浅谈公路工程建设项目档案管理存在问题及对策.docx

浅谈公路工程建设项目档案管理存在问题及对策浅谈公路工程建设项目档案管理存在问题及对策 1、公路工程建设项目档案管理中存在的问题及原因分析 改革开放以来,我国的公路交通建设事业发展迅速,与此同时, 也形成了大量的业内资料即公路建设档案。如何有序地管理好公论文联盟路建设档案既是工程本身的需要,也是档案部门的要求。档案法和国家档案局、交通部等部门对交通工程档案的管理工作有明确的规定和要求,并建立了相关的规章制度,但公路工程档案具有内容综合性强、形成时机性强等特点, 未形成科学、系统、规范的信息化档案管理体系。突出的问题表现如下：一是档案材料不完整。档案材料不完整是公路建设档案管理工作存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到80%左右, 较差的单位情况就不同了。二是缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看,有的单位成立了专门的档案室,有的单位则没有成立,公路档案由其他业务部门或由文书档案员保管。三是缺乏复合型档案管理人员,一些单位的档案管理人员专业素质较差, 既缺乏档案管理业务知识,又缺乏相关的业务知识,难以适应工作需要。那么,造成这些问题的原因主要有哪些？笔者认为,目前公路建设行业档案缺位现象严重, 其原因是多方面造成的。主要有以下几个方面：首先, 公路建设行业自身的特点决定了其行业发展的长期性、复杂性和艰巨性。公路建设行业具有流动性大、施工战线长、跨区域、 异地化作业多、施工过程不稳定等特点,往往会给档案资料的收集、整理、立卷归档增加困难。其次,从业结构层面上还存在着层层分包、挂靠、非法用工等现象, 致使工程项目成分错综复杂,有的甚至施工总承包单位自己也说不清、道不明到底有多少小施工队伍、包工头参与施工,更何况即便是在同一项工程施工当中,参与施工的有关人员也在随着工程进展被随时调动, 所以在这一切变动的因素前提下做好档案管理工作并非易事。第三, 目前公路建设市场竞争异常激烈, 僧多粥少的现象突出,赢利空间非常狭小,如何千方百计地降低生产成本、提高经济效益是当务之急, 再者说档案工作短期利益不明显,所以档案工作在公路建设管理行业里得不到重视。 2、加强公路工程建设项目档案管理的对策 21 加强制度建设 加强制度建设是规范公路工程档案管理的前提和保证。要使公路工程档案管理工作步人科学化、规范化的轨道,首先要订立并遵循一套档案管理的制度。根据档案法及有关公路工程建设档案管理法规的规定,一是要制定公路工程档案管理工作规范,确定归档范围及保管期限,并统一工程档案管理工作标准,使公路工程档案管理工作步人良性循环, 形成制度化、规范化、标准化。二是建立公路工程档案员岗位责任制公路工程档案收集和立卷归档制度路工程档案借阅、利用制公路工程档案安全保管、保密制度等相关配套性、辅助性的规章制度, 全面对档案资料的收集、立档、管理、利用及安全保密等进行严格的制度约束、规范。三是加强项目负责人对档案管理的监督指导,要求完成一个项目,验收一个项目,归档人库一个项目。此外, 要根据施工行业自身特点以及各类档案形成的规律和特点, 制定出科学完善的管理制度, 将档案的归档范围和工作细则档案员工作职责案人库制度档案借阅制度档案的开发利用等一系列制度很好地落实。 22 做好工程质最记录 任何一个建设工程都有立项、可行性论证、勘察、设计、材料供应、施工、监理、验收的过程, 每一个步骤和环节都有它的质量标准, 其活动过程和内容都有真实的记录。施工实物体的外在质量问题很容易被人们发现和重视, 但工程建设项目档案的内在质量缺陷就不容易被人们发现, 通常是在利用档案信息过程中发现与实际情况不一致时, 才能反映出它的缺陷所在。所以工程建设档案质量工作与工程施工质量工作同等重要, 二者缺一不可。 23强工程前期档案管理 在公路工程建设项目档案管理工作中要做到三纳人 四同步 。三纳入 即将文件材料的形成、积累、整理和归档纳人项目立项申报、勘探设计、征地拆迁、招投标等各项建设程序, 纳人项目建设管理计划, 纳入有关部门和有关人员的职责范围。 四同步 是指在项目前期筹备时同步提出文件材 料归档要求；在项目设计、监理、施工、招标投标时同步提出相关文件材料形成、积累、归档要求, 并写人有关合同、协议条款中；在检查项目进度、质量时同步检查文件材料形成情况；在项目交、竣工验收时同步验收项目档案情况, 这样形成一种超前的管理模式。 24 实行工程全过程管理 1）明确工程项目各参建主体档案整理的职责。国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规规定：建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定,并按档案管理要求,由文件形成单位进行整理。交通部公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法规定：公路工程各参建单位应当将公路工程文件材料立卷归档工作, 纳人公路工程建设项目的管理工作中；公路工程建设单位各承办机构和公路工程的承包单位在项目档案完成时, 应向建设单位移交系统整理过的全部文件材料 。 2）加强平时管理, 提高文件资料质量。公路工程建设事关百年大计, 质量问题至关重要, 且质量的文字表述全部记录在档案资料中。公路工程档案来源于工程建设职能活动, 从文件资料的产生到归档整理要经历较长时间, 中间经过多种环节, 每一环节的工作质量都会直接影响其形成质量、完整性、齐全性和准确性。建设单位在工程建设中对工程质量严格把关的同时, 应加强对工程参建单位的档案管理指导、督促和协调, 项目监理应切实加强工程监理过程中形成的文件资料的完整性、系统性、准确性及隐蔽工程和竣工图的质量控制。 3）公路工程建设项目档案工作必须得到领导重视支持,除有完善的档案管理体制和制度外, 还要有相应的专（谦）职人员组织落实工程建设全过程各环节文件资料的把关和档案管理制度的执行到位, 这是公路工程建设项目档案管理质量的重要保证。 25建立档案检索系统 涉及公路建设的有关部门应有效利用部门的资源, 建立本部门的档案检索系统,提高各部门的档案管理水平,以方便各部门；（单位）对档案的利用, 提高工作效率。各部门应按照档案的性质和类型, 收集整理各部门的档案资料；对内部文件、记录应按照文件和记录的形成特点进行分类与编号；对外来文件、记录与外来公司的模板文件、记录, 要按照其来源、性质不同分类,编号采用其自然形成（特定）的编号；（如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则, 公路部门不应再另行规定）。 36 重视公路工程建设项目档案的开发利用 公路工程建设项目档案是否得到有效的利用, 应作为衡量和检验项目档案管理水平和项目档案发挥作用大小的重要尺度。在项目档案的开发利用上,一要开展借阅、复制、科技咨询、信息交流等业务, 充分发挥项目档案在工程建设、生产管理、工程维修和改建扩建中的作用。二要加强重点项目档案编研, 对项目档案中的原始资料、数据进行归纳、综合、计算、分析、筛选及加工, 把零散的信息变成系统的、实用的编研成果, 为提供优质服务做准备工作。 37 定期督导, 验收要严格把关 由于公路工程建设资料整理琐碎,不直接产生经济效益,施工过程中现场又非常繁忙, 施工人员绝大部分精力集中在工地, 对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查, 到最后内业很有可能一塌糊涂, 更有甚者会造成大量资料的缺失。对此, 应对内业资料应进行定期或不定期检查评比, 以此引起各方面重视, 避免其形成大量的杂乱堆积。必要时可采取与计量支付挂钩等强制措施, 为搞好档案管理工作提供保证。对公路档案