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Excel排序功能在审计实务中的运用作者：金湖县审计局 徐延辉 顾秀红 黄海霞文章来源：Excel Home本文选自中国审计出版社出版的审计人员巧用ExcelExcel“排序”功能在审计实务中的运用极为广泛。它不仅能够快速、有效的帮助整理和分析审计资料，科学、合理的选择确定抽查样本和延伸单位，同时，对提高审计效率、实现审计成果的社会价值有着明显和积极的作用。我们在对机关事业单位人员养老金征缴工作审计过程中，针对目前乡镇教师养老金欠缴的问题，将1995年度至1999年度相关资料输入计算机，运用Excel进行“计算、排序”整理出各乡镇教师养老金的欠缴情况。然后有重点的进行延伸审计，找出症结、分析成因，及时提出审计意见和建议，引起了政府的高度重视，收到了良好的效果。总结该计算机辅助审计的过程，主要取决于三张表格的编制。第一，编制全县乡镇教师养老保险金欠缴一览表本表编制的依据是1995年度至1999年度各乡镇教师养老保险金的欠缴资料（为便于说明，本例选择部分乡镇1995-1997年的相关资料进行演示）。欠缴单位排列按现行自然区划顺序，其目的是建立一份基础表。其方法主要利用Excel的制表及“自动求和”功能,具体步骤为：1、打开计算机启动Excel,创建“乡镇教师养老金欠缴表”。2、选择第3行作标题栏,键入标题名。如图2所示。3、选择“A”列作单位名称,从A6开始往下键入乡镇名称（本文以字母代替）。如图3所示。4、将B4、C4、D4三个单元格合并,键入“1995年度”。B5键入“应缴数”、C5键入“已缴数”、D5键入“欠缴数”,以此类推直至向后的“合计栏”。也可将“1995年度”所在区域B4:D5向后复制,再将年度进行修改。 5、自B6至B15分别输入各乡镇1995年度应缴数,然后光标点于B16合计栏中,再按住鼠标左键拖黑B6:B15松开后点“”键，则B16栏的合计数自动求得。同样方法,C6：C15输入已缴数,于C16栏求和。6、光标确定于D6单元格,键入“=”在编辑栏输入公式：B6-C6,点按编辑栏中“”D6单元格中欠缴数字求得。如图6所示。图67、再将鼠标指针置于D6单元格右下框出现填充柄+时，按住鼠标左键向下拖动至D16松开,各乡镇1995年度欠缴数(包括合计)自动求得。如图7所示。重复第5、6、7步骤分别输入1996、1997年度数字，并编辑公式计算合计数完成整张欠缴表。第二、按金额大小编制乡镇教师保险金欠缴排序表本表在乡镇教师养老金欠缴表基础上，利用Excel“排序”功能将各乡镇几年来累计欠缴情况由高向低排列。步骤为：1、将“乡镇教师养老金欠缴表”复制一个副本“乡镇教师养老金欠缴表-(2)”,操作如下：按下“ctrl”键,同时将鼠标指针定于工作表标签栏“乡镇教师养老金欠缴表”按住鼠标左键，当出现复制标致时拖至sheet2位置松开。“乡镇教师养老金欠缴表-（2）”即复制好。2、修改第3行标题栏。如图9所示。 3、按住鼠标左键拖黑A5：M15，打开“数据”菜单,选择“排序”命令,打开“排序”对话框。4、在弹出的对话框中，展开“主要关键字”列表框,选择“（4）欠缴数”作为排序时的关键字,排序方法用“递减”.5、打开“次要关键字”列表框,选择“无”,排序方法也用“递减”。6、单击“确定”按纽,排序结果显示于工作表中。如图11所示。经上述操作后，欠缴最多的“A乡镇”排列第一位,而欠缴比较少的“C乡镇”排列最后。第三、按欠缴率高低编制乡镇教师保险金欠缴排序表，此表在“乡镇教师养老金欠缴表-（2）”的基础上替换有关数据，利用Excel“排序”功能进行排列。具体步骤为：1、依照复制“乡镇教师养老金欠缴表-(2)”的方法复制“乡镇教师养老金欠缴表-(3)”。2、在1995年度“欠缴数”后插入一列，填入“比例”。如图12所示。3、进行编辑运算1995年的欠缴率的步骤：将光标定于E6单元格，键入“=”，在编辑栏中输入D6/B6，点编辑栏中“”即得到95年A单位的欠缴率。计算95年其他单位欠缴率可用填充柄拖动自动求得（具体操作步骤前面已作介绍）。其他年度欠缴率的计算方法同95年度一样。 4、按照编制“乡镇教师养老金欠缴表-（2）”第3至第6步骤进行排序，所不同之处即为“主要关键字”改成“（4）比例”。如图14所示。 此表编制后，欠缴率最高的“J乡镇”排列第一位,其74%比例表明该乡镇虽欠缴金额不是最大，但欠缴比例最高，性质较重。此类单位应作为下一步延伸的重点。如图15所示。 资料整理结果和帐面审计情况表明：乡镇教师养老金欠缴呈上升趋势，而在欠缴结构中绝大部分是单位应负担部分没有缴纳。据此，对重点乡镇进行了延伸，并根据审计结果向政府报送审计情况报告，引起县政府高度重视Excel“排序”功能运用于其他审计实务之举要：1、在“应收帐款”等往来帐户审计中，按金额大小、帐龄长短等实际需要进行分类排列。可以分析其结构、性质，并抽取重点样本进行延伸审计。2、在“业务活动费”的审计中，可按其类别、对象、经办人、金额等既定计划进行分类排列。不仅能够摸清其全貌，从繁杂的支出中理出头绪，找出规律，分析其合理、合法性，同时也是发现案件线索的重要渠道。3、在审核成本计价和结转时，可以将相关期间进、销、存资料按照审计目标进行分类排列。选择特殊样本进行抽查，以便确定下一步审计的方向。在“原材料”、“生产成本”、“材料成本差异”、“产成品”等项审计实务中均可适用。4、在票据审计中，对税收发票、行政事业收费凭证、内部自制凭证等，选定目标，按编号“排序”，能得知票据短缺情况并进行追查；按金额“排序”，有利于选择重点抽查的对象。5、在货币资金审计中，对“现金”、“银行存款”等项目确定抽样范围后，按笔次、金额大小进行“排序”，找出重点、疑点进行抽查。6、在对内控制度的