秘书的办文工作.doc

第八章 秘书的办文工作 学习目的 学习和掌握文书处理程序及各环节的要求;能够运用所学的文书处理知识完成日常工作. 办文是秘书人员一项十分重要的职能活动。它包括秘书起草撰制文书、收发、传递和处理文书以及针对文书内容办理各种事务工作。简而言之“办文”工作是围绕“文”而展开的一切工作。 第一节 文书的撰拟 一、文书的概念 文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称。是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导、商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。 文书和公文是既有区别又有联系的两个概念。文书包括通用文书（公务文书）、事务性文书和专用文书三大类。在我国日常工作中还有“文件”这个概念。广义的文件指一切可用作依据或参考的书面材料。狭义的文件指行政公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书。 二、文书的种类 根据不同的标准，文书有多种分法。一般来说可分为三大类： 1.通用文书 是指在行政机关和企、事业单位中普遍使用的、国家实行统一管理的文书即公务文书。根据国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法规定，我国行政机关现行公文有13种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。 2.专用文书 是指在一定工作部门或一定业务范围内使用的文书。如外交文书中的照会、外交声明；司法文书中的诉状、答辩书、判决书；经济活动中的市场调查与预测报告、经济活动分析报告、质检报告、财务分析报告；另外还有军事专用文书、科技专用文书等。 3.常用事务文书 是指机关、企事业单位和团体在日常工作和事务处理中，常使用的形式较为灵活的文书。如计划、总结、调查报告、演讲稿、慰问信、情况说明等等。有些情况下这些文书即可为公用也可为私用。机关事务文书多在内部使用，必要时也可上报或下发。这种情况下多和公文联用。 通用文书按行文方向可分为：上行文、下行文、平行文。行文方向是指发文单位和收文单位之间的关系。 上行文 指具有隶属关系的下级机关报送给上级机关的文书。 下行文指具有隶属关系的上级机关发送给下级机关的文书。 平行文指不相隶属或同一系统内平级机关之间往来的文书。 按公文的急缓程度可分为特急、急件和一般文件。这是从公文办理时限来说的。一般来讲，特急件应在一天内办理完毕，急件应在三天内办理完毕。按保密级别公文可划分为秘密文件和非秘密文件。这是从文件限制阅读的范围而言的。 密级文件根据其限制阅读范围又可划分为绝密、机密、秘密三种。 三、文书写作的基本要求 1.主题正确、鲜明 2.语言准确、精练 3.体式规范 四、公文的基本结构与格式 根据国家质量技术监督局 1999年12月发布的国家行政机关公文格式规定，组成公文的各要素划分为：眉首、主体、版记三部分。三个部分的统一是公文的基本结构。具体来说，置于公文首页红色线以上各要素统称眉首；置于红色线以下、主题词以上各要素统称正文；置于主题词以下各要素统称版记。 第二节 文书的处理 一、文书处理的含义及原则 文书处理是指机关、单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。 文书的处理主要指公文的办理，是在拟制或收文的基础上以传递及内容处理为主的过程。公文的办理主要由机关职能部门负责 ，通常由秘书部门负责。 根据文书处理的内容与要求 文书处理必须坚持及时、准确、安全、统一的原则。 1.及时 现代社会是一个高科技迅猛发展的社会、社会生活瞬息万变，针对社会生活、解决实际问题的文书客观上要求高效、快速完成其办理程序。才能发挥起作用。 2.准确 信息社会要求决策者必须获得准确的信息。 3.安全 现代公文的办理以安全为前提。安全是保证国家机密，民族利益及部门、行业工作步骤协调、统一、经济利益共同发展的前提。 4. 统一规范 文书的统一规范主要指公文应在全国范围内实行统一的名称、格式、行文规则、处理办法等。 综上所述，文书办理过程必须以文书的基本特征即解决工作中实际问题为出发点，围绕文书及时、准确、安全、规范作好文书的传递工作。 二、公文的行文关系、方式、规则 行文关系主要有三种：上行文、下行文、平行文。 1.上行文，指下级机关或单位向直接上级机关或单位的行文。 上行文可分两种情况，一是逐级上行文，用以向直接上级行文；另一种是越级行文，越级行文一般指上级机关单位交办并指定越级上报的事项、或一些特殊情况必须越级上报。 2.下行文，指上级机关或部门向下级部门或机关行文，主要有三种情况。 逐级下行文 按隶属关系上一级机关或单位给下级机关、单位的行文。如：批复、意见等。 多级下行文 对一些广泛知行的事项的行文，可用于不同层次的下级机关。如：通知、决定等。 直接下达至社会各界的行文。 3、平行文，指同一隶书关系内各平行机关、单位或同层次不同隶属关系机关、单位 之间的公文往来。如：函、通知等。 三、公文办理程序 公文办理程序主要有收文办理程序和发文办理程序。 （一）收文办理程序：收文办理程序主要有以下几个步 骤。 1.签收 指收文机关收到文件，在发文通知或登记簿上签字、签章的过程。核对、检查、签字。对急件应注明收到日期。 2.拆封及登记 3.分办和传阅 分办 即根据来文的性质，确定具体承办及批阅对象并及时准确送达。分办文书有三种：内容重要或带有指示性的公文应由文书部门负责人决定送达对象。隶属日常公务性工作，可直接送达有关部门或直接负责人承办。对阅读范围有明确规定的，可按规定范围组织传阅。 传阅 根据公文的内容，由秘书部门负责人决定或根据规定的阅读范围 组织传阅工作。传阅者会做出批示或写明意见。秘书人员应按传阅者的批示或意见进行处理。在分办和传阅后秘书人员应根据批示或意见做好催办、注办工作。 催办 指对必须答复的文件，根据时限要求、及时地对承办情况进行督促与检查，以确保落实。 注办 亦称办结 指对文件承办情况和结果，由经办人在文件处理单上扼要注明结果，作为办理完毕的标志。 （二）发文办理程序 1.拟稿是文件承办人根据领导交办或批办的意见草拟文稿的过程； 2. 审查 （ 1）行文的必要性 （ 2）审查文稿内容是否符合有关法律、法规、政策以及和已有文件是否矛盾、文件的措施、要求是否明确和具有可行性、可操作性。 （ 3）审查是否涉及其他职能部门以及是否经过协商一致和会签。 （ 4）审查拟办的公文用语是否符合相关要求 3.签发，指有关领导对文稿签字发出； 4.缮印 指对已签发的文件定稿进行 誊清、复印或排版印刷； 5.校对 指对文件誊写稿、打印稿或清样按定稿核对、校正； 6.用印 指在完成的文件上加盖机关印章。应注意必须以签发的文稿为依据；用印应清晰端正，加盖于签发日期上；用印须和签发机关一致；用印须核对发文数量； 7.发文登记 凡发出的文件均应进行登记，包括：时间、发文对象、发文方式等； 8.封发 对准备发出的文件分装和发送。应注意发文渠道及相应问题。 第三节 阅读资料 阅读资料一： 1.收文处理程序 2.联单式收文登记簿 3.收文登记簿（式样） 4、文件处理单 5、文件传阅单（一） 6、文件传阅单（二） 阅读资料二： 1.发文流程图 会签 归卷 2.单位文件稿拟稿纸 3.发文登记簿（样式） 4.发文清单（式样一） 5.机要文件交寄单 第四节 技能训练 训练目标：通过训练学生能够熟悉和掌握文书处理的程序 一、下列事例是否符合文书处理规则或程序？为什么？ 1.某单位对外拟发公文，领导签发后交秘书部门审核修改。 2.某单位秘书为保证工作不出错，将所有来文一律以三天为单位，每三天分送一次，这样做对不对？为什么？ 3.某单位秘书每次都将来文按单位领导顺序填好名字，请他们自行传阅，这样做对不对？ 二、根据文书处理要求模拟填写收、发文登记单、登记簿以及其他表格。 三、模拟训练法： （一）熟悉收文程序 1.角色：收发一人，秘书一人，办公室领导一人，公司领导一人； 2.道具：收文一份，由市政府安全委员会发来的题为关于加强安全生产的通知，各种收文登记表。 3.说明： （ 1）先由收发收