《OA建设方案V》word版.doc

黑龙江省新逸科技发展有限公司 OA 建设方案 1 OA 建设方案建设方案 黑龙江省新逸科技发展有限公司 2019 年 1 月 19 日 黑龙江省新逸科技发展有限公司 OA 建设方案 2 目目 录录 第一部分第一部分前前 言言5 1.整体概述整体概述5 1.1.1.项目背景5 1.1.2.建设目标5 1.1.3.建设原则5 1.1.4.建设内容6 1.1.5.术语解释7 1.1.6.参考资料7 第二部分第二部分业务功能方案业务功能方案8 2.公文管理平台公文管理平台8 2.1.1.发文传阅9 2.1.2.文件归档9 2.1.3.文件登记簿10 2.1.4.综合查询10 2.1.5.委托授权10 2.1.6.统计10 3.业务流程管理平台业务流程管理平台11 3.1.新建业务流程11 3.2.待办业务流程11 3.3.在办业务流程11 3.4.办结业务流程11 3.5.业务流程查询11 3.6.业务流程统计12 3.7.业务流程平台后台管理12 3.7.1.表单使用权限管理12 3.7.2.表单信息维护12 3.7.3.业务流程类别管理12 4.信息管理平台信息管理平台12 4.1.1.信息采编13 4.1.2.信息浏览/展现 13 4.1.3.信息发布13 4.1.4.信息查询13 4.1.5.信息平台系统管理13 4.1.6.信息分类管理13 4.1.7.内容分类管理13 5.通用办公管理平台通用办公管理平台14 5.1.会议室管理14 5.1.1.会议管理14 5.1.2.会议室申请14 5.1.3.待办申请14 5.1.4.在办申请14 5.1.5.办结申请14 黑龙江省新逸科技发展有限公司 OA 建设方案 3 5.1.6.会议室使用情况统计14 5.2.办公用品及耗品请领管理14 5.2.1.办公用品及耗品类别维护15 5.2.2.各部门预算管理15 5.2.3.起草请领单15 5.2.4.待办申请15 5.2.5.在办申请15 5.2.6.办结申请15 5.2.7.各部门请领情况统计15 5.3.值班管理15 5.3.1.值班人员设定15 5.3.2.值班表的生成16 5.3.3.值班登记16 5.3.4.值班须知16 5.3.5.休息日设置16 5.3.6.值班情况查询16 5.4.餐饮信息管理16 5.4.1.菜谱及费用明细管理16 5.4.2.预定客餐16 5.4.3.满意度管理16 5.5.工资查询管理16 5.5.1.工资数据上传17 5.5.2.系统用户工资查询17 5.6.通知管理17 5.6.1.通知起草17 5.6.2.待办通知17 5.6.3.在办通知17 5.6.4.办结通知17 5.7.公告管理17 5.7.1.公告发布17 5.7.2.已接收公告17 5.8.资料库管理17 5.8.1.资料分类管理18 5.8.2.资料录入管理18 5.8.3.资料查看管理18 5.9.常用语维护管理18 5.9.1.常用语维护18 5.9.2.设置常用语18 5.9.3.选择常用语18 6.公文管理辅助功能公文管理辅助功能18 6.1.1.公文管理个性化功能18 6.1.2.历史文件查询18 6.1.3.档案管理19 6.1.4.公文业务统计19 7.系统管理系统管理20 7.1.1.业务活动监控20 7.1.2.日志管理21 黑龙江省新逸科技发展有限公司 OA 建设方案 4 7.1.3.组织信息管理21 7.1.4.工作移交管理21 7.1.5.在线帮助22 7.1.6.备份管理22 第三部分第三部分系统技术方案系统技术方案24 8.系统技术架构系统技术架构24 第四部分第四部分实施计划与服务实施计划与服务25 9.实施计划实施计划25 9.1.1.项目目标及任务25 9.1.2.系统运行维护25 第五部分第五部分关于公司关于公司26 黑龙江省新逸科技发展有限公司 OA 建设方案 5 第一部分第一部分 前 言 1. 整体概述整体概述 1.1.1.项目背景项目背景 为满足企业信息化及内部办公自动化的需求，希望在企业内部建立信息管 理平台，完成了公司内信息化的建设。要实现公司统一的公文业务、业务流程、 信息类业务和通用办公类业务，实现了集中、统一管理，达到企业的目标，并 支撑了公司全体员工的办公应用、能够实现新业务的快速开发、部署。 OA 系统主要包括公文管理、通用办公、业务流程三大子系统，其中,公文管 理系统实现了公司内的公文的统一管理、集中管理，业务流程系统实现了公司 内各个部门的业务流程的管理。系统需要不断的满足公司或企业日益增长的业 务需求，在系统应用过程中，形成符合公司内部业务办公的系统化，规划化业 务流程，满足公司发展的需要。 1.1.2.建设目标建设目标 满足公司对于办公自动化的实际业务需要； 满足公司业务管理、公文管理、信息管理平台，通用业务管理 满足公司（个性化）公文需求、业务流程需求； 满足公司信息化平台的建设； 实现信息有效共享，快速检索； 快速应对新需求及需求变更，减少开发维护工作量； 1.1.3.建设原则建设原则 系统的建设应体现先进性、可靠性、实用性、安全性、易使用性、开放性、 可扩展性、可维护性等原则。 1、先进性：应当采用当今主流技术，既要考虑应用平台和工具的先进，更 要考虑系统结构和应用设计的先进性，以适应宏观上业务管理、发展规划和微 观上事务办理的需求。 黑龙江省新逸科技发展有限公司 OA 建设方案 6 2、可靠性：系统设计应采用成熟、稳定、可靠的软件技术，保证系统在大 数据量、高并发的情况下长时间不间断地安全运行。 3、实用性：根据业务需求和业务流程，从方便用户使用的角度进行系统设 计、功能和模块划分。工作流程设计要求简捷流畅，能适应工作流不稳定和突 发事件等各种现实情况。 4、安全性：系统建设要符合用户对信息安全管理的要求，建立完善可靠的 安全保障体系，对非法入侵、非法攻击和网络计算机病毒应具有很强的防范能 力，确保系统具有严格的身份认证功能，并有相应的技术手段对数据安全和操 作安全加以保护。 5、易使用性：主要体现在两个方面：一是应用界面简捷、直观，尽量减少 菜单的层次和不必要的点击过程，使用户在使用时一目了然，便于快速掌握系 统操作方法，特别是要符合工作人员的思维方式和工作习惯，方便非计算机专 业人员的使用；二是应提供联机的或脱机的帮助手段。 6、开放性：为了使系统具有较强的生命力和开放性，应遵循已有的国际标 准和国内标准，以利于采用多种先进技术和产品。 7、可扩展性：该信息系统是一个不断发展中的应用系统，在系统设计时要 考虑到新技术，新产品出现时对本系统的兼容性；当业务需求、外部环境发生 变化时，可以扩展系统的功能和性能。软件设计要简明，各功能模块间的耦合 度小，以适应业务发展需要，便于系统的继承和扩展。 8、可维护性：系统应具有良好的结构，各个部分应有明确和完整的定义， 使得局部的修改不影响全局和其他部分的结构和运行。 1.1.4.建设建设内容内容 系统主要的建设主要包括公文管理内容、业务流程管理、信息管理平台、 维护管理、通用办公管理，组织机构管理： 公文管理内容：公文管理内容：主要包括发文管理、收文管理、传阅管理、查询与统计等。 信息管理平台：信息管理平台：新建信息采编、发布平台，满足公司内的各类信息管理需 求。 黑龙江省新逸科技发展有限公司 OA 建设方案 7 业务流程管理：业务流程管理：对公司部门业务流程进行管理，方便公司业务流程运行。 通用办公管理：通用办公管理：日常办公的辅助功能，主要包括餐饮管理，值班管理，办 公用品管理，通知、公告管理。 维护管理：维护管理：主要是为系统管理员提供维护工具，包括公文稿签信息维护、 审批意见维护、作废文件、流程重定位、业务活动监控，业务流程信息维护等。 组织结构管理：组织结构管理：主要是系统组织结构权限进行管理。 1.1.5.术语解释术语解释 OA：Office Automation，办公自动化。 业务文档：从一个业务来说，业务文档是指流转中的数据的整体。如一个 发文。具体的业务中，它可能包括一些纸质文件，一些电子文档，一些审批意 见，一些流转过程记录等等。这里指一条业务数据和关联的控制数据。 1.1.6.参考资料参考资料 黑龙江省新逸科技发展有限公司 OA 建设方案 8 第二部分第二部分 业务功能方案 2. 公文管理平台公文管理平台 发文管理主要处理来文转发和企业内部起草的公文。在发文管理中进行拟 稿工作，提交后，此文件将根据所选的发文流程进行流转，流程结束后进行登 记和归档处理。流程结束后进行发布，然后将发布的文件进行传阅。在整个过 程中，用户可以随时查看、打印流程跟踪表，查看公文流转、处理的状态信息。 发文在办理过程中包括草稿文件、待办文件、已办文件与办结文件四种状 态。 草稿文件：指已起草并保存，但还未发送的文件。 待办文件：需要当前用户处理的文件。 已办文件：上一步处理过的待办文件，发送给下一步处理人后，待办文件 自动转为已办文件。即本人处理过的但审批流程未结束的文件。 办结文件：指当前办公人员已经处理过，并且文件流转过程已经结束的文 件。 其中包含的主要功能有起草文件、文件审批、发文登记、发布、文件查询、 登记簿查询、流程查看与监控等。 起草文件起草文件：办公人员启动一个文件审批流程时的第一步操作，主要包括填 写稿签内容、起草正文 、选择下一步操作人及将文件送出等功能。 文件流转文件流转：在发文流转过程中，公司领导、各部门领导及办理人员等参与 者所执行的会签、核稿、签发等操作。 发文登记发文登记：文件在审批流程结束后、综合秘书封发前进行的登记操作，将 文件的基本信息提取放在登记页面上，并可对页面内容进行修改、编辑。 黑龙江省新逸科技发展有限公司 OA 建设方案 9 文件发布文件发布：在文件审批流程结束后，并且未执行办结操作前，发文秘书将 文件按主送、抄送单位进行文件下发。文件发布之后，综合部发文秘书、发文 的起草者和部门综合代表要对文件的接收情况进行监控，查看是否已被接收。 文件查询文件查询：关键字的模糊查询。根据文件的关键字，如文件标题、来文时 间、来文字号等对所有文件进行模糊查询。 流程查看与监控流程查看与监控：所有处理过该文件的处理人可以对该文件的流转信息进 行查看，发文管理员可以对文件的流转状态进行监控。流程流转信息包括处理 人、审批时间、当前步骤、到达时间、送出时间等。 2.1.1.发文传阅发文传阅 发文流转结束后，由发文秘书将文件发送给主送与抄送单位相关部门及单 位进行文件传阅。传阅过程中由相关部门及单位的综合秘书按其领导意见进行 文件传阅。如果只阅文件则不需要参与到文件处理流程中，即文件无需等待只 阅人员办理完后就可办结；但文件处理人需要填写办理意见，并将文件送回后 才可办结。 传阅的文件在整个过程中有待阅文件、已阅文件与阅毕文件三个状态。 待阅文件：需要当前办公人员阅读处理的文件。 已阅文件：指当前办公人员已经阅读并处理过，但是传阅过程并未结束的 文件。 阅毕文件：指文件传阅过程已经结束，并且当前办公人员已阅或处理过的 文件。 文件查询：关键字的模糊查询。根据文件的关键字，如文件标题、文件字 号、主题词等对所有文件进行模糊查询。 在待归档文件中，办公人员可根据时间、分类等特定的查询条件查询文件 列表，进行批量归档操作。 2.1.2.文件归档文件归档 针对流转完成的公文类文件进行电子归档，按照装订、分类、排列、编号、 编目等档案管理系统的要求归入档案管理系统，以备调阅。 黑龙江省新逸科技发展有限公司 OA 建设方案 10 主要包括以下功能： 待归档查询：针对待归档文件提供的查询功能。 归档登记：对于待归档文件进行的归档信息的登记的操作。 归档：将已进行归档登记的文件导入到档案库的操作。 归档历史查询：对已归档文件的查询操作。 导出公文列表：对根据不同查询条件查询出的文件导出 excel 列表的 功能。 归档异常管理：对不能正常归档文件作的处理 2.1.3.文件登记簿文件登记簿 收文文件在接收之后，送审批这前要进行登记操作，将文件基本信息提取 到登记稿签中，登记人可对信息进行核实修改，保存后生成登记文档存储在收 文登记簿中。 发文文件审批流转完成后，发文秘书将文件封发办结之前，要进行登记操 作，将文件基本信息提取到登记稿签中，登记人可对信息进行核实修改，保存 后生成登记文档存储在发文登记簿中。 文件登记簿提供查询功能，可将常用的文件登记信息生成查询条件，文秘 按查询条件查询查看登记簿中文件。 2.1.4.综合查询综合查询 综合查询含收文查询与发文查询，实现通用查询与高级查询两项功能： 通用查询：在收、发文查询中设按常用条件进行查询，如文件标题、文件 字号等。 高级查询：通过文件的关键字（主题词等） 、文件字和号、文件名称、发 文单位、发文时间，以多种条件、模糊方式查询已经办结的文件目录。文件查 询目录，如果未归档到文史中心，并且是本部门的办结文件，可以直接浏览文 件。 2.1.5.委托授权委托授权 在办公人员不能查看某种文件时，可按照不同的文种选择要授权文件，将 其授权给其他办公人员处理。授权文件按不同的文种与授权开始、结束的时间 自由选择。被授权操作过的文件形成两种列表给授权人（已授权文件）与被授 权人（被授权文件）查询查看的记录。 2.1.6.统计统计 统计功能按业务要求不同分两种统计方式：数量统计与时限统计。 时限统计：时限统计：收文管理超时文件统计：积压公文部门统计通报表、积压公文汇 黑龙江省新逸科技发展有限公司 OA 建设方案 11 总表 针对收文超时文件进行统计汇总。文件查看查询的权限授给查询各时间段 各部门办理公文数和延时公文数。 办公人员按照年度时间段 、月份时间段查询。查询出来的文件按是否结 束进行分类显示数量和按是否延时分类显示。 数量统计：数量统计：将所有办理文件生成统计表，有文件管理权限的办公人员可在表 内根据不同的查询条件进行查询汇总，生新不同的文件统计表。如按年限、按 月份、按文种等。 主要包括以下功能： 发文统计：根据年限、文种等不同条件对发文进行统计，生成统计表 的功能。 收文统计：根据年限、文种等不同条件对收文进行统计，生成统计表 的功能。 积压公文部门统计：针对收文所汇总的按部门统计的超时文件列表。 积压公文汇总：针对收文所汇总的按文种统计的超时文件列表。 部门超时统计：各部门可查看的本部门的超时文件列表。 登记簿统计：按不同的文件类别将登记簿中的信息进行统计的功能。 3. 业务流程管理平台业务流程管理平台 3.1.新建业务流程新建业务流程 部门内的申请人根据实际的业务需要，新建业务流程表单，填写业务信息， 上传需要的附件。 3.2.待办业务流程待办业务流程 系统以列表的形式，展现当前登录人的待办流程，通过对流转及业务信息 的查看，完成对业务流程在审批环节的审批 3.3.在办业务流程在办业务流程 系统以列表的形式列出，自己已经办理过的并且没有流转完成的业务表单， 并且可以通过标题，链接具体的业务表单中，进行查看 3.4.办结业务流程办结业务流程 黑龙江省新逸科技发展有限公司 OA 建设方案 12 系统以列表的形式列出，自己已经办理过的并且已经流转完成的业务表单， 并且可以通过标题，链接具体的业务表单中，进行查看 3.5.业务流程查询业务流程查询 根据业务表单的关键字做为查询条件，查询自己申请的业务流程表单，系 统以列表的形式列出符合条件的业务表单，并且可以通过表单的标题，查看表 单的详细信息 3.6.业务流程统计业务流程统计 系统根据实际的业务需求，以报表的形式展现各类业务流程信息，方便企 业领导进行决策 3.7.业务流程平台后台管理业务流程平台后台管理 3.7.1.表单使用权限管理表单使用权限管理 系统通过配置的方式完成用户对表单使用权限的管理，可以按照部门和人 员进行配置 3.7.2.表单信息维护表单信息维护 系统管理员，直接更改任何一个表单信息内容 3.7.3.业务流程类别管理业务流程类别管理 对业务类别基本信息进行管理 4. 信息管理平台信息管理平台 信息模块分为 2 类，第一类，面向公司的信息模块，指的是那些需要为公 司办公人员提供信息服务的模块；第二类，面向本部门的信息模块，此类信息 模块由某个部门进行管理，使用者也仅限于本部门人员。 不同分类的信息模块间的区别仅体现在应用对象和管理层次上，信息内容 本身不存在本质上的差异，信息管理平台的选择应本着从实际出发，面向应用 的原则，完善办公系统的功能，充分发挥信息管理部分集中后的作用。 信息管理平台功能模型如下图所示。 黑龙江省新逸科技发展有限公司 OA 建设方案 13 信息资料管理 发布 浏览/展现 管理 查询 统计 新建 审核 发布 设定信息展现范围 修改 删除 类别维护 展现 范围 可以 在发 布前/ 后设 置 4.1.1.信息采编信息采编 信息采编，通过在线的编辑器对信息进行编辑处理，保存到系统中 4.1.2.信息浏览信息浏览/展现展现 发布信息项展现到前台的页面区域中，即在首页中进行信息集中展现 4.1.3.信息发布信息发布 采编后的信息，经过相关管理员发布后即可在页面中展示 4.1.4.信息查询信息查询 提供按照各种条件进行信息查询的功能。 4.1.5.信息平台系统管理信息平台系统管理 4.1.6.信息分类管理信息分类管理 信息分类管理的功能是管理系统中所有信息的类别,按以上三类模块区分。 4.1.7.内容分类管理内容分类管理 黑龙江省新逸科技发展有限公司 OA 建设方案 14 按内容信息分类进行管理，对信息按照内容进行分类管理 5. 通用办公管理平台通用办公管理平台 5.1.会议室管理会议室管理 会议室管理功能主要实现会议室的流程化、规范化管理，对相关会议安排、 会议通知以及会议纪要信息进行标准化统一登记管理。其业务包括：会议室信 息管理、申请管理和会议统计等。 5.1.1.会议管理会议管理 会议室基本信息管理：包括会议室照片、会议室所能容纳的人数、会议室 设备等基本信息的管理。 5.1.2.会议室申请会议室申请 会议室的使用申请。在本功能模块，进行申请单的起草。 5.1.3.待办申请待办申请 本模块进行会议室申请单的受理，会议室服务班人员，根据申请单信息， 进行服务人员的派遣 5.1.4.在办申请在办申请 显示所有已经申请通过，并且没有结束的会议室申请信息。会议室服务班 人员在接到会议室申请者电话，确认会议室占用结束后，执行会议室状态改变 操作，该会议室状态由占用变为空闲 5.1.5.办结申请办结申请 显示所有已经申请通过，并且已经结束的会议室申请信息 5.1.6.会议室使用情况统计会议室使用情况统计 本功能针对会议室的各个部门使用的情况进行统计的操作。综合部经理及 公司领导查看该功能，部门员工只查看本人申请的会议统计 5.2.办公用品及耗品请领管理办公用品及耗品请领管理 本功能实现了公司内部的办公用品及耗品请领的流程化和规范化的管理。 黑龙江省新逸科技发展有限公司 OA 建设方案 15 其业务包括：各部门请领情况统计、办公用品及耗品申请和办公用品及耗品信 息维护等功能 5.2.1.办公用品及耗品类别维护办公用品及耗品类别维护 管理人员对办公用品和耗品明细进行维护。 5.2.2.各部门预算管理各部门预算管理 管理人员对本年度各部门的预算额度进行管理 5.2.3.起草请领单起草请领单 各部门进行办公用品及耗品的请领操作。在请领过程中，要求对预算额度 进行控制：申请过程中提示是否超出预算。 5.2.4.待办申请待办申请 本模块进行请领单的受理，管理员根据申请单信息，进行确认 5.2.5.在办申请在办申请 在办申请功能是指将所有当前处理人处理完毕、并且正在流转过程中的 信息列出 5.2.6.办结申请办结申请 办结申请功能是指将所有当前处理人处理完毕、并且流转结束的信息列 出。处理人确认派发后，系统自动扣减申请部门的预算额度 5.2.7.各部门请领情况统计各部门请领情况统计 可以查看各部门请领的情况，系统以报表的形式进行展现 5.3.值班管理值班管理 5.3.1.值班人员设定值班人员设定 本功能进行值班人员的选择功能，分为两类值班： 行政值班人员选定：选定行政值班中日常夜班、休息日白班和政务值班人 员，以及分别选择每天值班人数和持续天数。一天多人时，要选择是全天还是 分为上下午。 节日值班人员选定：选择节日值班中领导带班、白班、夜班和政务值班的 黑龙江省新逸科技发展有限公司 OA 建设方案 16 人员，以及分别选择每天值班人数和持续天数。一天多人时，要选择是全天还 是分为上下午。 可以进行初始化操作，点击初始化后再生成值班表时重新从第一个人开始 循环。 5.3.2.值班表的生成值班表的生成 管理员对一段时间内的值班情况进行编排，分为行政值班和节日值班。选 定时间段，点击生成值班表即可 5.3.3.值班登记值班登记 值班人员对值班情况的登记。 5.3.4.值班须知值班须知 值班须知的上传管理 5.3.5.休息日设置休息日设置 管理员对一周内休息日进行设置。管理员对休息日进行编辑，生成值班表 时根据休息日不同值班表编排不同 5.3.6.值班情况查询值班情况查询 对每一天的值班情况进行查询，以天为单位的形式列出 5.4.餐饮信息管理餐饮信息管理 5.4.1.菜谱及费用明细管理菜谱及费用明细管理 管理菜谱及菜谱费用明细。 5.4.2.预定客餐预定客餐 本功能可以预定客餐，管理员根据预定情况进行餐饮安排。 5.4.3.满意度管理满意度管理 员工可以自由填写对餐饮情况的满意程度等信息，管理员进行查看。 5.5.工资查询管理工资查询管理 黑龙江省新逸科技发展有限公司 OA 建设方案 17 5.5.1.工资数据上传工资数据上传 人力资源部的工资管理员将工资数据以 excel 附件的形式上传到系统中，并 将数据导入到数据库的操作。对于已导入数据可进行核实查看 5.5.2.系统用户工资查询系统用户工资查询 办公人员登录工资查询模块查询本人工资情况 5.6.通知管理通知管理 5.6.1.通知起草通知起草 办公人员进行通知拟稿，对通知稿签内容填写或上传附件，然后将通知送 下一步进行审批流转。 5.6.2.待办通知待办通知 系统显示当前处理人待处理的通知列表，执行者可以对选择的通知进行阅 处。 5.6.3.在办通知在办通知 系统显示当前处理人已处理完毕并且流转未结束的通知列表。执行者可以 查看流程的流转状态 5.6.4.办结通知办结通知 系统显示当前处理人已处理完毕并且流转结束的通知列表 5.7.公告管理公告管理 5.7.1.公告发布公告发布 办公人员起草公告并发布的操作。 5.7.2.已接收公告已接收公告 办公人员对已接收的公告进行查询查看 5.8.资料库管理资料库管理 黑龙江省新逸科技发展有限公司 OA 建设方案 18 5.8.1.资料分类管理资料分类管理 对资料库的分类类别进行维护，以便于后续的资料上传工作。 5.8.2.资料录入管理资料录入管理 对需要录入资料库的内容进行按类别录入工作，并设置共享级别 5.8.3.资料查看管理资料查看管理 相关人员查看资料。 5.9.常用语维护管理常用语维护管理 5.9.1.常用语维护常用语维护 对在办公中经常使用的常用语言进行维护、管理。包括新增、修改和删除 功能。 5.9.2.设置常用语设置常用语 在办公应用中，如果希望把输入的语言作为常用语，可以通过此功能维护 到常用语中。 5.9.3.选择常用语选择常用语 在办公应用中，可以通过此功能直接选择常用语到实际应用中。 6. 公文管理辅助功能公文管理辅助功能 为了对公司内的公文业务进行管理，增加个性化管理功能、监控功能和查 询统计功能。 6.1.1.公文管理个性化功能公文管理个性化功能 通过维护人员进行二次报表开发报表功能 6.1.2.历史文件查询历史文件查询 主要包括以下功能： 待归档查询：针对待归档文件提供的查询功能。 归档登记：对于待归档文件进行的归档信息的登记的操作。 黑龙江省新逸科技发展有限公司 OA 建设方案 19 归档：将已进行归档登记的文件导入到档案库的操作。 归档历史查询：对已归档文件的查询操作。 导出公文列表：对根据不同查询条件查询出的文件导出 excel 列表的 功能。 归档异常管理：对不能正常归档文件作的处理。 6.1.3.档案管理档案管理 对本部门或其它部门发送的文件进行接收，也可以进行独立归档，然后将 文件进行组卷（将文件组入某一案卷中） 、移卷（将某案卷中的文件移动至其它 案卷） 、移出（将某案卷中的文件移出案卷） 。对于形成的文件档案可以进行封 卷，拆卷。对封卷的案卷或未封卷的案卷都可以进行借阅管理，对已封卷的案 卷还可以著录标引，这样可提供方便的档案目录和档案内容检索查询及借阅管 理功能。可以在此进行档案的借阅、归还。 6.1.4.公文业务统计公文业务统计 统计功能按业务要求不同分两种统计方式：数量统计与时限统计。 时限统计：时限统计：收文管理超时文件统计：积压公文部门统计通报表、积压公文 汇总表 针对收文超时文件进行统计汇总。文件查看查询的权限授给查询各时间段 各部门办理公文数和延时公文数。 办公人员按照年度时间段 、月份时间段查询。查询出来的文件按是否结 束进行分类显示数量和按是否延时分类显示。 数量统计：数量统计：将所有办理文件生成统计表，有文件管理权限的办公人员可在 表内根据不同的查询条件进行查询汇总，生新不同的文件统计表。如按年限、 按月份、按文种等。 主要包括以下功能： 发文统计：根据年限、文种等不同条件对发文进行统计，生成统计表 的功能。 黑龙江省新逸科技发展有限公司 OA 建设方案 20 收文统计：根据年限、文种等不同条件对收文进行统计，生成统计表 的功能。 积压公文部门统计：针对收文所汇总的按部门统计的超时文件列表。 积压公文汇总：针对收文所汇总的按文种统计的超时文件列表。 部门超时统计：各部门可查看的本部门的超时文件列表。 公文流转时限统计：统计公文从起草到办结所经历的时间。 登记簿统计：按不同的文件类别将登记簿中的信息进行统计的功能。 7. 系统管理系统管理 7.1.1.业务活动监控业务活动监控 为了对业务流程的运行情况能够有全面的了解，方便用户查看，系统提供 业务监控功能，可以通过图形化的指标显示，让相关人员可以对流程运行情况 一目了然。 通过业务活动监控功能能够时刻掌握业务运营情况，并顺应业务的变化， 迅速调整对流程的监控方式，不断改善自身、提高效率，发挥系统更大的附加 价值。 多种流程监控指标 系统提供应该相关的指标和图表用来为用户显示运行中的业务流程的状态 与趋势，并从多个视角提供针对流程执行情况的深入分析。如提供以下的流程 监控指标： 系统执行性能 流程执行情况（包括终止、等待、活动等状态） 一段时期内的流程负载 流程执行性能 流程执行时间 流程中的等待/终止/已完成的事件 黑龙江省新逸科技发展有限公司 OA 建设方案 21 流程活动执行性能 活动执行时间 流程中某项活动在所有流程实例中的执行情况 用户/角色表现情况 用户持有的、目前处于等待/激活状态的任务的个数 用户完成某项任务的平均时间 已完成与计划完成的任务 7.1.2.日志管理日志管理 系统日志是指对业务和数据进行的操作行为的记录。日志主要记录所有操 作员进行的所有操作，以备后期能够根据日志对数据操作的发生时间、操作人 员、影响范围进行跟踪，同时能够加强系统的安全系数，所有的系统日志数据 至少要保留 3 个月以上。 系统日志管理功能包括： 日志记录，能够记录操作人员的姓名，操作时间，操作的业务，修改的 数据的原始数据项等 日志查询，提供多种组合条件的查询功能 7.1.3.组织组织信息管理信息管理 对系公司组织信息进行管理，并系统的权限进行管理分配。 7.1.4.工作移交管理工作移交管理 工作移交管理是对因公司内部人员调动和离职而产生的公文等工作业务移 交而进行管理，保障工作的正常交接。 在交接过程中要填写工作交接单，将交接的项目，完成日期，负责人、接 收人等情况进行记录。 在办公系统中提供对公文授权、流程授权、历史文件处理等内容进行管理。 1、公文授权 黑龙江省新逸科技发展有限公司 OA 建设方案 22 在办公人员不能查看某种文件时，可按照不同的文种选择要授权文件，将 其授权给其他办公人员处理。授权文件按不同的文种与授权开始、结束的时间 自由选择。被授权操作过的文件形成两种列表给授权人（已授权文件）与被授 权人（被授权文件）查询查看的记录。 主要包括以下功能： 被授权文件查询：对于别人授权给当前处理人的文件所提供的查询功 能。 已授权文件查询：对于当前处理人已授权过的文件所提供的查询功能。 委托授权：针对文种或文件进行的授权操作，执行此操作后，所选文件即 可转入被授权人的待办列表进行办理。 2、流程授权 对个人的事务选择相应的人员进行授权，授权可以指定时间等限制条件， 授权之后，系统会通知实际授权人员代办相关的流程事务。 3、应用模块授权 针对系统中的其他辅助办公模块进行授权，使用负责人可以获取并使用 交接人的文件 7.1.5.在线帮助在线帮助 在线帮助功能可以为用户提供针对某一具体应用模块的指导，帮助用户了 解此应用的使用方法及操作规则。 用户在使用系统的过程中，随时都可以通过点击帮助图标打开帮助页面， 帮助说明文档的内容展现形式可以是视频、WEB 页面、WORD 格式文档、PDF 格式文档等多种形式，帮助说明文档提供了对每一个功能的详细使用说明。 7.1.6.备份管理备份管理 为了保证系统在出现故障时能够快速的恢复应用及数据，同时降低在使用 系统时造成的数据损失，需要对 OA 系统数据进行备份。 备份主要针对单点的 NFS 中存储的公文正文及业务流转时的附件文件，