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浅谈高校固定资产的信息化管理 摘要：高校固定资产管理存在信息记录不详尽、授权审批程序复杂和信息沟通不畅等问题。为了解决以上问题，高校应当采用固定资产信息化管理，建立固定资产管理信息化系统，为固定资产管理活动提供一个全面的数据库、一个操作系统和一个信息沟通平台，从而提升高校固定资产管理效率。 下载 关键词：固定资产管理；信息化；管理信息系统 中图分类号：G48 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）07-0365 一、引言 随着信息化进程的不断加速，越来越多的企业、高校和社区开始运用现代信息化技术来完成相关管理和控制工作。在固定资产占比较大的单位，固定资产信息化管理已经成为了一种新的趋势。对于高校而言，固定资产管理是日常管理中非常重要的一个方面，教学、科研等各种活动都离不开房屋建筑物、专用设备等固定资产。一旦固定资产管理出现问题，必然会对高校的各种教学和科研活动带来不便，从而阻碍高校教学科研水平的提升。近年来，为了加强固定资产管理，不少高校开始采用信息化管理技术。然而到目前为止，高校固定资产管理仍然存在一系列的问题。因此，分析高校固定资产管理现状，研究高校固定资产信息化管理是非常有必要的。 二、高校固定资产管理现状 （一）固定资产信息记录不详尽，影响盘点和更新 高校的固定资产种类繁多，价值大小不一，运用传统方法管理固定资产，常常会出现相关记录不详尽的情况。在传统管理方法下，通常只会关注固定资产原值及折旧等与会计核算相关的信息，对于型号、特性等其他非财务信息没有形成完整记录。这将直接影响盘点和更新。盘点时，如果不能确切知道固定资产型号、特性等相关信息，盘点人员就无据可依，无法判断固定资产的情况是否符合账面情况。进而为一些不法人员留下了操作空间，造成高校固定资产流失。在做购买决策时，由于相关记录不详尽，审批人不能确切知道是否已经存在类似资产，无法做出正确的采购决策，很可能造成重复投资的问题。 （二）授权审批程序复杂，效率较低 虽然传统的固定资产管理方法也制定了严格的授权审批程序，但相应程序却过于复杂，严重影响了固定资产管理效率。一般来说，传统管理方法下，固定资产的更新要经过以下几个步骤：资产使用部门申请、部门领导审批、后勤处审核、后勤领导批准、相关部门采购、后勤部门登记、财务处报账、资产使用部门分配资产。这些步骤前后衔接，有哪一个地方出现问题就要返回重复，一项资产从申请到使用往往要经历很长一段时间。 （三）各部门沟通不畅，存在信息孤岛现象 从前面所列举的资产更新流程可以看出，相关信息在各部门是顺次传递的，部门之间的沟通存在障碍。比如后勤领导和部门领导之间就没有直接的沟通，只是依靠一张类似于授权审批单据的纸来沟通。部门领导很可能认为反正后面还有后勤领导审批，从而对于审批不是很谨慎。而后勤领导看部门领导已经签字了，很可能迫于一些压力而忽略实际情况直接签字。沟通不畅，将导致信息不对称，从而使得固定资产管理失效。 三、高校固定资产的信息化管理变革 （一）运用现代信息技术建立固定资产管理信息系统，全面记录相关信息 固定资产信息化管理就是要运用现代信息技术来获取固定资产全面的信息，从而实现以信息为重心的管理模式。建立固定资产管理信息系统，是实现信息化管理的第一步，也是最重要的一步，基本上以后固定资产管理的每项活动都要以固定资产管理信息系统为依托。这个信息系统实质上类似于一个庞大的固定资产数据库。从申请、审核、审批、购买、使用、磨损折旧，一直到报废的整个过程中产生的所有固定资产信息都详细记录在此信息系统中。盘点时，盘点人员可以从该系统中调出固定资产非常全面而详尽的信息，做到有据可依，准确判断是否账实相符。从而有效排除不法分子的操作空间，减少高校固定资产流失的情况。在做固定资产更新决策时，相关审批人员可以从固定资产管理信息系统中查询类似资产的型号、特性、数量、使用情况等信息，从而全面考察更新的必要性，进而减少重复投资的现象。 （二）各授权审批程序都通过固定资产管理信息系统进行操作，简化流程 建立了固定资产管理信息系统之后，各授权审批程序将都通过该系统来进行操作。就拿固定资产更新来说，一旦资产使用部门将资产采购申请提交到固定资产管理系统之后，部门领导、后勤处及后勤处领导等相关人员都能同时看到，并可以通过该系统及时作出决策，从而缩短了整个授权审批流程。如果所有审批都通过了，资产采购部门也能在该系统中看到采购指令，及时做相应的采购安排。资产一旦采购回来，资产使用部门就能在系统中收到资产领用通知，从而及时做好资产领用准备和资产分配工作。这样一来，就大大简化了整个资产更新流程，提高了管理效率。其他的固定资产管理活动也同资产更新类似，所有操作均通过固定资产管理信息系统来进行，从而简化整个流程，缩短管理周期，提升高校固定资产管理效率，进而为全体师生提供更好的科研和教学基础。 （三）各部门通过固定资产管理信息系统及时交流，扫除信息孤岛 固定资产管理信息系统不仅是一个操作系统，同时也是一个信息交流平台。在通过固定资产管理信息系统进行操作的过程中，相关操作人员一旦发现什么问题或出现什么疑问，都可以通过该系统与其他人员及时进行沟通。从而消除信息障碍，扫除信息孤岛。比如部门领导在审批时，对于资产的一些实际情况有疑问的，就既可以与资产申请者沟通，也可以向后勤部门咨询相关事宜。后勤领导如果对部门领导的审批结果有疑问，也可以及时与部门领导沟通，了解对方做决策的详细情况，从而全面考虑，做出最终决策。这样一来，信息沟通不畅的问题就得到了很好的解决，有利于相关人员做出更好的决策，从而使高校固定资产管理活动更加有效率。 四、结论 固定资产是高校教学和科研活动不可或缺的物质基础，提高固定资产管理效率对高校来说至关重要。在信息化的大环境下，固定资产信息化管理已经成为一种新的趋势。就高校目前的资产管理现状来看，为了提高资产管理效率，高校应当建立固