合资企业加强内部有效沟通问题研究

1 / 12 合资企业加强内部有效沟通问题研究 合资企业加强内部有效沟通问题研究 沟通是企业管理的基础，也是企业文化建设的灵魂，良好的沟通是做好各项工作的重要保证。如今，沟通渠道不畅，沟通效果不佳是大多数企业都存在的通病，这样就使基层的许多建设性意见不能及时反馈至管理层，而管理层的决策在传达过程中，常常也无法以原貌展现在员工面前，容易出现偏差和疏漏。因此，积极拓展沟通渠道，建立健全有效的内部沟通机制，是体现 “ 以人为本 ” 管理思想，凝聚员工智慧和力量，促进企业科学发展的一种重要手段。 一、充分认识合资企业加强内部有 效沟通的重要意义 对于沟通的定义，目前有很多种的解释，但主要的观点认为，沟通是为了设定的目标，把信息、思想和情感在个人或群体间传递，从而达成共同协议的过程。著名组织管理学家巴纳德也认为， “ 沟通是把一个组织中的成员联系在一起，以实现共同目标的手段 ” 。因此，对于合资企业来说，加强内部有效沟通，具有非常重要的意义。 加强内部有效沟通，是合资企业贯彻落实落实科学发展观，夯实和谐企业的管理基础。党的十七大明确指出，要将贯彻落实科学发展观，建立和谐社会作为当今改革发展中的重要问题来对待，要通过落实科学发展观，来 进一步推动我国的经济和社会继续发展，巩固己取得的成果。企业虽然是2 / 12 一个经济组织，但同时也是社会的重要组成部分，企业的和谐关系着社会的和谐。加强内部有效沟通，不仅可以将员工的思想动态、最新需求都能及时反映到相应的管理层面，使管理层能充分了解到员工的诉求，认真地加以分析和处理。同时，还可以有效地整合各种情感要素，理顺员工的情绪，使员工能够达成精神层面的充分交流，把心理话和内心情感尽量表达出来，调整好自己的位置、行为的位置和心态的位置，形成人与人、人与企业、人与社会的良性互动，进一步优化生产经营关系，保持企业稳定高 效和又好又快发展。 加强内部有效沟通，是提升合资企业科学管理水平，实现科学发展的重要条件。对于合资公司这么一个特殊的经济组织来说，内部沟通具有非常重要的战略意义。首先，有效的沟通有助于合资公司做出科学的决策。由于合资双方都自己各自有自己的母公司，代表着各自的利益诉求，对合资企业的发展常常有不同的见解。毫无疑问，这些都会阻碍合资企业的发展。因此，加强内部有效沟通，促进合资双方的良性互动，可以有效地减少对决策思维的降解时间，得到有效的意见反馈，从而更快地在行动上进行分解，使决策得以高效地执行，有效地纠正决策 的失误和决策思维上的理解偏差。其次，有效的沟通可以促进各项工作顺利推进。在合资公司，各个部门的工作都是相互依存、相互支持，形成一个有效的总体，只有这个总体发挥出应有的效能，企业才能高3 / 12 效运作。而有效的内部沟通，不仅可以使企业各个部门之间相互了解，增进交流。还有助于培养整体观念和合作精神，克服本位主义倾向，提高工作效率。第三，有效的沟通还可以使管理层能了解到内部成员的需要、了解到管理效能高低，建立良好的人际关系。在合资企业，只有沟通顺畅了，信息才能得到良性的传递和分享，才有利于让员工承担起应该承担的责任，才有助 于团队互助和思维创新，而这是搞好企业科学管理，实现决策科学化、效能化的重要条件。 加强内部有效沟通，是促进合资双方文化融合，打造“ 开放、和谐 ” 的企业文化的必然选择。与其他性质的企业相比，合资企业成员来自于不同的母体，文化背景迥异，在价值观、风俗及思维方式等方面存在着明显的文化差异，而这种不同母体之间的文化背景差异注定了合资企业更为独特的企业文化。加强内部的有效沟通，可以减少这种因为不同文化造成的思想冲突和差异，增进文化认同，使合资公司的不同文化得到有机的融合，多元归于一体，凝聚成一个合资公司特有的企业文 化。同时，加强内部的有效沟通，还可以使合资双方不同的利益诉求得到和谐统一，可以协调好各利益相关者的关系，建立起相互理解和信任的工作机制。 加强内部有效沟通，是促进员工身心和谐，增强合资企业的凝聚力、向心力的重要手段。人际关系学先驱威廉斯通过调查发现，员工工作的主要动力在于得到承认和尊重。随4 / 12 着市场经济的发展和人们思想文化素质的提高，员工的思想空前活跃，民主意识，参与意识普遍增强，希望对企业的整体经营情况、工作思路及事关员工切身利益的重要政策、决议有充分的知情权、参与权和表决权。因此，加强企业内部的有效沟通 ，实现管理层与员工之间的高度信任，加强与各个层面员工的有效沟通、互动交流，可以使员工自由表达思想和意见，满足员工当家作主，参与企业管理的愿望，真正感受到来自管理层对他们的尊重。同时，有效的沟通还能够消除各种人际冲突，使员工在情感上相互依靠，在价值观念高度统一，在事实问题上清晰明朗，达到信息畅通无阻，改变员工之间的信息阻隔现象，从而在员工内心深处激发起对企业的向心力、凝聚力和归属感，创造一种良好的、和谐的、积极向上的工作氛围。 二、合资企业内部沟通中存在的问题 应该说，不论是国有企业，还是合资企业，都 非常重视和加强管理层与员工的沟通和交流，并在实践的过程中，也逐步摸索建立了一套的沟通交流渠道和工作方法， “ 上情下达 ” 和 “ 下情上达 ” 的内部沟通交流机制也逐渐走上了科学化、制度化、规范化的道路，取得了一定的经济和社会效益，也得到了员工群众的拥护和肯定。但是，随着时代的发展，特别是改革的不断深入和企业国际化进程的加块，合资企业在内部沟通中存在的一些问题也不容忽视： 5 / 12 沟通的制度和渠道有待于进一步优化。合资，带来了管理方式的巨大变革，在制度化和流程化的管理方式下，以往管理层直接向员工进行形势目标教育和深入基层与员 工交心谈心的思想政治工作一度弱化，沟通的次数减少。 沟通缺乏系统性。在合资公司，由于文化的差异和背景的不同，使管理层，特别是外方管理层，缺乏对沟通的实质和目的的了解，常常把信息的发布当作是沟通。沟通是以信息为基础的，但和信息本身还不是一回事。信息与人无涉，不是人际间的关系。它越不涉及诸如情感、价值、期望与认知等人的成分，它就越有效力且越值得信赖。信息可以按逻辑关系排列，技术上也可以储存和复制。而沟通是在人与人之间进行的，是人与人之间的思想和信息的交换，背后是想达到一定目的的。同时，在一些单位，管理层在和 员工沟通更多是在出现问题或者某种苗头倾向以后，才进行沟通。这恰似 “ 堵 ” 与 “ 疏 ” 的关系，领导的工作应该是 “ 疏导 ” ，应注重过程的掌控。反映在沟通问题上，就出现了头痛医头，脚痛医脚的现象，容易使小问题演变成大问题时，才去扑火，缺乏制度约束，没有形成与员工沟通的系统性。 在沟通的时候没有运用正确的方式。沟通看起来很简单，但能否按正确地方式沟通，让员工心悦诚服非常关键。有一份资料表明，沟通中的 35%是来自语言沟通，而 65是依靠非语言沟通，沟通的关键不是沟通的内容而是如何用对6 / 12 方可以接受的方式来沟通。目前，部分管理 者在与员工沟通时，习惯于用行政命令的形式，没有把自己放在与员工同等的位置上，在和员工沟通交流时，往往把沟通交流简单化、泛化，往往不愿认真聆听员工的倾诉和自己不感兴趣的话题，不能放下身段，耐下性子， “ 开诚布公 ” 、 “ 推心置腹 ” 、“ 设身处地 ” 和员工进行平等交流，不能进行换位思考，只顾自说自话，致使沟通气氛紧张，员工容易产生心理障碍。 沟通中反映的问题解决力度不够。有的问题反映上去的问题没有解决，有的问题在被分解到职能单位之后，职能单位不是抱着服务的态度去基层解决问题，而是蜻蜓点水，对问题敷衍应付了事。这样就使 员工觉得对沟通感到失望，沟通时就不愿意在发言，失去了双向沟通的意义。 沟通信息的反馈渠道还需要进一步健全和丰富。当前，沟通的反馈渠道虽然很多，但员工经常接触的主要有三种，一是各种媒体和形势目标教育材料；二是各种会议和文件的逐级传达；三是沟通座谈会。这三种方式虽然能取到沟通交流的目的，但也存在一定的问题，如：随着信息技术的发展，媒体的传播力有一定的弱化，形势目标教育材料在基层班组不能得到很好的发行；会议内容的逐级传达容易出现偏差；沟通座谈会的参与人员口头传播的范围不广。致使员工对公司的形势和在生产经营上所 采取的措施了解不深，思考不够。 7 / 12 三、合资企业加强内部有效沟通的基本途径 沟通既是文化的交流，又是情感的共鸣，在目前，沟通已经被很多合资企业作为管理者的基本素质，同时也把他作为管理工作的基本内容。那么在价值取向多元化和性格气质个性化的合资企业，实现有效沟通呢？笔者认为可从以下六种途径来加强和改进： 要建立科学、完善的沟通机制和工作流程。有效的沟通的实现有赖于良好地机制和工作流程，要通过加强沟通的规范化、制度化建设，保障沟通的交流畅通，形成一种良性的双向沟通机制，使员工能够直接参与管理。同时，各级管 理者还要以良好的心态与员工沟通，以 “ 平等、尊重、分享 ”为原则去倾听和了解员工的想法、关心他们的困惑和期望，帮助他们发现工作中存在的不足，并解决工作中遇到的实际问题，同时消除他们的一些消极思想和不正确的理解，更多强调员工的主体意识，让员工感到自己受到尊重。如： 车有限公司在合资后，除了不断完善传统的领导班子下基层联系点、调研服务会、座谈会等沟通形式的制度流程外，还根据合资公司的特点，先后出台了公司总裁、工会主席定期会晤制度、公司总裁定期向员工代表通报情况制度、公司劳动管理情况通报协商会制度、 工会劳动保护、安全生产、环境保护、职业健康情况通报协商会制度等 “ 四项制度 ” ，把沟通的形式、内容等变成一种制度固化，定期8 / 12 组织开展。使工会主席能定期与公司总裁互通生产经营、企业发展以及员工思想动态等情况，员工也可通过 “ 四项制度 ” ，及时了解到公司的生产经营情况，对工作环境、生活福利等问题提出建议，参与企业的民主管理等。同时，这 “ 四项制度 ” 在 限各基层单位也得到了很好的贯彻执行，各基层单位也依照 “ 四项制度 ” 相继出台了公司总经理、工会主席定期会晤制度、公司总经理定期向员工代表通报情况制度、公司劳动管理 情况通报协商会制度、工会劳动保护、安全生产、环境保护、职业健康情况通报协商会制度等，建立了沟通的相关工作流程，规范了工作程序，明确了各部门的工作职责。这样就在整个合资公司内形成了一种制度化、规范化的企业内部沟通渠道，广大员工能够直接参与管理，与管理者保持实质性的沟通，使企业内部的各种意见能够以公开、正面、肯定的形式表达或宣泄出来，提高企业内部信息沟通的管理水平。 要不断丰富沟通的渠道和形式。管理学认为，沟通具有四个特点，即：随时性、双向性、情绪性和互赖性。目前，大多数企业最常见的沟通方式是书面报告 和口头表达，但书面报告最容易掉进文山会海当中，失去了沟通的效率，而口头表达则容易被个人主观意识所左右，无法客观地传达沟通内容。因此，企业内部的沟通方式要多样化，既要有正式沟通渠道，又要有非正式沟通渠道；既要加强纵向沟通，又要9 / 12 重视横向沟通。要了解各种沟通方式的长处和缺点，顺应时代的变化，积极畅通渠道，正确地运用各种沟通方式，在保留有效传统沟通方式的基础上，不断丰富和优化。如： 限商用车公司以 “ 新闻发布会 ” 的形式，创新管理层和员工的沟通方式，让员工当记者，管理者当新闻发言人，双方平等的沟通问题； 份融合 了网络平台和现场活动两种形式，开办了 “ 总经理在线 ” ，员工既可以在网络平台就公司战略、生产经营、人事政策等热点问题与公司领导进行交流；又可以通过面对面形式，与公司领导进行即时交流。这些创新的沟通方式，不仅开辟了畅通的新渠道，有效拉近了经营层与员工的距离，还迎合了时代的特点，节约了沟通成本，提高了企业内部整体运营效率，营造了上下良性互动的和谐氛围。 要提高各级管理者对沟通重要性的认识。美国著名未来学家奈斯比特曾指出： “ 未来竞争是管理的竞争，竞争的焦点在于每个社会组织内部成员之间及其外部组织的有效沟通上。 ” 作 为企业的管理者，要充分认识建立企业内部有效沟通机制的重要性和必要性。首先，要把员工真正看作是企业的主人，注重征求员工的意见和建议，切忌自视高人一等，搞 “ 一言堂 ” 。在制订决策时，要深入基层、深入群众，积极听取广大基层员工的意见和建议，切实做到集体决策、民主决策。其次，要营造自由的沟通环境。大力构建 “ 家文化 ”10 / 12 的理念体系，营造 “ 家庭式互不设防 ” 的沟通环境，让企业的每一位成员都能自由地沟通和交流，鼓励提出不同意见，及时听取善意的提醒，相互尊重，相互信任，集思广义、博采众长。第三，要讲求沟通的艺术性，合资企业的员工由 于文化背景、价值观念和受教育程度、工作分工的不同，人员之间便存在对同一句话、一份文件或其他的东西理解上的千差万别。因此，要根据这些差异，明确沟通的目的，掌握沟通的时间，选对沟通的对象，并根据沟通的目的、沟通的对象、沟通的环境选择自己沟通的语言形式、语调以及肢体语言。同时，还要学会观察和利用沟通对象表现出来的语言和肢体特征，采取不同的技巧和方法进行沟通。 要注意沟通的过程和细节。在管理学中，衡量有效沟通有四个标准，即：有明确的沟通目标、重视每个细节、要达到你的至少一个目标、适应主观和客观环境的突然变化。因此，在沟通中，首先要注意提前收集员工中带有共性和普遍关心的热点、难点问题，做好沟通前的准备工作。作到既要有清晰的沟通主线，又要明确的沟通主题，先讲啥，后说啥，做到心中有数，切勿给对方留下管理者沟通走过场的印象，既浪费了沟通双方的工作时间、又不利于问题的解决。其次，要注意减少沟通的层级，因为信息传递者参与的越多，信息失真性越大，因此，沟通双方最好是直接面谈，这样才能使信息及时、有效地在双方传递，达到沟通的目的。第三，要11 / 12 注意沟通的双向性，尤其要重视自下而上的沟通过程，要注意消除员工的疑虑，设身处地，从公司和个人 的角度出发，寻求二者利益的平衡点，共同营造出一种民主、进取、合作的健康氛围。 要重视员工之间的相互沟通。在合资公司，由于不同国籍的员工之间的个性差异，在工作中容易产生相互不理解、不信任、不合作，造成各自为战的紧张关系。这时就需要沟通来增进彼此的了解。因此，要重视员工之间的相互沟通，为员工之间相互交流创造机会。首先，要建立健全规范公司的会议系统。通过例会、座谈会、交流会等形式，一方面使公司各种指令、计划信息及时上传下达，相互协调