秘书工作的基本要素.doc

秘书的基本要素姓名：王寒冬 班级：11金工四 学号：20112455谈到秘书的基本要素，首先要谈秘书沟通的基本要素。沟通是一门学问，对于秘书工作者来说，尤其如此。实现有效沟通的基本要素的前提是尊重和理解，把握沟通的关键是有效倾听，建立良好的倾听环境，客服倾听的障碍，实现有效倾听的准备以及提问要分清类别和适用的问题形式以及自信地提示要求，学会礼貌拒绝和了解提问的禁忌。1、 有效沟通 的基本要素：A、有效沟通的前提（1）尊重 （2）理解B、把握沟通的关键（1）有效倾听（2）构建良好的倾听环境（3）克服倾听的障碍（4）实现有效倾听的准备（5）提问要分清类别和适用的问题形式（6）自信地提示要求（7）学会礼貌拒绝（8）了解提问的禁忌2、 有效沟通的原则：A、“7C”原则 （1）可信赖性（彼此信赖）（2）保证沟通计划与沟通环境的一致性（3）内容（准备好进行沟通的信息内容）（4）明确性（简单明了的语言）（5）连贯性（不要忽视补充新的信息内容，对客户进行必要的跟进，联系）（6）渠道（尽量选择已经有的，客户习惯用，熟练使用的信息沟通渠道）（7）准确判断接受能力（对方的接受能力了解后有针对性地表达信息）B、用心去听，不要在乎对方的表达方式（这是避免冲突的重要条件）C、积极去想，分析出弦外之音（限于一些复杂的因素影响，有些沟通目标不会被直接表达出来，这就需要我们去理会）3、 有效沟通的目标：（1）说明事物（2）表达情感（3）建立联系（4）和谐工作环境4、 有效沟通的过程：（1）做好沟通前的准备（明确自己的目标，对方的背景）（2）确认对方的需求（3）正确地阐述自己的观点（4）关注对方的反应（5）实施有效的提问（6）积极、认真地倾听（7）及时确认，应对（反馈）（8）适时进行总结。5、 需要沟通的工作关系：（1）与客户沟通）（2）与同事沟通（3）与上司沟通 另外，当秘书也要学习心理学。了解领导的心理，了解员工的心理，这样才能更好的上下沟通。了解客户的心理，才能更好地为公司带来更大的利润。了解心理学，但要少说话多做事。组织会议也是秘书的重要工作。意识到不同的人有着不同的交流方式，你就能够更好地组织会议。在制订会议计划时，要注意以下三个方面： 一、使每个人都有发言的机会会议组织者在会议日程安排上要给每位与会者一段正规发言的时间。在会议召开前就应当将日程安排分发给与会者。这样做一方面可以给那些不善言辞的人一个准备的机会使他们能够轻松，有效地参与讨论。另一方面可以迫使那些喜欢插话的人尊重分配给其他与会者的时间。 二、使每位与会者都负起责任 让每位与会者调整自己的交流方式，以提高会议的成效。要使那些不喜欢发言的人意识到，考试大如果他们不发言，就没有人知道他们的主意。同样，要使那些喜欢发言和插话的人收敛一些，以满足集体的不同需要。会议组织者的任务是召开有效和成功的会议，并不意味着其他人就没有责任。 三、将插话和跑题降到最低限度 要找到降低插话和多人同时发言的有效办法。有一家公司开会时，与会者总是不断打断别人的发言，最后，作为没有办法的办法，他们决定，谁打断别人的发言，就罚款25美元。这可是个聪明的主意，收到了效果。如果有人觉得自己的想法非常重要而必须插话，就得先把钱放进“罚款罐”中才能发言。由于性格和文化背景的不同，怎样组织成功的会议并没有标准答案。问题的关键是你必须注重策略，使得每次会议都