医院住院楼项目不部的行政管理.doc

项目部的行政管理第一章 项目部控制的主要文件1 合同：合同是项目有关各方签订的正式文件，应由项目资料管理员汇编成册，以供和方面人员查阅。合同一般包括以下几类：工程承包合同及其附属性文件；工程分包合同、协议及其附属性文件；采购合同或协议；劳务合同或协议；项目承包责任书及附属性文件；土地租赁、地方政府部门颁发的管理责任书，财产保险等方面的合同文件；其它方面的合同。合同的分类也可由项目部根据具体实际情况而定。2 项目施工组织设计和项目计划2.1 施工组织设计；2.2 临时设施计划；2.3 施工进度计划；2.4 质量控制计划；2.5 工程竣工验收和交工计划。3 项目主要人员名单和通讯地址4 总进度计划总进度计划一般用网络图或横道图表示，并标出主要的关键控制点。5 项目成本管理资料6 项目设计文件6.1 项目设计数据（技术、水文、地质等，由甲方供）；6.2 项目设计说明；6.3 项目设计图纸；6.4 项目图纸答疑；6.5 其它有关的设计资料。7 标准、规范和通用作业指导书手册8 质量体系文件、项目管理文件、其它文件资料：8.1 质量体系文件、项目管理文件（在项目经理部成立时由公司办公室发给）。8.2 其它文件资料（由公司办公室在项目管理过程中陆续发给）。第二章 项目部收发文规定1 公文办理一般包括登记、分办、批办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序；凡项目部收文，由项目部综合办公室或项目部资料保管员签收登记。2 公文登记后，由项目部综合办公室根据项目部经理批示，转交项目副经理阅。如需转交项目有关职能人员阅办，应由项目部资料保管员送交，并经登记、签收后方可送交。3 4 项目部各职能人员或有关责任人对承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压。5 6 公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。当月的文件应于下月15日前整理完毕。项目竣工交付后，项目部保存的资料一次性向公司档案管理部门办理移交。文件资料的管理情况将作为项目部考核和兑现的一个重要依据。7 8 没有存查必要的文件和资料，经公司档案资料主管负责人鉴定和项目部经理批准，由项目部综合办公室负责定期销毁。涉及企业秘密的文件资料，不准作废品出售，应烧毁或粉碎。第三章 项目部档案资料保管制度1 项目文件资料管理的范围2 项目文件资料临时归档办法2.1 随时收集项目经理部办理完毕的文件，资料按“条款类目”分别存放，次月经检查齐全后，整理立卷归档。2.2 文件资料整理原则：a制度一套能充分解决项目经理部文件记录保存管理制度。无论是按什幺形式分类，其目的都是为了查找的迅速方便，因此都必须在档案类目里清楚地标明并把档案保存好，每一份文件资料都要清楚地注明它归入的档案类目；b每天都应进行清理归档，以免资料堆积；c d每月要清理一次档案，及时清除不必要保存之材料；e准确地做好文件索引，以便于查找。f归档要注意整洁，归档前要先把资料进行分类，可把材料按类别分组装入一个待办卷宗，以便办理归档时，所有材料都能随手而得，避免盲目查找；g 2.3 案卷厚度一般在15公分为宜，装订前应拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制，装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边；纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折迭整齐；对字迹难以辨认的材料应当附上抄件，案卷标题应标明作者、问题或名称，文字要简炼，确切，用毛笔和钢笔书写，字迹端正。2.4 2.5案卷要分类保管2.6 项目资料保管室的门窗要坚固，做好防盗、防火、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。2.7 每月对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。2.8第四章 项目部关键性会议制度1 会议是议事决策的主要形式。2 项目部例行会议2.1 工种班前会时间：每天上班前15分钟；主持人：各工种施工员：参加人：本工种质检员、安全员、全部工人；会议内容：工作安排、上岗检查、安全、质量、技术、文明施工交底。2.2 项目每日例会2.3 项目安全周会时间：每周星期一早晨主持人：项目经理参加人员：现场全体人员会议内容：总结上一周的安全生产情况、布置本周安全工作。2.4 项目每月表彰例会时间：每月一次（一般在每月的第一周星期一）主持人：项目经理参加人：现场全体人员会议内容：奖励安全无事故工人，表彰先进班组，总结上月现场管理情况。布置本月安全生产工作。2.5 项目大检查2.6 项目成本分析会时间：每月六号上午主持人：项目经理参加人：项目副经理、各主管、各施工员会议内容：分析上月成本、计划本月成本、下达成本控制指标。2.7 民主生活会2.8 生产调度会（可由9.2.2替代）时间：每周一、每月17日会议内容：每周生产计划，每月生产计划安排，检查、总结上周、上月生产计划完成情况，并布置下周、下月生产计划。主持人：项目经理参加人：施工员以上的管理人员（含施工员）3 项目经理部非例行会议3.1 项目成立大会3.2 项目开工动员大会时间：工程开工前主持人：项目经理或公司经理参加人：项目全体人员会议内部：项目介绍、工作动员、重要制度申明。3.3 图纸会审会3.4 进场教育会时间：不定期主持人：项目劳资主管、项目安全主管、保卫干事协助。参加人：施工员及进场工人或管理人员会议内容：安全常识、治安及卫生要求，现场有关管理制度。3.5 QC小组活动会第五章 项目部每日情况的管理规定1 项目部每日情况包括：天气、环境卫生、质量安全、生产进度等方面的情况。2 项目每日情况的处理包括以下几个方面：3 项目每日情况的通报采用“项目每日情况表”来反映。由各方面的负责人填写相关的情况，必要时，可以加上附录材料。所有的资料由项目行政负责人汇总整理后分送公司、分公司行政办公室、项目经理，并归档留存。4 项目每日情况表必须在当天下班之前报出。情况反映的时间段是前一日12点到本日12点。通常情况下应用电子邮件将当天的情况表发送公司。当没有联网时，在分公司附近的项目，由项目行政负责人送到公司行政办公室。远离分公司的项目，必须于当天寄出（以邮戳为准）或送出。5 项目每日情况报告必须绝对保证真实可靠。6 项目部每日情况登记（详见附表）附表 项 目 每 日 情 况 登 记 表年 月 日本日值班记录重点控制部位名 称目 标责任人效 果天气：气温、风向、风力、雨雪（阵、大、中、小）防范措施：1、检查参观单位人 数招待安全生产情况事故情况处理结果工程工作完成情况名 称完成量单位劳务工长质量主要施工机械情况塔吊：电梯：砼泵：人员出勤情况管理人员出勤缺勤姓名出差病假事假材料钢材水泥黄砂石子材料使用情况进场情况注：材料情况可用“材料每日报表”代替第六章 项目部的信息控制制度1 项目部是一个临时性的组织，控制并管理好各种不同的信息，是项目管理正常运行的保证。2 通讯联系方式2.1 总则2.2 文件信函往来。文件信函到达项目部后，由项目行政事务部门拆阅、分类登记、整理，呈请项目部经理阅示，然后根据项目部经理的批示办理或督办文件规定的事项。私人信函由私人亲自拆阅。外发的文件或信函应首先经项目行政事务负责人核稿，然后送项目部经理审阅，经项目部经理同意后，即可安排打印、装订、盖章、封装后送出。外送文件和信函应将原件留存归档。当信函或文件只有独立一份时，应复印留底归档。2.3 电传和电报2.4 地址及通讯联络方式。项目部成立并开展工作后，应及时编制本项目的主要人员、职责分工、联络方式的文件送达有关各方。同时，项目行政事务负责人应调查并拟定甲方、监理方、地方政府、社会关系、上级部门的地址、负责人、联系电话、传真、传呼、电子信箱等内容的清单，分发项目部各主要人员，以便及时取得联系。2.5 控制与管理。3 日常资料的传送34 电话项目部的电话日常管理由项目部行政事务部门主管。外来电话应进行登记，打出的电话也应进行登记。5 电子信函已设立电子信箱的项目，项目行政事务部门应每天查看信箱，收取邮件，对于收到的邮件要登记、打印、呈批、催办。项目对外发出的电子信件，要按由发文的规定进行管理。6 会议记录7 一般参照一般参照包括图纸和资料上的缩写和略语，应由项目部技术负责人总结形成文件，以便项目有关人员查阅。8.变更合同、设计变更、技术复核、工程签证是直接涉及项目预算和进度的重要事项，必须谨慎处理，并严格保存好原始资料。以上各项工作由项目部经理直接负责。8.1 合同变更的具体工作由项目部的合同预算负责人主管。有关合同变更的文件资料应及时送项目部经理审阅，并送项目行政事务管理负责人处备份归档。合同变更的内容要及时传递到有关各岗位。8.2 8.3工程签证的具体工作由项目生产负责人主管。签证资料应及时备份归档和传递。9.工作记录项目部工作记录采用施工日志形式。9.1 整个项目部的施工日志由项目技术副经理负责填写；9.2 各单位工作的施工日志由相应的栋号他或工他负责填写。9.3 10、设计文件10.1 工程设计文件由项目部资料保管员保存完整的一套。设计文件先呈送项目部技术副经理审阅后处理。生产中所需的设计图纸可由项目复制。10.2 10.3 设计变更是设计文件的一部分，连同设计文件的发放应进行详细的记录。11.文件资料分发表（详见附表）项目部正式成立后，应由项目部行政事务负责人参照本规定制定项目部的文件资料分发表，经项目经理批准后发布，用以指导项目部文件资料的发放。附表：项 目 文 件 分 发 参 考 表文 件符号Y原件F供传阅的复印件E供认可用T附函AR需要时提供凡项目以外的文件都应注明项目经理项目副经项目副经项目生产项目合同预算项目器材项目质量项目质量项目安全项目财务项目劳资项目行政事务栋号他或主工他分包商甲方监理工程师分公司工程承包合同分公司FFFARARFAR项目承包责任状分公司FFFFFFFFFFYF施工组织设计FFFFFFFFFFYFFF项目总进度计划YYYYYYY项目预算书YFYFFY项目承包基数测算书分公司FFFF设计文件（图纸）甲YYFFFY变更甲FARFFFFFRFARFFF技术复核FFFFFFYFARFFF签证FFFFYFFFF工程进度计划YYYYYYYYYYYYARYYY工程进度月报FYYYYARY项目成本管理资料FYYY会议纪要YYYYYYYYYYYYARYYY项目管理规定分公司FFFFFFFFFFFF质量体系文件分公司FFFFFFFFFFFF项目名称： 制订人： 时间： 签发人： 时间：第七章 项目经理部印鉴管理1 项目经理部印鉴在项目经理部成立时，以局名义承接的项目由局办公室配给，以公司名义承接的项目，印章由公司办公室配给，因工作需要刻章，项目经理部向局、公司办公室申请后，由办公室负责刻制配发。项目经理部撤销后，印鉴收回局、公司办公室，由办公室移交档案部门保存。2 项目印鉴由项目经理部综合办公室主管负责保管。3 项目印鉴的使用一律由项目经理或项目书记签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此规定造成后果由直接责任人负责。4 5 非特殊情况一般不准携带项目印鉴外出，携带项目印鉴必须经项目经理审批签字，做好印鉴登记，双方交接签字后，方可携带外出。6 7 盖章后出现的意外情况由批准人负责。第八章 项目部图表的使用管理1 图表是一种设计好统一格式的带有固定信息，并留有空白以备记载可变信息的文本。2 项目经理部所使用图表的种类。3 图表管理的原则3.1 实用性原则；3.2 标准化原则局（公司）各项目所使用的图表必须统一；3.3 有效性原则；3.4 集中控制性原则。局、公司行政事务部门是图表的主管部门，项目行政部门负责本项目经理部的图表管理。4 图表的来源5 图表的管理5.1 项目行政部门应密切与公司行政部门保持一致，按照公司的统一要求做好图表使用的标准化。禁止随意设计和使用表格。5.2 项目行政部门应对使用的图表进行登记（见附表），以便真实掌握图表的使用情况。5.3 对外报表要由项目行政部门统一报出。并做好登记。（见附表）5.4 项目上有关职能人员使用表格应经过申请。5.5 每年由公司行政部门进行一次图表使用情况的调查，以便及时更新和使用图表合理化。5.6 新设计的图表必须经过审批才能使用。第九章 项目部办公财产的管理1 项目部的财产管理分为四大类：2 办公用具的配置2.1 配置应本着节约、实用的原则，能不配的尽可能不配。2.2 2.3 桌椅、公文柜、热水器、茶具等其它办公用品（小件物）可由项目自行购买。2.4 当项目完工后，项目经理部即将撤消时，项目应将原配置的物品归还局、公司。公司可以根据损坏情况和折旧情况增加项目的成本。对于项目自行购买的物品，由公司行政部门查收。2.5 3 项目部的临时设施3.1 项目经理部的临时设施一律按项目成立初期，经公司审批的临时设施计划建造。所有费用由公司承担。3.2 当项目经理部扩建或装修临时设施时，必须向公司请示。不经批准擅自扩张或装修的，分公司可以处以23倍的罚款，并扣减项目经理30的兑现奖。3.3 项目临时设施的日常维修由项目经理部负责。4 项目办公用品的采购必须按照材料采购中的有关规定进行