新型网络环境下档案管理模式研究.docx

新型网络环境下档案管理模式研究 摘 要档案管理是日常工作中形成的具有保存意义和价值的文字、图像、声音以及各种不同载体的历史记录，是行政日常工作之一。随着网络时代的飞速发展和自动化、智能化转变，档案的生成、采集、验证、归档再到电子档案的利用，将档案管理工作逐步电子化，电子档案孕育而生。但是由于网络的资源共享、快速传播及开放性等特征，档案管理者在档案管理中面临更多挑战。 下载 关键词档案；管理模式；网络 doi：10.3969/j.i中图分类号G270.7 文献标识码A 文章编号1673-0194（2015）24-0-01 1 电子档案生成对传统档案管理的影响 电子档案是日常档案管理的重要组成部分之一，档案管理者要利用计算机系统建立功能相对完善的档案信息系统。在收集和加工大量分散的信息的同时，将日常工作中遇到的问题以查阅统计、档案变更、报表、系统等进行科学管理，建立搜索引擎和检索体系，使各职能部门能运用规定权限随时查阅和传送有效信息。在现阶段工作中，电子文件与纸质文件管理模式大致可分为：先有纸质文件，然后根据个人需求以及储存条件将文件转化为电子版本的数字化过程；另外一种就是，因为长久以来的阅读习惯以及文件存档便捷性，将电子文件利用计算机转换成纸质文件。形成一种纸质文件和电子版本文件共存的模式。它们各自发展又相互依存，改善自身功能的同时进一步提高工作效率。 信息形态的多样性、极强的可操作性和传递的高速便捷，部分电子文件由于格式等方面的原因无法转换为标准的纸质文件，或因为基数和字数限制，使得纸张难以如实记录各种数据。且因为信息的多样性，电子音频、视频等大量声相形式的运用也给纸质记录带来难度。随着信息技术的进步和社会信息化进程，这种只能以数字形态生存的文件的种类和数量会越来越多，其复杂程度也会日益加深。要使两种载体档案的信息管理融为一体，建立与纸质档案同步的档案信息管理系统；增加检索目录的数据模块分析统计；根据档案属性及需求来决定是否形成电子档案，充分发挥各自的优势，协调管理。 2 新型网络环境下电子档案的安全 由于网络的便捷性，越来越多的文件通过网络传输。网络的普及，对电子档案需求量增大。在网络环境下，大部分文件已开始使用认证信息、电子签名等专业技术来防范网络攻击，但是在安全问题上还是对档案管理者提出了一定挑战。因此电子档案的安全问题可从以下几个方面着手解决，一是计算机系统的安全保障，二是档案传输和修改保存的安全，三是档案双备份的普及。 保密性即在公开开放的网络环境下，电子档案在传输和访问的过程中信息不会泄漏。电子信息在有条件的前提下都可互相转换和拷贝。这就要求我们避免使用社交软件及公开信箱传送档案。完整性即电子档案在传输过程中不会出现损坏，内容不会篡改。因为网络的不稳定性及各种文件格式的转换条件缺损，保存形式越来越多样化，影响电子档案的完整性。部分纸质档案转换为电子档案，文件出现双份保存，带来便利的同时也增加了档案归档和整理的工作量，工作繁重，管理者容易出现纰漏。 3 新型网络环境下电子档案管理途径思考 3.1 构建安全的电子档案数据库 利用现代数据管理技术及档案归类保密等级，建立好安全完善的电子档案数据库。对于涉密文件及较高的电子档案，需定期对档案管理人员进行全面、系统性的培训，明确工作职责和操作规范。进行合理的操作权限分配，划分访问和控制权限，保证每个文件的收集、整理、生成及上传下达规范化。 其次，需在提高软硬件设施的配备。运用先进的监测系统，及时发现非法入侵行为；积极更新网络病毒库，避免病毒感染；积极对本单位的电子档案专用设备进行维护与远程监控，合理运用信息安全技术，加强保障。 3.2 完善管理制度与增强创新意识 在管理方式上，要实现管理程序文件化、科学化和现代化，加强电子档案的统一管理，发挥档案管理者的主观能动性。档案管理人员要最大限度的发挥档案功能，纵向和横向，多元化的进行资源整合。配合上级主管部门，建立电子档案数据库和信息监控，设置权限浏览，在提供便捷工作方式的同时，做到上下共享资源。 3.3 改进人才培养模式向创新型转变 在原有的人才培养模式基础上拓展新方法，提高工作人员综合素质的同时，加强管理人员的规范化教育和创新思维模式培训。在日常工作中发现问题，针对问题不断提高自身的操作能力，更好地适应电子信息管理模式。发挥档案电子管理的优势，建立信息一体化的管理模式，提高专业业务技能。 3.4 提高档案馆建设标准及纸质档案的保存技术 根据档案法档案馆建筑设计规范档案馆安全管理标准等一系列法律法规标准，适应建设需要，使得建筑设计符合功能、安全、卫生等方面的基本要求，根据不同等级、不同规模和职能配置，使各类档案及资料保管安全、调阅方便。 纸质档案有易损坏，无法再生，需要保密等特点。提高纸质档案保存环境，研究纸质档案保存技术，做到制作影印副本、对已损坏的档案及时修复，如加膜、修裱、去污、增塑，电子和纸质同步存档等，降低非档案化风险。 4 结 语 随着现代信息技术的高速发展，档案的电子化管理及更多新型模式的出现是档案工作中面临的新挑战和新课题，也是档案工作实践和发展中衍生出的新事物。档案工作者应不断完善工作流程，不断开发新技术，不断学习实用的技术，不断提高创新思维，努力使档案管理工作在电子化大环境下发挥出其应有的作用。 主要参考