亚青会志愿者信息平台管理员培训.ppt

第二届亚洲青年运动会志愿者信息平台 管理员操作培训 青奥组委志愿者部：王阿挺 2012年9月12日 目录 2 信息平台基本概况 一 信息平台功能详解 二 问题答疑 三 3 信息平台基本概况 一 1、亚青会简介 亚洲青年运动会（英文：Asian Youth Games）是亚奥理 事会下设的其中一个综合运动会，现时每隔四年举行一届。设 立了亚洲青年运动会，旨在加强亚洲各国和地区之间青少年的 交流与沟通，在亚洲青少年中传播奥林匹克精神，鼓励他们更 积极地参加体育和文化教育活动，养成健康的生活方式。 4 2、南京亚青会简介 2010年11月14日，第29届亚奥理事会代表大会通过了由 中国江苏省南京市举办2013年第二届亚洲青年运动会的决议。 亚奥理事会主席艾哈迈德、国家体育总局局长刘鹏、南京市市 长季建业在会议现场共同签署了主办亚青会的授权书。 南京亚青会的比赛大项确定为15项，具体是田径、游泳（ 含跳水）、篮球（3人制）、网球、足球、乒乓球、羽毛球、 高尔夫、橄榄球、柔道、击剑、举重和新增的手球、壁球、射 击。 南京亚青会组委会由国家体育总局、江苏省委省政府、南京 市委市政府、建邺区等单位的主要领导组成，办公地点设立在 南京扬子江大道288号绿博园内。 5 3、亚青会志愿者信息平台简介 南京亚青会志愿者工作是亚青会筹办工作的重要组成部分 。招募一批素质优良，具有广泛性、代表性、专业性的志愿者 ，是实现亚青灰志愿者工作服务于亚青会运行、促进南京志愿 服务事业发展的重要保证。 作为亚青会志愿者整体工作中重要组成部分的信息平台，将 贯穿亚青会始终，在筹备、运行和收尾等不同阶段，分别承载 志愿者注册、在线培训、在线考核、考勤、激励和档案记录等 重要职能。 6 信息平台功能详解 二 1.用户注册与登录 8 要点要点 只有经各亚青会志愿者授权报名点面试合格的志愿 者，才具有注册系统账号的资格，因此本平台不对 社会公众开放注册。 要点要点 同一人只允许注册一个账号，并且只有在登陆平 台后才能开展相关连的培训、考核、考勤、激励 等工作，因此不允许代为批量注册账号。 要点要点 志愿者在平台上的报名主要分为三个阶段，一是注 册账号；二是填报完整个人资料；三是向递交报名 表的招募团队提交申请。 1.用户注册与登录 网址 9 2012年9月17日前 测试平台 正式平台 :18443 2012年9月17日起 平台注册流程（平台注册流程仅是整个志愿者招募 流程中的一个主要环节） 步骤一. 管理员打开注册功能，供志愿者注册并激活账号 每个注册点，需至少提供一台电脑。管理员登录后，请 志愿者自行完成账号注册，平均耗时约1-3分钟。 自2012年3月起在新版的南京市志愿者协会网站 上注册的人员，可直接登录。 步骤二. 志愿者登录平台，填报完整个人详细信息 （由于填报内容很多且需要认真核对，报名现场不具备同 时提供多台上网设备的招募点，建议志愿者回去自行填报 ） 步骤三. 志愿者在平台内查找递交报名表的团队，提交申 请加入。 步骤四. 审核通过，并收到系统自动发送的加入团队通知 。 10 11 1.测试平台管理员密码：123456 2.正式平台的管理员入口及登录密码于9月17日告之。注意保密 ！ 3.自2012年3月起在新版的南京市志愿者协会网站 上注册的人员，直接登录无需重复注册。 1.用户注册与登录 账号注册与个人详细资料填报 12 1.特别提醒：本平台不允许代为批量注册账号。 2.请务必输入个人真实有效邮箱，用于激活账号及密 码遗失找回。 13 1.用户注册与登录 账号注册与个人详细资料填报 1.个别邮箱会将激活邮件当成垃圾邮件处理，请提 醒注册人员查找或可更换邮箱。 2.请在确认录用的志愿者的纸质登记表上抄录注册 流水号，以便后期核对个人详细信息时便于查找。 14 1.用户注册与登录 账号注册与个人详细资料填报 由于个人详细资料填报 内容较多，现场不具备 注册填报条件的报名点 ，可让志愿者回去后登 陆平台完善资料。 2.团队管理 15 要点要点 所有的志愿者个体都必须归口到团队进行管理。 不加入团队任何相关工作均无法开展。 iju 要点要点 允许志愿者个体同时加入多个不同职责的团队。 如张晓明在招募期间属于XX大学招募团队，在 培训期间根据专业不同属于XX专业培训团队， 在场馆服务时又属于XX场馆服务团队。 要点要点 在可能的情况下，请尽量减少团队层级和数量 ，使用扁平化方式将提高效率。 16 团队层级 赛会志愿者总队 （市级团队） XX高校 赛会志愿者 支队 XX区县 赛会志愿者 支队 XX院系 志愿者大队 XX专业 志愿者大队 志愿者大队 志愿者中队 XX街道 志愿者大队 XX专业 志愿者大队 志愿者中队 志愿者中队 志愿者中队 志愿者中队 17 创建团队1.队伍名称填写并提交 通过后，无法修改，请 慎重填报。 18 审核团队 19 查找并加入团队 需要提醒志愿者们 在登录系统并完善 个人信息后，只有 向递交申请表的招 募团队提交加入申 请并获准后，才算 完成整个报名流程 。 20 审核团队成员 22 审核团队成员 23 管理成员（人员分类及权限） 审核成员及团队审核活动审核培训发送通知 团队创建人 （仅此1人） 审核成员及团队 管理员 （可赋予多人） 审核活动 管理员 （可赋予多人） 仅向活动参加人员 发送信息 审核培训管理员 （可赋予多人） 仅向培训参加人员 发送信息 24 管理成员（标注、移除、赋权、资料导出） 修改志愿者个人详细信息 25 为确保志愿者个人信息真实有效，一经 提交，个人不得修改！如个人信息发生 变化，必须由团队创建人修改！ 26 从团队中退出 团队创建人切忌不要从所创建的团队中退出！ 3.活动管理 27 要点要点 志愿者从事的所有与亚青会相关的志愿服务活动 （工作）均纳入该项进行管理。 要点要点 某个级别的志愿者团队发起的活动，该团队以 及下属团队内的所有成员均可报名参加。 要点要点 志愿活动（工作）完结后， 团队管理者根据现场考 勤记录，为所有参与服务的志愿者记录服务时长。 该时长将自动累加并作为获取志愿者激励物品或荣 誉的依据。 28 3.活动管理 查看公共活动 由亚青组委会统一发起，平台内所有注册用户均可参加。 29 3.活动管理 查看所属团队的活动（进入团队空间查看活动列表） 30 3.活动管理 发起活动 31 3.活动管理 对已发起活动进行修改 3.活动管理 活动签到 3.活动管理 审核活动成员 3.活动管理 审核活动成员、移除已报名活动成员 3.活动管理 审核申报活动、结束活动、再次招募、取消申报 3.活动管理 审核申报活动、结束活动、再次招募、取消申报 4.培训管理 (培训功能与活动功能基本一致，请参照活动介绍进行操作。) 37 要点要点 志愿者参与的所有与亚青会相关的线下志愿服务 培训均纳入该项进行管理。 要点要点 某个级别的志愿者团队发起的培训，该团队以 及下属团队的内所有成员均可报名参加。 要点要点 培训完结后，团队管理者根据现场考勤记录，为所 有参与培训的志愿者记录培训时长。该时长将自动 累加并作为获取志愿者激励物品或荣誉的依据。 5.重要通知 要点要点 通知功能是本平台中最最核心的功能，用好通知 功能将使志愿者管理人员大幅度提高效率，降低 联络成本。 要点要点 通知功能是亚青组委（含志愿者管理人员）与全体 志愿者沟通联络的最重要手段之一，原则上组委会 以及各团队内部所有的通知都将通过本功能发布， 无特殊情况不采用电话、短信、邮件方式进行联络 。 要点要点 请各团队管理者务必告之所有在系