采购、外协与新供应商评价控制程序.docVIP

采购、外协与新供应商评价控制程序版 本 号：A/1第 9 页 共 9 页修改履历表版本号修改概略起草审核批准修改日期发布日期保存部门文件状态 会签：会签部门会签人会签部门会签人会签部门会签人1 目的和适用范围通过对采购过程的有效控制，选择合适的供应商，并持续评价，使本公司供应商开发、采购和外包作业有章可循，以保证采购材料和外包产品、服务符合规定的质量要求。本程序适用于公司原辅材料外购件、外协件的供应商开发、采购和外包过程的质量控制。2 术语和定义无3 职责3.1采购部：采购部负责原辅材料采购，负责采购控制的归口管理，负责编制合格供应商名单，负责组织对供应商进行评价，建立供应商档案，并对供应商的供货业绩定期进行评价；负责将采购申请单制订过程中的输入资料和输出资料进行存档及分类管理，确保可追溯性；3.2采购部：负责组织产品研发部、质量小组以及相关需求部门相关人员对新供应商进行开发和评估，并对相关产品的用途、型号、价格、交期、质量等信息进行评估比对，确保采购顺利进行；3.3研发部负责编制采购物资技术标准“BOM表”，以及提供物料采购的技术相关要求及标准； 3.4 质量小组：负责采购物资的进货验证，并保存产品的验证记录；3.5 最高领导：审核对合格供应商评价结果，批准合格供应商名单。4 工作程序4.1供应商的开发4.1.1研发部提供采购要求“BOM表”，含采购产品的设计图纸、规格型号、采购规格书以及“环境物质控制”管理的相关要求。环境控制具体按环境管理物质控制程序执行。4.1.2采购部根据采购要求，寻找合格的供应商资源，并对供应商的相关资质进行验证，完成供应商基本信息调查，建立“供应商能力调查表”。4.1.3由采购部组织产品研发部、质量小组以及相关需求部门相关人员对新供应商进行开发和评估，采购部根据评估后的质量要求和申请部门提出的要求进行物资采购，并通过对物资的质量、价格、供货期、服务等进行比较，选择合格的供应商，并建立采购台帐保存相关记录。4.1.4在采购过程中，如果有关技术上需要与供应商沟通，由负责本项目的产品研发工程师及产品质量工程师与供应商进行技术、品质上的交流，使供应商对采购要求及质量管制部门能充分了解，并达成样品的检验或评判标准；同时要对供应商的技术、品质能力及管理体系进行充分了解，避免技术盲区。如果涉及保密，需提前与供应商签订保密协议，否则不可提供技术资料。4.1.5采购部负责具体采购过程的活动，可能涉及保密协议、合同（样品、批量）、质量保证协议、议价、订单、交期、付款方式、交货方式、进口报关、采购计划以及互相访问等各类事宜。与供应商所有的往来资料必须保存妥当，不可遗失。4.2供应商的初选和评定4.2.1 供应商的初选和评定应遵循以下原则：a）确定供应商评估标准；b) 识别潜在供应商；c) 筛选潜在供应商；d) 对筛选出的供应商的更多信息进行调查研究；e) 设定评价标准的权重并评定供应商等级；f) 对选定的供应商进行SWOT分析；g) 将结果录入公司供应商管理表中；h) 同供应商一起评价评估结果；i) 确定供应商发展战略；4.2.2 采购部根据产品特性寻找有能力的供应商，利用网络或电话咨询供应商进行初步的信息调查，必要时提供供应商相关能力信息委托研发技术人员进行信息评估。4.2.3 采购部填写供应商基本情况记录表,并附上相关书面证明材料（如体系认证证书或网站说明能够证实体系情况的网页打印页），然后组织研发部、质量小组以及相关部门人员进行供应商初选评定,确定供应商后，由部门经理审核，最高领导批准后,采购部通知初选供应商提供样品进行试验或验证。4.3 样品确认4.3.1新供应商根据提供的技术要求提供少量样品，采购部填写物料试用联络单及供应商相关信息、物质型号等栏目，转给质量小组，由质量小组根据进料检验规范对样品进行检验和测试，将检验和测试的结果填写在物料试用联络单及进料检验报告中，交付给研发部进行试用，研发部将试用结果填写在物料试用联络单中，试用合格后，经质量小组部门负责人审核，最高领导批准方可使用。如样品不合格可再送样，但最多不能超过两次。4.3.2 样品确认过程中经过质量小组全程进行试用结果跟进，确认样品最终检验和测试数据是否符合质量要求，并登记样品的使用途径，如用于产品的编号、规格等，便于追溯。4.3.3 样品确认过程中产生的不合格品按不合格品控制程序进行控制。4.3.4 如确认样品属外观件或不易检测，如有必要应保留少量样品作为封样，或拍照留存，作为以后进料检验的依据。4.4 列入合格供应商名单4.4.1 首批样品经产品研发部及质量小组确认合格的供应商，报部门经理审核、最高领导批准后采购部方可加入合格供应商名单。合格供应商名单应处于受控状态，保持动态更新。4.4.2 对同类的重要物资（A类）和一般物资（B类），应同时选择几家合格的供应商，采购部负责建立并保存合格供应商的质量记录。4.5 供货控制4.5.1采购部在批量采购时应选择合格供应商名单的供应商，当供应商产品出现严重质量问题，质量小组应向采购及供应商发出纠正和预防措施处理单，并在采购部进行备案，采购部负责对供应商整改进度进行督促，整改是否及时到位作为供应商评价的重要依据。4.5.2当同一家供应商两次发出处理单而质量没有明显改进的，质量小组有权取消其供货资格，通知采购部在合格供应商名单中删除该供应商名单。被取消资格的供应商，可在半年内提供整改文件，由采购部按4.3的步骤重新进行认可。4.6 供应商的评价、管理4.6.1为保证采购物资的质量稳定提高，必须对供应商进行评价及管理。其管理方式和程度取决于采购物资对随后的产品实现及最终产品的影响。4.6.2采购部根据采购物资的类别，对供应商进行分类，对提供关键物资、重要物资的供应商，应提供充分的书面证明材料，以证实其质量保证能力，可以从以下方面对供应商进行管理及评价：a）增大进货检验数量或实行全数检验；b）对于所有外购成品供应商、配件供应商、外协供应商、原材料供应商，需要签订质量协议；对于特殊情况无法签订质量协议，需要需求部门以及最高领导批准同意；c）供应商的营业证书及经营范围（营业执照）；d）对供应商进行质量管理体系审核或由供应商提供客观凭证（如体系认证证书等）；e）对环境管制的产品需供应商提供（绿色伙伴承若书）或SGS报告；f）对供应商质量保证能力实施定期、不定期的调查或评价（新供应商提供当前调查表）；g）了解同行业使用该供应商同类物资的情况，酌情处理检验事宜。4.6.3 供应商产品如出现严重质量问题，采购部应及时通知供应商，采取退货或调换等措施，发出纠正和预防措施处理单要求供应商进行改进，并对供应商进行重新评价，如在重新评论过程中发现供应商无明显改进，则取消其合格供应商资格。4.6.4对供应商实施每年一次评价、选择；平时实施动态管理，但新增加的供应商需组织产品研发部、质量小组以及相关人员进行评价，经过最高领导批准后方可实施；不能满足要求的供应商应及时对其提出改进要求，仍不能满足要求时，应取消其合格供应商资格。4.6.5 对顾客要求控制的采购产品，公司邀请顾客参加对供应商的评价和选择。4.6.6 采购部负责对供应商的评价结果和跟踪措施进行记录，并予以保存。4.7 采购物资的分类及供应商的评价标准4.7.1 在研发实现过程中，采购物资分为：A、B、C类；供应商评价标准分为：级、级、级进行管理,具体管理方法如下：a）重要物资（A类）：构成最终产品的主要部分或关键部分，直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致顾客严重投诉的物资。b）一般物资（B类）：构成最终产品非关键部位的物资，它一般不影响最终产品的质量或即使略有影响，但可采取措施予以纠正的物资。c）辅助物资（C类）：非直接用于产品本身的起辅助作用的物资，如一般包装材料等。4.7.2 采购部每年年底对A、B、C类物资合格供应商本年内实际供货情况进行评价，填写供应商业绩评价表，评价时按百分制：质量评分占60分（由质量小组提交给采购部），交货期评分占20分，其他（如价格、售后服务等）占20分。并按以下级别进行评定：+20按期交货次数采购物资的总次数总分=60采购物资合格的次数采购物资的总次数+20价格服务满意次数采购物资的总次数a）级供应商：“供应商业绩评定表”总分90分，且质量评分必须48分。b）级供应商：“供应商业绩评定表”在75分总分90分，且质量评分必须48分，c）级供应商：“供应商业绩评定表”总分75分。4.7.3 A类物资的评定结果为级供应商，直接列入“合格供应商名单”，优先采购；评价结果为A类级供应商，定为备选供应商，供货量应为级供应商的30%的采购量；若A类物资评价结果为级供应商，经质量小组及最高领导批准后取消其合格供应商资格。4.7.4 B、C类物质的评定结果为或级供应商，列入下年度“合格供应商名单”，并要求其改善，采购部对改善结果进行跟进确认，若评定结果为级供应商，经质量小组及最高领导批准后取消其合格供应商资格。注：已评定为的合格供应商名单需报最高领导批准后生效。4.8 对合格供应商的风险管理4.8.1 风险管理是公司通过对风险的识别和衡量，采用合理的经济和技术手段对风险进行处理，以最小的成本获得最大安全保障的一种管理行为。4.8.2 对供应商潜在风险的识别主要有合同签订风险、交货能力风险、环保供应商“R0HS”风险、运输风险、来料质量风险、售后服务风险等因素进行收集管理。 4.8.3 合同风险：采购人员在签订合同时，应对供应商主体资格进行审查，要明确供应商商标、组织形式、所有制性质、责任种类等基本情况。4.8.4 交货能力风险：为了预防供应商意外情况拖延交货期，采购人员应做好事前规划、事中执行、事后考核：a）事前应充分了解供应商的生产能力，设备状况，给予供应商合理的交货时间，要求其提供生产计划表或交货日程表，同时要准备好替代货源。b）事中要落实生产进度，加强交货前的催货工作，如有数量变更应及时通知供应商。c）事后要对交货期延迟的原因进行分析，对供应商所造成影响要予以追究，做好对其考评记录，视情况取舍其合格供应商资格。4.8.5 “R0HS”风险：采购部应按公司规定要求供应商提供相关的ROHS报告,质量小组应确认报告的有效性。4.9 物质采购控制4.9.1 采购部根据“BOM表”及研发技术要求生成采购合同,由经部门经理及最高领导审批后实施采购。4.9.2 采购部根据 “BOM表”、技术要求及环境管理要求，负责传递环境管理物质标准信息（包括：国际标准、国家标准、公司标准等）给供应商，确保采购产品符合环境物质管制标准。4.9.3 采购部负责向供应商获取最新版本的欧盟ROHS指令、收集有效的环境管理物质的检测报告（如SGS或CTI等第三方检测的报告）及产品安全数据表（MSDS），如不符合要求，则由采购部负责退回给供应商，产品环境品质合格率100%。4.9.4 供应商提供的有害物质检测报告有效期一年，到期前一个月由采购部发通知给供应商，要求其在到期前一个星期提供新的检测报。4.9.5 采购部根据采购申请表，按照采购物资的种类和数量要求，在合格供应商名单中选择合格供应商进行采购，或者按照研发部需求指定品牌型号寻求正规代理渠道或者原厂进行购买；4.9.6 若在合格供方范围内不能及时采购到相关物资时，可由采购员提出临时采购申请，经研发部及质量小组与相关部门评审，由部门经理及最高领导批准后，方可实施试行采购，对临时采购的物资应确保不采购“三无”产品（即无合格证、无生产公司名、无生产日期）。4.9.7 产品中化学物质管理的相关文件按照法律法规的规定期限规定进行保管。4.10 物资验证及送检4.10.1 仓库保管员在每批货物到厂时先检查是否随有采购单，核对供应商名称与采购单一致，方可进行点收，点收时应检查外包装、品名、规格、型号、数量是否正确，核对采购单与供应商的发货单一致，手续无误方可进入待检区。4.10.2 如有差错仓库保管员应及时通知采购部，采购部负责与供应商协商解决办法，在采购单上注明处理办法，并报采购部负责人批准，仓库保管员重新按照采购单进行点检，全部吻合后移入仓库待检区并通知质量小组安排检验。4.10.3 对顾客要求特殊检验的采购产品，采购部门应邀请顾客参加对供应商的评价和选择，对验证方法，在采购合同中应明确规定。4.10.4 仓库保管员在货物进入待检区后立即填写进货检验报告相关信息后交质量小组进行检验。4.10.5 质量小组收到送检通知后，及时安排检验人员进行检验和验证，具体按进料检验作业指导书的相关规定进行。4.10.6 进料检验和验证发现不合格时，按不合格品控制程序的相关规定进行处理，检验和验证合格后，仓库保管员办理入库手续。4.11 采购外包管理4.11.1 采购部组织研发部、质量小组以及相关人员应对供应商在设备、人员、环保、运输方面充分论证，预防出现非预期的异常现像。4.11.2 外包方管理及合格外包方管理按供应商业绩评定表执行，考评时应对外包风险进行控制，签订质量保证协议，每年至少对供应商考评一次，必要时可增加考评次数。 4.11.3 外包计划管理由产品研发部提供技术要求及相关技术支持，质量小组提供质量管理要求，采购部根据研发部及质量小组的技术要求及质量要求下达外包计划，并依据合格供应商名单，挑选最佳外包供应商，采购部负责对外包过程的进度状态及相关信息进行跟踪。注：外包实施需采购部组织相关评审后经部门经理批准方可执行。4.12 外包