高校教学秘书视角下的教学档案建设与管理策略研究.docx

高校教学秘书视角下的教学档案建设与管理策略研究 高校教学秘书视角下的教学档案建设与管理策略研究 1 教学档案内容 教学档案主要是指学校、教师和学生在教学实践活动和教学管理过程中形成的直接的、具有保存价值的文字、图表和声像等材料。高校教学档案建设与管理大多来源于教师从事的教学实践工作过程中，由教务处和院（系）级教学部门两个机构组成，一般包括：学校教务处下达的各类指令性文件;教学制度、办法、规定、条例;教学环节中的各类统计材料;授课教师的备课本、提要本和教学设计;期中教学检查文本;辅导答疑资料;教师教改、科研成果、学术专著;教师听课记录;教学效果评价记录;教师考核情况;教师手册;学籍管理材料;学生成绩评定;实习报告;学生特色作业;各类实习报告、实习鉴定表、毕业设计论文材料，以及其他与教学相关的各类档案材料。 2 教学档案的基本特点 2.1 复杂性 不是任何教学文件都需要成为教学档案，只有那些已经处理完毕的，对将来的实际工作和科研等活动具有一定参考利用价值、并且按照一定规律保存起来的教学文件才能成为教学档案。教学文件的立卷归档工本文由收集整理作至关重要，文件收集的是否齐全、教学文件内容质量与书写是否规范都直接影响着教学档案寿命的长短，教学档案的价值主要体现在教学过程中对其的利用。 2.2 原始性 任何教学档案都承载着各个教学环节的信息，它记录了教学活动中的具体情况，能够反映出教学工作过程中各个教学活动的具体环节，是直接从文件转化而来，不是事后编写或随意收集的，注重原始性。除此之外，学校各类行政部门和教务处的收文、发文等底稿和其他各种原始材料等，都是将来教育部本科教学工作合格评估的支撑材料。 2.3 回溯性 从一个孤立的教学文件到教学档案的转化需要一个过程，它是经过逐年累积、按照一定的程序和条理集中保存起来的，因此教学档案信息与反映的教学活动内容有一定的时间距离。例如，教学档案中包涵的教育实习是高校师范专业教学中一个重要环节，也是教学计划中重要的综合性必修实践课程，教育实习这个教学活动从召开筹备会和动员大会，制定教育实习计划，确定实习带队教师、实习指导教师，联系实习单位，协商实习的内容和组织实习相关管理工作，到最后的教育实习总结。整套的程序必然有时间间隔，这就使教学档案可以追根溯源，不仅可以考查过去教学工作中的不足，总结出经验和规律，也可使其为现实服务和预测未来。 3 教学档案的作用 （1）教学档案可以作为教育部普通高等学校本科教学工作合格评估的重要考查依据。高等学校围绕教学条件、教学过程、教学效果进行评估，必然要考查许多相关资料，教学档案能够反映某一个阶段最基本的教学状态，所以可为本科教学合格评估提供重要依据。在本科教学水平评估过程中，评估专家为了对一所高校的教学情况作出整体客观的评价，往往要调阅大量的档案资料，通过档案材料对照各项评估指标进行科学的定量分析。所以高校档案建设与管理工作在教学水平评估中扮演重要的角色，教学档案在收集信息、记录历史、总结经验、提供考查依的作用越来越明显。 （2）教学档案可以作为教育科学研究的参考。教学档案的形成规律和自身特点决定了它可以对教育教学研究进行指导和参考。由于教学档案反馈了各种教学过程，所以对开展教学研究或改革实践有很好的指导作用。以陕西学前师范学院为例，学校每两年举办一次青年教师教学基本功大赛，在此过程中形成了大量的教学档案，通过研究当时教师的教案、教学设计、教学手段、教学方法以及教学效果可以反映该教师的教学水平是否提高，直观地反映出教学能力的高低，教师可以借鉴教学档案吸纳其他教师的优点提高自身的教学及科研水平，从而为进一步提升教学质量水平和改革教学方式提供参考。 （3）教学档案是宣传教育的生动素材。教学档案的内容繁杂多样，真实地记录了教学实践过程中的各类案例，在进行教学成果展示和举办各种宣传教育活动中可以提供生动的素材。 4 教学档案管理的现状 （1）教学档案管理人员管理意识薄弱。以教学档案管理的认识程度为出发点，经调查研究发现，绝大部分高校教学档案管理人员管理意识薄弱，对其重视程度不够，尤其是教学档案完整性维护和安全方面意识淡薄，教学档案管理人员责任心弱，随意性强，主观能动性不够，从而导致教学档案建设与管理混乱。 （2）教学档案管理集中性和规范性不强。由于教学档案内容的复杂多样导致其具有很强的分散性、随意性，教学档案管理人员大多只重视收集院校下达的红头文件，忽视在教学实践过程中形成的大量一线珍贵资料，甚至在一定程度上只强调质量从而忽视数量，造成教学档案残缺，不能完整反映教学活动的全貌。教学档案杂乱无章，每次查找教学档案翻箱倒柜，不能系统地归整教学档案，使其利用率不高。 （3）各高校间教学档案建设与管理缺乏交流沟通。目前各高校对教学档案建设与管理认识不够，相对来说比较封闭，几乎都是闭门造车，各自按照自己的老思路进行，几乎不与其他高校进行交流沟通、学习调研，这就导致了此项工作长久以来原地踏步，毫无进展，严重影响了自身的教学质量提升。 5 提升教学档案建设与管理的应对策略 （1）配备专业的教学档案管理人员，提升教学档案管理水平。研究表明，在各个高校中，专业的教学档案管理人员相对较少，绝大部分是由教学秘书、科研秘书或是其他的教师或教辅人员兼任，他（她）们没有系统的学习过档案管理的相关知识，也从没参加过相关课程的培训，缺乏管理理论与技能，专业化程度不高。对其工作的性质没有更加全面的认知，只能凭借自身的经验去理解和解决问题。所以高校应配备专业的教学档案人员，从而能够科学地收集、建设和管理教学档案，以便充分发挥教学档案的各方面作用。 （2）增强主动研究分析教学档案意识，活化教学档案实现其资源共享。目前在高校中大部分教学档案只是应用于应付各类检查或提供某些参考，往往更多的是体现教学档案的回溯性，被动地运用教学档案。不注重将教学档案进行活化。所谓的活化就是：主动地从教学档案中提取出有用的信息进行思考和研究，用于服务教学。例如：教学档案中很重要的一个环节试卷归类和整理，它绝对不是简单地将每学期末考试的试卷收集和存放在某一个地方，这样只是把试卷当作一个教学档案文本，如同死物。如果将每学期的试卷按照不同专业不同年级进行分析研究，得出不同课程试卷中的考点、得分点以及学生从卷面答案中反映其掌握知识的水平和程度，总结本门课程出题规律和出题技巧，形成考试大纲，这就是活化，可以重复利用。倘若每学期将试卷进行剖析，随着社会信息和自身理解水平的提升，从而对该门课考试大纲不断修订，相信此举定会使教师自身的教学水平有一个质的飞跃。 （3）充分利用网络资源，实现教学档案的信息化管理。当今社会是信息的时代，纸质教学档案从保存的持久性和利用率方面略显保守，传统的教学档案管理技术已难以适应当今社会，随着人们的观念和网络技术不断发展，电子教学档案逐渐慢慢出现在大众的视线中。据调查某大学高考录取通知书已从传统的纸质版转变为电子形态，扫二维码就可以从网络中找到自己的高考录取通知书，方便学生查询。为实现教学档案的信息化管理，可以更新理念，解放思想，将可以公开的教学档案信息，组建档案管理系统软件，不断地开发教学档案相应模块，形成相关文件数据库系统，以电子形式利用网络技术，通过网络平台向大众提供学籍管理、成绩管理、教学计划管理、课程管理、教学动态以及教学改革相关信息资源，真正实现各高校之间的教学档案经济、快捷、高效地进行信息互换交流。 （4）实时开展高校间教学档案建设与管理的交流，不断地改革、提升教学质量。社会是不断进步的、飞速发展的，高校想要实现可持续发展，其教学质量至关重要，作为提升教学质量的关键一环，高校教学档案建设与管理同样如此。因此各高校之间应该定期或不定期地开展教学档案建设与管理交流工作，深入探讨此项工作过程中的重点、难点、疑点，相互沟通和学习，取人之长、补己所短，只有不断地改革创新，才能提升自身的水平和技能，从而实现共同发展、共同进步。 6 结语