[工作计划]会议纪要和会议记录的区别与联系.docVIP

会议纪要和会议记录的区别与联系第一部分会议纪要会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要不同于会议记录。会议纪要对企事业单位、机关团体都适用。概念区分会议纪要与会议记录是两个不同的概念，二者的区别十分明显。从应用写作和文字处理的角度来探 析，二者截然不同。会议纪要是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴，必须遵循应用写作的一般规律，严格按照公文制发处理程序办事。而会议记录则只是办公部门的一项业务工作，属于管理服务的范畴，它只需忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性，其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码事。二者在载体样式、称谓用语、适用对象、分类方法、内容重点以及处理方式等诸多方面都有明显区别。1 主要分类1、工作会议纪要。它侧重于记录贯彻有关工作方针、政策，及其相应要解决的问题。如，全国民族贸易和民族用品生产工作会议纪要，全省基本建设工作会议纪要。 2、代表会议纪要。它侧重于记录会议议程和通过的决议，以及今后工作的建议。如省第一次盲人聋哑人代表会议纪要。 3、座谈会议纪要。它内容比较单一、集中，侧重于工作的、思想的、理论的、学习的某一个问题或某一方面问题。如，十省区、十个路局整顿治安座谈会纪要。 4、联席会议纪要。它系指不同单位、团体，为了解决彼此有关的问题而联合举行会议，在此种会议上形成的纪要。它侧重于记录两边达成的共同协议。 5、办公会议纪要。对本单位或本系统有关工作问题的讨论、商定、研究、决议的文字记录，以备查考。 6、汇报会议纪要。这种会议侧重于汇报前一段工作情况，研究下一步工作，经常是为召开工作会议进行的准备会议。 7、技术鉴定会纪要。 8、科研学术会议纪要，包括年会纪要。2 会议纪要的特点1.纪实性。会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实，不能随意增减和更改内容，任何不真实的材料都不得写进会议纪要。 2.概括性。会议纪要必须精其髓，概其要，以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。既要反映与会者的一致意见，又可兼顾个别同志有价值的看法。有的会议纪要，还要有一定的分析说理。 3.条理性。会议纪要要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括，使之眉目清晰、条理清楚。 结构形式一、会议纪要的标题有两种格式：一是，会议名称加纪要，也就是在“纪要”两个字前写上会议名称。如，全国财贸工会工作会议纪要；又如，吉林省工商行政管理局长会议纪要。会议名称可以写简称，也可以用开会地点做为会议名称。如，京、津、沪、穗、汉五大城市治安座谈会纪要，又如，郑州会议纪要。二是，把会议的主要内容在标题里揭示出来，类似文件标题式的。如，关于加强纪检工作座谈会纪要；又如，关于落实省委领导同志批示保护省级文物七级浮屠塔问题的会议纪要。 二、开头部分简要介绍会议概况，其中包括： (1)会议召开的形势和背景； (2)会议的指导思想和目的要求； (3)会议的名称、时间、地点、与会人员、主持者； (4)会议的主要议题或解决什么问题； (5)对会议的评价。 三、文号、制文时间文号写在标题的正下方，由年份、序号组成，用阿拉伯数字全称标出，并用“【】”括入，如：【2004】67号。办公会议纪要对文号一般不做必须的要求，但是在办公例会中一般要有文号，如“第XX期”、“第XX次”，写在标题的正下方。 会议纪要的时间可以写在标题的下方，也可以写在正文的右下方、主办单位的下面，要用汉字写明年、月、日，如“二二年八月十六日”。 四、正文部分它是纪要的主体部分，是对会议的主要内容、主要精神、主要原则以及基本结论和今后任务等进行具体的综合和阐述。 怎样才能写好正文部分？也就是说，要掌握点什么要领与方法，是否可以这样： (1)要从会议的客观实际出发，从会议的具体内容出发，抓中心，抓要点。抓中心就是抓住会议中心思想、中心问题、中心工作；所谓要点，就是会议主要内容。要对此进行条理化的纪要。 (2)会议纪要是以整个会议的名义表述的，因此，必须概括会议的共同决定，反映会议的全貌。凡没有形成一致意见的问题，则需要分别论述并写明分歧之所在。 (3)要掌握并运用马列主义的基本理论与党的方针、政策对会议进行概括与总结。它是贯穿在纪要始终的一条红线。 (4)为了叙述方便，眉目清楚，常用“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“与会人员一致表示”等词语，做为段落的开头语。也有用在段中的，仍起强调的作用。 (5)属于介绍性文字，笔者可以灵活自由叙述，但属于引用性文字，必须忠实于发言原意，不能篡改，也不可强加于人。 (6)小型会议，侧重于综合会议发言和讨论情况，并要列出决议的事项。大型会议内容较多，正文可以分几部分来写。常见的有三种：一是概括叙述式；二是分列标题式；三是发言记录式。 五、结尾部分一般写法是提出号召和希望。但要根据会议的内容和纪要的要求，有的是以会议名义向本地区或本系统发出号召，要求广大干部认真贯彻执行会议精神，夺取新的胜利；有的是突出强调贯彻落实会议精神的关键问题，指出核心问题；有的是对会议做出简要评价，结合提出希望要求。 格式内容1、标题。由会议名称+会议纪要构成。 2、导言。介绍会议召开的基本情况，如时间、地点，参加 人，讨论的问题。 3、会议的成果及议定的事项。应逐项列出。2 4、希望。 注意问题1 要突出中心。 2 注意吸收正确意见。 3 要条理化、理论化。 4 要忠于会议的实际内容。 5 要认真做好会议记录，详尽地占有材料；并且要认真研究会议的精神，以便对材料正确取舍，合理删减。 6 会议纪要是与会者共同意志的体现，落款应是全体与会单位，故不写落款，不加盖公章，与会者带回去执行就行了。2 范例参考关于协调解决沙面大街56号首层房屋使用权问题的会议纪要 第XX号 xx年2月2日上午，市政府办公厅x x x主任主持召开会议，协调解决沙面大街56号首层房屋使用权问题。参加会议的有省政府办公厅交际处、广东胜利宾馆、市商委、市国土房管局、二商局、市外轮供应公司等有关部门的负责同志。 会议认为，沙面大街56号首层房屋使用权的问题，是在过去计划经济和行政决定下形成的历史遗留问题。早几年曾多次协调，虽有进展，但未有结果。最近，按照省、市领导同志向前看、了却这笔历史旧账的批示精神，在办公厅的协调下，双方本着尊重历史，面对现实，互谅互让的原则，合情合理地提出解决这宗矛盾的方案。 经过协商、讨论，双方达成了一致的认识。会议决定如下事项： 一、市外轮供应公司应将沙面大街56号房屋的使用权交给胜利宾馆。 二、考虑到市外轮供应公司在56号经营了30多年， 已投入了不少资金，退出后，办公地方暂时难以解决，决定给予其商品损耗费、固定资产投资和搬迁费等一次性补偿费用共95 万元。其中省政府办公厅和广东胜利宾馆负责80万元；考虑到省政府领导曾多次过问此事和省、市关系，另15万元由广州市政府支持补助。 三、省政府办公厅和胜利宾馆的补偿款于1994年2月7 日前划拨给市外轮供应公司。市政府的补助款于3月5日左右划拨，市外轮供应公司应于2月15日开始搬迁，2月20 日前搬迁完毕并移交钥匙。 四、市外轮供应公司原搭建的楼阁按房管部门规定不能拆迁。空调器和电话等2月20日前搬迁不了的，由胜利宾馆协助做好善后工作。 会议强调，双方在房屋使用权移交中要各自做好本单位干部群众的工作，团结协作，增进友谊，保证移交工作顺利进行。 X X市政府办公厅 X X年X月X日 3浅论会议纪要的性质及其可诉性会议纪要作为一种重要公文，为广大行政机关所普遍运用。由于我国现行的法律法规对会议纪要性质的界定不够全面和明确，实践中，一些行政机关在制作会议纪要时呈现出较大的随意性和不平衡性，出现了一些不规范的公文纪要，引发了不少行政争议。本文探讨了会议纪要的性质及其可诉性问题，与广大同行共勉。一、会议纪要的性质及其制作中存在的问题什么是会议纪要？会议纪要具有何种特点？它应当具备何种形式和实质要件？应当记录何种内容？它的发布程序和范围及其法律后果如何？我国有关法律法规对这些问题都没有涉及。实践中对这些问题的界定一直处于不完全确定的状态。笔者认为，会议纪要是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书，用于记载和传达行政机关有关会议情况和议定事项，是行政机关公务活动的重要载体和工具，与行政机关制发的“决定”、“命令”等具有相同的法律效力。 然而实践中出现的一些不规范的公文纪要带有越来越多的非“公文”特征，它不是相对原则和抽象的，仅仅提供处理问题的原则和方法，而是对所谓的“具体问题和专项事宜”作出最终规定或实体决定，越权代替下级机关直接作出决定。如某县政府的会议纪要直接决定对城区某一道路进行改造，为保证改造工程按期完成，会议纪要还规定了具体的拆迁期限和补偿标准。这种情况下的会议纪要完全背离了其“公文”特征，演变成一种典型的具体行政行为。这些会议纪要由于侵犯了有关的行政管理相对人的合法权益，行政管理相对人会通过适当的程序、在适当的场合表达他们的意愿。于是，针对会议纪要的纠纷产生了，由于缺乏足够的思想准备，许多行政机关往往在突如其来的“ 纠纷”面前手足无措，无所适从。二、会议纪要的可诉性问题实践中，有些行政管理相对人将会议纪要作为一项独立存在的具体行政行为，就其合法性和合理性问题提出行政复议申请或行政诉讼。这就涉及到会议纪要的可诉性问题。对此应当如何处理，办案法官认识不一。笔者认为，会议纪要本身的“记载”功能显然不是也不能是对会议内容的简单复制，“记载”的过程应当是一个浓缩、提炼和加工的过程，它所记载的应当是处理某一具体问题的原则和办法，只对下级行政机关处理具体事务提供指导性意见，没有代替某一特定行政机关的具体行政行为，不是解决该具体问题的最终决定。它是一种抽象行为，是行政机关的决策行为，其本身并不当然具有可诉性。以某县政府的会议制度为例，根据有关规定，需要制作会议纪要的县政府会议大体有四类，分别是县政府全体会议、县政府常务会议、县长办公会议和县政府专题会议。其中，县政府全体会议、县政府常务会议和县长办公会议有一个共同的事项是对县政府工作或日常工作中的重大事项进行讨论和作出决定，这一讨论和决定的过程，是制定政策的过程，是纯粹意义上的行政决策行为，不具有可诉性。因此，规范的会议纪要不具有可诉性。是不是所有的会议纪要都不具有可诉性呢？答案并不尽然。笔者认为，不规范的会议纪要却具有可诉性。实践中一些会议纪要不恰当地对具体的问题作出具体的规定，引起不必要的行政争议。还是以县政府的会议制度为例，按照规定县政府专题会议的主要任务是研究、协调、处理县政府日常工作中的具体问题和专项事宜，如果内容记载不当，就所谓“具体问题和专项事宜”作出最终规定或实体决定，或者发布程序不完备，有“责成有关行政机关遵照执行”等内容，有关行政机关以此作为执法依据进而侵犯行政相对人的合法权益，就会产生可诉性问题。人民法院在审理涉及会议纪要的行政案件过程中，应当就这类会议纪要的合法性问题作出判定，对依据该会议纪要作出的具体行政行为依法予以撤销或变更，维护行政管理相对人的合法权益。在全民法律意识不断提高、依法行政的要求愈加严格的环境下，依法公正高效地审理好涉及会议纪要的行政案件，对于改进和规范“纪要”行为，切实提高纪要水平，化解行政争议，都具有重要意义。第二部分会议记录在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，就形成了会议记录。“记”有详记与略记之别。略记是记会议大要，会议上的重要或主要言论。详记则要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠“录”。“录”有笔录、音录和影像录几种，对会议记录而言，音录、像录通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。笔录也常常要借助音录、像录，以之作为记录内容最大限度地再现会议情境的保证。基本概述记录人员在开会前要提前到达会场，并落实好用来作会议记录的位置。安排记录席位时要注意尽可能靠近主持人、发言人或扩音设备，以便于准确清晰地聆听他们的讲话内容。从某种程度上讲，记录人员比一般与会人员更为重要，安排记录席位要充分考虑其工作的便利性。（节选自应用写作2005年第4期做好会议记录的技巧和注意事项） 基本要求一、准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质。 二、详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。如果是群众性大会，只要记参加的对象和总人数，以及出席会 议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议，出席对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。 三、忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。 记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要记录发言要点，即把发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主要事实、结论，对别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必“有闻必录”。某些特别重要的会议或特别重要人物的发言，需要记下全部内容。有录音机的，可先录音，会后再整理出全文；没有录音条件，应由速记人员担任记录；没有速记人员，可以多配几个记得快的人担任记录，以便会后互相校对补充。 四、记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。 会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意。 记录重点会议记录应该突出的重点有： （1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动； （2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解； （3）权威人士或代表人物的言论； （4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论； （5）会议已议决的或议而未决的事项； （6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。 注意事项1、真实、准确： 要如实地记录别人的发言，不论是详细记录，还是概要记录，都必须忠实原意，不得添加记录者的观点、主张，不得断章取义，尤其是会议决定之类的东西，更不能有丝毫出入。真实准确的要求具体包括：不添加，不遗漏，依实而记；清楚，首先是书写要清楚，其次，记录要有条理 。 2、要点不漏，突出重点： 记录的详细与简略，要根据情况决定。一般地说，决议、建议、问题和发言人的观点、论据材料等要记得具体、详细。一般情况的说明，可抓住要点，略记大概意思。 3、始终如一： 始终如一是记录者应有的态度。这是指记录人从会议开始到会议结束都要认真负责地记到底。 4、注意格式： 格式并不复杂，一般有会议名称。会议基本情况，基本情况包括：时间、地点、出席人数、主持人、缺席人、记录人。会议内容，这是会议记录的主要部分，包括发言、报告、传达人、建议、决议等。 凡是发言都要把发言人的名字写在前。一定要先发言记录于前，后发言记录于后。记录发言时要掌握发言的质量，重点要详细，重复的可略记，但如果是决议、建议、问题或发言人的新观点要记具体详细。 写作技巧一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。 一快，即记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势，斜一点写。 二要，即择要而记。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。就记一句话来 会议记录说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性，一篇好的记录应当独立成篇。 三省，即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分，比如但是只记但，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。 四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名，二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字；三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字；四可用汉语拼音代替生词难字；五可用外语符号代替某些词汇，等等。但在整理和印发会议记录时，均应按规范要求办理。 特点（一）综合性。会议纪录是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本特点。 （二）指导性。这一特性包含两层含义：一是会议本身的权威性；二是会议纪录集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪录一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。会议纪录还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。 （三）备考性。一些会议纪录主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报情况，必要时可作查阅之用。 分类按照会议性质来分，会议纪录大致有办公会议记录、专题会议记录、联席（协调）会议记录、座谈会议记录等。 办公会议记录是记述机关或企业、事业单位等对重要的、综合性工作进行讨论、研究、议决等事项的一种会议纪录。办公会议纪录一般有例行型办公会议记录，即记述例行办公会议情况及其议决事项的会议纪录，以及现场办公会议纪录，即为解决某重大问题而召集有关方面和有关单位在现场研究、议决或协商的办公会议纪录。