中国-印度友好协会五十五周年庆典酒会策划方案.ppt

携手 . 成长 . 友谊 cooperate development friendship 一、组织要素 二、简要流程 三、现场布置 四、流程掌控 五、项目执行倒计时工作表 六、活动后工作内容 七、执行团队整体分工总表 目 录 八、组织管理 1）礼仪管理 2）保安管理 3）保洁管理 4）安全管理 5）餐饮管理 6）请柬、礼品管理 九、费用预算 一、组 织 要 素 活动名称： 活动时间：2007年6月1日 活动地点：台基厂亚非部 活动规模：300人左右 活动人群：政府官员、使馆官员、特邀嘉宾、友协领导、友协会员 携手 . 成长 . 友谊 关注中印 和谐 之夜 中国印度友好协会五十五周年庆典酒会 二、简 要 流 程 17：3018：00 迎宾、来宾签到 18：0018：10 中国印度传统（宫廷）舞蹈表演开场（茶点开始供应） 18：1018：15 主持人登场（介绍活动主题及介绍到场领导） 18：1518：20 政府领导致辞 18：2018：25 使馆领导讲话 18：2518：30 友协领导致辞 18：3018：50 友协会员招募 18：5018：55 抽奖 18：5519：15 中印文化秀 19：1519：20 信息发布 19：2019：30 外国歌手演唱 19：3019：35 抽奖 19：3519：45 特邀嘉宾表演 19：4519：50 神秘环节 19：5019：55 主持人与来宾对话 19：5520：00 周年庆典仪式 20：0020：05 抽奖 20：0520：10 主持人宣布活动结束 停车场 地点：地下停车场 时间：17：3021：00 内容：停车服务 迎宾区 地点：场地入口 时间：17：3018：00 内容：迎宾接待 签到区 地点：场地入口 时间：17：3018：00 内容：来宾签到 贵宾区 地点：贵宾休息区 时间：17:3018:00 内容：贵宾休息 普通来宾区 地点：主会场现场 时间：17:3018:00 内容：来宾交谈 活动流程图 会所大堂 地点:活动场地 18：0018：10 宫廷舞表演开场（茶点供应） 18：1018：15 主持人登场 18：1518：20 政府领导致辞 18：2018：25 使馆领导讲话 18：2518：35 友协领导致辞 18：3518：50 四手连弹表演 18：5018：55 抽奖 18：5519：15 中印文化表演秀 19：1519：20 信息发布 19：2019：30 外国歌手演唱 19：3019：35 抽奖 19：3519：45 特邀嘉宾表演 19：4519：50 神秘环节 19：5019：55 主持人与来宾对话 19：5520：00 周年庆典仪式 20：0020：05 抽奖 20：0520：10 主持人宣布活动结束 活动结束 地点：活动场地 时间：20:1020:30 内容：送宾 展区 地点： 时间：17:3018:00 内容：来宾交谈 三、现 场 布 置 场地概况（入口平面示意图） 三、现 场 布 置 现场图片 三、现 场 布 置 区域项目规格质地数量摆放位置 签 到 区 签到背板3x4.5米拉网展架，裱写真相纸1套签到台后面 签到台0.6x2.4米荣尊堡会所现有案台1张会所入口 签到用品高级檀香型2套签到台 鲜花门跨度2.5米鲜花插花1座会所入口处 盆花鲜花插花1盆签到、贵宾区 会 所 大 堂 背景板8x3.5米truss架搭建、绷宝丽布喷绘1块圆形舞台后面 副背板3x3.5米木板镶嵌背投2块舞台背后辅助主背板 舞台荣尊堡会所现有圆形舞台1座主舞台区 灯光专业演出灯光1套主舞台区 音响专业演出音响1套主舞台区 投影150寸，5000流明4套副背板二侧 艺术鲜花鲜花插花10处楼梯口及现场点缀 分区展板拉网展架，裱写真相纸4套大堂一侧 鲜花花插4座立式讲台 主席台 三、现 场 布 置 区域项目规格质地数量摆放位置 vip区 桌椅沙发8套现场分布 外围区 指示牌1.8x0.4米 大芯板制作，四面裱 高光相纸 6个 停车场主会场入口； 车展入口； 洗手间 地毯地毯100平米会场及通道 摄影专业摄影，同步摄播2 四、活 动 掌 控 迎宾签到 时 间：17:3018:00 执行地点：会场入口 工作内容：1）安排2名礼仪小姐帮来宾开门、2名礼仪小姐帮助来宾签到 2）安排2名礼仪小姐引领来宾进入会场、2名礼仪小姐在通道引领导来宾入场 3）贵宾安排 4）摄像、摄影 5）保安停车安排 相关道具：1）礼仪小姐服饰、2）签到台盆花、 3）签到用品、4）桌卡、5）抽奖箱 6）名片托盘 、7）签到桌、8）签到背景板、9）摄影摄像、10）指示牌 人员安排： 1）乙方工作人员1人负责分配8名礼仪小姐工作 2）甲方安排4人配合辨别来宾身份并发放礼品同时协助引领，同时安排礼仪 人员引导贵宾进入vip休息室 3）第三方提案保安人员指挥停车安排 辅助效果：1） 音响播放背景乐迎宾 注意事项：1）注意为从车库上来的来宾开门 2）停车安排的协调 四、活 动 掌 控 开场前 时 间：17:5518:00 执行地点：活动场地 工作内容：1）主持人重复提醒来宾活动即将开始 2）礼仪小姐贵宾从休息室前往活动场地参加活动 相关道具：1）主持人无线唛 人员安排：1）乙方1人负责安排4名礼仪小姐引领贵宾 2）甲方落实到场嘉宾，并在主持人上台前提供给主持人 3）第三方安排酒店餐饮、服务生准备 辅助效果：1）音响、灯光、特效配合 注意事项：1）主持人提醒来宾活动即将开始， 2）贵宾的引领工作（到场嘉宾名单） 3）餐饮准备就绪 四、活 动 掌 控 宫廷舞开场 时 间：18:0018:10 执行地点：活动场地 工作内容：1）中国印度传统（宫廷）舞开场表演 2）茶点开始供应（服务生就位） 3）礼仪小姐到舞台边待命 相关道具：1）音响灯光、2）传统（宫廷）服装、3）背投、4）摄像、5）摄影 6）餐饮配套（服务生及服装、点心、酒水、餐具） 人员安排：1）乙方1人负责安排6对宫廷舞演员表演 2）第三方安排酒店餐饮开始供应，服务生就位 辅助效果：1）音响、灯光、特效配合，2）同步摄播 注意事项：1）演员备场，）调音，3）同步摄播，4）保洁的就位， 5）服务生就位 演员隶属：中国国际标准舞协会成员 蝉舟瑜伽舞蹈 表演节目：这两支舞蹈将传统与艺术完美的结合,让你重返十八世纪的古文明时代 四、活 动 掌 控 主持人登场 时 间：18:1018:15 执行地点：活动场地 工作内容：1）主持人登台自我介绍，介绍活动主题及到场嘉宾 2）同步摄播 相关道具： 1）灯光音响配合，2）摄影、摄像，3）讲话台 人员安排： 1）乙方1人与主持人对接 2）甲方落实到场嘉宾，并在主持人上台前提供给主持人 辅助效果： 1）音响灯光配合、2）同步摄播 注意事项： 1）主持人串词、2）到场嘉宾名单、3）同步摄播 四、活四、活 动 掌 控 主持人介绍 姓名： 性 别： 身 高： 学 历： 主持节目经历： 四、活 动 掌 控 主持人介绍 姓名： 性 别： 身 高： 学 历： 主持节目经历： 四、活 动 掌 控 领导致辞 时时 间：间： 18:1518:20 执行地点执行地点 ：活动场地舞台区 工作内容工作内容 ：1）主持人邀请中国政府领导致辞， 2）领导由礼仪小姐引上台致辞 3）礼仪小姐引领领导回席 4）同步摄播 相关道具：相关道具： 1）领导讲话稿，2）上台音乐及追光，3）摄影、摄像，4）讲话 台 人员安排人员安排 ：1）主持人1人、2）致辞领导、3）礼仪小姐4人、 4）甲方配合1人、5）乙方工作人员3人 辅助效果：辅助效果： 1）音响灯光配合，2）同步摄播 注意事项：注意事项： 1）领导讲话稿的准备，2）领导上下台的引领工作 3）领导上台的背景音乐及追光，4）同步摄播 四、活四、活 动动 掌掌 控控 领导致辞 时时 间：间： 18:2018:25 执行地点执行地点 ：活动场地舞台区 工作内容工作内容 ：1）主持人邀请使馆领导讲话， 2）领导由礼仪小姐引上台致辞 3）礼仪小姐引领领导回席 4）同步摄播 相关道具：相关道具： 1）领导讲话稿，2）上台音乐及追光，3）摄影、摄像，4）讲话 台 人员安排人员安排 ：1）主持人1人、2）致辞领导、3）礼仪小姐4人、 4）甲方配合1人、5）乙方工作人员3人 辅助效果：辅助效果： 1）音响灯光配合，2）同步摄播 注意事项：注意事项： 1）领导讲话稿的准备，2）领导上下台的引领工作 3）领导上台的背景音乐及追光，4）同步摄播 四、活四、活 动动 掌掌 控控 领导致辞 时时 间：间： 18:2518:30 执行地点执行地点 ：活动场地舞台区 工作内容工作内容 ：1）主持人邀请友协领导讲话， 2）领导由礼仪小姐引上台致辞 3）礼仪小姐引领领导回席 4）同步摄播 相关道具：相关道具： 1）领导讲话稿，2）上台音乐及追光，3）摄影、摄像，4）讲话 台 人员安排人员安排 ：1）主持人1人、2）致辞领导、3）礼仪小姐4人、 4）甲方配合1人、5）乙方工作人员3人 辅助效果：辅助效果： 1）音响灯光配合，2）同步摄播 注意事项：注意事项： 1）领导讲话稿的准备，2）领导上下台的引领工作 3）领导上台的背景音乐及追光，4）同步摄播 四手连弹 时时 间间：18:3018:40 执行地点执行地点 ：活动场地 工作内容工作内容 ：1）二个小朋友（演员）上场钢琴演奏 相关道具相关道具 ：1）灯光音响，2）摄影、摄像，3）钢琴 人员安排人员安排 ：1）乙方安排人员让小朋友备场及上台演出 辅助效果辅助效果 ：1）音响灯光配合，2）同步摄播 注意事项注意事项 ：1）小朋友演员备场，2）同步摄播 演员隶属：钢琴学校（一男一女）演员隶属：钢琴学校（一男一女）5岁（不超过岁（不超过 7岁，分别来至中国和印度）岁，分别来至中国和印度） 或中国与印度钢琴演奏演员共同表演四手连弹或中国与印度钢琴演奏演员共同表演四手连弹 表演曲目：表演曲目： 波希米亚波卡波希米亚波卡 （快节奏）（快节奏） 天长地久天长地久 （慢节奏）（慢节奏） 四、活四、活 动动 掌掌 控控 四、活四、活 动动 掌掌 控控 中印友协推广 时时 间间：18:4018:55 执行地点执行地点 ：活动场地舞台 工作内容工作内容 ：1）主持人邀请友协领导上台对友协的过去及未来发展方向进行详细介绍 2） 会员招募的推广 3）礼仪小姐在领导上下场时的引导 4）同步报播 相关道具相关道具 ：1）灯光音响，2）讲话台，3）摄影、摄像 人员安排人员安排 ：1）乙方安排2名礼仪小姐引领， 辅助效果辅助效果 ：1）音响灯光配合，2）同步摄播 注意事项注意事项 ：1）视频的同步（或有ppt文件播放），2）同步摄播 四、活四、活 动动 掌掌 控控 幸运抽奖 时时 间间：18:5519:00 执行地点执行地点 ：活动场地 工作内容工作内容 ：1）主持人邀请领导上台抽奖， 2）对奖 ， 3）颁奖 相关道具相关道具 ：1）笔记本电脑，2）大投影幕，3）抽奖券 人员安排人员安排 ：1）乙方安排1人对接主持人，2）礼仪小姐4名协助抽奖及颁发奖品， 3）甲方安排好工作人员设置每个奖项数量及准备奖品 辅助效果辅助效果 ：1）音响灯光配合，2）投影幕及电脑抽奖机配合 注意事项注意事项 ：1）奖项的设置，2）奖品的准备，3）抽奖嘉宾 中国印度文化风 时时 间间：19:0019:15 执行地点执行地点 ：活动场地会所大堂楼梯 工作内容工作内容 ：1）中国传统戏剧表演、印度传统舞蹈表演、 中国书法家现场表演 印度瑜伽表演 2）同步摄播 相关道具相关道具 ：1） 2） 3）摄影、摄像 人员安排人员安排 ：1）11名模特，2）乙方工作人员2名 辅助效果辅助效果 ：1）音响灯光配合，2）同步摄播 注意事项注意事项 ：1）演员备场，2）服装准备、3）道具准备 4）同步摄播 演员隶属：演员隶属： 服装品牌：服装品牌： 四、活四、活 动动 掌掌 控控 四、活四、活 动动 掌掌 控控 辉煌五十五周年，中印友谊 时时 间间：19:1519:20 执行地点执行地点 ：活动场地 工作内容工作内容 ：1）主持人邀请领导上台对进行友协详细介绍 2） 协会的推广 3）礼仪小姐在领导上下场时的引导 4）同步报播 相关道具相关道具 ：1）灯光音响，2）讲话台，3）摄影、摄像 人员安排人员安排 ：1）乙方安排2名礼仪小姐引领， 辅助效果辅助效果 ：1）音响灯光配合，2）同步摄播 注意事项注意事项 ：1）视频的同步（或有ppt文件播放），2）同步摄播 四、活四、活 动动 掌掌 控控 外国歌手演唱 时时 间间：19:2019:30 执行地点执行地点 ：活动场地 工作内容工作内容 ：1）中国女民歌手演唱 2）外国（印度）人钢琴伴奏 相关道具相关道具 ：1）音响灯光、2）钢琴、3）背投、4）摄像、摄影 人员安排人员安排 ：1）乙方1人负责安排外国演员表演 2）甲方工作人员引导带领导来宾返回大堂 辅助效果辅助效果 ：1）音响、灯光、特效配合，2）同步摄播 注意事项注意事项 ：1）演员备场，）调音，3）同步摄播 演员隶属：演员隶属： 表演曲目：表演曲目： 四、活四、活 动动 掌掌 控控 幸运抽奖 时时 间间：19:3019:35 执行地点执行地点 ：活动场地 工作内容工作内容 ：1）主持人邀请领导上台抽奖， 2）对奖 ， 3）颁奖 相关道具相关道具 ：1）笔记本电脑，2）大投影幕，3）抽奖券 人员安排人员安排 ：1）乙方安排1人对接主持人，2）礼仪小姐4名协助抽奖及颁发奖品 ， 3）甲方安排好工作人员设置每个奖项数量及准备奖品 辅助效果辅助效果 ：1）音响灯光配合，2）投影幕及电脑抽奖机配合 注意事项注意事项 ：1）奖项的设置，2）奖品的准备，3）抽奖嘉宾 四、活四、活 动动 掌掌 控控 特邀嘉宾表演 时时 间间：19:3519:45 执行地点执行地点 ：活动场地舞台 工作内容工作内容 ：1）嘉宾表演 相关道具相关道具 ：1）音响灯光、2）钢琴、3）背投、4）摄像、摄影 人员安排人员安排 ：1）乙方1人负责安排表演嘉宾上场表演 辅助效果辅助效果 ：1）音响、灯光、特效配合，2）同步摄播 注意事项注意事项 ：1）演员备场，）调音，3）同步摄播， 四、活四、活 动动 掌掌 控控 四、活四、活 动动 掌掌 控控 神秘环节 四、活四、活 动动 掌掌 控控 中印友协五十五周年庆典仪式 时时 间间：19:5020:00 执行地点执行地点 ：活动场地 工作内容工作内容 ：1）礼仪小姐将点燃蜡烛的蛋糕推到大堂中央， 2）主持人邀请政府领导、使馆领导及友协领导上台吹蜡烛及切蛋糕 3） 服务生分切蛋糕并与香槟（或红酒）送到来宾手中 4） 礼仪小姐及服务生递上香槟，全场共贺 相关道具相关道具 ：1）灯光音响，2）蛋糕及推车，3）蜡烛，4）切蛋糕的刀 5）分蛋糕的餐具，6）香槟及红酒，7）钢琴，8）摄影、摄像 人员安排人员安排 ：1）乙方安排2名礼仪小姐推蛋糕及领导切好后放手切蛋糕的刀具， 1名礼仪小姐为领导递香槟， 2）第三方安排酒店服务生倒好香槟及分蛋糕给来宾 辅助效果辅助效果 ：1）音响灯光配合，2）背景音乐，3）同步摄播 注意事项注意事项 ：1）蛋糕道具的准备，2）服务生香槟及分蛋糕餐具的准备， 3）领导切完蛋糕后刀具的放置，4）同步摄播 流程细节流程细节 ：礼仪小姐缓缓将蛋糕从舞台一侧推入，追光追向它，到达大堂中央后 ， 在主持人营造的气氛下，由三方领导吹灭蜡烛； 共同切蛋糕，邀请重要来宾上台与全场来宾共饮香槟庆祝 四、活四、活 动动 掌掌 控控 中印友协五十五周年庆典仪式 四、活四、活 动动 掌掌 控控 幸运抽奖 时时 间间：20:0020:05 执行地点执行地点 ：活动场地 工作内容工作内容 ：1）主持人邀请领导上台抽奖， 2）对奖 ， 3）颁奖 相关道具相关道具 ：1）笔记本电脑，2）大投影幕，3）抽奖券 人员安排人员安排 ：1）乙方安排1人对接主持人，2）礼仪小姐4名协助抽奖及颁发奖品 ， 3）甲方安排好工作人员设置每个奖项数量及准备奖品 辅助效果辅助效果 ：1）音响灯光配合，2）投影幕及电脑抽奖机配合 注意事项注意事项 ：1）奖项的设置，2）奖品的准备，3）抽奖嘉宾 四、活四、活 动动 掌掌 控控 活动结束 时时 间：间： 20:0520:10 执行地点执行地点 ：活动场地 工作内容工作内容 ：1）主持人登台宣布活动结束 2）礼仪小姐引领贵宾离场 相关道具：相关道具： 1）灯光音响配合，2）摄影、摄像， 人员安排人员安排 ： 1）乙方1人与主持人对接 2）甲方安排人员协助送宾工作 辅助效果：辅助效果： 1）音响灯光配合、2）摄像 注意事项：注意事项： 1）甲方安排人员协助送宾 五、传播策略五、传播策略 五、传播策略五、传播策略 六六 、项目倒计时表、项目倒计时表 阶段时间 阶段时间 阶段时间 阶段时间 七七 、活动后工作内容、活动后工作内容 活动结束后，全体参与人 员召开总结会；客户经理撰 写项目总结报告；相关工作 部门对本次活动总结； 在本次活动中出现不足的 地方总结经验。 七七 、活动后工作内容、活动后工作内容 七七 、活动后工作内容、活动后工作内容 七七 、活动后工作内容、活动后工作内容 八、执行团队整体分工八、执行团队整体分工 八、执行团队整体分工八、执行团队整体分工 八、执行团队整体分工八、执行团队整体分工 八、执行团队整体分工八、执行团队整体分工 策划、预算、组织人员、场地的确定 合同的确认及签署 项目相关资料的提供 到场人员的邀请及确认 请柬的发放 配合现场布置及活动中乙方工作的协调 活动区域接待/资料管理及发放 与活动现场协调，确保活动顺利进行 现场配合人员管理