行政秘书学考试知识点.doc

名词解析1、 公务秘书：指为党政机关、军队、社会团体、国有（或集团）企事业单位服务的秘书。2、 秘书工作：是因领导工作需要而存在的，是机关工作的一部分。秘书工作在领导工作中具有辅助性，在机关工作中具有枢纽性。3、 协调：是指秘书人员在职责范围内，或根据领导授权，调整和改善部门之间、工作之间、人与人之间的关系，促使机关活动趋向同步化、和谐化，以实现共同目标的行为过程。（103）4、 期望值：是人们对他人或社会的期望指数。（105）5、 听知能力：又称理解能力。是秘书人员基本能力要求之一。听取领导者的口头指示，记录与会者的发言和来访者的陈述，都离不开秘书人员的听知能力。秘书人员的听知能力要求秘书人员注意力高度集中，具有迅速准确的理解能力。（94）6、 公务接洽：是办理领导机关、平行单位、下级组织与本机关联系公务事宜的接洽工作。（41）7、 公文：公务文书的简称，属于应用文。广义上，指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务形成的文字材料。狭义上，指党政机关处理公务时所使用的公文。（151）8、 决定：9、 “T”型人才：是指按知识结构区分出来的一种新型人才类型。用字母“T”来表示他们的知识结构特点。“”表示有广博的知识面，“|”表示知识的深度。两者的结合，既有较深的专业知识，又有广博的知识面，这类集深与博于一身的人才。（89）10、 智能素养：智能是知识、智力与能力的统一。素养是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过长期锻炼、学习和积累所达到的水平。（88）简答1、 简述公文写作的形式与要求。1.导语要提笔入题。2.正文要主题突出。3.表述要准确无误。4.篇章要条理清楚。5.结尾要当断即断。2、 简述秘书人员的基本能力要求。（93）1.表达能力:文字表达能力、口头表达能力。2.听知能力：听取领导口头指示、记录与会人员的发言等都离不开秘书人员的听知能力。3.组织管理能力：计划组织能力、协调能力。4.应变能力：对突发和意外事件紧急处理的能力，是秘书人员各项能力和素质在应急状态下的临场发挥和综合反映，要求秘书人员有冷静的头脑和随机应变的机智性。5.交际能力：秘书人员每天要与许多人员交往，要协调沟通上下、左右、内外的各种人际关系，因此秘书人员要加强交际能力的培养。3、 简述请示的概念与种类。(ppt)1. 概念：是“适用于向上级机关请求指示、批准”的公文。请示为上行文，具有强制回复的性质。其行文目的是请求上级机关对本机关单位权限范围内无法决定的重大事项，以及在工作中遇到的无章可循的疑难问题，给予答复。2. 种类：请求指示的请示、请求批准的请示、请求批转的请示。 4、 简述秘书越位错误的主要表现。（104）1.决策越位：决策是领导工作的基本内容，决策必须由领导作出。有的秘书人员不能充分认识这一点，本应由领导作出的决策，他却超越权限，自己为之。2.表态越位：单位之间交涉问题，对实质性问题的表态，应由领导或领导授权才能进行。而有的秘书，领导未表态也没授权，他却先表明态度，造成喧宾夺主之势，陷领导于被动。3.工作越位：什么工作应由谁干，有时也有几分奥妙。有的秘书不明白这点，本来有些工作由领导出面更合适，秘书却抢先去做，从而造成工作越位。4.答复问题越位：答复问题需要有相应的权威。而有的秘书缺乏这种权威，却擅自答复，这也是越位。5.场合越位：有些场合，应适当突出领导。有的秘书张罗过欢，显自己过多，显上级太少，这也是越位。5、 简述协调领导之间关系的艺术。（107）1. 正确认识领导者之间的矛盾。领导者之间由于工作关系产生一些矛盾和分歧在所难免，秘书人员要正确对待领导者之间的矛盾和分歧，决不能一遇矛盾和分歧就意志消沉、无所作为。领导者之间矛盾级分歧可分为四类：（1）认识上的矛盾和分歧。（2）工作方法和领导风格上的矛盾。（3）利益上的矛盾。（4）感情上的矛盾。2. 灵活处理领导者之间矛盾的艺术。灵活处理领导者之间的矛盾，需采取有效的方法：（1） 沟通。当领导者之间的矛盾尚在萌芽状态，或这些矛盾源于认识和工作上的矛盾时，秘书应当采取积极沟通的方法予以协调。（2） 折中。当领导者之间各抒己见、相持不下、有损工作时，秘书可择机提出双方都乐意接受的折中方案，是矛盾得以解决。（3） 回避。对于领导之间有些长期积累、无法沟通的矛盾，秘书应当回避，避免夹在其中。（4） 中立。领导者之间的矛盾和分歧可能暴露在秘书面前，秘书不得以被夹在其中时，秘书密须坚持不介入原则，严守中立。6、 简述秘书工作的形式。（39）1. 撰拟公文2. 办理公文3. 办理会务4. 调查研究5. 信息工作6. 督查工作7. 协调工作8. 信访工作9. 公务接洽7、 简述协调同事之间关系的艺术。（109）1. 处理矛盾的艺术（1） 及时与同事沟通。（2） 注意自我反省并激励自己。（3） 通过“中间人”传话来终止对方的不满。2. 增进同事间感情的艺术（1） 主动沟通。（2） 相逢开口笑。（3） 善于“制怒”。（4） 关键时刻送温暖。（5） 求同存异。8、 简述配置秘书实施的原则。（79）1. 适应性原则。根据领导者个性特点和工作习惯来配置秘书。2. 职能性原则。按照领导者的管理职能职能配备秘书。3. 类型性原则。根据领导工作的性质和秘书人员的特长，按照不同类型来配备秘书人员。论述题1、 秘书工作的管理措施（83） 在当前社会下，各级领导机关面临着繁重的工作任务，因而对秘书人员提出了更高要求。机关领导任必须在宏观方面加强对秘书工作的领导与指导。在微观方面应采取必要的管理措施，以便高质量、高效率地为领导工作服务。1. 对秘书宏观方面的管理要求（1） 坚持正确的政治方向，在思想上、政治上同党中央保持高度一致。（2） 遵守工作纪律，全心全意为人民服务。（3） 树立谦虚谨慎的优良作风。（4） 严守党和国家的机密。（5） 严格秘书人员的调配制度。（6） 加强对秘书人员的领导和管理。2. 对秘书微观方面的管理要求（1） 分级管理与直接领导相结合。（2） 实行严格的岗位责任制。（3） 实行明确的目标管理。（4） 实行交接班制度。（5） 把好人才素质关。2、 公文撰写的基本步骤（160）1. 接受任务，明确公文主旨。2. 围绕主题，广泛收集材料。3. 总体构思，拟定写作提纲。4. 落笔撰文，从事草稿写作。5. 加工润色，完成修改审核。3、 正确认识秘书工作特征的意义（52） 认识秘书工作的特征，不只是出于秘书学研究的需要，对于秘书人员角色意识来说，具有重要的启迪意义。1. 要有服从意识。由于领导工作与秘书工作是主辅关系，秘书人员就要充分认清职业角色，自觉服从领导指挥，围绕领导工作的目标和要求，调节秘书部门的行为。不能因为有了贴近领导的特殊地位，就以为具有了领导职权，不愿服从领导指示。从工作关系和职能地位，秘书就是秘书，领导就是领导，秘书必须服从领导，一心一意为领导工作服务。2. 要有全局意识。由于领导工作直接涉及全局利益，秘书人员就必须具有全局意识，要站在领导工作的角度观察和思考问题。立足具体工作，时刻从全局着想。3. 要有创新意识。在当今领导决策逐渐由经验决策变为科学决策，秘书人员必须提高参谋水平，为领导出新主意、新办法。4. 要有奉献意识。秘书人员把工作中的大量时间和精力用在了“幕后”，为处于“前台”的领导人的工作活动做准备，却很少得到夸奖。因此，秘书人员要增强奉献意识。5. 要有学习意识。秘书工作的综合辅助性特点，要求有高素质的秘书人员来承担。秘书人员要树立终身学习的观念，不断提高自身素质，努力使自己成为石英领导工作需要的“T”型人才。6. 要有独立人格意识。秘书人员处理好工作的从属性与人格的独立性的关系。工作中既要按照领导意图行事，又要保持独立的人格。不能助纣为虐，最终与领导者滑向犯罪的泥潭。7. 要有贯彻领导意图意识。领导意图是秘书人员思维的基点，秘书人员必须有贯彻领导意图的意识，不仅要领会领导意图，还要补充完善和创造性地贯彻领导意图。4、 秘书调查研究是“谋事之基，成事之道”（40）材料分析1、 协调（103-110） （43）（1） 协调的涵义协调：指秘书人员在职责范围内，或根据领导授权，调整和改善部门之间、工作之间、人与人之间的关系，促使机关活动趋向同步化、和谐化，以实现共同目标的行为过程。（2） 协调自己与领导关系的艺术秘书与领导的关系是一种特殊的上下级关系。领导与秘书的人际关系是互相理解的关系。1. 正确认识角色地位，做到出力而不“越位”秘书要正确认识自己的社会角色，在处理与领导关系时，要防止越位。这是社会分工所决定的差别，不承认或违背这种差别，就会影响整体效能。因此，在处理与领导关系时、秘书防止越位是一种积极的措施，而不是一种消极的限制。2. 秘书设立恰当的期望值期望值是指秘书对领导的物质和精神方面的期望。秘书要找到既能基本得以实现，又大体合理、适中的期望值。应做到：（1）正确审视自己，使期望值与自我相符。（2）将心比心，多站在领导角度考虑问题。（3）合理控制，减少或降低不合理的期望值。3. 秘书加强信息反馈的艺术首先，要实事求是地反应工作中的成绩和问题，辅助领导总结经验教训，完善措施，改进工作。其次，要抓住主流和共性的内容，把群众的意愿、要求和建议及时反映给领导，便于领导调动一切积极因素进行工作。4. 秘书处理自己与领导群体关系的艺术秘书在日常工作中，不仅要面对直接领导，还要面对领导群体。处理好与领导群体的关系要做到：（1）在工作上，对领导要一视同仁，一样尊重。（2）在组织上，一定要做到下级服从上级。（3）在态度上，无论是主管领导还是非主管领导，要一律平等，一样对待。（4）在汇报和请示工作时，应按权限和程序办事。先是直接上级领导，再是高一级领导；先主管领导，再是全面负责的领导。5. 秘书提升自己在领导心目中地位的艺术（1） 善举无声。帮出好点子，绝不与领导争名利，把自己的功劳悄让给领导。领导会记住你的好。（2） 争辩有术。在某种场合做出某些让步，避免无谓争辩。把问题“冷处理”，使领导和自己得到重新思考的机会。（3） 暗示有法。在不知不觉中把意见传达给领导，使领导觉得是他自己改正的，而不是因为你的指点。不伤害领导自尊心。（4） 进言有方。选择恰当时机进言，否则好事也会办砸。（3） 协调领导之间关系的艺术1. 正确认识领导者之间的矛盾（1） 认识上的矛盾和分歧：因为所受教育、所处地位、环境及思维方法不同造成的。（2） 工作方法和领导风格上的矛盾：雷厉风行、三思后行，超脱、细致。（3） 利益上的矛盾：每个领导形成每一局部，局部利益与整体利益，局部利益与局部利益。（4） 感情上的矛盾：能力不强、心胸狭窄，过分计较局部和个人利益等。2. 灵活处理领导者之间矛盾的艺术（1）沟通。当领导者之间的矛盾尚在萌芽状态，或这些矛盾源于认识和工作上的矛盾时，秘书应当采取积极沟通的方法予以协调。（2）折中。当领导者之间各抒己见、相持不下、有损工作时，秘书可择机提出双方都乐意接受的折中方案，是矛盾得以解决。（3）回避。对于领导之间有些长期积累、无法沟通的矛盾，秘书应当回避，避免夹在其中。（4）中立。领导者之间的矛盾和分歧可能暴露在秘书面前，秘书不得以被夹在其中时，秘书密须坚持不介入原则，严守中立。（4） 协调与同事之间关系的艺术1.处理矛盾的艺术（1）及时与同事沟通。有矛盾时，及时沟通。（2）注意自我反省并激励自己。当得知有人对自己不满时，不用愤愤不平。不妨反省自己，想想与同事交往时是否有不妥之处，因而使别人对自己产生抵触情绪。（3）通过“中间人”传话来终止对方