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办事处财务主管实务 操作手册 第一部份 办事处财务主管实务操作 一、协助办事处主任制定办事处月度费用计划 20X年 月费用计划表 所属地域： 填报时间：200X年 月 日 财务主管（签字） 办事处主任（签字） 财务总监（签字） 分公司经理（签字） 姓 名 岗 位 说 明 差 旅 费 水 电 费 办 公 费 租 赁 费 通 讯 费 运 杂 费 小 计 宣 传 促 销 费 广 告 费 小 计 合 计 批 复 金 额 备注 合 计 合计人民币大写： 拾 万 千 佰 拾 元 角 分 二、指导经办人员填制正规报销单 1，什么是合法合规的原始单据： 必须是有税务或财政部门监制章 的正规合法票据（银行，铁路，航空等 国有大型企业单据除外） 2，由谁填制报销单： 业务实际发生资金支出人为报销 人 二、指导经办人员填制正规报销单 3、报销单的填制时间： 报销人填制报销单必须按财务部关 于报销时限要求及时报销，因未及时报 销造成的损失由责任人自行承担。 二、指导经办人员填制正规报销单 4、报销单的填制内容： 必须按费用发生明细分类完整填 列时间、地点、事由，单据张数、金额 (大写金额前必须以币或计等字样填写) 、报销人（业务实际发生支付人为费用 报销人。 二、指导经办人员填制正规报销单 5、报销单的粘贴： 必须按凭证方向统一横向粘贴（单 据叠放长横纵短），按费用发生明细序 时分类粘贴）；因未按要求粘贴报销单 的，财务主管有权退回。 三、办事处财务主管如何审核费用报销单 1、审核报销人是否与业务发生或 资金支出人一致。 2、审核报销单的填制时间是否合 规： 报销人填制报销单必须按财务部关 于报销时限要求及时报销，因未及时报 销造成的损失由责任人自行 承担。 三、办事处财务主管如何审核费用报销单 3、审核原始单据的合法合规性： 必须是有税务或财政部门监制章的正规 合法票据（银行，铁路，航空等国有大型企 业单据除外） 4、审核报销单的填制内容是否与原始单 据一致，填列项目是否完整： 必须按费用发生明细分类完整填列时间 、地点、事由，单据张数、金额(大写金额前 必须以币或计等字样填写)、报销人（业务实 际发生支付人为费用报销人）。 三、办事处财务主管如何审核费用报销单 5、审核费用报销金额是否超标， 报销事项是否符合公司的费用管理制度 ； 6、审核报销单的粘贴是否合规。 四、办事处财务主管如何复核促销员工资 1、获取促销员招聘表和档案； 2、对照促销员招聘表和档案，查 看工资表，查核是否有其人，并掌 握促销员所在的门店和联系电话； 参与促销人员会议，了解实际参加 会议的人员情况，对照人事资料进 行对比； 四、办事处财务主管如何复核促销员工资 3、到所在门店查核是否兼职，是 否确有其人或异动； 4、根据该促销员所在终端收回的 保修卡和进销存表复查促销员工 资是否按政策计算和发放； 5、将有关情况反馈给财务总监。 五、办事处财务主管如何参与营业员奖励 的管理 1、获取分公司关于营业员奖励的文 件和政策； 2、检查该终端收回的保修卡数量和 质量和进销存表； 3、获取营业员奖励发放表； 4、对照营业员奖励文件和政策以及 保修卡，查看营业员奖励计算和发放表， 是否合规； 五、办事处财务主管如何参与营业员奖励 的管理 5、了解终端详细情况和获取营 业员资料； 6、店面或电话回访营业员查核 是否收到奖励； 7、将情况直接汇报给办事处主 任和财务总监处理； 8、营奖资料和终端资料归档。 六、办事处财务主管如何参与代理商汇款 与发货的管理 1、代理商填报要货明细表与打款 凭据传真（银行汇款则直接交单据）给 办事处财务主管； 2、办事处财务主管查询是否打款 （是现金则问分公司出纳，是单据则直 接转交分公司出纳进帐）并凭单登记与 代理商往来台帐；如有价保，根据价保 情况登记与代理商往来台帐； 3、审核要货数量与价格是否符合公 司政策 六、办事处财务主管如何参与代理商汇款 与发货的管理 4、分公司会计复核要货数量及 价格，并查看库存是否满足要货要 求； 5、财务总监复查出纳和会计意 见决定是否发货 ； 6、分公司物流会计填制出库单 进入送货流程 ； 7、财务主管根据送货单登记与 代理商往来台帐。 七、办事处财务主管如何与代理商对帐 切入点一、复核款项往来资金票 据 1、获取某一期间代理商打款明 细表，注意打款方式是现金还是汇 票； 2、获取分公司同一期间收到的 代理商打款明细表； 3、详细核对每一笔明细是否收 到并核实出金额上存在差异的具体 单据 。 七、办事处财务主管如何与代理商对帐 切入点二、复核分公司出库单与代 理商收货单（或退货单） 1、获取分公司某一期间发给该 代理商的出库单明细和该代理商的 退货清单； 2、获取代理商同一期间收货的 明细清单和退货清单； 3、详细核对每一笔出库和收货 明细是否相符，重点核对退货和收 到退货的清单 。 七、办事处财务主管如何与代理商对帐 切入点三、复核调价盘库确认 数量和补差金额 1、获取分公司某一时点确认的 该代理商调价盘库数量和单台补差 政策 ； 2、获取代理商同一时点自己计 算的调价补差库存和调价补差金额 ； 3、详细核对每一笔调价库存数 量确认明细是否相符，调价补差单 价与计算是否正确 。 八、办事处财务主管如何参与通路库存的管理 1、什么是代理商库存 代理商库存：指代理商的用于 批发的实物库存数量。不含代理商 用于零售的库存及铺货数量、不含 预付款折合的货物数量。 八、办事处财务主管如何参与通路库存的管理 2、什么是终端库存 终端库存：指为用于零售 的实物库存数量，含代理商用 于零售的库存及铺货数量。 八、办事处财务主管如何参与通路库存的管理 3、什么是通路库存 通路库存：为销售通路中 经销商的所有实物库存。通路 库存=代理商库存+终端库存。 八、办事处财务主管如何参与通路库存的管理 4、通路库存、代理商库存、 终端库存之间的关系。 通路库存=代理商库存+终端库存 八、办事处财务主管如何参与通路库存的管理 5、什么是通路进销存表 通路进销存表：是指用于统计 确定某一期间某一代理商（或终端 ）期初库存及期间收货、期间销出 和期初库存数的进销存表，包括因 各种原因造成的通路库存不实调整 数。 八、办事处财务主管如何参与通路库存的管理 7、通路进销存表（参考表）及其对应关系 所属期间：200X年 月 日-200X年 月 日 填表人： 商品品 名及规 格 期初 库 存数 本期 收货 数 终端 零售 数 理论通路库 存数 通路 库 存 实 盘 数 差异数 调整原因分析 = + - = - S1200 S3200 * 合计 八、办事处财务主管如何参与通路库存的管理 8、如何进行通路库存的管理 按上期通路实盘数作为期初通路数 获取并审核保修卡 根据代理商台帐汇总代理商各机型 本期收货数。 获取经我公司业务员或相关人员盘 点的该通路实盘库存明细表或串号 明细表，并通过E-MIS系统复查，整 理出有效的通路库存明细表。 八、办事处财务主管如何参与通路库存的管理 8、如何进行通路库存的管理 填制通路库存进销存表，并计算出 表中的待查数 。 对表中待查数出入较大的直接找相 关业务员了解详细情况及原因 原因分析及解决办法（见下表） 八、办事处财务主管如何参与通路库存的管理 8、如何进行通路库存的管理 原因原因分析解决办法 原因一 期初库存盘点或期初资料不 实，分清责任界限 报办事处主任和财务总监处 理 原因二 保修卡遗失或故意瞒报，或 大量保修卡不合规范； 根据数量大小报办事处主任或 财务总监处 理 原因三 期间发货 数或保修卡统 计错误 重新统计 原因四 我公司相关人员未进行实盘，代理 商或终端通路虚报库存（骗取调价 补差）少报库存（业务员 工作失误 ，给以后的工作留下隐患） 对通路库存盘点结果进行复查 ，结果报办事处主任和分公司 财务总监对 有关人员进行处理 原因五 外地串货进入报总部处理 九、办事处财务主管如何加强保修卡的审核和管理 1、什么是保修卡 保修卡是指出售波导手机时从 手机包装盒中获取的记载所出售手 机相关信息和零售商，以及购机用 户相关信息用于证明该手机及其购 置情况的卡片。 九、办事处财务主管如何加强保修卡的审核和管理 2、加强保修卡（存根联）管理的原因： 1) 消费者方面：是确保其所购 手机为真品的重要保证， 也是其手机 售后服务保证的重要凭据 2）零售终端方面：是零售终端 向供货方证明其销量，获取优惠销售 空间的重要凭据 九、办事处财务主管如何加强保修卡的审核和管理 3、加强保修卡（存根联）管理的原 因： 3)供应商方面：是供应商获 取销量信息，制定销售政策，确定 调价库存数量和计发促销员工资， 营业员奖励，保护消费者利益的重 要凭据 九、办事处财务主管如何加强保修卡的审核和管理 4、保修卡管理中存在的问题与解决方法： 涉及 方面 存在的问题 解决的方法 消费 者 不知道有保 修卡 促销员 或营业员 培训时为 促 销员 与顾客必须交流内容 不愿填写真 实的个人信 息 促销员 或营业员 耐心讲解提高 消费者自我保护意识 填写不规范 ，字迹潦草 促销员 或营业员 督促填写时 规范并作为检验 促销员 或营 业员 工作质量的重要方面 九、办事处财务主管如何加强保修卡的审核和管理 4、保修卡管理中存在的问题与解决方法： 涉及方 面 存在的问题 解决的方法 零售商 故意不给消费者保修卡 引导零售商提高经营 信誉直诚实 经营 之路 已销售但不提供给供应 商保修卡（为故意多报 调价库存留余地） 严格调价库存盘点，见物 点物，未见实 物一律不予保 价 长期漏报，事后要求补 报 和零售商反复申明过期保修 卡不得作为销 售政策依据 保管不善遗失 由零售商自行负责 九、办事处财务主管如何加强保修卡的审核和管理 4、保修卡管理中存在的问题与解决方法： 涉及方面 存在的问题 解决的方法 波导公司 单据传递过 程中遗失 由责任人负责 未仔细审 核导致不规范保修卡混入 仔细审 核购机时间 ，代理商印章，等必 填内容 重报过 期作废或用户联 保修卡 通过进销 存表和复查抽查发现过 期作 废或用户联 保修卡 虚报假保修卡 通过进销 存表和复查抽查发现 虚报保 修卡从重处理 保修卡统计 数量加计错误 实行复核责任制 张冠李带（造成计发 工资和奖励 以及制定销售政策不实） 随机抽查，电话 随访 违反政策，串货销 售，异地保修卡 串入 输入串号时查实 十、办事处财务主管如何进行售后材料收发及收 费管理 1、如何进行售后材料的收发管理： 1）、 严格售后材料收发权限审核 ， 确保进出有审批。 2）、严格售后材料的收发单据往 来，确保进出有单据，实物有去向。 3）、及时登记售后材料台帐，月 末或日常抽查核对帐帐和帐实余额。 4）、保管好各种收发单据及台帐 。 十、办事处财务主管如何进行售后材料收发及收 费管理 2、如何进行售后材料的收费管理： 1）、 严格售后材料收发及使用按流程操 作。 2）、定期或不定期抽查维修理工单并核 对收款单据。 3）、随时盘点维修收费并督促出纳及时 解缴分公司。 4）、审核维修工单中用料收费及进行消 费者电话回访。 5）、保管好维修工单与收缴费凭证据。 十、办事处财务主管如何进行售后材料收发及收 费管理 3、售后材料的收发与收费流 程： 详见财务管理大纲的 业务流程 十一、办事处财务主管如何进行广告宣传用品和 促销礼品管理 1、管理要点： 1），所有收发单据必须填列完整并 有财务主管和仓管、对方收货人签字验收； 2），办事处财务主管必须保证月末 与分公司财务和办事处仓管对帐，确保帐实，帐 帐一致； 3），对发出的广告宣传用品和促销 礼品办事处财务主管必须注意抽查核实使用情况 ，对发出和领用的促销礼品注意与该辖区终端销 量挂钩审核，确认使用是否合规 十一、办事处财务主管如何进行广告宣传用品和 促销礼品管理 2、操作流程： 1），仓管和财务主管分类建立广告宣传 用品和促销礼品台帐 ； 2），根据分公司的送货单，登记相应台 帐，发出广告宣传用品和促销礼品时填制销售出库 单（四联）并登记台帐； 3），办事处财务主管及时向分公司财务 上报广告宣传用品及促销礼品的出库情况。 4），办事处财务主管确保月末对帐相符 。 十二、办事处财务主管如何审核报送的各种报表 1、报表内容审核 检查报表内容是否与上级要 求是否相符，是否有超出要求或少 填报的内容。 2、报表相关信息审核 检查报表相关信息与所获取 原始单据信息是否一致 。 十二、办事处财务主管如何审核报送的各种报表 3、所属期间或时点审核 检查报表填报内容所属期间或时点 是否符合要求：报表内容一般对其所属期 间有专门的要求，分清楚是月报还是季报 ；是一段专门的期间还是一个时点的信息 。要保证所填数据与所属期间或时点的一 致。 十二、办事处财务主管如何审核报送的各种报表 4、勾稽关系审核 检查报表数据间勾稽关系， 横向与纵向是否矛盾，上次填报期 末与本次期初是否一致，小计与合 计是否相符，“其中”栏是否大于 “合计”栏等等 。