论企业档案管理制度体系的建立.doc

文章来源：中顾法律网 中顾法律网提供免费法律咨询 请进入/souask/找律师就到中顾法律网 中顾法律网携万名律师帮您解答法律问题论企业档案管理制度体系的建立1. 为什么提出“企业档案管理制度体系”这个概念企业档案管理制度体系这个概念只有在我国社会主义市场经济体制得以逐步确立，我国企业已经取得了独立进行经营管理活动的主体地位，企业必须建立能够适应世界经济一体化、市场竞争全球化的现代企业管理制度的背景条件下才能提出，表明了发展企业档案工作，必须与支持企业在市场竞争中得到发展、与提升企业的市场竞争力密切联系起来，把企业档案的管理与企业管理融为一个有机的整体来对待才是可行的。很显然，如果我们仍然把企业档案工作放在辅助地位，仅仅是在事后才能提供查证服务的定位上，对企业档案工作今后的发展无疑是不利的。所以，我们认为应当及时变革企业档案工作的思维方式，建立起一个能与现代企业管理同步运行的企业档案管理制度体系，才有可能在新的社会环境中谋求企业档案工作的继续发展。按照我们的理解，企业档案管理制度体系是由档案标准(指档案的企业标准)、档案行政管理规章和企业各职能部门中与档案管理相关的岗位职责条款这三个部分有机地结合在一起而形成的，其中档案标准是整个体系的骨干，档案行政管理规章和职能部门岗位职责是与其互相配合，相辅相成的统一体。通过提出“企业档案管理制度体系”这个概念，就把企业档案管理部门的行为上升到了整个企业管理行为的高度之上了。2. 档案标准是对企业档案进行专业管理的依据和工具档案标准是企业档案部门对档案工作实现专业管理的依据，也是企业档案部门开展档案业务的工具。限于篇幅，本文不准备详细讨论档案技术标准、档案管理标准和档案工作标准的具体形式及内容。企业档案部门是企业内专门负责档案管理的职能部门和业务部门，为了便于开展工作，就需要制订出一整套完整的工作程序来引导档案工作的顺利进行，并保证其工作质量;需要有相应的工具来帮助业务人员达到预定的工作目标，这就是档案标准的功能所在;用以规范企业档案部门的管理职能行为，使其依照一定的工作程序开展工作，并且作为评估工作质量的依据，以及协助引导档案业务人员开展档案业务活动的工具。现在的问题是：虽然企业档案部门普遍地认识到档案标准化工作的重要性，但是由于这样那样因素的干扰，有相当多的企业的档案标准化工作开展得不尽如人意，追寻这其中的原因，除了常见的缺少既熟悉档案业务又熟悉标准工作业务的人员，缺少来自上级业务指导机关对标准工作的强有力指导等原因之外，没有把档案标准化工作与现代企业制度密切地联系在一起来考虑也应当是一个重要因素。其具体表现往往是在制订档案标准时，不愿意下功夫去“啃”条条，而是找一份觉得“差不多”的其他企业所发布的标准文本做参考，然后“照葫芦画瓢”。由于每个企业都有自己的特点，这样做的结果必然会导致了如此这般“克隆”出来的档案标准很难与本企业的实际情况“合拍”，因而可操作性较差，反而有可能会影响、干扰本企业的档案工作正常开展。山西侯马平阳机械厂在对本厂前些年所发布的档案标准进行修订时，就充分注意到这种情况，采取了以近年来所颁布的一系列关于档案工作的国家标准、行业标准和部门标准(即人们常说的GB、DA和CB等标准)为基准，结合本厂的档案工作实际情况来完成标准修订任务，迄今为止已经发布实施了13个档案企标，基本上达到了预期效果，对规范企业档案部门的业务工作起了很大的作用。这些经过重新修订、制订的档案标准条理比较清晰，文本之间互相支持，易于操作执行。可以说是体现了“话上有话”、“话中有话”、“话外有话”。所谓的“话”，就是标准条款中使用的语言。“话上有话”是说由于大量直接或间接地采纳引用了现行法律法规的规定和许多现行国标行标、部标的内容，就为整个企业档案标准的可行性提供了有力支持，基本上做到了概念准确、言出有据。“话中有话”则是在修订及制订标准时结合了本企业的实际情况，在应当细化标准条款时，就依据有关的企业规章等予以细化，比如档案保密规定，不仅引用了保密法、档案法、档案法实施办法等内容，还采纳引用了本厂保密办发布的保密工作条例，对涉密档案的收集、整理、利用、变更密级以及销毁工作都作了比较详尽的规定。而对一些不适用于本厂的内容，则在标准中不予采纳，以保证其适用性，如在制订产品档案管理规则标准时，就有意淡化了在CB3495.2船舶工业档案管理规则中把产品档案划分为“船舶产品”和“非船舶产品”的内容，而是把所有的产品档案列入一个大类中，以便于管理。“话外有话”则是指标准条款不仅要与其他标准条款相对应，还要与企业发布的其他部门标准、规章内容相符合，以便于实施。如注意到本厂在通过ISO9002质量体系认证时，编写的质量手册及程序文件中有关于文件归档的相关规定，就把这些规定在档案标准有关内容中予以体现，保持了工厂档案管理规则方面的一致和匹配。3. 企业档案管理中的行政管理手段仅仅依靠专业手段来管理档案是不够的，因为在企业中涉及档案的人和行为不仅只有档案人员，还同时涉及企业内相当多的部门及人员，对这些人和行为引用档案标准进行管理在许多情况下显然是不适当的，这就需要从另外的角度即企业行政管理的角度来考虑了，因此，还应当制订便于企业档案部门代表企业行使其管理职能时的行政管理规则，以达到全面规范企业内涉及档案的行为之目的。但是，档案行政管理规则不能成为档案标准的翻版，而应当体现出以行政管理手段管理档案的特点，这一点在制订企业的档案行政管理规章时应当充分注意。因此，应当就企业内的职能部门、企业员工在涉及档案的归档、利用、保密、保护等方面，以及企业档案事业建设方面如人才培训、奖惩机制等方面，都做出相应的规定，以便企业各职能部门在办理涉及档案事务时，由此作为其开展工作的依据。例如，当出现损坏档案需要进行处罚时，企业的有关部门只能依据档案行政管理规章对当事人给予处罚而不能依据档案标准对其进行处罚。4. 企业职能部门岗位职责中的档案职责现代企业管理是一个有机的整体，企业档案部门只是这个整体中的一“块”而已，所以，如果想完整地体现企业档案部门的管理职能，还必须取得企业中其他的“块”即各相关职能部门的支持、配合与协调才行。这就有必要在企业各职能部门制订、实施其岗位职责时，有意识地把他们在档案管理方面应尽的义务职责明确地予以规定并体现出来，从而实现整个企业内在档案管理工作方面的高度协调与配合。例如，企业的文件管理部门(包括技术文件管理部门)把文件归档作为其职能活动的组成部分;保密部门把档案保密工作列为其整个保密工作的内容之一;人事教育部门则把对档案人员的培训等列入每年度的职工培训计划中等等。如果企业各职能部门不把有关档案管理的相关内容落实到他们的岗位职责中去，就很容易出现档案工作与其他部门工作的“失调”，难以达到预期的目标。这么多年的工作实践表明，企业内各职能部门都知道档案工作的重要意义所在，每当档案室为他们提供了急需的材料后，他们也总是谢声不断，所以他们都是比较乐意与档案部门搞好协调与配合的。只不过在许多情况下，其他部门对档案工作的原则、规定、工作程序等不尽了解，所以如果让他们自行制订关于涉及档案工作方面的管理条款时，往往会给人一种“隔着玻璃窗说话差一层儿”的不到位感觉，这就需要档案部门想方设法与他们进行多方面的沟通，在他们制订岗位职责时尽可能地给予协助。不过应当承认，做好这项工作需要耐心，需要逐步地与各部门建立良好的业务协作关系之后，才能收到事半功倍之效果。5. 怎样看待企业档案管理制度体系在社会主义市场经济环境下，企业已经成为独立的社会经济组织，建立现代企业制度，“向管理要效益”已经成为企业强化市场竞争力的必然手段，因此企业档案工作的存在与否，已不再取决于上级部门的行政指令和要求，而是取决于档案工作是否能在现代企业制度中发挥积极的作用。建立与现代企业制度融合为有机整体的企业档案管理制度体系，则应当是企业档案工作在新的社会环境条件下求生存、求发展的必然途径。应当认识到建立企业档案管理制度体系，是一件需要长期规划、逐步推进的系统工程，没有也不可能有现成模式可以供“翻版”克隆。因此，在这个过程中，应当突出“一个整体”的总