浅谈企业人事档案管理现代化问题.docx

浅谈企业人事档案管理现代化问题浅谈企业人事档案管理现代化问题 摘 要：本文分析了我国企业现行人事档案管理中的若干问题，认为企业人事档案管理应走信息化、现代化管理的路径，并提出了路径选择中应注意的一些问题。 关键词：企业人事档案；管理现代化 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4117（2011）12-0141-01 论文联盟世纪是更加开放的社会，知识经济的发展，人才流动的数量与质量逐步增强，人才资源比较优势愈发明显，人事档案政治化、神秘化程度逐步减弱。人事档案管理机构、管理对象和服务对象社会化，材料来源广泛化和内容复杂化，利用者需求多样化，管理方式和服务方式开放化，使得传统的人事档案管理面临着越来越严峻的挑战。与此同时，信息技术飞速发展和广泛应用，改变了人事档案的管理手段和服务方式。社会化开放式管理模式预示着更大范围内人事档案管理的一种方向和发展趋势。 一、人事档案管理面临的问题 多年来我国的人事档案由于一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础工作薄弱的局面，不能适应现代化管理的要求。 （一）企业人事档案管理管理制度不完善，手段落后。企业以追求最大利润为价值取向，普遍存在档案意识淡薄的情况。 （二）企业人事档案内容简单雷同，个人材料分散。目前，仍有不少企业的人事档案仅记录了员工的姓名、年龄、性别等基本信息，这样的内容显然已不适应新形势发展，不能为选人、用人提供全面、详实、可靠的依据，进而影响人员正常晋升与轮换，挫伤员工的创新热情，失去了真正意义上的参考价值。另外，长期以来，人事档案的管理和利用局面分散。人事部门主要掌握个人履历、学历、工资任免等方面的材料，而反映员工不同岗位工作业绩的材料在档案中却没有收集和体现，在使用中缺少员工工作能力评估等方面的相关信息。这种状况不但造成管理成本增加，而且影响档案内容的完整统一，使之不能全方位地反映员工的真实面貌。 二、解决人事档案管理面临的问题的办法 （一）强化人事档案管理法规建设，完善人事档案管理制度是信息化的基础。企业领导、人事组织部门领导，应强化人事档案管理意识，组织人员学习档案法等一系列法规文件，根据企业的发展需求制定人事档案工作发展规划，建立更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作制度化、规范化。档案的更新应及时、准确、完整，防止更新人员信息时没有可靠的材料依据。只有维护了人事档案的真实、严肃和有效性，才能更好地促进人才合理的流动、配置和使用，为企业人事档案信息化管理奠定基础，为企业人力资源建设提供更好的服务。 （二）提高档案管理的现代化意识，完善管理人员的专业素质，依托专业人才是信息化的有力保证。人事档案工作者向来以默默无闻、无私奉献著称，封闭意识较强，要改变这种局面，关注企业发展的新形势新问题，使档案工作由封闭型向开放型转变。档案管理应用计算机技术时，应从重管理轻利用的传统模式中解脱出来，主动面向知识经济主战场。 由传统的档案实体管理转变为信息管理，只掌握传统管理职能的档案人员是难以适应的。随着信息时代到来，人事档案管理人员必须由实体管理者向信息管理员和发布者的角色转换，这对档案工作者提出了更高要求。管理人员要加强专业知识学习，拓宽知识面，提高文字和分析能力，要加强计算机知识学习，掌握现代信息管理技术，使自己成为既熟悉档案业务，又懂得计算机管理的具有双重知识结构的复合型人才。 三、建设人事档案管理系统是信息化的重点 （一）实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高建设人事档案管理系统的基础工作水平。计算机作为高效处理复杂信息与数据的现代工具，首要特征是要求输入的原始数据信息必须是准确科学的，否则输入的是垃圾，输出的只会是更高级的垃圾。所以实行信息化管理的前提是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作，使其充分满足管理的技术要求，这就要求档案管理基础工作的各个环节都要按照统一的程序和方法来进行。一是全面普查案卷，去糟取精。有些人事档案多年来未做全面清查加之来源复杂、鉴别不准，存在许多重份或无查考价值的材料，所以首先要剔除无用的材料，才能避免计算机管理时出现重复低效的情况。二是重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷，对无页码、无目录、无材料标题或标题不清楚的案卷重新加工填写以保证案卷更加规范。这样既可科学保管亦可提高实行计算机管理档案后的利用效率。三是结合实际，规范著录工作。一般来说掌握以下重点便基本可以取得多、快、准兼而有之的效果。首先分清轻重缓急，循序渐进。根据内容重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放等情况对所有档案进行排队，将可开放的档案内容和利用率较高的档案进行优先整理；其次，分级著录，省时省力。将反映问题单一或参考价值不高的档案内容进行目录级著录，对一卷内几个材料涉及同一主题的档案内容进行概览级著录，而对重要材料或反映问题庞杂的档案内容则进行文件级著 思想汇报 录。这样处理就可以加快档案管理信息化的进程和提高利用的效率。 （二）利用计算机技术对人事档案进行信息储存、查找，进而实现网络化管理，是当前人事档案管理信息化的重点。人事档案管理系统建设结构显示：企业使用人事档案管理信息系统，按照访问快捷准确、安全可靠的原则，建成数据库实体，通过实用、良好的操作界面，对档案信息进行分类、提取、查询，方便用户对有关材料的查借阅和使用，同时可进行统计分析，为人事决策提供参考，提高档案的利用率，降低档案管理的成本。 通过该系统能实现