《秘书学概论》第一章绪论.ppt

第一章 绪论 *1 第一章 绪论 本章要点与要求： w了解秘书的基本涵义，为秘书学的学习建立 扎实的理论基础 w了解秘书的类别与层次，秘书的职业特征与 社会地位，为从事秘书工作做好心理准备 w掌握秘书学的涵义、研究对象和研究方法 Date2 第一节 秘书的涵义 一、我国关于“秘书”涵义研究的历史沿革 辞海对“秘书”一词的解释有五层涵义： 职务名称之一 古代官名 在使馆中介于参赞和随员之间的外交人 员 宫禁里的藏书 指谶纬图箓等书 Date3 第一节 秘书的涵义 在我国，“秘书”一词最早出现在汉代，当时 这两个字的具体涵义是指宫中秘藏之书，也就 是保存在皇宫中的秘密收藏的图书资料。这时 的秘书的涵义是指物而不是指人。 公元2世纪，在东汉后期，桓帝设立了专门 管理这些宫中秘藏之书的机构，名之为“秘书监” ， “秘书”一词在这个时候开始完成由指物到指 人的转变，但与现代秘书的含义有着本质上的 不同 Date4 第一节 秘书的涵义 1912年辛亥革命以后，孙中山等成立中华 民国临时革命政府，这时出现的秘书才是真正 的具有现代意义的秘书。 中华人民共和国成立以后，秘书的涵义一 直被当作行政职位来看待，他们的身份一般都 是国家公职人员。 Date5 第一节 秘书的涵义 二、国外对秘书涵义的看法 在西方，“秘书”一词源于拉丁文 “secretaries”，原始的意思是“可靠的职员”。 在英语中“秘书”的写法是“secretary”，翻译 成汉语可以有两种解释：一是大臣，一是书记 。 国际秘书联合会对秘书的涵义则给与了这 样的说明：“秘书应是主管人员的一位特殊助手 ，他（她）掌握办公室工作的技巧，能在上司 没有过问的情况下表现出自己的责任感，以实 际行动显示出主动性和正确判断能力，并且在 所给予的权力范围内做出决定” Date6 第一节 秘书的涵义 国际职业秘书组织对秘书涵义的理解是：“ 具有熟练的办公室工作能力，不需要上级敦促 即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授 权范围内作正确决定得到经理助手”。 在日本，秘书学研究者则认为秘书是“帮助 与处理各种事务的工作人员”，表明秘书工作范 围和内容必须随着领导者的工作变化而变化。 Date7 第一节 秘书的涵义 三、当今社会对秘书涵义的定位 在我国，对秘书涵义的探讨是从20世纪80年代 开始的。当时影响比较大的是王千弓先生的“职务说 ”和张金安、常崇宜先生的“助手、参谋说”。这两种 秘书涵义的定位对秘书概念的理解都具有鲜明时代 特点，其价值表现在以下三个方面： 第一，这两个涵义都比较准确地阐释了秘书的 职责。 第二，涵义对秘书的工作内容都做了比较全面 的概。 第三，都认识到的秘书地位的从属性。 Date8 第一节 秘书的涵义 20世纪90年代，我国关于秘书涵义的研究又有了 新的进展。 秘书的涵义随着迅速发展的秘书学理论研究而不 断完善，虽然距离给秘书一词下科学结论的目标还比较 远，但研究者们已经在以下三个方面达成了一定的共识 ： 首先，明确了秘书在我国目前既是行政职位，同 时也是一门社会职业。 其次，明确了秘书的职业岗位归属：处于一个单 位的中枢机构，直接为领导工作提供各类服务。 第三，对秘书的工作内容和职责的认识趋于共同 ：秘书服务的根本对象是领导者，秘书活动的基本方式 是处理信息和各类具体事务，秘书活动的根本性质是辅 助。Date9 第一节 秘书的涵义 四、秘书的类别与层次 （一）关于秘书的纵向分类 所谓纵向分类，主要是针对秘书工作职责 范围的大小及所承担责任的轻重的不同，从纵 向角度上划分出的秘书不同的层次级别。 初级秘书：是指一般日常行政事务的工作 人员，主要办理接待、联络、值班、文书处理 、会务服务等，他们不一定有秘书的职称，也 不一定有明确的分工，但通常也被称为秘书工 作人员。 Date10 第一节 秘书的涵义 中级秘书：是指有明确的工作分工，在办 公室内部从事文字工作、信息工作的秘书。他 们主要负责文稿起草、公文办理、信息整理、 调查研究等工作。 高级秘书：主要是指秘书机构的领导、办 公室主任、一些公司、企业的行政总监等。这 一级别的秘书的职责基本是参与政务和管理事 务两个方面，他们不仅是组织和机构中领导的 重要助手，同时也可以是领导中枢的重要成员 。 Date11 第一节 秘书的涵义 w在国外，秘书人员根据其资格和条件的不同 以及承担责任的大小，也在纵向上有着不同层 次的划分。比如在英国，就将属于政府文官系 统的秘书分为四个等级： 1行政级。 2执行级。 3文书级。 4助理执行级。 Date12 第一节 秘书的涵义 （二）关于秘书的横向分类 w所谓秘书横向分类，主要是指秘书所在单位或部门 需要秘书具备的专业知识加以分类，也就是对在不同 的社会行业或岗位群就职的秘书加以分类。依照这样 的分类方法，我们可以概括地将秘书大致分为这样几 类： 1政务秘书。 2企业秘书。 3司法秘书。 4教学秘书。 5医学秘书。 6技术秘书。 Date13 第二节 秘书的职业特征 一、服务领导直接化 秘书工作为领导工作提供各方面的服务，而这种 服 务的最大特点是“点对点”的形式。 二、业务知识专门化 现代秘书业务不仅要求秘书人员具有良好的写作 能力，同时也要求秘书掌握信息处理、调查研究、会 务管理、信访接待、沟通协调等多方面的业务知识和 现代化办公技能。 三、工作效益间接化 秘书的劳动成果总是以组织的名义或领导的名义 公诸于世。 Date14 第二节 秘书的职业特征 四、秘书工作职业化 就是指秘书人员所从事的工作相对稳定，并成为 他们的主要谋生手段。 五、资格认定制度化 1997年8月20日，中华人民共和国劳动部颁发了 秘书职业技能标准（试行），并于1998年9月在 全国十省、市、自治区举行了首次秘书资格鉴定工作 。这标志着我国秘书任职资格审查走上了制度化道路 。 Date15 第二节 秘书的职业特征 六、秘书人员女性化 女性从事秘书工作具有明显的优势，她们语言表 达能力强，心细手巧，在文函管理、通信打字、接待 来访等秘书常规事务中，能够起到男性雇员无法代替 的作用。 七、从业人数扩大化 随着现代行政管理效率的提高，秘书部门的作用 正在继续加强，即使在党政领导机关中，秘书人员的 数量也呈增长的趋势。 Date16 第三节 秘书学 一、关于秘书学的含义 秘书学是研究秘书工作和秘书活动规律的学科，是 一门综合性、应用性的科学。 二、秘书学的研究对象 （一）“秘书工作”说 秘书学“以秘书工作为研究对象，是研究秘书工 作的产生、发展、特点、任务、原则和方法的一门新 科学”。 （二）“对象多元”说 “秘书学以秘书、秘书机构和秘书工作为研究对 象”。 Date17 第三节 秘书学 （三）“辅助管理”说 秘书学是研究秘书如何进行辅助性管理活动的 一门科学。 （四）秘书现象说 秘书学科的研究对象只能是社会的秘书现象。 （五）秘书行为说 秘书学的研究对象是秘书行为。 Date18 第三节 秘书学 w秘书学的研究对象，包括秘书工作和秘书人员两个 方面的内容。而围绕着秘书工作和秘书人员的研究， 可以派生出以下几个方面的有关秘书学的具体研究对 象： 1对秘书学基本理论的研究。 2对秘书人员的研究。 3对秘书具体业务的研究。 4。对秘书专业技术的研究。 5对中外秘书史的研究。 6研究秘书学与相邻学科的关系的研究。 Date19 第三节 秘书学 三、秘书学研究的现状 秘书学在我国的学科领域中还属于新兴学科。 但是我国的秘书学研究一旦起步，发展起来非常迅速 ，其成果表现在以下两个方面： （一）围绕着秘书教学实践进行了大量的研究 （二）秘书学的研究已经在全国范围内蓬勃兴起 Date20 第三节 秘书学 四、秘书学研究的方法 研究秘书学的常用方法有以下几种： （一）系统分析的方法 （二）纵横比较的方法。 （三）理论联系实际的方法 （四）经典案例分析法。 Date21 第三节 秘书学 五、秘书学与相关学科的关系 w在诸学科中，与秘书学联系最为密切的学科是管理 学、领导科学、行为科学、写作学、文书学、档案学 等。 w管理学是研究管理活动的特点和规律及其应用一门 科学。由于秘书部门大多属于辅助决策、参与管理的 部门，秘书活动也是一种特殊的管理活动（辅助管理 活动），秘书工作也成为管理工作的一个重要组成部 分，在很大程度也需要管理学理论的指导。所以现在 人们普遍都把秘书学作为管理学的分支学科。 Date22 第三节 秘书学 w领导科学是以领导活动为研究对象，探讨领导活动 的特点和领导活动产生、变化、发展规律的科学。秘 书工作历来在领导工作中占有重要地位，秘书的基本 职责是领导的参谋与助手，处在一种辅助领导工作的 特殊位置上，秘书工作的好坏会直接影响到领导活动 的效果。领导科学与秘书学在研究对象上既不能相互 替代，但却又有着许多不可分割的联系。 Date23 第三节 秘书学 w行为科学是研究人类行为规律的一门综合性的交叉 科学。秘书学科应该是人性化的、伦理的行为科学， 是行为科学的分支学科，行为科学的基本理论对于研 究更为具体的秘书行为，建立秘书行为的理论体系， 帮助秘书有效地规范自身行为，协调处理人际关系， 都有着积极的促进作用和重要参考价值。 w写作学是研究文章形成的特点与规律的科学。秘书 学研究秘书工作这一对象时，常常要涉及到有关写作 的问题。这说明，秘书学虽然并不把写作作为专门对 象来研究，但二者的联系是不容忽视的。 Date24 第三节 秘书学 w文书学是研究文书的形成与运行规律的科学。档案 学是研究档案的形成与运行规律的科学。而通过文书 处理和档案管理来为领导服务正是秘书工作的重要内 容，同文书与档案打交道也是秘书人员的基本技能， 因此研究秘书学也同样离不开文书学、档案学。 Date25 第三节 秘书学 w公共关系学是研究行政管理和经营管理活动中如何 与公众进行双向传播与沟通的一门应用性学科。秘书