采购的实施与管理规章制度.doc

采购实施与控制管理办法目录第一节总则1第二节采购原则1第三节采购实施2第四节采购控制3第五节附则5i 门老爷科技管理制度实施办法 目录采购实施与控制管理办法第一节 总则第一条 目的为加强公司采购管理，规范采购工作，保障公司生产、安装工作所需物料的正常持续供应，降低采购成本，控制采购进度，保证采购质量，并及时处理采购过程中出现的各种状况，结合公司的实际情况，特制定本管理办法。第二条 适用范围本办法适用于门老爷产品分公司产品中心。第三条 内容本管理办法的内容包括供应商选择、采购合同签订、采购跟踪、物料入库、采购款项支付等实施与控制的全过程。第四条 职责1. 分公司产品中心采购专员负责分公司部分采购作业的实施及过程控制；2. 分公司产品中心品质工程师负责分公司采购物料的检验工作；3. 分公司财务管理部负责对本区域采购合同进行会审并完成采购货款支付工作。第二节 采购原则 第五条 询价比价原则1. 单批次、非通用原材料（铝板、不锈钢等包饰），分别选择两家以上品质及加工技术水平高的厂家作为供应商；2. 通用类原材料（钢材、玻璃）：物料采购在有多家可选供应商提供报价时，要在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格；1） 钢材原则上以本区域内市场排名在前的供应商为主；2） 玻璃部分确定3家供货的供应商，供应商的选定不以报送样板为准，在日常加工生产中分批给多家，考察有生产实力的厂家加工，以实际供货的质量品质和价格确定供应商；3. 零部件、零星材料采购：物料采购在有多家可选供应商提供报价时，可根据具体情况进行多个供应商比价的综合评估采购或无比价的直接采购（现场安装施工应急性采购不在此规定范围，但采购前应告知产品中心主管）。第六条 采购优化原则采购专员随时搜集市场信息，了解市场最新动态及最低价格，建立供应商信息档案库，做好供应商管理，实现最优化采购。第七条 廉洁原则1. 自觉维护企业利益，努力提高采购物料质量，降低采购成本；2. 廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手；3. 严格按照采购流程办事，自觉接受监督；4. 加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息；5. 工作认真仔细，尽量减少因自身工作失误给公司造成的损失。第八条 审计监督原则1. 采购专员应协同财务部门定期与供应商对账；2. 采购专员不能同时担任货物的验收工作；3. 物料的采购和使用人员不能担任账务记录工作；4. 审核付款的人员应同付款人员职务分离；5. 采购专员要自觉接受财务管理部或公司领导对采购活动的监督，对采购专员在采购过程中发生的违犯廉洁的行为，公司有权进行处罚直至追究其法律责任，具体规定详见员工奖惩管理办法。第三节 采购实施第九条 采购实施采购专员在接收、整理仓库发送的材料采购申请表/工具购置申请表，并完成采购计划编制，上报产品中心总监和分公司总经理并通过审批后，方可进入采购实施阶段。1. 采购计划经审批通过后，采购专员根据物料/工具的种类、需求时间、供应商分布情况等因素，结合采购效益最优原则进行采购，若认为存在较大采购难度的，可请求产品总部采购仓储中心协助进行采购，并将材料采购申请表/工具购置申请表及相关采购文件发送给产品总部采购仓储中心总监，由采购仓储中心总监责成计划采购部负责人根据分公司采购需要具体安排。第十条 供应商选择1. 供应商选取及询价1) 采购专员根据批准通过的采购计划，原则上应从公司确定的合格供应商名录中选取合适的供应商，发送询价单进行询价。2) 若合格供应商名录中无合适供应商，采购人员要以邮件形式对供应商情况进行说明，并选择其他合适的社会供应商。2. 比价、议价及审价1) 在得到供应商的报价信息后，采购专员应对供应商进行品种、规格、数量、质量要求等方面的核对，以保证供应商提供的物料符合公司的实际采购要求，并对不同供应商所报的价格、交付期、售后服务等方面进行分析比较，报告产品中心总监，以便产品中心总监选择条件最优的供应商；2) 在供应商的报价条件不能满足要求或属于大宗采购等情况下，采购专员可视情况报告上级领导，由上级领导与供应商进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致；3) 若属专业物料或用品，计划采购部可会同需求部门进行共同询价与议价。3. 确定供应商在确定最终采购价格后，由采购部门负责人确定最终供应商，并进行后续跟进。第十一条 采购合同签订1. 采购专员整理相关基础资料，根据采购谈判结果，按照公司规定的采购合同模板，拟定采购合同草案，经评审批准后进行签订。2. 采购合同的主要内容、评审、签订、执行与控制、存档管理等工作的具体规定详见采购合同管理办法。第四节 采购控制第十二条 采购跟踪1. 采购订货单1) 若为长期采购协议（铝型材、玻璃采购等），则采购人员需要根据每一次采购采购询价单完善采购订货单并进行采购跟进工作。2) 若为一次性采购，则不需要采购订货单，所有采购内容及采购行为根据采购合同的约定执行。2. 订购材料在供货周期内出现影响供货周期的事宜采购员应及时跟进并填写采购异常报告单并报产品中心总监。第十三条 物资入库1. 材料到货后，由品质工程师和仓库管理员共同验收，由仓库管理员办理物料入库手续，验收合格的物资应由品质工程师在仓库留存的材料采购申请表上签字/盖章确认。2. 已入库材料在存储、使用过程中发现其质量不合格的，品质工程师应负责根据历史检验记录追溯、查找原因，形成专项报告，经质量安全部门负责人审核后，发送相关部门负责人，采购专员接收到专项报告后，与供应商进行沟通处理。具体处理情况如下：1) 退/换货：由仓库管理员填写采购入库单（红字或负数），经采购专员签字确认，退回供应商处，并向供应商索要退货用的签收单，并将此签收单交予仓储人员；若是换货，货物换回后依前所述流程检验并入库；2) 无法退/换货：与供应商沟通后，无法退、换货的，则交还仓库管理员，依仓储物流管理办法进行处理。第十四条 采购款项支付采购款项支付分为预付款支付、到货支付及月结支付，详细的支付流程及审批权限详见财务管理部资金管理办法。第十五条 采购异常处理货物无法在预定时间内交货或其他不可抗因素导致进度拖延时，采购人员须及时填写采购异常报告单，注明异常的原因及预计完成日期，并将信息反馈产品中心总负责人，由产品中心负责人与需求部门负责人进行沟通协商，针对具体情况达成一致意见并确定处理结果后，采购专员、需求部门负责人（若为异地采购申请，则可采用邮件来往确认）在采购异常报告单上签字批准，采购专员再做更改、调整。 第十六条本办法自颁布之日起执行。附件：1. 询价单2. 采购订货单3. 采购异常报告单 总部管理制度实施办法 第 5 页 共 9 页询价单门老爷科技 LAFAYA供应商信息名称电话传真邮箱地址联系人职位手机序号物品名称型号/规格单位数量单价总价备注合计0.00 说明 以上单价含：17%增值税发票 普通税发票 不含税； 包装必须符合常规要求确保物料按单分类、完好无损； 以上单价包含到指定地点运费； 请给予最优惠的报价用交货期。付款方式优惠%实际金额报价期限需求日期交货地点采购人员联系方式日期审核日期批准日期我承诺同意按以上价格和要求供货供应商印章 负责人： 批准： 职务： 日期：备注 采购订货单门老爷科技 LAFAYA供应商信息名称电话传真邮箱地址联系人职位手机序号物品名称型号/规格单位数量单价总价备注合计0.00 说明 以上单价为含17%增值税专用发票； 包装必须符合常规要求确保物料按单分类、完好无损； 以上单价包含到指定地点运费； 按照出厂标准