理报告书 3 一、前言一、前言 随着当今社会的高速发展，电脑已经成为一个非常重要的 工具，不管是企业、公司、政府部门、还是学校、医院等各种 单位，办公自动化已经深入其中。当代大学生是建设中国特色 社会主义道路的中坚力量，我们毫无理由，必须一丝不苟的掌 握办公自动化的相关知识，并且能够在以后的工作中运用。 为了使我们这些大一的学生在踏入社会前能够迅速适应社 会，同时顺利参与各行各业的工作竞争，我们金融学系从 2013 年 2 月 25 日-3 月 8 日举行了办公自动化的技能培训，进一步提 高我们在计算机应用设计方面的能力。一直以来，我深深地渴 望着能全身心的融入社会大熔炉，以短期的操作实践来检验所 学到的知识及各种技能、方法，以期待着在以后的社会实践过 程中不断地挖掘、充实、完善自己的才干。 （一）实习目的（一）实习目的 通过办公自动化系列内容的实习，更加深入地提高我们的信 息素养以及我们在在计算机反方面的技能、应用能力。培养出 合格的高素质的技能型人才，并以此来适应信息化社会的需求。 此次实习要求我们能够熟悉办公系统的基本思想，掌握相关的 办公自动化软件的基本操作，从而提高应用现代管理工具的基 本技能。 经管金融 122 班 崔金鑫 办公信息管理报告书 4 （二）实习意义（二）实习意义 通过这次实习，我掌握了办公自动化一些基本软件的应用， 提高了自我的信息素养以及我在计算机方面的技能、应用能力。 为将来走上工作岗位打下了坚实的基础。 二、实习时间二、实习时间 2013 年 2 月 25 日2013 年 3 月 8 日 三、实习内容和步骤三、实习内容和步骤 （一）（一）WordWord 1. 文档的基本操作 2. 文档的格式化 3. 表格制作 4. 插入图形和对象 5. 页面排版 （1）下面就是我所做的文档格式化作业: 什么是Internet 什什 么么 是是I I n n t t e e r r n n e e t t Internet 是一组全球信息资源的名称，这些资源的量非常大，大得 不可思议。不仅没通晓 Internet 的全部内容，甚至也没有人能说清楚 Internet 的大部分内容。 经管金融 122 班 崔金鑫 办公信息管理报告书 5 Internet的基础建立于 20 世纪 70 年代发展起来的计算机网络群之 上。它开始是由美国国防部 资助的称为 ARPAnet 的网络， 原始的 ARPAnet 早已被扩展 和替换了，现在由其后代 Internet所取代。 然而把Internet看作一个计算机网络，甚至是一群相互连结的计算 机网络都是不全面的。根据我们的观点，计算机网络只是简单的传载信 息的媒体，而Internet的优越性和实用性则在于信息本身。 花一点时间浏览一下本书附录的分类目录，可以看到Internet 的信息内容是如此庞大。我们要让你正确认识Internet：即不仅把它当 作一个计算机网络，而要把它视为一个庞大的、实用的、可享受的信息 源。我们也希望你把Internet当作一个面向芸芸众生的社会来理解，世 界各地上百万的人可以用Internet通信和共享信息源。可以送出或接受 电子邮件通信；可以与别人建立联系并互相索取信息；可以在网上发布 公告，宣传你的信息；可以参加各种专题小组讨论；可以免费享用大量 的信息源和软件资源。 计算机的重要性在于它能完成大量的数据远程传输并能远程索取信 息。信息本身是很重要的，它能提供公共服务、娱乐和消遣。 Internet是第一个全球论坛，第一个全球性图书馆。任何人，在任 何时间、任何地点都可以加入进来，Internet永远向你敞开大门，不管 你是什么人，总是受欢迎的，无论你是否穿了不适合的衣服，或者宗教 信仰不同，甚至并不富有，Internet永远不会拒绝你。 这就是Internet！ 这就是我们离不开的Internet！ (图 1 word 作业) 人类网络 经管金融 122 班 崔金鑫 办公信息管理报告书 6 在做 Word 作业时，遇到了一些问题，比如说文档的格式化里 面的这一题“使用格式刷将文中除标题和第一段外的所有 “Internet”格式化为红色、倾斜” ，我做的时候就是先用点格 式刷按钮，再刷 internet。这样做比较麻烦。后来看到指导书 里写的“选定一个“Internet” ，将其设为红色、倾斜。将鼠标 指针定位在格式化好的“Internet”中，双击“格式”工具栏 上的“格式刷”按钮，这时鼠标指针变成小刷子形状，按住 鼠标左键依次刷过文中的“Internet”即可。 ”我才意识到自己 的做法是错误的，然后又重新做了一遍。 （2）这是我做的图表作业： （表 1 word 图表） 华 硕 方 正 紫 光 同 方 L13 0 E250 0 AL220 M 4100 C 配置 1. 8 1.6 1.92 图形子系 统性能 1. 6 1.1 8 1.41 1. 42 基 准 性 能 测 性 磁盘子系 统性能 1 0.4 4 0.66 0. 71 配 置 与 性 能 稳定性测试 1. 8 222 合 计 6. 2 5.2 2 5.97 6. 13 图表作业总体上来说还可以，不是太难，之前从高中开始 就学习了，到大学又学了一遍，所以对其中的操作基本上比较 经管金融 122 班 崔金鑫 办公信息管理报告书 7 熟悉了。之前觉得困难的就是利用函数计算图表中的数据。不 过现在会了。同时这次我也学会了新的东西，（3）绘制斜线表 头： 将鼠标指针定位在左上角的单元格内，单击“表格”菜单 中的“绘制斜线表头”命令，打开“插入斜线表头”对话框， 如图 2-1 所示。在“表头样式”下拉列表中选择“样式一” ，在 “行标题”中输入“型号” ，在“列标题”中输入“项目” ，单 击“确定”按钮即可。 （图 2 “插入斜线表头”对话框） 之前没有用过这个方法，是直接用绘图工具中的铅笔画的。 我觉得这种方法更好。简化了操作步骤，提高了效率，同时又 比较标准化。 （3）在做“插入图形和对象”这一题时，我遇到了困难。 题目要求是这样的“在以“Internet 的基础”开始的段后画一 个圆（椭圆） ，内含文字“人类” ；画一个矩形，内含文字“网 络” ，用有箭头线相连，并将这三个图形进行组合。 单击“绘图”工具栏中的“”按钮，鼠标指针变成“+” 形状，按住左键拖动画出一个椭圆，右击椭圆从快捷菜单中选 “添加文字”命令，在椭圆中输入文字“人类” 。同样的方法， 单击“绘图”工具栏上的“”按钮，绘制一个矩形，并输入 经管金融 122 班 崔金鑫 办公信息管理报告书 8 文字“网络” 。单击“绘图”工具栏中“”按钮，在椭圆和矩 形之间画一个有箭头线，将两个图形连接起来。组合这三个图 形的方法是：按住 Shift 键依次选定三个图形，右击选定的图 形，从快捷菜单中“组合”的级联菜单中选“组合”命令，将 三个图形对象组合成一个。 ”刚开始我并不明白题目的意思，而 且我找不到绘图按钮再哪，然后我问同学才找到。 （4） “给文档插入奇偶页不同的页眉。奇数页页眉内容是“什 么是 Internet” ，偶数页页眉内容是“网络与人类社会” ，字体、 字号自己设定，并分别在页脚处插入页码。 ”这一题从来都没有 见到过，这是我第一次遇到。具体做的过程如下：给文档插入 奇偶页不同的页眉。奇数页页眉内容是“什么是 Internet” ，偶 数页页眉内容是“网络与人类社会” ，字体、字号自己设定，并 分别在页脚处插入页码。 单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令，进入“页眉 和页脚”编辑状态，出现 “页眉和页脚”工具栏，如图 2-2 所 示。 （图 3 “页眉和页脚”工具栏） 这时正文文字处于灰化状态。单击工具栏中的“页面设置” 按钮，打开“页面设置”对话框中的“版式”选项卡，如图 2-3 所示。 经管金融 122 班 崔金鑫 办公信息管理报告书 9 （图 4“版式”选项卡） 在该选项卡中选定“奇偶页不同”复选框，单击“确定” 按钮。文档的上方就出现“奇数页页眉”和“偶数页页眉” ，分 别输入“什么是 Internet”和“网络与人类社会”就完成了页 眉的设置。单击“页眉和页脚”工具栏中的“在页眉和页脚间 切换”按钮，进入页脚区，单击“插入页码”按钮，将页 码的对齐方式设置为“居中” ，单击“确定”按钮，就可以完成 页脚的设置。可以对页眉和页脚文字进行格式化，方法同格式 化普通文字的方法一样。 （二）（二）ExcelExcel 1.学生成绩表的制作。制作学生成绩表并不难，只是要对数据 进行处理，也就是格式化工作表。 这是我做完的图表: （表 2 学生成绩表） 经管金融 122 班 崔金鑫 办公信息管理报告书 10 在计算平均分时，计算结果的小数位太多，通过设置单元格格 式中的数字，调整小数位数就行了。 2. 格式化工作表。将“消费调查表”工作簿中的工作表 Sheet1 的内容复制到 Sheet2，并将 Sheet2 工作表格式化成如图 3-6 所 示的工作表(其中，第一行的内容作为表格标题居中，并设置为 隶书 18 号；将 A2:F2 单元格的底纹设置为宝石蓝；设置数据货 币格式；设置数据对齐；设置数据区的单元格边框)。 这是我做完以后的图表： （表 3 消费调查表） 3.设置数据对齐，感觉有点困难，后来是这样解决的： (1)拖动选择 C3:D16 区域，按 Ctrl 键再拖动选择 F3:F16 区域； 经管金融 122 班 崔金鑫 办公信息管理报告书 11 (2)选择“格式”菜单中的“单元格”命令，出现“单元格 格式”对话框，在“数字”选项卡中选择货币符号￥(人民币符 号)，不保留小数，最后单击“确定”按钮。 设置数据对齐： 拖动选择 A2:F2 区域，单击“格式”工具栏中的“居中对 齐”按钮； 拖动选择 A3:F15 区域，单击“格式”工具栏中的“左对齐” 按钮； 拖动选择 B16:F16 区域，选择“格式”菜单中的“单元格” 命令，弹出“单元格格式”对话框，在“对齐”选项卡中将水 平对齐方式设置为“靠右” 。 4在硬盘 D:区下“学生”的文件夹下建立一个文件名为“实验 三”的工作簿，在工作表 Sheet1 中创建一个如图 7 所示内容的 数据清单(输入数据和公式后，将数据全部设置为加粗)。然后 把 Sheet1 的数据清单复制到 Sheet2、Sheet3，使 Sheet1、Sheet2 和 Sheet3 内容相同。 在硬盘 D:区下“学生”的文件夹下建立一个文件名为“实 验三”的工作簿，在工作表 Sheet1 中创建一个如图 7 所示内容 的数据清单：输入数据和公式(单元格 E3 的公式为=C3*D3，其 他公式复制填充算出；并将数据全部设置为加粗)，然后把 Sheet1 的数据清单复制到 Sheet2、Sheet3：在 Sheet1 中选定 A1:E12 区域，单击工具栏中的“复制”按钮；切换到 Sheet2， 单击选中 A1，再单击工具栏中的“粘贴”按钮；切换到 Sheet3，单击选中 A1，再单击工具栏中的“粘贴”按钮。 5.对 Sheet1 的数据清单进行查看、添加、删除等操作。 (1)单击工作表 Sheet1，选择 A2:E12 区域，或单击选中 经管金融 122 班 崔金鑫 办公信息管理报告书 12 A2:E12 的任一单元格。 (2)选择“数据”菜单中的“记录单”命令，出现 “Sheet1”对话框。 (3)单击“Sheet1”对话框中的“下一条” 、 “上一条” ，查 看数据清单中的每一条记录；拖动垂直滚动条，查看数据清单 中的每一条记录。 (4)单击“Sheet1”对话框中的“新建”按钮，输入“石油 大学”(出版社)、 “VFP”(图书系列)、 “66”(销售数量)、 “26”(销售单价)，单击“关闭”按钮，即添加一条新记录。 回到数据清单中观察记录的添加情况，并注意新记录的“总销 售额” ，体会“公式是 Excel 2003 的灵魂” 。 (5)打开“Sheet1”对话框，选择一条记录，单击 “Sheet1”对话框中的“删除”按钮，将其删除。 6. 对 Sheet1 的数据清单按“总销售额”进行排序。 方法一：单击选择工作表 Sheet1，然后选择数据清单中 E 列的任一单元格，最后单击“常用”工具栏上的“升序”按钮 或“降序”按钮，对 Sheet1 的数据清单按“总销售额” 进行排序。 方法二：单击 Sheet1 数据清单中 E 列的任意一个单元格， 选择“数据”菜单中的“排序”命令，出现“排序”对话框， 在“主要关键字”下拉列表中选择所选列的字段名，并且在它 的右侧选中“递减”或“递增” ，单击“确定”按钮。 7. 对 Sheet2 的数据清单按“出版社”进行排序，然后按 “出版社”分类汇总。 (1)单击选择工作表 Sheet2，然后选择数据清单中 A 列的任 一单元格，最后单击“常用”工具栏上的“升序”按钮，对 经管金融 122 班 崔金鑫 办公信息管理报告书 13 Sheet2 的数据清单按“出版社”进行排序。 (2)选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令，弹出“分类 汇总”对话框。 (3)在“分类字段”下拉列表中选择“出版社” ，这是要分 类汇总的字段名；在“汇总方式”下拉列表中选择“求和” ；在 “选定汇总项”下面的列表中选中“总销售额”复选框；因为 结果要显示在数据列表的下面，所以选中“汇总结果显示在数 据下方”复选框。 (4)定义完毕，单击“确定” 这是我做完后的效果： （表 4 图书销售） 9. 对 Sheet3 的数据清单进行“自动筛选” ，并按“销售数 量”自定义筛选方式：大于等于 25。 (1)单击 Sheet3 数据清单中任一单元格，在“数据”菜单 中，指向“筛选” ，选择“自动筛选”命令。观察数据清单的变 化。 经管金融 122 班 崔金鑫 办公信息管理报告书 14 (2)单击数据清单中 A2 的下拉箭头，选择“高教” ，即按 “高教”筛选；再选择“(全部)” 。 (3)单击数据清单中 C2 的下拉箭头，选择“(自定义)” ， 弹出“自定义自动筛选方式”对话框，选择“大于或等于” ，输 入 25，单击“确定”按钮。筛选出销售数量大于等于 25 的记录。 10.数据透视表 （表 5 数据透视表） 在数据库区域内选定任意一个单元格，选菜单【数据】 【数据透视表和数据透视图】 ，弹出“数据透视表和数据透视 图向导-3 步骤之 1” ，如图 3-13。在图中，指定数据源的类型为 “Microsoft Excel 数据列表或数据库” ，创建的报表类型为 “数据透视表” ，按【下一步】按钮。 （图 5） 在跟着弹出“数据透视表和数据透视图向导-3 步骤之 2” 经管金融 122 班 崔金鑫 办公信息管理报告书 15 对话框(图 3-14)中，选定要建立数据透视表的数据区域。一般 来说，Excel 会自动选择光标所在的数据库区域。按按【下一步】 按钮。 （图 6） 在“布局”对话框中，右边是一组字段按钮，每一个都对 应着数据库中的一个字段名。通过将字段按钮拖进四个布局区 域(页、行、列、数据)中的任何一区来设计数据透视表的布局。 在本例中，将“籍贯”拖到“行” ， “学科”拖到“列” ， “英语” 和“数学”拖到“数据”区。这时， “数据”区中就有两个按钮 【求和项：英语】和【求和项：数学】 。 （图 8） 分别双击这两个按钮，在弹出的“数据透视表字段”对话 经管金融 122 班 崔金鑫 办公信息管理报告书 16 框中，设置“汇总方式”为“平均值” 。按【确定】按钮返回 “布局”对话框，在“布局”对话框中再按【确定】按钮返回 做完后的效果如下： （表 6） （三）（三）PowerpointPowerpoint 1.基本操作 (1)新建幻灯片 在演示文稿中新建幻灯片的方法很多，主要有以下几种： 在大纲视图的结尾按回车键。 单击“插入/新幻灯片”命令。 单击常用工具栏的“新幻灯片”按钮。 用第一种方法，会立即在演示文稿的结尾出现一张新的幻灯片， 该幻灯片直接套用前面那张幻灯片的版式；用后两种方法，会 在屏幕上出现一个“新幻灯片”对话框，可以非常直观地选择 所需版式。 (2)编辑、修改幻灯片 选择要编辑、修改的幻灯片，选择其中的文本、图表、剪贴画 经管金融 122 班 崔金鑫 办公信息管理报告书 17 等对象，具体的编辑方法和 Word 类似。 (3)插入和删除幻灯片 1)添加新幻灯片 既可以在幻灯片浏览视图中进行，也可以在普通视图的大纲窗 格中进行。其效果是一样的。 A.选择需要在其后插入新幻灯片的幻灯片； B.单击常用工具栏上的“新幻灯片”按钮，或者单击“插入/新 幻灯片”命令； C.从“新幻灯片”对话框中选择所需版式，单击“确定”按钮。 2)删除幻灯片 A.在幻灯片浏览视图中或大纲视图中选择要删除的幻灯片； B.单击“编辑/删除幻灯片”命令，或按键； C.若要删除多张幻灯片，需切换到幻灯片浏览视图，按下键 并单击要删除的各幻灯片，然后单击“删除幻灯片”按钮。 (4)调整幻灯片位置 可以在除“幻灯片放映”视图以外的任何视图进行。 用鼠标选中要移动的幻灯片； 按住鼠标左键，拖动鼠标。 将鼠标拖动到合适的位置后松手，在拖动的过程中，有一条横 线指示幻灯片的位置。 此外还可以用“剪切”和“粘贴”命令来移动幻灯片。 (5)为幻灯片编号 演示文稿创建完后，可以为全部幻灯片添加编号，其操作方法 是： 单击“视图/页眉和页脚”命令，出现如图 4-6 所示对话框； 经管金融 122 班 崔金鑫 办公信息管理报告书 18 单击“幻灯片”选项卡，为幻灯片添加信息。单击“备注和讲 义”选项卡，为备注和讲义添加信息； 根据需要，单击“全部应用”或“应用”按钮。 （图 11 为幻灯片添加编号） (6)隐藏幻灯片 用户可以把暂时不需要放映的幻灯片隐藏起来。 单击要隐藏的幻灯片。 单击“幻灯片浏览”工具栏上的“隐藏幻灯片”按钮，该幻灯 片右下角的编号上出一条斜杠，如图 4-7 所示，幻灯片 2 被隐 藏起来。 若想取消隐藏幻灯片，则选中该幻灯片，再单击一次“隐藏幻 灯片”按钮。 经管金融 122 班 崔金鑫 办公信息管理报告书 19 （图 12） 2. PowerPoint 2003 高级操作 设计模板的调整 (1)如果用户对某张幻灯片的模板不满意，可以按照以下步 骤重新更换新的设计模板： 打开准备调整设计模板的演示文稿。 在“幻灯片视图”模式下，右击任意一张幻灯片的空白区 域，再在弹出的菜单中单击应用设计模板，系统弹出应用设计 模板对话框，如图 4-10 所示。 （图 13 “应用设计模板”对话框） 在对话框中，选择需要的模板类型后，单击“应用” 经管金融 122 班 崔金鑫 办公信息管理报告书 20 ，或直接双击需要选中的模板。 (2)有时可能要更改空白演示文稿的默认格式，例如，经常 使用某种配色方案，或想使某一徽标出现在每份演示文稿中， 可按以下步骤操作： 打开已有演示文稿或创建一份新演示文稿； 更改模板以符合需要； 单击菜单栏中的“文件/另存为” ； 在保存类型框中单击演示文稿模板； 找到 Microsoft Office 文件夹，打开“Templates”文件夹； 单击“空演示文稿” ，再单击“保存” ； 要想替换旧的空演示文稿的默认格式，在对话框中单