优秀班组长培训之时间管理培训.ppt

优秀班组长培训,之 时间管理,时间掌控能力测试,01. 你通常工作很长时间吗？ 02. 你通常把工作带回家吗？ 03. 你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 04. 如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？ 05. 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很 多压力？ 06. 你的案头有许多并不重要但长时间处理的文件？ 07. 你时常在做重要工作时被打断吗？,下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需要回答“yes”or“no”,时间掌控能力测试,10. 你在办公室用餐吗？ 11. 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 12. 你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完 它们？ 13. 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 14. 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 15. 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 16. 你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 17. 你是否忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标 一致的大事？,时间掌控能力测试,18. 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于 未来？,测试结果说明,12-16“yes”救命！你在时间管理上需改进 8-12 “yes”当心！你需要重新审视你的时间行为指南 4-8 “yes”可以！方向正确，但需要提高冲劲 0-4 “yes”恭喜！坚持并保留你的方法,目 录,警示人歌,时间就是生命、时间就是金钱,每一个人都应该去探索如何减少时间浪 费，以便有效地完成既定目标，延长自己 的有效生命。,浪费自己的时间就是“自杀”！,浪费别人的时间就是“谋杀”！,睡觉：21年,一 个 活 了 72 岁 美 国 人 的 时 间 账 单,个人卫生：7年,旅行：6年,学习：4年,打电话：2年,其它：3年,工作：14年,吃饭：6年,排队：6年,开会：3年,找东西：1年,案例分享：时间特性,时间的独特性,供给毫无弹性： 每一个人都应该去探索如何减少时间浪费，以便有效地完 成既定目标，延长自己的有效生命。,无法储蓄： 时间不像其它资源那样可以积蓄储藏。我们都必须消费时 间，所以无法节流。,时间的独特性,无法取代： 任何一项活动都有赖于时间的堆砌。因此，时间是无法取 代的。,无法失而复得： 时间一旦丧失，则会永远丧失。倘若挥霍了时间，无法象 失物一样失而复得。,什么是时间？,1930年胡适先生在一次毕业典礼上的演讲： “时间就是效率” “时间就是金钱” “时间就是生命” “一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”,胡适（1891.12.17 1962.2.24），汉族，徽 州绩溪县上庄村人。现代著名学者、诗人、 历史家、文学家、哲学家。因提倡文学革命 而成为新文化运动的领袖之一。,什么是时间管理？,“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完 成既定目标。,目 录,时间管理误区 之 工作缺乏计划,因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考； 不做计划也能获得实效； 不了解做计划的好处； 计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心； 不知如何做计划；,误 区 一,时间管理误区 之 组织工作不当,案例分享：忙人的恶性循环,时间管理误区 之 时间控制不够,案例分享：拖延商数测验,时间管理误区 之 整理整顿不足,案例分享：混乱的办公室,时间管理误区 之 进取意识补强,珍惜你的每一分钟 你的一分钟多少钱？,昨天 明天 今天,昨天是一张已被注销的支票,明天是一张尚未到期的本票,今天是随时可运用的现金，请善用它！,目 录,时间管理发展的四个阶段,案例分享：罗盘理论,目 录,时间管理六项原则 之 明确目标,案例分享：smart原则,时间管理的六项原则 之 有计划、有组织地工作,制定计划的步骤,确立目标 探寻完成目标的各种途径 选定最佳的完成方式 将最佳途径转化成月/周/日的工作事项 编排月/周/日的工作次序并加以执行 定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径和可行性,时间管理的六项原则 之 分清工作的轻重缓急,石块、碎石、沙子和水的故事,有下列四种东西要放到瓶里：沙子、石块、 碎石、水，为了充分利用瓶子的空间，你 会用什么样的次序放这四种东西？,事情的轻重缓急和瓶中的东西,时间管理的六项原则 之 合理地分配时间,故事分享：穆尔的故事,时间管理的六项原则 之 与别人的时间取得协作,时间管理的六项原则 之 制定规则、遵守纪律,目 录,打出余量,无论如何必须要做的事（会议等） 重要并想做的事（第2领域） 重要并应该做的事（第1领域） 归纳整理等杂事 其他时间（空余时间）,要点 如果不确保先做第2领域的事，那么最终结果肯定是只把第1、第3领域的事完成了 最初应预留出一定的空余时间 对于电话 . email等处理类工作可归纳整理后统一处理,限定自己做的范围,计划制定好后的时间分配，突发事件的应对！,自己马上应对,自己之后应对,委托人,不做,利用空余时间或相应调整其他工作,处理工作时按处理,品质 . 期限方面委托他人，自己承担责任,工作迅速的人，非常清楚这一点,选择,时间分配工具,时间安排表 jmi （just manage it）,关键路径法 cpm （critical path method）,案例分享：关键路径法,目 录,权力的艺术,目 录,故事分享：功亏一篑,“梦想” 和 “目标”,“梦想” 和 “目标”,why 要设定目标？,哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查，对象是一群智力、 学历、环境都差不多的年轻人，调查发现： 27%的人没有目标 60%目标模糊 10%有清晰但较短期的目标 3%有清晰且长期的目标,why 要设定目标？,27%没有目标的人,25年后调查发现,60%目标模糊的人,10%有清晰但较短 期目标的人,3%有清晰且长期目 标的人,社会的最底层，抱怨整个世界,社会的中下层面，安稳地生活与工 作,成为各行业的专业人士,成为社会各界的顶尖人士,目标设定案例,一个男孩今年六岁，他立志要当飞行员，他的父母也非常支 持他的理想。于是为他设定了培养目标。,thankyou,案例分享 时间特性,假设： 有一家银行每天早上都在你的帐户里存入￥86,400，可是每天的帐户余额都不能结转到明天，一到结算时间银行就会把你当日未用尽的款项全数删除 这种情况下你会怎么做？,当然： 每天不留分文地全数提领是最佳选择！ 你可能不晓得 其实我们每个人都有这样的一个银行，它的名字是时间(time) 每天时间银行会为你在帐户里自动存入86,400秒,返回,案例分享 忙人的恶性循环,返回,案例分享 拖延商数测验,请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案： a、非常同意 b、略表同意 c、略表不同意 d、极不同意 为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。 为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。 我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。 我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。 当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。 我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。 试图令他人为管理者执行不愉快的工作。 我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。,案例分享 拖延商数测验,我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理 所面对的困难任务。 10.在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。 “非常同意”评4分 “略表同意”评3分 “略表不同意”评2分 “极不同意”评1分 总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。 总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。 总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。,返回,案例分享 混乱的办公室,返回,案例分享 罗盘理论,罗盘理论又称指北理论，意思是将人的所有行动类似的比喻 为罗盘之中的指针，在人们在生活中没做出一个选择和决定 就像是人拿着罗盘向某个方向走动一步，可以想象，同样的 是走一步，罗盘的转动幅度可以是0-180度，而这个转动幅 度的大小就等于告诉我走出的们这一步让我们偏离北方这个 方向多少度，转动幅度越大说明我们方向偏离越大而我们就 离正北那个目标比走动前更远了。罗盘理被引入用到时间管 理之中就可以形象的说明生活中每一次选择和每一步行动都 将导致我们将是更加远离或者更加接近于我们的目标。,返回,案例分享 smart原则,绩效指标必须是具体的（specific） 绩效指标必须是可以衡量的（measurable） 绩效指标必须是可以达到的（attainable） 绩效指标是实实在在的，可以证明和观察(realistic) 绩效指标必须具有明确的截止期限（time-based） 无论是制定团队的工作目标还是员工的绩效目标都必须符合 上述原则，五个原则缺一不可。 制定的过程也是自身能力不断增长的过程，经理必须和员工 一起在不断制定高绩效目标的过程中共同提高绩效能力。,返回,故事资料 穆尔的故事,穆尔于1939年大学毕业后，在哥利登油漆公司找到业务员的工作。当时的月薪是 160美元，但满怀雄心壮志的他仍拟定了一个月薪1000美元的目标。当穆尔逐渐 对工作感到得心应手后，他立即拿出客户资料以及销售图表，以确认大部分的业 绩来自哪些客户。他发现，80%的业绩都来自于20%的客户中，同时，不管客户 的购买量大小，他花在每个客户身上的时间都是一样的。于是，穆尔的下一步就 是将其中购买量最小的36个客户退回公司，然后全力服务其余20%的客户。 结果如何？第一年，他就实现了月薪1000美元的目标，第二年便轻易地超越了这 个目标，而成为美国西海岸数一数二的油漆制造商。最后还当了凯利穆尔油漆公 司（kelly-moore paint company)的董事长。,故事资料 穆尔的故事,这个故事除了告诉我们树立正确的目标的重要性，还体现了 巴列特定律（也称80/20原理）：总结果的80%是由总消耗 时间中的20%所形成的。 按事情的“重要程度”编排行事优先次序的准则是建立在 “重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。,返回,案例分享 关键路径法,关键路径法(critical path method, cpm)是一种基于数学 计算的项目计划管理方法，是网络图计划方法的一种，属于 肯定型的网络图。关键路径法将项目分解成为多个独立的活 动并确定每个活动的工期，然后用逻辑关系（结束-开始、 结束-结束、开始-开始和开始结束）将活动连接，从而能够 计算项目的工期、各个活动时间特点（最早最晚时间、时差 ）等。在关键路径法的活动上加载资源后，还能够对项目的 资源需求和分配进行分析。关键路径法是现代项目管理中最 重要的一种分析工具。,返回,故事分享：功亏一篑,1952年7月4日清晨，美国加利福尼亚海岸笼罩在浓雾中。在海岸以西21英里 的卡塔林纳岛上，一位34岁的妇女跃入太平洋海水中，开始向加州海岸游去。 要是成功的话，她就是第一个游过这个海峡的妇女。这名妇女叫弗罗伦丝查 德威克。在此之前，她是游过英吉利海峡的第一个妇女。那天早晨，海水冻 得她全身发麻。雾很大，她连护送她的船都几乎看不到。有几次，鲨鱼靠近 了她，被人开枪吓跑了。她仍然在游着。 15个小时之后，她又累又冷，她知道自己不能再游了，就叫人拉她上船。她 的母亲和教练在另一条船上。他们都告诉她离海岸很近了，叫她不要放弃。 但她朝加州海岸望去，除了浓雾什么也看不到。几十分钟后，从她出发算起,故事分享：功亏一篑,也就是15个小时55分钟之后，人们把她拉上船。又过了几个小时，她渐渐觉 得暖和多了，这时却开始感到失败的打击。她不假思索地对记者说：说实在 的，我不是为自己找借口。如果当时我能看见陆地，也许我能坚持下来。人 们拉她上船的地点，离加州海岸只有半英里！查德威克一生中就只有这么一次没有坚持到底。两个月之后，她成功地游过同一个海峡。 查德威克失败的原困是因为她在浓雾中看不到目的地。如果那天没有大雾， 她就不会丧失信心而放弃最后的努力。这个故事告诉我们：要