中职学生信息管理的意义与措施.docx

中职学生信息管理的意义与措施 对学生进行信息管理，是指每个学生在进入学校学习的时候，就对其基本情况进行了解，这样可以保证学生在学校有完整的、多方面的信息。学校在对学生的信息进行系统化和规范化管理的过程中，可以更加准确的为老师和学校在制定规范化管理流程提供方向。 1 对学生进行信息化管理的意义 1.1 对学生信息进行归档的意义 学生的学籍是学生整个学生生涯的一个资料，能看到学生自入校以来的全部信息，中职院校在进行相关的资料审理的过程中，要把特定的信息进行归档，也可以在规定的周期内进行归档。当文件进行归档以后可以快速的把文件传输给信息管理部门，信息管理部门就可以进行定期的接收，来进行资料的详细记录，对电子档案做出正确的分类。这样学生或者老师来进行查阅的时候就会便捷和方便，还有效的保证的文件的完整度，提升信息的安全性。当我们把学生的学籍档案进行归档以后，就形成了电子档案，这样开展的有效管理模式和传统管理模式有很大的差异。我们在进行信息化的档案管理的过程中，来要把学籍档案进行单独的分类，可以根据上下级之间来进行密切的联系，通过关键词来进行索引，这样可以有效的提高工作效率和查找效率。 1.2 提供更多参考依据 当我们对学生进行管理的时候，要实现档案的高效率管理，我们可以运用互联网让信息技术更加的多元化，可以通过信息共享技术来进行信息资料的完善，在企业来学校进行人才筛选到时候，就会通过档案对学生进行更加全面的了解，因为，招聘单位都是要和学生进行合作的，这样可以有效的实现资源共享的，如果能够最全面的把所有信息进行呈现，就会发现企业如果对学生进行全面了解，就可以有效的缩短考核时间，让学生用最快速的方式融入到工作中来。我们通过详细的信息管理过程让学生能够有更好的就业机会。 1.3 合理的进行资源利用 我们可以把进行处理过的信息转变为电子文件，这样才能够在进行文件归档的时候进行有序的排列，我们在进行中职计算机资源调配的时候，可以把这些资源进行有效的利用，对电子信息进行整合以及加工，这样可以尽可能的减少信息整合加工的时间，对档案信息进行及时的更新，所以当学生的学籍被建立成电子档案以后，对于档案的传递会更加的快速和简单，这样可以让信息资源进行合理的应用，让信息价值进行实现，信息资料存在的价值可以得到最大化的利用。 2 中职学生信息管理的措施 2.1 加强人员素质 我们在开展管理的时候要对人员素质进行加强，现阶段很多信息化技术管理的水平不是很高，但是各个院校还是引进了一批先进的设备，这些先进的设备是需要人进行操控的，如果人员是素质不是很高，就不能够让这些高科技发挥出他们应有的作用。还有就是要强化档案人员的管理理念，让管理人员对信息化技术更加了解，这样可以进一步的熟悉档案信息化管理的专业知识和相关技能，对学生信息化管理的重任进行落实，让人员掌握开展信息管理的方法，保证电子档案信息化的标准化作业。我们要加强人员素质，要提高管理人员的综合素质，进行高效率管理，这样可以有效的提高工作效率，让工作系统科学化。 2.2 对出现的问题进行正确的对待 在整个电子文件的生存和技术革新的过程中，对于电子档案的归档和储存也有一些自身的特征，电子档案和纸质档案进行相互比较，可以说是有将近 5 到 15 年的时间差距，电子文件可以在计算机、网络和载体之间进行比较紧密的联系，如果信息比较过时，我们在纸质载体上的信息是不可能进行有效的沟通。在一般的情况下，技术过时可以说是有两个方面，在进行技术更新的时候我们可以换摒弃过去的存储技术，还有就是一些商业化原因，因为我们在整个生产的过程中，生产的电子文件载体是没有办法找到配套产品的，所以说在载体中存在着一定的问题，所以我们最好要有纸质的备份，这样才能够在信息技术设备出现问题的时候与纸质档案进行对比，方便在今后的利用的过程中进行相互的参照。对于一些突发事件我们也可以进行及时的对应处理。还有在进行信息检索的时候要对关键词设置准确，这样在整个设置的过程中我们就会发现在进行工作的时候会有很大的便利。我们在进行工作的过程中要不断的进行查缺补漏，了解工作中的不足，通过寻找不足来进一步的完善工作，这样才能够让整个工作处于一个科学的运行体系。 2.3 把电子文件的相关技术落实到位 当学生在进行电子档案信息资料管理的时候，可以在学籍档案的整个环节里面进行思考，我们先要进行考虑的就是电子档案的安全性，只有这样才能够保证最原始资料的完整和正确。 还有就是要有保密意识，重点就是要进行计算机加密，有些信息可以说是涉及到个人隐私方面，我们要对信息技术进行加密，让学生的个人隐私受到保护，这样可以最有效的保证电子文件内容的真实性以及保密性。还有就是要有辨别文件内容信息的真伪性，让电子文件有很原始的依据性，另外，对于一些加密文件要严加保护是不能够随意的进行泄露，当相关人员进行查询的时候，要有完善的证件，并在查阅的时候进行记录，防止出现一些不必要的麻烦。当中职学校的学生学籍档案进入到网络以后，更加要加大信息安全的保密隐患，所以，我们在进行学籍档案信息化管理的过程中，要注意对信息进行筛选和发布，这样可以有效的让整个管理工作规范，让电子信息技术更加的安全。 3 结语 在信息技术进行飞速发展的今天，对于学生的信息管理工作可以说是新的挑战，学生的信息不仅仅是学生的学籍，更多的是要体现学生的综合素质，让学生给用人单位呈现一个更加全面的信息。管理模式也由过去的纸质变成了现在的信息管理模式，但是在进行实现的过程中，还是有很多要进行解决的问题，这就要我们进行长期的实践和掌握。我们可以在进行管理的时候，通过加强管理人员的素质、提供相关的参考依据以及把电子文件的相关技术落到实处等措施，来