公文处理要求及常见问题说明.doc

公文处理要求及常见问题说明公文处理是指在公文的产生和运转的全过程中，以特定的原则和方法对公文进行创意、撰写、加工、利用、保管，使其获得必要功效的行为和过程。公文处理的基本任务是指撰制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。撰制是前提，办理是中心，管理、整理、归档是终结。我局公文处理工作依据国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法。一、公文种类主要有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。1命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章（公布令）；宣布施行重大强制性行政措施（行政令）；嘉奖有关单位及人员（嘉奖令）。2决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排（决策性决定）,奖惩有关单位及人员（奖惩性决定）,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项（变更性决定）。3公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。4通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。5通知：适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。批转、转发性通知（正确使用印发、批转、转发）部署性通知告知性通知发布性通知（印发规章）任免通知6通报：适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。表扬性通报批评性通报情况通报7议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。各级政府使用。8报告：适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。工作报告情况报告答复报告9请示：适用于向上级机关请求指示、批准。请求指示的请示请求批准的请示请求解决问题的请示10批复：适用于答复下级机关的请示事项。11意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。12函：适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。商洽函：用于不相隶属机关间商恰工作。问答函：用于不相隶属间询问和答复问题。求批和审批函：用于向无隶属关系的业务主管部门请求或批准某些事项。告知函：用于将一些具体事项告知有关单位，是无须对方回复的主动发函。13会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。情况型纪要：全面概括会议的议程、议题、讨论情况、讨论结果和会议精神。多用于各种座谈会、经验交流会和学术会议。议决型纪要：记载和传达会议的议定事项。适用于工作会议、专业会议等。消息型会议：发布会议成果。多用于学术性、协商性会议。公文种类使用中的常见问题有：（一）“请示”与“报告”混用具体表现在：一是把向上级领导请求批准事项的“请示”写成“报告”；二是两个文种并列使用，写成“请示报告”；三是“报告”中含有请示事项；四是一份请示中包含多项请示事项。“请示”与“报告”是两个不同的文种，不能混用。“请示”指做某项工作前向上级机关（领导）请求指示、批准时使用的文种，要求一事一请示，一般只主送一个上级机关（领导），需送其他上级机关领导的，应以抄送形式，并不得抄送其下级机关。要求上级机关批转的请示，应当同时附上级机关批转的代拟稿。上级机关对下级机关的请示，应予批示或批复。“报告”指向上级机关（领导）报告工作完成情况、反映问题、答复上级机关询问时使用的文种。上级机关（领导）对下级机关的报告，可不予批示或批复。（二） 请示”、“批复”、“函”混用具体表现在：一是把向国务院办公厅和有关业务主管部门请求审批事项的“函”写成“请示”；二是批复下级机关的请示事项的批文写成“函”。请示、批复、函是三个不同的文种，不能混用。请示只能用于本单位的上级机关（领导）。函适用于平级单位之间或互不隶属机关之间的询问、答复问题、请求批准和答复审批事项。批复一般是对下级机关的请示事项的批文。二、公文格式根据国家质监总局1999年12月发布的国家行政机关公文格式国家标准（GB/T9704-1999）。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。公文格式使用中的常见问题有：（一）发文标识不规范具体表现在：一是由我局主办与其他部门的联合发文，未将我局标识放在前面；二是标注密级时未注明保密期限，或标注的保密期限过长、密级过高，绝密或机密级公文未注明份数序号。联合发文标识排列顺序：主办机关在前，其它单位按党、政、军、群顺序排列。如：我局与中编办、国家计委、全国总工会的联合发文，标识排列顺序为：国家统计局、中编办、国家计委、全国总工会。涉密公文在标注密级时，应注明保密期限。公文密级应当依据公文内容而定，严格按国家统计局有关密级划分规定办理。进度性统计资料，一般确定为“秘密”级、保密期定在一周为宜。绝密或机密级公文应当注明份数序号。（二）正文与附件不分具体表现在：一是印发或转发讲话、规章和文件时，将讲话、规章和文件视为附件；二是印发布置工作的通知时,却将须用附件说明的问题写入正文；三是有附件的公文，未在正文后标注附件顺序及名称。根据规定，印发（转发）讲话、规章和文件时，已在文件标题中明确印发（转发）内容的，所印发或转发的讲话、规章和文件应作为正文；而文件标题未明确印发内容，且需对正文作补充说明的其他材料，应作为附件。如：关于印发国家统计局公文处理办法的通知，所印发的公文处理办法应为正文。公文如有附件，应在正文的后面注明附件顺序和名称。（三）在公文标题中随意加标点符号根据规定，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，其它不使用标点符号。（四）公文主送单位称谓不规范根据规定，公文的主送机关应当使用全称或者规范化的简称、统称。主送一个或几个单位时，应使用全称或规范化的简称；主送一类或几类单位时，可使用规范化的统称。（五）主送机关与抄送机关混淆或遗漏具体表现在：一是将两个直接上下级关系的单位同时列为主送机关；二是将不需要执行文件的部门列入主送机关；三是抄送上级机关写成“抄报”或“报送”。按照有关规定，主送机关指公文的主要受理机关；抄送机关指除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关。公文处理办法中没有“抄报”、“报送”，无论是上级机关还是下级、平级机关应当一律使用“抄送”。国家统计局对统计工作的重大决策、全局性改革措施、工作部署，各类统计法规及规章等公文，在主送各省、区、市统计局同时，应主送各省、区、市三支调查队；布置由各省、区、市统计局负责组织落实与三支调查队系统有关的重要统计工作，在主送各省、区、市统计局同时，应抄送各省、区、市三支调查队。（六）成文日期按拟稿日期标注根据规定，公文的成文日期应以负责人签发的日期为准，联合行文的以最后签发机关负责人的签发日期为准。三、行文规则机关之间行文必须根据机关的隶属关系和职权范围来进行。行文关系主要有4种：1同一组织系统中，上、下级机关的领导与被领导关系；2同一组织系统中，上级业务主管部门与下级业务主管部门之间的关系，有的是领导与被领导关系，有的业务指导关系；3同一组织系统中，同级机关、部门之间的平行关系；4、非同一组织系统的任何机关、部门之间的不相隶属关系。行文规则中常见的主要问题有：（一）行文随意性较大具体表现在：一是对某一件事情的行文次数过多；二是行文前未与有关单位协商一致，就盲目发文。根据规定，行文应当确有必要，注重效用，严格控制公文数量。对上行文，如涉及其他主管部门职权范围的事项，应先会签。对下行文，如涉及其他部门职权范围的事项，应当由发文单位主动与有关部门协商一致，否则不得行文。如协商不一致时，应当将各方意见和理由报给上级机关裁定。（二）以机关名义向上级领导报送请示、报告根据规定，除国务院领导直接交办的事项、需要直接报送国务院领导同志的绝密事项、以及少数特别紧急的涉外事项和重大突发事项外，不得以局名义向国务院领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。落实国务院领导同志批示情况的报告，一般应报送国务院或国务院办公厅。（三）越级行文具体表现在：一是以局名义向地县统计部门行文；二是以司级单位名义向各省区市统计局和其他部委行文等。根据规定，政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下级政府或越级正式行文。除办公室外，局机关内设机构不得对外正式行文，只能是对省区市统计局的有关处、部委的对口司发信函，但这种信函不具有公文的效力。（四）文头与用印（落款）不一致具体表现在：我局直属单位用国家统计局文头纸，加盖本单位印章对外行文。根据规定，农调总队、城调总队、企调总队可在本调查队系统内行文，其他直属事业单位可以本单位名义对外发函，但不得在其前冠国家统计局名称。发文时文头与用印要求一致。四、发文办理发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核（编号）、缮印、用印、登记、分发等程序。发文办理中的常见问题有：（一）办文不符合程序具体表现在：一是未经办公室核稿，拟稿单位将文稿直接送局领导签发；二是一些涉及统计制度、外事、财务、人事等方面的公文，事先未送有关单位会签就送领导签发，造成被动。根据规定，拟制公文如涉及其它单位的业务权限，拟文单位应事先主动与有关单位协商并会签，尤其是涉及人事、外事、财务、统计制度等方面的公文必须先送有关司核稿、会签。公文在送负责人签发之前，需先送办公室审核。办公室审核的重点：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求、公文格式是否符合有关规定。（二）草拟公文中存在的主要问题具体表现在：一是公文标题不精练，概括不准确;二是文稿层次不清，观点不鲜明；三是用词用语不规范；四是文字篇幅过长。拟写公文的基本要求：符合国家的法律、法规及其他有关规定。情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅简短，一般不超过3000字。标题一般由发文机关、事由和文种三部分组成。（三）公文中数字使用不规范具体表现在：一是公文的结构层次序数标写混乱；二是成文日期使用阿拉伯数字。根据规定，公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中，作为词素的数字必须使用汉字外，其他使用阿拉伯数字。公文中结构层次序数：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（四）引用公文方式不规范根据规定，引用公文应当先引标题，后引发文字号。（五）草拟单位负责人对文稿审核不严，核稿签字不规范 根据规定，公文草拟单位须对文稿进行认真审核，并在发文稿纸“司领导核稿”栏中签署姓名和核稿日期。（六）寄发公文时，信封上的收件单位与公文主送单位不一致具体表现在：将主送各省（区、市）统计局的文件，直接寄到各省（区、市）统计局有关业务处室。根据规定，寄发公文时的收件单位应与公文主送单位一致。为确保上行文寄发准确和符合要求，新的公文处理办法规定，凡上报党中央、国务院的公文，由局办公室统一发送。其它公文仍由各单位负责寄发。五、我局发文类型我局发文类型分为：“国家统计局文件”：主要用于向上级机关请示、报告重要事项，制定和发布统计制度，与国务院有关部门联合部署工作，等。“国家统计局函”：主要适用于与有关部门就具体工作、具体事宜进行协商，答复有关部门的重要询问及对有关具体问题的征询意见，审批统计调查制度，批复下级机关的请示、任免工作人员等。“国家统计局办公室文件”：主要用于传达、贯彻上级机关的指示，向下级统计部门和直属单位布置具体工作，通报有关事项等。“国家统计局办公室函”：主要用于答复中央办公厅、国务院办公厅及有关单位对相关问题的意见；向局内各单位印发机关规章制度和通知等。发文类型使用中的常见问题有：（一）随意选择发文类型具体表现在：一是就高不就低的现象较普遍，造成有些文件规格过高；二是未遵循行文单位之间对等的原则，如：对有关部委司局来函的答复，使用了国家统计局函；三是布置或答复同一事项，出现第一次发文规格低于第二次发文规格的现象，导致前后发文规格倒置。六、收文办理收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。1拟办是指有综合办公部门或业务部门的负责人及有关人员对需要办理的公文提出建议性处理意见的参谋性活动。承担此项工作的通常是部门办公厅（室）的秘书长（主任）等。机关的收文一般可以分为需阅知的公文和需办理的公文两类。进入办理过程的公文才需要进行拟办。拟办范围包括：要求贯彻落实或办理的公文，或重要的需本机关领导或有关部门阅知的公文；下级机关的请示及重要报告；要求本机关办复的公文；几个业务部门联合办理的公文；重要的人民来信等。2批办是指由机关（部门）领导人对公文办理提出最终处理意见的决策性活动。此项工作一般由部门的的最高领导完成，必要时，也可由被授权的办公厅（室）负责人来完成。批办范围主要包括：上级颁发的重要指示、决定、工作部署，针对本机关的批示、批复、通报等；平行或其他不相隶属机关重要的协调性工作的公文；下级机关重要的请示、报告等。收文办理中的常见问题有：（一）来文办理不符合规定程序具体表现在：一是各司直接收到下级单位上报我局的请示、报告和有关部门给我局发来的通知和文件，没有转交办公室登记、批办，就直接办理；二是有关部门要求我局会签的文件，未经办公室登记，就直接送局领导签发。形成收文办理进口过多，造成一些公文“体外循环”，出现被动和矛盾。根据规定，外单位来文，均由办公室文秘部门签收、登记。各单位（包括局领导）如收到需由我局办理的公文，应当转送到办公室签收、登记，并按收文程序办理。收到上级机关的公文，由办公室提出拟办意见，送局领导批示后办理。收到同级机关或下级机关的公文，先由办公室进行审核，对符合办理要求的，由办公室提出拟办意见，送局领导批示或交有关单位办理；不符合办理要求的，可退回来文单位，并说明理由。收到有关部门送我局会签的公文，由办公室签收、登记，并按照职权范围先送相关单位提出意见后，再报局领导签批。如果各司收到有关部门的会签的文件时，应当送办公室签收、登记和批办。有关部门司局送我局对口业务联系的信函