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初级会计电算化复习资料第一章：概述1. 什么叫会计电算化，简述其发展过程。！狭义，它是指以电子计算机为主体的当代电子信息技术在会计工作中的应用，即用计算机代替手工记账、算账、报账，计算机替代手工是这一应用的目标。也即会计+计算机；一门技术，注重实务操作。！广义，会计电算化指与实现会计工作电算化有关的所有工作，即会计学+计算机学+管理学+信息学。这是一项社会系统工程，是计算机硬件技术、软件技术和会计人员的有机结合。起源：国外会计电算化在国外起源于20世纪50年代，1954年10月美国通用电气公司率先将计算机用于企业的工资核算，获得了极大的成功，便在公司内部会计核算的各个方面推广电子计算机的应用。国内1981年8月，在财政部、第一机械工业部、中国会计学会的支持下，由中国人民大学和长春第一汽车制造厂联合召开了“财务、会计、成本应用计算机问题讨论会”，在会上首次提出了“会计电算化”的概念。2.会计核算软件的功能模块有哪些？（1）账务处理子系统。基本任务是记账、算账、对账、转账和结账，并生成和输出各种账簿。这是会计软件的核心，对所有的会计软件来说都是必不可少的（2）工资管理子系统。主要完成工资的计算、工资费用的汇总和分配等工作，并自动编制机制转账凭证传递给账务处理子系统。（3）固定资产管理子系统。主要实现固定资产卡片管理、固定资产增减变动处理、折旧的计提与折旧费用的分配等工作，并自动编制机制转账凭证供账务处理子系统和成本核算子系统使用。（4）成本核算子系统。主要完成对生产费用的归集、分配和对产品制造成本的计算。（5）采购及应付核算子系统。主要核算采购业务，包括登记商品的数量、价格，按适用税率计算税金，并确认应付款项。（6）销售与应收核算子系统。主要核算销售所取得的收入，登记发出商品的数量，计算相关的税金，确认与管理应收账款，并管理有关票据。（7）存货管理子系统。主要从采购与应付核算子系统取得存货增加的成本和金额，从销售与应收系统取得存货出库的数量，自动计算出出库商品的成本。（8）会计报表处理子系统。能够规范地编制资产负债表、利润表和现金流量表。同时具有自定义报表的功能。（9）财务分析子系统。利用会计核算数据进行会计管理和分析。3、如果你是一个正准备进行会计电算化的小型制造业企业的会计主管，你将如何选择会计软件？小型制造业企业，可以选择直接购买商品化的通用会计软件。这是考虑到该企业规模不大，只希望使用会计信息系统解决企业的基本会计核算，但往来业务频繁，需要进行详细和严格的往来管理，因此，在使用通用软件时，可以在总账系统中完成日常财务核算，在报表系统编制有关的财务报表，利用应收、应付子系统与总账系统集成运行来解决往来管理和核算的需要；也可总账系统中完成日常财务核算，在报表系统中编制有关的财务报表,利用总账系统中的辅助核算功能完成相关业务的详细核算。4会计电算化的作用1.提高会计数据处理的时效性和准确性，提高会计核算水平和质量，减轻劳动强度2. 提高经营管理水平，使财务会计管理由事后管理向事中控制、事先预测转变3.促进会计自身的不断发展5会计电算化实施的基本条件：（1）企业发展的客观需要（2）单位领导的重视和支持（3）应具有良好的会计基础工作和完善的管理制度6会计电算化实施的步骤：1、制定实施计划2、选择会计软件：正版、经过财政部门评审3、组织人员培训4、安装系统和测试运行环境5、规范会计基础工作（记账方法、程序的确定 -科目编码方案的确定 -凭证、账簿的规范化-固定资产、材料、工资、成本、销售核算业务的规范化）.6、系统试运行7、系统正式运行第二章：会计电算化基本要求1 会计电算化法规制度（1）会计法规：会计法、会计基础工作规范、会计档案管理（2）有关会计电算化的专门法规：会计电算化管理办法、会计电算化工作规范、会计核算软件基本功能规范从四个方面对会计核算软件进行规范。会计核算软件的基本要求会计数据输入功能的基本要求会计数据输出功能的基本要求会计数据处理功能的基本要求3 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求1、岗位设置基本会计岗位：包括会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位电算化会计岗位：指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位2、电算化岗位设置:(1)电算主管：可由会计主管兼任（用友中的账套主管）(2)软件操作：基本会计岗位的人员(3)审核记账：可由会计主管兼任(4)电算维护：大中型企业中由专职人员担任（用友中的系统管理员）(5)电算审查：可由会计稽核人员兼任(6)数据分析：可由会计主管兼任#注意：电算化岗位中的不相容职务：2和3、4、5中小企业基本会计岗位和电算化岗位可重复：1和3可由会计主管兼任；还应单独设置出纳。4 计算机替代手工记账的基本要求1、必须具备的基本条件（1）会计核算软件与手工进行会计核算双轨运行三个月以上，保存有完整的与手工处理一致的数据资料试运行的开始时间一般选择年初年末或季初季末等时间 。（2）配有专用的或主要用于会计核算工作的计算机或计算机终端（3）配有与会计电算化工作的需要相适应的专职人员，其中上机操作人员已达到会计电算化初级以上专业知识和操作技能，取得财政部门核发的有关培训合格证书（4）要有严格的内部管理制度2、替代手工记帐后，凭证、帐簿、报表资料的生成（1）记帐凭证的生成方式（2）手工填制记帐凭证输入计算机（3）直接在计算机上填制记帐凭证，并打印输出装订存档（企业一般采用的方式）（4）帐表的生成一般应打印输出（5）总帐可以用“总分类帐户本期发生额及余额对照表”代替（6）现金日记帐和银行存款日记帐要求每天打印，为了保证存档帐簿的整齐，月底也可再次打印（7）明细帐簿则可按实际情况按月或按季、按年打印。发生业务少的帐簿也可在年底集中一次打印5 会计电算化档案的基本要求1、应保存打印出的纸质会计档案。2、会计电算化档案包括：机内会计数据、软盘等备份的会计数据，以及打印输出的会计凭证、账簿、报表等；3、系统开发资料和会计软件系统也视同会计档案保管。4、专人负责档案保管。5、重要会计档案应双备份，存放在两个不同地点。6、对存储介质保存的会计档案要定期检查、定期复制。对会计档案，保管截止日期为停止使用或有重大变更之后5年。第三章： 账务与报表处理系统l 账务系统的基本功能与操作流程l 账务系统的初始设置一、系统管理的功能系统管理模块具有以下功能1、对账套统一管理，包括建立、修改、引入和输出；2、对操作员及其权限统一管理，建立统一的安全机制；3、对账套中年度账统一管理，包括建立、清除、引入、输出和结转上年数据。二、系统管理员（admin）及其职能（一）用户管理只有设置了具体的用户之后，才能进行相关的操作。增加一名新的用户需要录入以下内容：1编号。用来标示所设置的不同用户的编号必须输入且唯一2姓名。是操作员登陆各系统时的用户名。3所在部门。4密码。是操作员进行系统登录时的口令。（二）建立新账套What:账套是指在会计软件系统中为每一个独立核算的单位所建立的一套完整的账务体系(一组数据库文件)，其作用相当于手工操作条件下明确会计核算的主体。1、建立账套（1）账套信息,【账套号、账套名称、账套路径、启用日期】（2）单位信息,单位名称：用户单位的全称，（必须输入） 只在发票打印时使用，其余情况全部使用简称单位简称：用户单位的简称，（最好输入）（3）确定核算类型, 企业类型：工业、商业；行业性质（4）确定分类,存货 客户 供应商是否分类；有无外币核算（5）确定编码方案（三）用户的权限设置权限设置是用于对已设置的操作员进行赋权，只有系统管理员和该帐套的主管有权进行权限设置；区别：系统管理员：可以指定某帐套的帐套主管及对各个帐套的操作员进行权限设置；帐套主管：只能对所管帐套的操作员进行权限设置。（四）账套数据的备份与恢复1、备份（输出）账套数据功能：将所选的账套数据进行备份输出。2、恢复（引入）账套数据功能：会计数据恢复，即把软盘或硬盘上的备份数据恢复到硬盘上指定目录下。只有系统管理员才能完成账套的引入与输出。三、系统初始化1、启动与注册总账2.设置基础会计档案: 部门档案职员档案客户及供应商档案外币及汇率(5)结算方式 3.设置会计科目:增加会计科目（要符合编码规则）成批复制会计科目修改会计科目 删除会计科目 指定会计科目 （指定现金与银行）4.设置凭证类别:若设置收 付 转凭证最好设置限制科目5.录入期初余额:录入基本科目余额 （直接录入）录入个人往来科目余额 （双击录入）录入部门科目余额 （双击录入）试算平衡注：期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证。已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。 l 日常处理账务系统的日常处理主要就是凭证处理。what凭证处理是利用会计核算系统进行日常会计核算业务处理过程中最经常性的工作，也是日常使用会计核算系统中的总账系统时最基础的工作。一般总账系统中的凭证处理主要包括凭证输入、凭证维护、凭证审核和记账。1、凭证的形成方式：（1）手工填制（2）由原始凭证自动生成（3）内部转账凭证（4）外部系统生成2、凭证的输入增加凭证 凭证头部分 【凭证类别】已定义的凭证类别编号或名称。【凭证编号】由系统自动按月、类别顺序编号, 各凭证类别从0001号依次顺延。【凭证日期】凭证日期包括年月日，日期应随凭证号递增而递增,凭证日期应大于等于启用日期，小于系统日期。【附件张数】本张凭证所附原始凭证张数。（2）凭证正文【摘要】不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。【科目】可以输入科目编码、科目名称、也可以参照输入。【金额】金额不能为“零”；红字以“”号表示。【辅助核算】如果在科目设置时定义了相应的“辅助账”， 则在输入每笔分录时， 需要同时输入辅助核算的相关内容.注意：在凭证填制过程中，若某科目为“银行科目”、“外币科目”、“数量科目”、“客户往来”、“供应商往来”、“个人往来”、“部门核算”、“项目核算”等辅助核算科目，输完科目名称后，需要继续输入该科目的辅助核算信息。3、修改凭证 凭证的修改有两种方式：即“无痕迹”与“有痕迹” A：“无痕迹”修改即不留下任何曾经修改的线索和痕迹，下列两种状态下的错误可实现无痕迹修改。 （1）直接修改：对已经输入但未审核的机内记账凭证，可随时查询到错误凭证，在填制状态下直接进行修改。(2) 消审修改：已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改, 可以先通过凭证审核功能取消审核签字后，再通过填制凭证功能进行直接修改。B:“有痕迹”修改即留下修改的线索和痕迹。若已记账的凭证发现有错，对此类凭证的修改要求留下审计线索；计算机账务系统中，对已记账的错误凭证可以采用“红字冲销法”或“补充登记法”进行修改。（1）红字冲销法在原凭证金额被多计时，可用“红字冲销法”输入一张与原凭证内容相同但金额为多计部分的红字凭证。例如从工商银行提取现金100 元，但输入反映该笔业务的付款凭证时，错输为1 000元，记账后发现错误，为修改此错误凭证，此时采用红字冲销法。（2）补充登记法在原凭证金额被少计时，可用“补充登记法”输入一张与原凭证内容相同但金额为少计部分的蓝字凭证。例如：某错误凭证，误将6200元记为620元，在已记账状态下发现错误，可采用“补充登记法” 更正；在未记账状态下，除了采用“无痕迹”修改的方式修改错误，也可采用“补充登记法” 更正。红字冲销凭证与补充登记凭证，应视同正常凭证进行审核和记账。4、删除凭证 （1）作废凭证（2）整理凭证5、查询凭证6、凭证汇总7、打印凭证 8、审核凭证：审核人审核凭证，出纳签字，主管签字（1）审核员审核签字对象：所有记账凭证 方法：屏幕审核注意事项：审核人和制单人不能是同一个人取消审核只能由审核人进行所有凭证必须经由审核员审核签字，方可登记入账（正常）（2）出纳审核签字目的：加强企业货币资金收支管理,出纳签字可选！对象：出纳凭证_内容：核对收付款科目金额是否正确（3）主管会计签字为了加强对会计人员制单的管理，系统提供“主管签字”功能，即会计人员填制的凭证必须经主管签字才能记账。主管签字功能的是否使用由企业自行设置决定。9记账 （注意事项）若期初余额试算不平衡，不能记账。上月未结账，本月不能记账。未审核凭证不能记账l 其他处理1、银行对账（1）初始化（2）输入对账单（3）自动对账范围：一对一标准：金额、结算号、方向和结算方式等。银行对账最主要的是核对金额，所以，无论是哪种组合的对账依据，必须有“金额”这一项。（4）手工对账作用：自动对账的补充，对凭证中输入不规范或不全面而造成不能全面自动对账的情况进行处理。范围：全部类型；要求：两个库文件中勾销的金额必须相等且方向一致（5）编制余额调节表2、辅助核算常用的辅助核算有往来、部门、项目、职员等类别。l 期末处理一、期末转账1、需要进行期末转账的业务:费用分配或分摊、税金计算、提取费用、费用结转。2、特点：一般直接编制记账凭证（无原始凭证）； 一般从会计账簿中取数生成；有先后次序；可以自动编制3、自动转账（1）向导式自动转账：期末调汇、结转损益（2）自定义自动转账二、对账 对账是对账薄数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账薄是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来.保证账证相符、账账相符。三、结账 注意事项：有未记账的凭证不能结账；上月未结账，则本月不能结账；对账不平衡不能结账；其他子系统未结账，则本月不能结账。 l 账簿管理账簿查询，包括日记账查询、总账查询、明细账查询及辅助账等的查询。查询时，主要通过选择查询条件进行，如会计期间、会计科目范围等进行。一般软件均提供账证一体化查询功能。l 系统维护账套备份与恢复 1、账套备份 2、账套恢复 注:Admin与账套主管都可进行数据备份与恢复，它们间的区别为：“Admin”能对所有账套进行备份或恢复；每次备份或恢复的是该账套所有年度的数据。“账套主管”只能对有权限的账套进行备份或恢复；备份或恢复的是该账套*年度的数据。l 报表编制与报表系统一、报表的基本结构表头、表体和表尾是组成报表的基本要素. 1、表头。是指表格线以上的部分，包括报表名称、制表日期、计量单位、报表编号等内容。2、表体。即报表的主体。由横向的若干栏和纵向的若干行组成。用于列报指标名称和填写报表指标数据。3、表尾。指报表表格线以下对报表主体内容进行辅助说明的部分。一般报表都有责任人签章和报出日期。二、报表的编制方式：预置报表：是指在程序中固定报表的格式和数据公式，使用时程序按规定的途径取得数据，几乎不需要用户修改或只能作限定修改的报表。自定义报表：是指由自己定义报表格式和取数关系而生成的报表，由通用报表系统编制。三、通用报表系统的主要功能1.报表定义功能：格式定义，格式编辑2.报表生成功能：数据采集、数据分析3.报表的输出功能：报表查询、打印4.文件的管理功能：报表文件的建立、保存、打开、备份、传送四、报表的主要概念1、表元/单元：报表的最小信息单位，由该单元所在列号(字母) 和行号（数字）来表示。列号：A、B、C、D、E行号：1、2、3、4如：第3行第2列的表元用B3表示。2、组合单元：相邻的两个或多个单元组成的单元。可以用单元名称或区域的名称来表示。如：从B2到B3的组合单元可以用B2、B3、B2：B3来表示3、单元类型：数值、字符、公式。数值：数字字符：汉字、字符、数字公式：计算公式，一般以“=”开头。4、区域：长方形矩阵，最大为整个表页，最小为一个单元。名称：起点单元（左上角）：终点单元（右下角）例如：B2：D65.格式状态和数据状态：报表窗口有两种状态，系统在格式状态下进行报表（表样及单元）格式设计，在数据状态下进行报表（单元）数据处理。实现两种状态切换的是“格式/数据”按钮，单击该按钮可以在格式状态和数据状态之间切换。6.关键字：是游离于单元之外的特殊数据单元，是识别表页间的唯一标志，如单位名称、年、月、季、日等。可用于在大量表页中快速选择表页。五、报表的制作 1、建立新表 2、设置报表表样 设置报表尺寸 定义组合单元 画表格线 输入表间项目 设置单元属性 注：在输入报表项目时，编制单位、日期不需要输入，UFO系统将其单独设置为关键 3、定义关键字 设置关键字 调整关键字位置 注：每个报表可以同时定义多个关键字。关键字的位置可以用偏移量来表示