秘书实务第二章秘书的一天.doc

第二章 秘书的一天重点复习题：1、 秘书在构思当日工作时，就正常情况而言，应注意哪些问题？答： （1）对于尚未办结的重要事项，要构思如何承上启下。（2）对于列入计划的紧急事项，要构思上班后如何实施。（3）对于重要而不紧急的事项，要构思上班后如何顺便处理。2、 秘书修饰个人仪表有何意义？答：秘书修饰个人仪表的意义是：（1）秘书和秘书机构是机关的门面和窗口。（2）秘书的形象问题，直接关系到组织和领导者的信誉与权威（3）秘书在上班之前，应注意个人仪表的修饰，以便给人以美好的印象。3、为什么秘书应先于他人上班？答：（1）可以随时听候领导者的调遣；（2）可以提前处理紧急事项；（3）可以接待急于办事的外地客人。4、秘书提前上班，旨在做好哪些准备工作？答：秘书提前上班，旨在有充裕的时间做好如下事项准备工作：（1）重新检查送领导者当天签批的文件。（2）重新检查当天上午开会的各项会务工作。（3）重新检查接待领导者上班车辆的运行情况。（4）重新检查对来访客人的接待工作。（5）承接领导者临时交办的事项。5、秘书在拟定日程表并向领导报告当天工作安排时，应注意哪些事项？答：应注意的事项有：（1）拟定日程表一定要简洁明了、切实可行，便于领导进行工作。（2）拟好的日程表除向领导口头报告外，还必须请领导者过目，并充分听取领导者的意见。（3）领导者首肯后，秘书要即刻将日程表印制出来，并呈送领导者一份，自己手执一份，以便付诸实施。（4）日程表在实施过程中，如出现变故而难以按预定计划行事时，秘书应与领导者及时沟通，由领导者决定是否改动。6、秘书请求工作指示应把握哪些要点？答：秘书在请求指示时，应把握以下要点：（1）秘书请示的内容一般为：事关大局而又无权处理的问题，难度较大而又无力解决的问题，以及超出秘书职责范围的问题。而对于在常规性工作中出现的问题，秘书则不必事事请示。（2）秘书在请示工作时，要做到主旨明确，要言不烦，态度谦和。切忌面面俱到，语言冗长，恃才不恭。（3）秘书要注意请示方法的选择， 把握好请示的时机和分寸。（4）领导者在口头指示时，秘书要凝神聆听，必要时可做记录，然后予以复述。如果没有听清，或者有不理解之处，秘书应当面提出，请领导者予以解答。7、秘书下班之前如何“突击未了事宜”？答：面对下班前的突击事项，秘书应做到以下几点：（1）秘书要以“正常上班”的心态应对未了事宜，善始善终，一丝不苟。不可因行将下班而心神不定，以至手忙脚乱，失去条理，或草率处理，敷衍应付。（2）秘书仍要本着急事先办的原则，集中力量，加快速度，在有限的时间内办结必办之事。（3）如果个人的力量不足，秘书们应分工合作，协同突击，以保证下班之前办结必办之事。8、秘书在浏览当日收文时必须把握哪些要领？答：（1）尽快从繁琐事务中解脱出来，静下心来认真阅读当日来文，以及下级组织请求批准的来文。（2）秘书在有限的时间内阅读大量来文，以采用泛读、扫读、跳读等模糊阅读方式为宜，旨在迅速获取有价值的信息，从中筛选出急需送领导者阅示的重要来文。（3）为方便领导者对重要来文的阅示，秘书可按照行文目的，将来文分为办件和阅件；分送有关领导者或有关部门机关。9、秘书怎么样整理当日的文件资料？答：秘书整理文件资料的工作内容有以下个方面：（1）秘书在浏览的基础上，要对文件资料初步加以分类、排序和存放。凡需要领导者及有关部门当天阅知或指示的文件，秘书要及时分送。（2）凡暂缓办理的文件及内部交换资料，秘书要如数收藏在保密柜里，并注意上锁，以防失泄密。（3）凡当天收到的报纸、杂志，秘书要逐一归类和摆放，使其各就各位。10、秘书记录当天大事时应做到哪几点？答：秘书记录当天大事时，应做到：（1）及时。记录大事，一定要当日事当日记，不可拖延，不能积压。（2）客观。所记大事，一定要秘书逐项核查，使内容与事实相符，不可靠想象、推测去做记录。（3）全面。记录当天大事，一定要反映工作全貌，如实记录有备查价值和认识价值的重大事项，不可挂一漏万，也不可有闻必录。（4）记录大事还要简明扼要，使人一目了然。11、秘书下班后继续工作应防止哪些不良情绪？（1）烦躁。秘书要自觉抵制由压力而产生的烦躁情绪，心平气和地继续工作。（2）敷衍。秘书要激发责任意识，认真处理每项事务。（3）抱怨。秘书一定要有任劳任怨的精神，心甘情愿地服从工作需要。12、秘书在随从领导人应酬时，应做好哪些工作？答：（1）提前安排车辆。（2）及时进行联络。（3）注意修饰仪表。（4）负责领导人安全。13、如何正确认识“秘书无休息日”？答：（1）正常情况下，秘书的双休日与节假日应由自己支配。可是，在秘书界有“秘书无休息日”之说。（2）只要领导工作需要，或者仍有急办之事尚未出手，即使是双休日或节假日，秘书也必须继续工作，直至完成任务为止。如起草重要文件，筹备重要会议，接待重要来宾，调查重大问题，参与重要活动，等等。14、秘书上班前、上班后、下班前、下班后的主要任务？答：上班前：（1）回顾昨日工作 （2）构思当日工作 （3）修饰个人仪表 （4）先于他人上班上班后：（1）整理办公场所 （2）报告当日安排 （3） 请求工作指示 （4）处理日常事务下班前：（1）突击未了事宜 （2）浏览当日文件 （3）清理文件资料 （4）记录当日大事下班后：（1）继续处理紧急事务 （2）随从领导人应酬 （3）陪同领导者加班 （4）处理好双休日与节假日15、上班之前秘书应如何修饰个人仪表？答：上班之前秘书应注意一下方面修饰个人仪表：（1）头部。头发是否梳洗，发型是否得体。（2）面部。脸面是否修整，化妆是否素雅，牙齿是否刷净，口腔有无异味。（3）手部。双手是否洗净，指甲是否修理。（4）服装。着装是否端庄、得体，衣领、袖口和领带是否干净，鞋子是否擦过，鞋袜的色彩是否与服装和谐。（5）首饰。佩戴何种首饰，首饰是否华贵，一般地说，秘书应少佩戴首饰，即便佩戴，也应该体现职业特点的首饰。16、秘书日常事务有那些类型？如何分别处理？答：（1）急办之事，即当日必须办结的事项，如重要会议的组织、与重要人物的约会、紧急文件的办理、限期答复的电话、突发性事件的处理，等等。对于这类急办事，秘书要优先处理，无论如何也不能延误。（2）必办之事，即当日必须办理，但不必当日办结的事项，如例