韩甬工贸管理系统说明.doc

E/3 V7.21宁波韩甬工贸有限公司信息系统操作说明前言31、用户登录：42、操作方式：53、业务流程：63.1 发货回签63.2 销售开票73.3 销售收款83.4 客户对帐单93.5 采购订单103.6 采购入库113.7 采购发票113.8 采购付款113.9 供应商对帐单113.10 生产入(退)库123.11 库存盘点133.12 库存备货133.13 月度关帐141、统计分析174.1 业务查询报表174.2 经理管理报表18前言本操作说明根据化工行业E/3 V7.21管理系统所编写，对化工行业的商贸企业也有适应性。在解决企业普遍存在着共性问题的同时，更专门针对韩甬工贸的管理实际进行设计，提供管理咨询与解决方案。在进行操作介绍的同时，也会根据对企业管理技术的研究，提出一些管理方面的认识与理解，这些既是设计本系统的管理思想和规划体系之本。所著所述，未必能穷尽化工企业的管理需求，但求能起到抛砖引玉的作用，能给小微化工企业提供一些管理建议和信息化的参考，同时，也希望能激发广大用户企业参与信息化管理的过程思考，在与用户的合作中也能提高公司的能力与技术。今天虽是小微企业，也无论你是身处偏僻的地方，但都会和国际化的大企业构成直接或间接的联系，没有一个企业能够逃脱这种来自国际化竞争和碰撞的宿命，除非他不想生存或发展。这意味着每一家企业，都会在逐渐的公开、透明、同质的市场环境下，或迟或早，但却是无法避免的要遭遇效率或绩效竞争，这才是今天的企业所面临的最大的、最严峻的、最真实的国情。在日益市场化竞争的情况下，假如再没有数字意识和数字化管理，那么，今天的企业管理将寸步难行，甚至连最基本的企业管理成果和个人业绩成就，都无法估算和衡量，更遑论如何管理企业了。企业信息化是企业管理数据化的必经之路，不可回避的管理需求。1、用户登录：安装了E/3 V7.21管理系统的用户电脑，可以有2种方式登陆。1、 从桌面上的客户端直接登录；2、 从打开的EXCEL表格软件的右上方的菜单登录。网络版登录时，要注意服务器的IP地址，若不正确则会显示网络不正常。1、EXCEL2007菜单登录点击此处。2、点击登录，弹出右侧窗口。3、服务器所在电脑可用此IP地址，客户端需输入服务器的网络IP地址。4、企业版没有此项选择，高级版选择要登录的数据库使用。 2、操作方式：E/3 V7.21管理系统提供了一种导航图式的操作界面，点击导航图上的按纽即可直接打开要操作的单据或报表。导航图如下：3、业务流程：3.1 发货回签包括销售部门根据客户订货要求通知仓库发货的记录，以及送货后客户回签的结果确认二个环节。操作单据：单据分成二部分：主表：表格上方为主表内容，双击选择客户编号，自动带出客户名称、联系人、收货地址、业务员和部门等内容；手工单号记录仓库手工所开的出库单编号，供回签与财务复核对帐使用；结算方式为必填项，分现款和赊销二种类型，下拉可以选择；税率为发货需要开票时必须确定的内容，若不开票时，则不需填，格式为百分比；减额为按规定价格开单时所得出的金额，双方再协商后省去的部分，如小于元的不再收取等情况时直接填正数金额即可；备注记录此单发货时需要注明的内容。以上内容根据公司管理的实际要求进行必填项确认，属于必填项时，没有填写时不允许保存。细表：下方的表格部分内容，包括显示的各列内容和隐藏的内容，隐藏部分为系统业务流程和数据间关联时需要的。双击选择公司货号，自动带出货品名称、客户货名、包装规格、计价单位，系统默认发货货号与公司货号一致；若发出货品与开单货品不一致时，根据实际发货的产品通过双击选择真实的发货货号，以此更新库存。填入发货包装数量和零头，系统自动换算成计价单位数量，录入单价，自动计算出金额；以上部分为仓库发货时填写的内容，在货品发出之前，文员必须将发货信息做出记录后，放可让货品离厂，属于发出货品放行必须履行的手续。送货给客户签收后，送货人员当天，最迟在第二天须将送货单据送交文员处，文员根据客户实际签收的数量、单价和金额进行录入，对异常情况须做出说明。 有退库数量时，须在退库数量列中注明，并将退回的产品交由仓库入库。 建议：具体的操作规格和管理制度，请企业根据此进行设计，包括由何人、何时完成相关工作。3.2 销售开票销售开票从目前的管理上仅作为开票记录使用，并不直接与销售的产品进行关联。操作单据如下：主表：发票单号由系统自动产生，作为本次开票记录的唯一号码使用，没有实际意义；开票日期为必填项，记录实际开票的日期，可以不是当日，但不得是已经月结过的月份日期；开票人为实际开据发票的人员，可以设计成选择；客户编号双击后直接选择，客户名称自动带出，同时，在选择窗体中有未开票总额；开票金额与金额大写自动从细表内容中汇总计算并显示。细表：公司名称为开票台头的名称，当前未票仅指开据本发票时的金额，供提示用；开票金额为本次开票的金额，发票号码和税额按实际记录。建议：此表为实际向客户开票时必须记录的单据，时间要求在当日完成。3.3 销售收款销售收款是按具体的公司来记录的，下帐金额和收款方式都在细表中操作，当为支票时，记录票据编号。主表：收款单号自动产生，收款日期为必填项，选择单位编号时，自动带出单位名称和当前总的欠款额；细表：公司名称点击可选择，当前欠款仅作提示使用，为收款时的欠款。收款金额为本次实际的收款金额，下帐金额按具体谈妥的记录，没有则为空，收款方式为支票时，则记录票据编号。建议：在收到款时，同时就记录下此收款单，以保证系统欠款数据及时、准确。3.4 客户对帐单客户对帐单包括欠款与发票二大内容，按每个客户进行选择。主表： 开始日期为该客户最后一次对帐的日期，选择客户时自动填入，若为第一次对帐，则为空； 截止日期默认为当前日期，可以选择，但不得早于开始日期； 其初欠款和未开票系统从上次对帐数据中提取期末的结果； 本期收款和开票取期间所收款合计和开票的合计金额；本期发生欠款部分为期间销售回答的金额汇总，开票金额为销售回答时注明需要开票的单据的汇总金额；细表：分收款单明细记录、所开发票的明细记录和销售发货回签按单小计的记录； 双击各自区域，可打开对应的单据进行详细查询。3.5 采购订单采购订单是根据库存情况向供应商下达的采购单据，是采购入库的依据。主表：采购单号自动产生，采购日期必填，为实际下单日期； 供应商编号双击选择，需要开票时确定税率，结算方式分现款与赊购二类。细表：双击选择货品编号，输入包装数量和零头，自动计算数量； 输入单价，自动计算金额，有具体事项说明的填写在备注中。建议：因采购涉及资金使用和库存等问题，安排专人进行采购订单管理，同时，对库存及生产所需材料进行跟踪管理，同时，通过采购订单管理采购管理。3.6 采购入库3.7 采购发票类似销售发票，请参照销售发票操作，下为操作单据：3.8 采购付款类似销售收款，请参照采购收款操作，下为操作单据：3.9 供应商对帐单3.10 生产入(退)库生产入库是记录车间生产完成的产品使用的单据，当出现因各种原因需要将仓库中的产品退回车间再加工时，选择单据类型为“产品返工”，作为产品返工单使用。当单据类型为生产入库时，增加库存，若为产品返工时，则为从仓库中将产品退回车间再加工，单据保存后自动减少仓库库存，以确保仓库当前库存数据的准确。3.11 库存盘点库存盘点是为检查当前库存和核算材料领用数量而设计的，同时，对期间的购入、生产入库退回等进行全面处理。主表： 盘点日期可以为任意时间，可对当前库存进行循环盘点。每次盘点表保存后，自动记录该表货品的盘点时间。细表： 选择公司货号确定需要盘点的货品，将实际库存数量填入包装数量和计价另数列，期间入库根据表中的入库减出库得到，若为材料则为采购入库减采购退货，若为产品为生产入库减产品返工。对于产品出库数量为销售数量，可以与实际发生的销售进行比较；入库和出库数量自动根据上期盘点日期与当前日期的时间间隔提取；上期盘点数量自动提取，出库数量根据公式计算得到，可以对此数据进行再分析，以确定生产加工时的材料损耗是否合理。建议： 由专人不定期地对货品进行循环盘点，以检查库存是否正确，同时，对期间发生情况进行分析检查，以确保每日业务发生数据准确。3.12 库存备货建议用户对货品进行安全库存管理，并可以对货品进行级别管理。主表：可以按货品类别、具体某个货品或客户的货品名称进行查询，可以进行筛选条件的组合。细表：筛选条件确定后，点击刷新查询即可将满足条件的货品筛选出来。本表既可以作为货品当前库存查询表使用，也可以对低于安全库存的货品进行直接补货操作，确定补货数量后，保存后，在做采购订单时，就可以选择到需补货的货品。3.13 月度关帐月度关帐是本系统根据企业管理的实际设计的一项功能，在进行月度关帐前须对各业务单据进行检查、核实无误后，方可进行关帐操作。关帐保存后，就不得再对当月的业务单据进行修改或删除，以保证系统数据的严谨与安全；月度关帐分三张表，分别是总表，客户按分别公司的汇总表，以及供应商按分别公司的汇总表。客户按公司分别的汇总：供应商按公司分别的汇总：主表：年月，点击选择，每月只能保存一份，不得重复！细表：年月选择后，点击查询数据后提取所有明细数据。1、 统计分析E/3 V7.21提供的统计分析报表是完全可以按照用户