高效的时间管理.ppt

时间管理 高效完成任务的技巧 时间管理的三个基本事实： n个人的时间总是稀缺的 n时间不可能完全被我们自主控制 n计划赶不上变化 在此次课题中，我们将分享到: n时间管理是什么 n时间管理为什么 n时间管理怎么做 一、时间管理是什么？ 时间是什么： nT：target 目标和任务 nI：integrate 整合 nM：management 管理 nE： executive 执行 时间管理是什么? n n 时间管理是：时间管理是： 不可逆转的交换 无意识的速度认知 缺陷 挑战习惯性拖延 获得丰满人生 n n 时间管理不是：时间管理不是： 工具主义 形式主义 表格主义 文牍主义 二、时间管理为什么？ 时间管理能给我们带来什么？ n时间管理是为了： 工作与生活的平衡 获得现实适当的回报 更多的知识经验，对未来更强的掌控力 丰富圆满的人生体验 获得一颗宁静、宽容、敬畏、感恩的心 为此，我们要： n学习优先矩阵，建立轻重缓急概念 n理解重要与紧迫的区别，学会专注 n帕雷托原则在时间管理中的运用：找到工 作中的长远性问题，识别主要矛盾 n分析自己在工作中产生忙乱的根源，并分 析其主观性 n克服惰性，时间与任务的管理需要从“自 己”开始 三、时间管理怎么做？ 时间管理 n体验环节： 案例分析： 邓先生的故事 问题： n1、到现在为止，邓先生有没有可能解决他遇 到的问题？为什么？ n2、造成目前情形的主要原因是什么？ n3、这个案例可以给我们哪些启发？ 我们的时间有可能浪费在哪里？ n浪费时间的十五个贼： 最厉害的五个贼 最致命的五个贼 最难对付的五个贼 问问自己，哪些“贼”就在我的身边？到底 该如何进行改善？ n最厉害的“贼” n 工作中间的电话 n 突如其来的来访者 n 无效的会议 n 环境与政策的影响 n 缺乏目标、优先完成的最后期限 浪费时间的十五个“贼” n最致命的“贼” n 没有方向感和程序感，想到什么做什么 n 没有有效的任务分解 n 满足于现状，没有压力感和动力感 n 计划赶不上变化 n 缺乏有效的个人约束或管理 浪费时间的十五个“贼” 最难对付的“贼” n个人性格缺陷 n没有对目前所从事事业的高度狂热感 n老好人，不会说“不” n疲倦，意志消沉、体力不支 n个人能力不足 浪费时间的十五个“贼” 有关时间管理的改善 n那么，对时间管理进行改善到底涉及哪几个方 面呢？应该从哪里开始呢？ 有关时间管理金字塔 有效时间管理模型 1、恰当保持合理有序的日常工作状态 2、逻辑善于思考和推理，从根本上快速解决 问题 3、沟通老话题遇到的新问题 4、关系愉快的团队管理，愉悦的协作体验 5、适应让自己与环境高度匹配，让自己与工 作一同成长 有效时间管理模型 1、恰当保持合理有序的日常工作状态 案例分享： n1、失败者的故事 n2、成功者的故事 采取行动： 1、追问：自己必须随时追问自己的五个问题 2、核心：“恰当”包含着什么东西 3、厘清：保持工作合理性的第一步 、分解：保持工作合理性的第二步 、计划：保持工作合理性的第三步 有效时间管理模型恰当 1、追问：自己必须随时追问自己的五个问题 我的工作意愿如何？ 我的工作目的是什么？ 我的核心能力在哪里？ 我的工作适配性如何？ 我的工作资源有哪些？ 有效时间管理模型恰当 2、核心：“恰当”包含着什么东西 处于恰当的原因 在恰当的时间和地点 面对恰当的对象 以恰当的方式 做恰当的事情 有效时间管理模型恰当 3、厘清：保持工作合理性的第一步 厘清五个细节： 目标 任务 期望 标准（规则） 职责 有效时间管理模型恰当 、分解：保持工作合理性的第二步 分解的五个动作： 熟化 文化 优化 转化 固化 有效时间管理模型恰当 、计划：保持工作合理性的第三步 计划的五个部分： 每日 每周 每月 每季 每年 有效时间管理模型恰当 1.开个头，获得做下去的快感和信心 2.巨大的工程或计划就每天做一点 3.事务性工作在状态较差的时候做，创造性工 作在最佳状态的时候做 4.阶段性目标达成时记得犒劳自己 5.改掉拖延的习惯 有效时间管理模型恰当 保持工作合理性的五个细节 有效时间管理模型 逻辑善于思考和推理，从根本上快速解决问题 n1、节约时间的关键：面对问题，第一次 就做对，第一次就做好 n2、做问题的预警者和解决者，不要成为 问题的制造者 n3、发挥创造力 n4、学习如何分析问题和解决问题 n 问题本质分析 n 问题关联度分析 n 问题解决对策分析 有效时间管理模型逻辑 有效时间管理模型 3、沟通老话题遇到的新问题 n1、沟通就是润滑剂：减少摩擦与冲突，建立良性 的协作氛围，就是节约时间、快速完成任务的关键 ，千万不要让沟通成为效率的障碍 n2、案例分享1：综合沟通的技巧 n3、案例分享2：对象沟通的技巧 n4、案例分享3：情景沟通的技巧 有效时间管理模型沟通 1）、高效协作沟通的五个启示 n启示1: 要么事先沟通，要么及时沟通，千万不 要让任务拖到最后变成一种压力 n启示2：善于分解，让每次沟通都能得到成果 n启示3：及时表达自己的权益要求，保持对最终 协议的推进状态 n启示4：一定要确认，反馈 n启示5：追求双方都可以接受的结果（双赢） 2）、与同事高效沟通的五个关键 n1、关键1：同事就是我们的客户，不要忽略客户 的需求，更不能忽视倾听 n2、关键2：主题单一，内容简洁，切忌啰嗦 n3、关键3：尽可能使用多种沟通方式 n4、关键4：从谁那里开始，到谁那里结束 n5、关键5：没有反馈，等于没有沟通 n1、时机技巧：预约与询问，因为上司比我们更忙 n2、复述技巧：事前厘清确认，好过事后解释 n3、确认技巧：有疑问、有要求、有建议一定要及 时提出，以进一步确认 n4、书面技巧：尽可能白纸黑字，并标注性质、时 间与紧迫程度 n5、报备技巧：主动向上司提前报告，避免沟通障 碍风险 3）、与上级沟通的五个技巧 4）、与客户高效沟通的五个要点 n1、要点1：倾听，体验式地倾听（澄清、释义 、共鸣、专注、反馈） n2、要点2：给出并得到清楚的定义、数据或事 实，永远不要主观臆断式的猜测 n3、要点3：问中带说，说中带问，层层推进， 步步为营 n4、要点4：避免使用过多行话或技术术语 n5、要点5：注意客户的非口头性暗示 5）、跨部门沟通的五个原则 n1、原则1：平等，相互尊重，相互欣赏 n2、原则2：换位，多站在别人的角度考虑问题 n3、原则3：学习，做到知己知彼，避免说大话、 说蠢话，说空话 n4、原则4：结果，从一开始起做到以解决问题为 导向，尽可能对事不对人 n5、原则5：真诚，既要有勇气据理力争，又要有 勇气坦然认错；既要有智慧发现问题，更要有智 慧解决问题 有效时间管理模型 4、关系愉快的团队管理，愉悦的协作体验 n1、怎样与你的老板一起愉快工作 n2、怎样与你的同事一起愉快工作 n3、怎样与你的下属一起愉快工作 n4、怎样赢得主动权与控制权 有效时间管理模型关系 n与老板一起愉快工作的五个提示： 担当：积极进取，敢做敢当 主动：主动警示，主动控制，主动报备 完整：把事情做成一个句号 领悟：举一反三，融会贯通 价值：成为团队的建设者，而不是破坏者 n与同事一起愉快工作的五个忠告： 透明：有话当面说，不要在背后议论 事实：以事实为依据，不要妄加揣测 能力：至少拥有一项拿得出手的专业技能 品格：诚恳做人，实在做事 协助：尽可能帮助别人，就是尽可能帮助自己 n与下属一起愉快工作的五个关键： 标杆：以身作则，身先士卒 导向：先解决问题，再发泄情绪 教导：知道自己什么时候该干什么，更能指导 别人什么时候该干什么 明晰：尊重事实、数据、细节，尽可能给到下 属明确的指令 情感：以法治人，以理服人，以情动人 有效时间管理模型 5、适应让自己与环境高度匹配，让自己与工 作一同成长 1、高效职场人士的个人“5S”管理 n1）、整理：每天工作结束时，将所有与工作有关的资料、 工具、文件等，收拾在它应该摆放的位置上，使自己随时可 取，随手可得 n2）、整顿：每天整理手头的资料（电子版或者纸版），分 门别类，删除多余，归档多余，使自己手头的资料保持有用 、好用、当用的状态 n3）、清扫：每天打扫工作现场的卫生，清除垃圾 n4）、清洁：每天反省自己的行为，保持心灵的斗志和宁静 n5）、素养：每天带着微笑工作，多向同事大声问好，保持 乐观、主动、礼貌的形象 有效时间管理模型适应 2、高效职场人士的5种好行为： 1）、记录：买个漂亮的笔记本，每天写工作日记 2）、学习：列下一张书单，每天看十页专业书，每 年读十本左右 3）、对照：将值得学习的三位同事的名字写下来， 每天或每个星期坚持和他们沟通10到15分钟 4）、反省：如果可以的话，每天冥想8到10分钟 5）、准备：每天提前15到20分钟上班，做 有效时间管理模型适应 、高效职场人士应该经常说的句话： n礼貌亲和：请，谢谢，对不起，麻烦了，是我 的错 n刨根问底：为什么？为什么？为什么？ n诚意协作：有问题的话，请马上告诉我 n利益权衡：如果那么 n原则坚守：对不起，现在不行 、高效职场人士的5个好习惯 n1）、明晰化：对自己工作范围的各种状况尽可能 明晰 n2）、分解化：动作和细节应该是我们追求的工作 效果 n3）、侧重化：分清楚轻重缓急 n4）、标准化：将动作变成标准和流程 n5）、行动化：执行出绩效，习惯成自然 最后，将这五个习惯持续循环下去吧 有效时间管理模型适应 、