关于支付审批单的填写要求(暂行).doc

关于支付审批单的填写要求（暂行）一支付审批单的填写：1.请全部用水笔或钢笔（蓝色或黑色）填写费用报销单，不要使用圆珠笔，避免时间长，字迹变得模糊。2.请不要涂改费用报销单，更不可使用修正液修改报销单。如果写错了，请重新填写一张。3. 每张支付审批单，提交人需要完整填写以下内容：（1）单据提交（财务部）日期、费用所属公司、后附的单据张数、此支付审批单属于预算内还是预算外；（2）经办人姓名、填单日期、所属部门、所属项目；（3）指定的收款人（个人姓名或公司全称）、收款方开户银行及账号、要求到账日期；（4）支付及报销事项说明、每项金额、合计金额、合计的大写金额；（5）预计核销/归还日期（发生备用金借款时填写）；（6）付款方式：现金、银行、冲销备用金4. 费用报销单上必须填写附件的张数，附件的张数不包括用于粘贴附件的托纸、支付审批单。5. 填写支付审批单时，请在右上角注明该项费用是属于“预算内”，还是“预算外”（指有预算管理的公司或部门）。如果该支付审批单所申请支付之内容，是已包含在先期已提交并获得公司管理层批准、财务备案的当月费用预算范围内的，在填写“支付审批单”时，请填写“预算内”字样。反之，不在已提交并获公司管理层批准、财务备案的当月费用预算范围内的，则请填写“预算外”字样。6. 填写“支付及报销事项说明”时：（1）请将同种费用类型的发生合计数汇总、分行填写。如：“交通费”、“差旅费”、“通讯费”、“业务招待费”、“教育费”、“房租”、“水电”等。（2）凡是遇“交通费”、“差旅费”、“通讯费”、“业务招待费”此四项行政费用申请报销，请勿与其他类型的费用填写在同一张支付审批单中，这四类费用可以同时填写在同张支付审批单，以便加快审核付款流程。（3）为节约资源、提高效率，请尽量汇总一次提交支付审批单。勿提交低于100元的单张支付审批单（离职结算除外）。7.如果在“金额”这栏中填写的数字没有角分，请写“0”，不要写“/”。8.关于大写金额：“大写壹到拾”的书写为：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万。如果没有分，请在“元”、“角”后加“整”；如果有分就不用写整了。举例：523.41元，大写是：伍佰贰拾叁元肆角壹分。523.00元，大写是：伍佰贰拾叁元整。9.大小写金额必须一致。10.如果费用的实际应承担部门和经手人的部门不一致，需要将该费用分摊到实际承担部门的，则经办人需要在支付审批单的摘要中说明清楚，并附一张费用分摊明细表说明费用名称、对应应承担的部门名称、应承担的金额。11.借领备用金时摘要中须写明借款的用途，并在支付审批单中填写“预计核销/归还的日期”。12.填单日期，是指经办人填写支付审批单、提交部门经理审核的日期。13. 单据提交财务部日期，是指完成部门经理、项目负责人、总经办（需总经办复核的费用）审核后，经办人将支付审批单实际提交给财务部的日期。14. 要求到账日期，是经办人要求财务部履行实际付款、款项到达收款人账户的日期。经办人应确保从“单据提交财务部之日”起，到其所要求的“要求到账日期”之间的间隔天数，是符合公司管理层各级审批流程的天数加银行办理转账业务的天数，这个完整付款行为所需周期的。如果因经办人的原因，从单据提交财务之日起，一个完整付款行为所需的周期是不能满足合同要求的到账日期，从而造成违约、滞纳金、处罚等后果的，应由经办人承担责任。财务部在收单时必须对“要求到账日期”进行复核，对可预计到的是经办人原因可能产生的后果，要求经办人给出书面说明，以便在事后产生违约责任、滞纳金、处罚等时，明确由经办人承担。15. 如果经办人提交错误银行账号，导致退票的，经办人自行承担责任，并需承担银行退票的费用。二费用报销单的附件以及粘贴： 1所有的费用报销单均须附有合法合规的发票, 合法合规的填开发票（手写/机打）必要记载事项： 1).发票的抬头，必须是正确的公司全称，不得用简称：2).手写的发票上必须盖有发票专用章，没盖章的手写发票为无效发票（仅在税控联网机打发票无需盖章）；3).发票的开具日期；4).发票的项目内容、数量、单位、金额（大小写一致）；5).机打的发票不能手写补齐上述事项；6).部分发票上注明手开无效，即不能手写填开，只能机打； 7).发票开具日期与费用报销日之间的间隔期限：本年度开具的发票，本年度报销费用的：在报销日，支付审批单后所附的原始发票的开票日期与报销日之间的间隔期限，不得超过6个月。需要跨年度报销费用的：除满足上述间隔期6个月的规定外，还必须在3月31日前，全部提交完开票日期为上年度的发票的支付申请。超过3月31日的，则不再受理开票日期为上年度的发票支付申请。2贴发票时请不要把金额贴起来，以便审核人员审核。3应将所附的附件由左向右、由上至下依次、均匀分布地粘贴在于报销同样大小的环保纸上，再将粘贴附件的环保纸与费用报销单左上角对齐粘贴，不可以用订书钉装订。三审批：支付审批单上需要有审批人的签名及日期。四付款：只有完成全部审批手续后的支付审批单，财务部才可进行付款。1.凡是付款方式为现金支付的，财务部通知支付审批单上注明的指定收款人前来财务部领款。收款人收款后，需签名确认。付款后财务必须在支付审批单上加盖“现金付讫”章。本人因故不能亲自领取和签收、需要委托他人领取的，必须向财务部出具和提交委托书，并经财务部和其本人确认是否属实后，方能现金支付给被委托人。被委托人在报销单