供应商进场装修跟进规范.doc

供应商进场装修跟进规范依据实际经营管理工作的调整要求，供应商进场装修工作由各门店楼层主管对接跟进。为做好装修配合工作，保证正常的运营进度，特制订此规范，配合供应商手册使用。此规范内容发生在与供应商已确认合作关系之后（即签订合作协议与促销协议后），具体如下：一、适用范围供应商装修设计图纸审批和进场装修跟进过程二、相关部门商品一部、经营规划部、各门店综合办公室、楼层、后勤部三、主要工作环节1、图纸审批环节2、确认供应商进场装修及手续办理环节3、进场环节4、装修环节5、验收环节四、工作内容（一）图纸审批环节（装修图纸审批流程图见附件1）1、基础信息提供（1）负责部门与人员：商品一部/招商主管辅助部门与人员：各门店综合办公室/相关负责人（2）商品一部招商主管为供应商提供楼层平面图纸、装修规范图、装修指南、商场基础设施状况等资料。（3）商品一部招商主管将品牌进场前基础信息传至供应商后，应填写品牌进场交接表 （见附件3），并转交对应门店综合办公室相关负责人；同时，告知供应商2个工作日内商场相关负责人会与其联络，协调复尺等进场相关事宜。2、现场复尺（1）负责部门与人员：各门店楼层/营业主管辅助部门与人员：各门店综合办公室/相关负责人、经营规划部/形象审核人员、商品一部/招商主管（2）各门店综合办公室相关负责人接到商品一部转交的品牌进场交接表时，综合办公室存档原件；并根据实际内容做出判断，将复印件转至对应楼层经理；由楼层经理指定楼层营业主管与供应商联系（从综合办公室接收品牌进场交接表开始，不超过2个工作日），协调复尺等进场相关事宜。（3）楼层营业主管协调经营规划部形象审核人员、供应商装修负责人，确定复尺时间， 至现场进行复尺工作。异地门店如无驻店形象审核人员，由楼层营业主管主导，可通过电子版传递和电话沟通方式进行复尺工作。（4）若实际尺寸与图纸有出入，楼层营业主管应及时与商品一部招商主管进行沟通，由商品一部进行最终答复；供应商在现场复尺时提出的形象方面问题，楼层营业主管应及时与经营规划部形象审核人员进行沟通，由形象审核人员进行最终答复。（5）供应商依据商品一部招商主管提供的场地尺寸及装修规范，现场复尺后设计装修图纸，图纸设计完毕反馈给商品一部招商主管。3、图纸审批（1）负责部门与人员：商品一部/招商主管、经营规划部/形象审核人员、各门店后勤部/相关负责人辅助部门与人员：各门店楼层/营业主管、各门店综合办公室/相关负责人（2）供应商将设计图纸及相关审批资料的电子版发给商品一部，商品一部招商主管负责将设计图纸收集齐全后，由业务组招商经理进行初审（1个工作日内完成）。审核内容包括重点位置的尺寸及设计规范是否合格。如不合格，返回供应商修改；如合格，则发起图纸审批流程，填写装修设计图纸审批单（见附件4），连同供应商设计图纸等待审批文件，送交经营规划部形象审核经理审批。（3）经营规划部形象审核经理，对供应商设计图纸等待审批文件，进行设计形象审批（1个工作日内完成）。如不合格，返回商品一部招商主管，由招商主管与供应商协调补充或修改，修改后再次按流程审批；如合格，填写装修设计图纸审批单，连同供应商设计图纸等待审批文件，送交相应门店综合办公室相关负责人协调审批。（4）综合办公室相关负责人接收供应商设计图纸等待审批文件，当日送交门店后勤部。（5）门店后勤部接收供应商设计图纸等待审批文件，审批机电、水暖、土木、消防等项目（2个工作日内完成）。如不合格，返回门店综合办公室，由相关负责人通知对应楼层营业主管与供应商协调补充或修改，修改后再次按流程审批；如合格，填写装修设计图纸审批单，并将图纸审批意见汇总整理填写图纸审批反馈意见表（见附件5），将图纸审批反馈意见表返回门店综合办公室。（6）综合办公室接收图纸审批反馈意见表，留存复印件及相应待审文件最终版本，并将原件于当日分发至相应楼层经理，由楼层将图纸审批反馈意见表当日返回供应商，并且安排跟进装修进度，通知供应商可开始场外施工与制作。（7）图纸审批环节中将“极个别的工程条款与商务条款相关联的国际品牌”除外，此类特殊情况由门店综合办公室反馈给商品一部，再由商品一部直接反馈并跟进。4、场外准备（1）负责部门与人员：各门店楼层/营业主管。（2）供应商依据图纸审批反馈意见表进行场外施工与制作。（3）门店楼层营业主管应对具体工期和施工制作等提出要求，并跟进；当供应商因场外施工，发生影响进场装修约定或导致开业日期变化的事宜时，如不能及时解决，应及时汇报楼层经理。如部分品牌进行整体规模性调整时，供应商因场外施工影响进场装修约定，商品一部需参与一同沟通解决。（二）确认进场装修时间及手续办理1、沟通确认由楼层营业主管和供应商沟通，确定场外准备情况是否满足装修需要、准确的进场时间，以及办理进场装修手续事项。2、进场手续的办理 供应商需持图纸审批反馈意见表（楼层营业主管提供）、装修负责人有效证件（身份证），至后勤部窗口：（1）缴纳相关押金和管理费；施工验收合格后，根据实际情况补交电量增容费、超期管理费等。（2）办理装修许可证、施工证，装修负责人办理装修许可证时需填写施工人员明细表，明细表中含所有施工人员的姓名和身份证号等内容（特殊情况需提前沟通）。（3）填写夜间临时施工申请单（见附件6）（一式两份，供应商一份，保安一份，每 天进场时使用）。=3、部分品牌需在日间进行装修,至楼层办理： 部分品牌因开业时间等因素制约，需在日间进行非动火等无噪音、无气味、无粉尘的安装工作，可在楼层营业主管处领取和填写日间临时施工申请单（见附件7），由楼层经理签字批准，张贴在装修专柜处，当班营业主管随时巡场检查，发现异常立刻暂停施工、及时整改。（三）进场1、施工时间详细参照场内装修时间及商装管理费规定。2、原专柜撤场在后勤部窗口办理夜间临时施工申请单、施工证，如只是简单道具的搬出，可不做围挡，但如有出现灰尘的情况需提前做围挡（原则上是由下一家供应商做围挡）。3、夜间进场施工的进场检查（1）供应商进场装修需持夜间临时施工申请单、施工证、所有进场人员的有效证件原件（身份证、驾驶证），闭店半小时后从指定通道进场，进场人员需集中进入，并经过保安的检查。如果缺其中一个人员时，进场时需在楼层夜间保安处登记担保签字（由总值经理或跟场主管作担保签字即可）。部分品牌在夜间进场施工期间，临时有雇佣外来力工且其无证件的需求时，需由品牌装修负责人和总值经理（或跟场主管），在夜间保安处担保签字方可进场。同时雇佣力工工作期间，须由品牌装修负责人和跟场主管全程跟进。特别提示，因外来雇佣人员导致任何损失均由品牌供应商承担。（2）跟场营业员需携带本人工作证。特殊工种需持证上岗，如电工、水暖工等。4、材料及垃圾的搬运（1）施工期间装修材料及货柜外包装物禁止进入大厦，在外包装物拆除后方可进入。拆除的包装物由施工人员进行清理，不得堆放于大厦周边。（2）运出现场的材料、设备等，必须提前至楼层营业主管处填写货物放行证，并取得同意后方可运出；未提前办理放行手续或新增加运出的材料、设备，须由施工负责人或当事人签字，当值保安核对登记后方可运出。（3）每日施工结束后，施工人员必须将现场垃圾、杂物清理干净，并运送至保安人员指 定的倾倒区域。（4）运送材料及垃圾须通过指定货梯。5、特别注意（1）原专柜撤场、新供应商进场必须做好衔接，围挡要及时做好，确保不出现无法正常 营业专柜在营业时间直接暴露在卖场内，不出现在撤场、进场工作中因无围挡或围 挡不合要求，对其他专柜或卖场造成影响（污染）的现象。（2） 楼层营业主管对首次进场必须进行现场监管，要保证封场正常进行，无潜在隐患； 之后直至开业前的夜间装修，在确保安全有序的情况下，可根据实际情况跟进。（四）装修1、原则装修期间楼层主管要随时跟进，确保装修期间工作安全、有序，保质保量准时完成。2、杜绝破坏性装修卓展的原有设施不经允许不可以直接拆除或改动，如空调、新风口等挪动需提前申请。3、施工环节及材料要求详细参照专柜装修施工规范、试衣间规划及使用管理规定。4、施工现场要求巡场中随时检查施工现场的情况，不符合规定的地方要立刻整改。详细参照施工现场管理规定。5、消防要求消防设施不可遮挡或随意移动。详细参照装修施工消防审批及验收标准。6、施工工期 场内施工期限按公司规定执行。正常情况下，施工必须在规定周期内完成。超过规定期限继续施工的品牌供应商，办理日间施工延期时，由装修负责人提前至楼层主管处，填写日间延期施工申请单（见附件8），一式两份，楼层经理审批，一份装修负责人留存张贴在施工专柜处，一份由楼层主管转至后勤窗口，留用计费；办理夜间施工延期时，由装修负责人提前至后勤窗口重新办理夜间临时施工申请单。7、特别注意装修结束后围挡拆除时注意天花等痕迹清理平整。（五）验收（装修验收审批流程图见附件2）1、隐蔽装修提前验收部分电路、器材等因装修要求需进行封闭，开业后验收无法保证是否合格，因此需在封闭前通知楼层营业主管协助联系相关验收负责人，检查合格后方可继续。 2、装修结束后验收（1）供应商（或装修负责人）于装修完成后，通知楼层营业主管协助组织验收。（2）楼层营业主管接到通知后，在第一时间通知经营规划部及后勤部相关验收负责人至 现场进行验收（均在1个工作日内完成）。异地门店如无驻店形象审核人员，在验 收当日，由楼层营业主管将品牌装修后照片以电子版形式，传至经营规划部形象审 核人员处，由形象审核人员当日给予楼层营业主管初步答复；现场验收工作可采取 定期出差到店补验的形式，在经营规划部未进行现场验收之前，品牌可正常开业及 营业，原则上定期为1个月。（3） 验收结束后，由各门店后勤部填写工程验收单（见附件9），由各部门相关验收 负责人至后勤部签字确认验收合格。（4） 在工程验收单签字完成后，由各门店后勤部通知对应楼层营业主管转告供应商 （或装修负责人）验收合格。3、不合格验收发现不合格项目时，由现场验收人员开具限期整改单（见附件10），通知对应楼层营业主管，再由楼层营业主管反馈给供应商（或装修负责人），并负责跟进整改，整改后按验收流程再次进行验收，直至所有项目验收合格。五、表单使用要求1、各门店综合办公室、楼层，作为装修跟进的主导部门，应留存各项传递信息记录，做到来源清晰、传递及时，保证传递给供应商的信息准确、有效。各门店后勤部负责以品牌为单位，集中存档各阶段供应商提报待审图纸等文件，以及相关审批单、验收单、整改单等。2、附件表单内容可根据各门店实际工作需要适当调整和更改；为了完善供应商装修跟进工作，在不