项目预算管理标准.doc

广州市亮智信息科技有限公司管理制度文档 项目预算管理标准 Version 1.0 CopyRight Smartlight 2009第 1 页 项目预算管理标准 Version:1.0 Release Date: 2009-5-10 广州市亮智信息科技有限公司管理制度文档 项目预算管理标准 Version 1.0 CopyRight Smartlight 2009第 2 页 版本版本发布日期发布日期描述描述作者作者 0.92009-5-22 初稿李德智 1.02009-7-1 修正细节张云兵 广州市亮智信息科技有限公司管理制度文档 项目预算管理标准 Version 1.0 CopyRight Smartlight 2009第 3 页 目 录 1.项目预算管理流程项目预算管理流程.4 2.费用预算费用预算.5 3.预算审批预算审批.6 4.核算核算.7 5.项目报销管理项目报销管理.8 6.奖励措施奖励措施.8 7.附录一：参考模板附录一：参考模板.9 广州市亮智信息科技有限公司管理制度文档 项目预算管理标准 Version 1.0 CopyRight Smartlight 2009第 4 页 项目预算管理标准项目预算管理标准 1.项目预算管理流程 为了保证项目成本得到有效控制，制定本项目预算管理标准，要求公司每一个在建项 目都按照要求实施管理。各个项目经理必须在项目启动阶段完成项目成本预算，项目启动 阶段里程碑目标之一是：项目的预算和总体计划得到评审和批准。 财务部门按项目每个月的预算，进行报销核准，并对项目进行成本核算，作为项目经 理监控项目状态的依据之一。 工作流程工作流程参与角色参与角色工作产品工作产品 项目经理(*)、 项目组成员 项目估算 项目经理项目成本预算表 项目经理(*)、SQA、技术 部经理、公司总经理 会议记录、 缺陷、 评审报告 SCCB变更请求的影响分析 项目经理变更请求 技术部经理、公司总经理项目预算 估估算算 成成本本预预算算 预预算算评评审审 批批准准成成本本预预 算算 是是否否需需要要 重重新新估估算算 p pa as st t Y Ye es s N No o d de ef fe ec ct ts s 变变更更影影响响分分 析析 变变更更请请求求 成成本本核核算算 财务部项目成本状态报告 注：*为协调活动开展的人员 广州市亮智信息科技有限公司管理制度文档 项目预算管理标准 Version 1.0 CopyRight Smartlight 2009第 5 页 2.费用预算 每个项目的费用预算项目应严格按下表给出的预算项目进行预算，如有新的预算项目， 需总经理同意后，修改本制度后方可列入预算项目： 编号编号费用名称费用名称费用项说明及计算方法费用项说明及计算方法 01工资 项目组成员（包括技术人员、测试人员、项目助理等）的工资费用，按 该职位平均工资进行预算。 职位平均工资不含管理费用分摊。 02加班费用 项目加班时产生的交通费、餐费等。 具体计算方法请参照：财务管理制度。 03差旅费 项目组成员要出差所产生的费用，包括：市内交通费、长途交通费、住 宿费（不含宿舍费用）、餐费、车辆使用费等。 具体计算方法请参照：财务管理制度。 04宿舍费用 因项目组成员出差租用宿舍产生的费用，包括房租及中介费、水电（含 有线电视费）煤气费、管理费、床及床上用品等。 05通讯费 项目组成员在项目中发生的通信费用，包括项目成员按照公司财务规定 可以报销的相关费用。 06团队建设费为了建设一个高效的项目团队，组织活动等所发生的费用。 07办公费用项目组购买文具、资料打印、装订等办公费用。 08外协费 支付给第三方的服务费用，包括替代项目开发部分的外包费用（区分软 硬件采购费用）、开发工具采购、有关技术业务领域的咨询费用，培训 费用、设备租赁费等等。 09业务招待费项目组招待客户或相关外单位人员发生的费用。 10奖金包括项目津贴、项目经理津贴、项目完成后预计的奖金（默认情况下） 11软硬件采购 采购项目专门需要(例如交付给客户的)的一些软硬件及其他资源的费用， 包括设备采购、系统软件采购、软件外包、服务采购（如培训）等。 *该子目只作为总体控制用，不参与实施费用比例的计算。 项目总体预算经过评审和批准后，作为项目基线的成本预算提交给财务部，月度预算 作为财务部给项目组下个月费用报销的依据。 广州市亮智信息科技有限公司管理制度文档 项目预算管理标准 Version 1.0 CopyRight Smartlight 2009第 6 页 项目预算的时间范围是从项目启动或初始化起到项目关闭止。项目关闭的条件是： 1、符合项目管理流程中项目关闭的条件（已完成相关的文档和流程）； 2、技术部完成了内部验收； 3、客户签署确认了验收文档（如过程分为初验、终验，则应为签署了终验文档）； 4、完成了成员工作情况搜集过程； 5、项目费用报销已完成。 项目关闭前，项目经理准备好相关资料通知以上各相关人员。全部事项完成后总经理 通知行政部与财务部，由行政部核发项目奖金（奖金审批流程详见下文）。 实施费用比例（见注释）应控制在软件计算金额（见注释）的 30（广州市市内项目） 至 35（广州市市外项目）比例范围以内（该数字可能会根据公司整体生产力的改变而调 整）。 如项目分为几个阶段进行实施，则应对每个阶段进行相应的管理。每个阶段给出适合 的软件金额。对于较大型的项目（40 万以上），可以划分几个子项目进行管理，每个项目 周期以_Budget.xls）电子邮件发送给技 术部经理、财务经理、总经理，并召开项目预算评审会进行评审； 3、评审通过后，项目经理、技术部经理、财务经理、总经理需要对打印纸质项 目成本预算表进行签字确认，并一式二份交由项目经理保管和公司存档。 4.核算 成本核算由财务部每月对各个项目核算其实际成本。 项目组在每月 2 号前，提交上月项目组的人员状态表（包括开发人员的名单及每个开 发人员参与项目的天数信息）给技术部经理作为成本核算的依据。技术部经理统计好所有 项目的人员状态及项目人员成本，在每月 5 号前发送给财务部。 财务部在每月 15 号前，财务部把各项目上月实际成本，累计成本，预算消耗率（累计 实际总成本项目总预算，不含软、硬件采购），和工程进度发给技术部经理并汇报给总 经理，技术部经理把信息再发给对应的各个项目经理。 当预算消耗率大于工程进度率相应比例时，可采取如下措施： 1、当预算消耗率工程进度率（如:50%49.5）时，技术部经理可提出对该项 目的需求范围、计划进度和人员安排进行复审，分析原因和提出改进办法； 2、当预算消耗率超出工程进度率 10%（如:(5549.5%)49.5%=11%）时， 技术部经理、总经理可提出对该项目的需求范围、计划进度、人员安排和预算 办法进行复审，分析原因和提出改进办法，项目经理需形成项目预算执行分 析报告给总经理； 3、当预算消耗率超出工程进度率 20%（如: (6049.5%)49.5%=21%） 时，技术部经理、总经理可提出对该项目的需求范围、计划进度、人员安排和 预算办法进行复审，分析原因和提出改进办法；并检查项目合同和项目预算的 合理性，有必要做出重大变更。项目经理需形成项目预算执行分析报告给 技术部经理与总经理，同时抄送财务部进行备案。如预算超出没有合理理由， 财务部可暂停该项目报销。 广州市亮智信息科技有限公司管理制度文档 项目预算管理标准 Version 1.0 CopyRight Smartlight 2009第 8 页 5.项目报销管理 在项目组进行报销时，需要详细填写报销单（包括项目名称、项目编号），并将报销 内容归并到费用项目中，以便于财务部进行核算使用；详情见：财务管理制度，同时 应严格按如下规定操作： 1、项目组提交的预算需要经过技术部经理、总经理的审批，财务部将按照项目组 提交的预算，在报销时进行严格地把关。 2、项目报销的前提是已经将项目预算在财务部备案，并且报销额度在预算列支项 目的额度以内。 3、项目正式启动前，允许部分费用在预算前进行报销。当费用报销超过合同金额 （扣除采购预算成本后）的 2后，如果财务部没有拿到批准后的项目预算，则 暂停项目报销。 4、项目关闭后，财务部立即停止计算项目成本，并且不对该项目之前的费用进行 报销。 6.奖励措施 项目成员（含项目经理）的奖励措施如下： 1、项目预算前，由总经理定出奖励金额比例 a，该比例一般为 5，则奖励金额 为：软件计算金额 a。 2、若项目在预算内完成，实际开支比预算少花金额 Y，则奖励金额可在原有的奖金 基础上增加 Y 55； 3、若项目实际开支超出预算 10%以内：则奖励金额=奖励金额 - 超出预算部分金 额20%；若 10%30%以上，则项目奖励金额=0，且项目经理有权 根据项目团队成员的表现扣除个别项目团队实施人员的绩效工资（绩效工资通 常为工资总额的 10%-20%）。 奖金的分配由项目经理给出分配方案，并经技术部经理、总经理进行审批。 广州市亮智信息科技有限公司管