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中山创杰软件有限公司件销售员技术培训 14 周 技术培训 本阶段的内容是新的销售人员在走出公司，去拜访客户前所必须掌握的。请根据您的实际情况制定个人学习计划，循序渐进，直到掌握为止。第一节 企业信息化概述重点知识：n 企业为什么要信息化n 企业如何信息化n 判断企业的管理需求，为客户选择合适的产品本节所要讲述的，是您进入管理软件销售领域所必须了解的知识，通过本节的学习您可以掌握企业为什么要信息化、如何信息化等知识，这些知识将帮助您更好地理解管理软件。为销售做好准备！企业为什么要信息化？目前中国共有302万家中小企业，占全部企业数的99以上、国内生产总值的50、出口总量的60和税收的43。在众多的中小企业中普遍存在办公效率低、市场信息了解不够、应变能力差等问题。面对激烈的市场竞争，企业要想生存发展，必须加强自身管理，寻求企业盈利的途径。进行信息化建设，是中小企业提高企业整体管理水平的重要手段之一。中小企业信息化，要紧紧围绕以效益为中心，从个别部门的应用开始，逐步扩展到建立内部网络系统、接通互联网，开展电子商务活动，从而实现全面信息化。如何信息化？一般来说，企业信息化建设包括2个部分：一是信息基础设施，像网络、硬件、软件等；二是信息化的资源，就是企业中哪些信息是需要借助计算机技术管理的。大部分中小企业属于商品流通企业，此类企业的主要业务是从供应商那里采购商品，然后卖给消费者，赚取商品采购与销售之间的差价利润。这种类型的企业如何进行信息化建设呢？下面我们以张三开的服装店为例来了解中小企业如何进行信息化建设，在这一过程中，请大家仔细体会在企业的发展过程中，信息基础设施及信息化的资源是如何演变的。通过下面的学习，大家基本可以把握企业对于信息化的需求，可以向客户推荐合适的管理软件。案例：张三的信息化之路起步阶段张三的小店开业了，规模不大，只有两三个人，专做服装零售。由于刚刚起步，进货、销售、记账、算账、发工资，就靠他和几个哥们应付，进了多少货、卖了多少货，挣了多少钱，花了多少钱，多少钱打发朋友吃，多少钱买生活用品，那也是算得清清楚楚的。这个时期还谈不上信息化，一个计算器，一本账簿就可以把公司的财和物搞定了。成长阶段小店经营的不错，张三攒够了钱，开始扩大经营，和李四合伙注册了公司。从只做零售，转向只做批发，张三还聘请了兼职的财务人员负责记账、算账。这时候他遇到了问题：张三发现，他经常： 不知道仓库中还有多少种、多少货； 在偌大的仓库内无法立即找到需要的产品； 不知道畅销产品和滞销产品是哪些； 无法说出已经出了多少货以及有多少应收款； 总觉得财务的应收款数据比实际库存发货的数据少了很多； 来自各环节的数据总不能互相核对； 财务人员总是在进行着一项永不停歇的工作：和往来单位对帐；张三感受到了前所未有的压力，每天忙得焦头烂额，公司的销售业绩开始下滑，他关心的进货数、销售数、应收款、应付款、服装的成本、经营的利润似乎从来就算不清楚。财务人员总是不能在他需要的时候，立刻提交财务报表给他。张三陷入了苦恼之中，直到有一天他的一个朋友推荐他使用进销存财务一体化软件。张三才恍然大悟，他的公司需要信息化了。于是张三投资购买了一台三千多元的兼容机，一台最便宜的打印机。安装了WINDOWS 操作系统，安装了办公软件 OFFICE，最重要的是，他购买了进销存财务一体化软件。开始使用软件管理公司的业务和财务。 张三朝信息化迈出了第一步。什么是进销存财务一体化软件？顾名思义，就是用来管理企业经营中最基本的进货（采购）、销售、入库/出库等基本的业务流程的软件。同时可以管理经营过程中涉及的财务数据，例如现金，收入、利润、应收款、应付款等。张三在使用软件进行管理后，公司的经营状况开始好转，商品的进货、销售、库存信息随时可以查询，业务流程得到了优化，和供应商、客户的往来账款也理顺了。另外，张三对软件提供的采购、销售数据发生了兴趣，他还利用这些数据进行综合分析，及时调整产品价格以及经营策略，他感觉到自己对市场的把握更加敏锐，适应市场变化的能力也增强了。成熟阶段：张三的公司不断成长，经营规模越来越大，从交定额税的小规模纳税人，成长为根据经营情况缴税的大公司。这个时候，问题又来了：张三公司原来的进销存财务一体化软件做出的财务报表不规范，无法达到国家的要求，需要使用标准财务软件，制作标准的财务报表给税务部门。为此，张三采购了标准财务软件。张三朝着信息化建设继续前进。张三的公司在全国各地开了分公司，为了保障异地业务、财务数据实时传递、准确及时，张三采购了网络化分销软件。这个时候，公司最早购买的计算机已经下岗了，取而代之的是几台新的计算机，内部组成了局域网，外部连接互连网，各个业务部门，分公司共同使用一套软件，信息共享，信息传递及时准确。随着公司的发展，张三开始关注客户关系维护，客户信息挖掘等工作，于是他购买了CRM（客户关系管理软件）软件。紧接着，张三又把注意力放到了公司内部信息交流通畅上面。他希望开会时，不再是一个一个人通知，他希望放假时，行政部不需要到各个部门贴通告，他希望新制度出台时，所有人可以同时看到。他希望公司经营的经验可以给更多的人分享。为了达成这些管理目标，张三采购了OA（办公自动化）软件。对人才的关注，让张三明白了人力资源开发的重要性，他对员工的聘用、考核、晋升、绩效也越来越关心，希望通过提高人力资源管理，取得更多的效益，于是，他采购了HR（人力资源）软件。公司不断发展，业务不断扩张，为了满足企业建设的需要，为了在竞争中更具优势，为了取得更丰硕的经营成果，张三就这样投入到了企业信息化建设的浪潮中去，朝着全面信息化不断前进。名词解释：小规模纳税人：企业规模小，营业收入较少，缴税按照销售额乘以6%交。一般纳税人：企业规模大，营业收入高（国家对金额有明确的规定，具体金额略），缴税按照国家的要求交。小结：企业的发展需要决定了企业必须使用管理软件提升管理水平。企业管理需求集中在：进销存、财务、客户关系、办公自动化、人力资源管理等。实际数量，使用“报溢单”；当库存数量实际数量，使用“报损单”。3-4 钱流管理钱流模块与采购、销售、仓库模块紧密联系，通过进销存业务自动影响相应的财务数据。同时实现对固定资产、待摊费用和应收应付调整的处理，实现了财务、业务一体化管理，保障了财务信息与业务信息的高度同步与一致性，为管理者提供实时的财务管理信息。1）目的：掌握费用单的处理方法，对现金费用单和一般费用单的使用。2）名词解释：现金费用单：处理用现金支付费用，而企业不需要记载收款单位是谁的业务单据。一般费用单：处理用现金、银行存款或者以后支付的费用，同时企业需要对收款方进行记载的单据。4.3 管家婆辉煌版8.51常见问题处理很多时候，销售人员还兼任着客户服务的职责，掌握了以上几点，基本上可以解决用户80%的问题，对于销售促进不无好处。计算机的基础知识此处略去，请大家自学。常见问题手册：启动与登陆 问题1：管家婆安装好后启动时提示连接服务器失败。解决办法：1. 检查是否正常启动了服务器上的套接字服务器和SQL网络服务器。2. 检查是否启动了服务器上的SQL，正常启动后屏幕右下方的SQL小图标应出现绿色箭头。3. 服务器机器名不能用中文名称。4. 安装管家婆服务器端程序时，安装路径名不能用中文。5. 服务器和客户端均需安装TCP/IP 协议，并指定在同一网段的IP地址。6. 服务器上DNS的域后缀搜索顺序应为空或禁用DNS。7. 连接时若提示拨号连接，可打开IE中的工具里的INTERNET选项，把“从不拨号连接”这个选项选上即不会有此提示。8. 删除tcp/ip协议后重启，然后重装tcp/ip9. 若使用sql server2000,将sql登录方式改为sql和windows混合模式。10.现象或问题原因及解决方法在工作站上运行管家婆时，输入的服务器名绝对正确，且网络环境正常的情况下系统一直出现提示“连接失败，请确认输入正确的服务器名”。可能是没有运行管家婆辉煌版服务器支持者解决方法：运行服务器支持者就可。在工作站上运行管家婆时，输入的服务器名绝对正确，网络环境正常的情况下系统一直出现提示“Login failed for user sa”可能是服务器端服务器配置的有误。解决方法：在服务器端手动运行辉煌版服务器，选择“设置数据库连接”，核对用户、密码、服务器名；如果上述方法不能解决，再检查服务器的SQL Sever服务器是否运行并启动MSSQLsever Service服务。工作站上运行管家婆时，当正在录入数据或查寻数据时，出现提示“RPC服务器无法使用”可能是服务器端的服务器出现问题或被其它人关闭。解决方法：关闭客户端程序，重新运行服务器端程序。工作站上运行管家婆时，当正在录入数据或查寻数据时，出现提示“Variant does not reference an automation object.”可能是服务器端服务器出现问题或网络故障。解决方法：用排除法，先查网络是否正常，再查服务器相关配置，再重新启动服务器。问题2：工作站提示找不到或连接不上服务器？ （服务器端可以正常登陆软件，但工作站找不到服务器）解决办法：1. 网络问题，检查局域网是否通畅。 2. windowssystemmidas.dll文件没有或不全。从安装盘上找到此文件并复制到相应目录下。 3. 工作站的DNS被启用或者在DNS中出现了域后缀。禁用DNS或者删掉域后缀。 4. 简化所安装的网络协义，最好是只留下TCP/IP，且给每个工作站一个固定的IP地址。 问题3：如何修改SQL Server 2000系统管理员Sa的登录密码？分析：SQL Server 2000系统管理员Sa的登录密码，一般在安装SQL Server 2000时就已经设置。在数据库管理系统中，用检查口令等手段来检查用户身份，合法的用户才能进入数据库系统。管家婆系列需要通过验证Sa登录密码才能创建、删除账套，这样Sa的登录密码在此就显得尤为重要。操作步骤如下：1 打开企业管理器，依次展开服务器组，然后展开服务器。2 打开“安全性”文件夹，单击“登录”，然后用右键单击“Sa”，执行“属性”命令。3 弹出“SQL Server登录属性”对话框，如下图所示。在“SQL Server身份验证”密码栏，输入最新密码。设置新密码4 单击“确定”按钮，弹出“确认密码”对话框，再输一遍登录密码。5 单击“确定”按钮，完成对Sa登录密码的修改。常见问题手册：创建帐套 问题1：系统提示“创建帐套失败”。解决办法：1. 帐套或服务器名称不能用中文。2. 帐套或服务器名称不能用全数字或以数字开头。3. 不能连续创建账套否则会提示“创建帐套失败”。4. 不能创建与曾删除的帐套同名的帐套。5. 在安装本系统的服务器端程序时路径名不能用中文(客户端最好也不用)。6. 帐套名不能用SQL服务器的名字问题2：如何在SQL数据库中创建帐套？解决办法：下面以在创建辉煌版账套为例进行讲解，此方法适用于在管家婆客户端或数据库维护工具都无法正常创建账套的情况下使用。操作步骤如下：1 点击windows开始程序Microsoft SQL Server 2000企业管理器，依次展开服务器组，然后展开需创建数据库的服务器。选择“数据库”文件夹，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单上选择“新建数据库”命令。2 此时，进入“数据库属性”对话框，在“名称”文本框中输入新建数据库的名字。3 单击“确定”按钮，创建数据库完成。4 选中新建的数据库，单击“工具”下拉式菜单中，执行“还原数据库”命令，打开“还原数据库”对话框。5 选择“从设备”，然后单击“选择设备”按钮，打开“选择设备”对话框。6 单击“添加”按钮，在“选择还原目的”对话框中，选择“文件名”方式，如果只是想建立空账套,可以单击找到管家婆服务器端的data文件夹下的graspcw83文件；如果有备份数据,那么可以选择你的备份数据所在的路径。7 单击“选项”标签，打开“选项”选项卡，如图1所示。确定路径。可在此栏处直接输入正确路径。选择“在现有数据库上强制还原”复选框 （图1） 8 单击“确定”按钮，开始还原数据库。9 展开master，单击“表”，再在列表框中，用右键单击“GraspcwZt”文件。在弹出的快捷菜单中执行“打开表返回所有行”。10 列表框中，最后一栏添加上第（2）步输入的数据库名称(dbname是数据库名称、fullname是帐套名称)确定退出，创建帐套完成。) 说明 标准版、服装鞋业版手工创建账套的步骤与辉煌版的相似，不同之处：管家婆标准版3.4：第（6）步创建空账套，找到管家婆服务器端的data文件夹下的GRASPCWB文件。管家婆服装鞋业版：第（6）步创建空账套，找到管家婆服务器端的data文件夹下的GraspFz文件。第（9）步展开master，单击“表”，再在列表框中，用右键单击“GraspfzZt”文件。在弹出的快捷菜单中执行“打开表返回所有行”。常见问题手册：数据库安装注意事项 问题1：如何修改SQL Server 2000身份验证模式？解决办法：管家婆软件在数据库安全方面采用了最安全的方式“混合模式”，因此在安装SQL数据库的过程中，对误将身份验证模式选择为“windows身份验证模式”的数据库时，需要进行修改，操作步骤为：1 打开企业管理器，依次展开服务器组，用右键单击软件使用的服务器。2 在弹出的快捷菜单，执行“属性”命令，出现“SQL Server属性”对话框。如图3所示。单击“安全性”标签，在“安全性”选项框中，将“仅Windows”改为“SQL Server和Windows”身份验证。单击“SQL Server和Windows”（图3）3 设置完成后，单击“确定”按钮，系统提示重新启动服务器。4 单击“是”按钮，完成对身份验证模式的修改。) 说明：在 Windows XP操作系统与Windows 2000操作系统下修改SQL Server 2000身份验证模式相同，但在Windows 98操作系统下，却不能通过以上方法对身份验证模式进行修改。因为在Windows 98操作系统下，安装SQL Server 2000时，系统只支持“混合模式”身份验证模式。问题2：常见的产品版本、操作系统与数据库的组合表：产品版本操作系统数据库全能竞争版Win98DBF数据库，不需要安装。辉煌版7.XWin98Win2000 Win XPDBF数据库，不需要安装。辉煌版8.X服装版7.01Win98Win2000 ProfessionalWin XP ProfessionalSQL server 7.0 桌面版（desktop edition）SQL server 2000 个人版(personal edition)Win2000 ServerSQL server 7.0 标准版(standard edition)SQL server 2000 标准版(standard edition)标准版3.4Win98Win2000 ProfessionalWin XP ProfessionalSQL server 2000 个人版(personal edition)Win2000 ServerSQL server 2000 标准版(standard edition) 说明l 对于辉煌版8.x、服装版7.01、标准版3.4均推荐使用“Win2000 ProfessionalSQL server 2000个人版(personal edition)”的组合，稳定、速度快。l WinNT 4.0server（打SP5以上）支持 sql7.0标准版(standard edition)或sql2000标准版(standard edition)或企业版(enterprise edition)！注意 1. SQL Server 2000的某些功能要求必须在Windows 2000 Server（任何版本）下才可以使用。2. 另外，在Microsoft Windows NT Server 4.0上，必须安装Service Pack 5（SP5）或更高版本，这是SQL Server 2000所有版本的最低要求。3. SQL Server 2000中文版不支持英文版的Windows NT 4.0企业版。4. 如果在不带网卡的Windows 98计算机上安装SQL Server 2000个人版，需要Windows 98第二版。网络要求：1. 操作系统必须安装Microsoft Internet Explorer 5.0以上浏览器。2. 安装 SQL Server 2000 之前，必须在操作系统级启用 TCP/IP。常见问题手册：数据备份与恢复 问题1：如何从SQL 2000中备份数据解决办法：1. 启动开始菜单程序Microsoft Sql Server企业管理器(Enterprise Manager)。2. 出现企业管理器主界面，点击左边窗口的“+”符号，直到出现一个名为数据库(database)的文件夹3. 再点击数据库(database)文件旁边的“+”符号，找到在创建帐套时输入的数据库名，用右键点击它，在出现的菜单上找到所有任务(all task)(从上到下的第三个)4. 在出现的子菜单中找到备份数据库(backup databse.)选项，然后选择添加(add)，再点击有三个小点的按鍵：添加一个备份的路径和备份文件名。5. 最后点击确定，这时就开始进行备份数据了，直到出现备份操作已顺利完成,点击确定就行了,然后退出sql.问题2：如何从SQL 2000中恢复数据解决办法：1. 启动windows开始程序Microsoft SQL Server 2000-企业管理器；2. 展开控制台根目录下“”号，直到出现数据库文件夹的菜单；3. 展开数据库旁边的号，找到帐套对应的数据库；4. 右键点击帐套对应的数据库，在出现的菜单上找到所有任务(从上到下的第三个),在出现的子菜单中找到还原数据库.选项；5. 进入后选择从设备然后点击那个空白框旁边的选择设备,进入后点击添加；6. 可以进入后点击找到管家婆服务器端的backup文件夹下的备份文件，点击“确定”,三次确定后回到第一个窗口（还原数据库）；7. 在“选项”中选中“在现有数据库上强制还原”，最后看一下“移至物理文件名”路径是否是当前帐套名所在路径（即graspdata*.mdf和graspdata*.ldf(*表示当前数据库名)），完成后点击确定，这时就开始进行恢复数据。问题3：当备份数据丢失，只有*.mdf和*.ldf文件时，怎样在数据库里恢复 ?分析：用户在使用软件过程中可能出现这种情况，在没有做数据备份的情况下系统崩溃了(硬盘还没有坏)，sql2000已经不能使用，我们何恢复用户数据？解决办法：只要软件的服务器端安装文件夹还在，将该文件夹下(标准版是graspcws，辉煌版832是grasp)的data文件夹下的sql数据文件复制出来(数据文件名是当初创建帐套时输入的数据库名，共有两个，一个以mdf扩展名结尾，一个以ldf扩展名结尾)，然后将系统重新安装，再把sql2000重新安装，把管家婆软件重新安装，完成后在sql2000的企业管理器中进行数据的恢复，具体操作如下：1. 将这两个文件复制到管家婆服务器安装文件夹下的data下。(这些文件原来放在管家婆data目录下)2. 进入windows的开始程序Microsoft SQL Server 7.0-Query Analyzer,点击进入后，点ok,在出现一个可输入的窗口后，输入这样的命令：exec sp_attach_db 你的数据库名,你的*.mdf文件的存放路径,你的*.ldf文件的存放路径。举个例子：exec sp_attach_dbdbname,c:graspcwsdata*.mdf,c:graspcwsdata*.ldf要严格按照此格式来写命令，写完后找到上面命令栏中的向右的绿色箭头，点击它，如果出现successfully attached database 你的数据库名，则退出，进入下一步骤。3. 进入windows的开始-程序Microsoft SQL Server 7.0-Enterprise Manager,点击进入后，就一直点击一个小的“”号，直到出现一个有databases文件夹的菜单，这时再点击databases旁边的“”号，找到master文件夹，点击master旁边的“”号，找到table,点击后在右边的窗口中出现很多文件，找到graspcwzt的文件，用右键点击，在出现的菜单中找到open table-return all rows,然后出现一个表格，在dbname中输入你的数据库名，在fullname中输入你的帐套名，然后点击上面菜单栏中的感叹号“！”，退出。4. 最后：重新进入管家婆。常见业务手册：如何处理特殊业务？ 1、全名和编号是否相同系统默认基本信息的全名和编号其中一个不重复就可以当作一个新商品进行保存。如客户要求基本信息的编号和全名都不允许重复应该怎样操作？方法：在“系统设置其他配置”中将“不允许基本信息中全名相同”和“不允许基本信息中编号相同”设置为允许。2、库存商品顺序调整操作步骤如下：1、相关系统配置：“系统配置其他配置”中将“基本信息按用户编号排序”设置为不允许。 2、相关权限设置：超级用户以外的操作员还需要具备以下权限：录账权限基本信息库管理权限其他权限允许有库存商品排序权 3、将“基本信息库存商品”界面的“允许排序”选中，使用“上移”和“下移”按钮进行操作，调整完成后点“保存”对调整后的顺序进行保存。3、期初数据的录入企业存在代销或者是借进借出业务时，这些业务的期初数据应怎样处理？处理方法： 受托收货和借进的放在仓库中的商品，在库存商品期初中一起反映，同时在“期初建账受托商品（借进商品）”中反映； 委托出货和借出的不在仓库中的属于本企业的商品不在库存商品期初中反映，只在“期初建账委托商品（借出商品）”中反映。 即“期初建账库存商品”中记载的是实际在库的商品数量。4、双单位双单位：一般指零售和批发计量单位。如食品的袋和件（箱）。系统中双单位的使用包括：录入单据时进行大小单位的切换；数据查询时显示两种计量单位的数量。 相关配置： 在添加库存商品时输入“基本单位”、“辅助单位”和“单位关系”。公式：辅助单位基本单位*单位关系。 “系统配置其他配置”中“系统使用两个单位”设置为允许。 “辅助功能单据格式配置”将需要使用双单位切换的单据的“单位”字段选中。5、负库存业务负库存：由于疏忽漏输进货单等原因，导致在库存不够或者是库存为零的情况下编制销售单，一般情况下，库存不够是不允许出库的，但使用负库存业务后可以实现。相关配置： 库存商品算法为：加权平均法。 “系统配置其他配置”中“系统允许负库存”设置为允许。 注意：在使用负库存业务时，需要经常检查库存成本和金额，避免出现成本异常的情况。 6、商品保质期管理相关设置： 在“基本信息库存商品”中选择成本算法：先进先出、后进先出或者是手工指定法； 在“基本信息库存商品”中输入商品的保质期天数； “辅助功能单据格式配置”将需要使用相关单据的“生产日期”、“批次”字段选中。 相关操作： 在商品入库时输入商品的生产日期、批次。 相关查询： 在“数据查询库存商品库存商品保质期查询”中进行相关查询。7、地区销售状况查询用户的客户较多，分布在不同的区域时，如果用户希望通过区域统计销售状况。 处理方法： 首先需要添加地区基本信息； 在往来单位基本信息中选择客户所在的地区； 通过“销售分析地区销售状况”查询各地区的销售情况。8、部门费用、销售状况查询相关设置： 添加部门基本信息； 在“基本信息内部职员”中选择职员所在的部门； 在“系统配置录账配置”中选择“录单时必须录入部门”。相关操作： 在录单时必须选择经手人，系统自动关联部门。相关查询： 在“数据查询费用查询统计部门费用统计”中查看各部门的费用明细； 在“数据查询销售分析部门销售统计”中查看部门销售状况。9、赊销金额的管理 企业经常用赊销商品的情况发生，但如何控制某个客户的赊销金额，不出现欠款太多的情况呢？同时能随时掌握哪些客户的赊销款已到收款期限但还没有收款呢？ 问题1的处理方法： 在“基本信息往来单位”中设置应收款上限金额； 在处理销售业务时，一旦客户的赊销累计金额达到设置的应收款上限时，系统会出现提示。 问题2的处理方法： 处理销售业务时，输入对方承诺的收款日期； 在“数据查询超期应收款”中查询超过收款期限的应收款。10、二次结算 企业收付款结算是按照单据结算的，发现上月有一笔收款业务结算出错，需要重新结算应怎样操作？ 处理方法： 在经营历程中调出出错的收款单； 点击“重新结算”按钮，重新对单据进行结算； 点击“保存结算”按钮即可。11、零售业务 企业希望零售单制单人员能够直接修改商品数量，同时零售单的往来单位默认为零售客户。方法：由具备零售单配置权限的操作员进入零售单，在零售单中点击“配置”按钮，进行相关设置即可。 企业在进入零售单时，发现“小票设置”按钮呈灰色，不能打印小票。方法：将“系统配置其他配置”中的“零售单据打印小票”设置为允许。12、应收应付款的调整 企业发生采购时单价未定、款未付，出现往来账。一段时间后价格确定与企业预计的价格有差异，此时企业需要调整往来账和在库商品的成本。 方法： “业务录入调账单据应付账款：增加（减少）”，对往来账进行调整； 使用“商