前言-时间管理的重要性.doc

一、前言時間管理的重要性時間的重要性，是現今忙碌的社會中，人人都知道的，然而，它卻很難掌控、駕馭，有人甚而不知該如何運用它。隨著高科技時代的來臨，許多事情似乎有著精密機械的協助，理所當然的時間應該是充足的，疏不知隨著時代的進步，完成一件事情的困難度也隨之增加，在商業社會中，時間的運用是錙銖必較，不管是哪個領域，最令人頭痛就是時間不足的困擾。時間到底是什麼呢？遠古至今，人們總是談論著它，在人類智慧的累積下，終於發明了時鐘來感受它，實質上我們似乎控制它了，實際卻不然，它總是偷偷在我們的手中溜走，當我們驚覺時，只徒留滿腔的後悔與悔恨，它能吞噬所有的卑小之物，卻也能賦予生命的壯大。對於時間短暫與飛逝的看法，是任何人都有感而發的，也因此，在忙碌的社會中，時間管理的重要，從坊間書籍的陳列，不難看出大家的重視，尤其是在企業界中，為了求取成功，人們知道時間管理的重要性，對於時間的意識感是逐漸增強，甚至不惜研究與精算它，就像義大利經濟學家Vilfredo Pareto運用所謂的八十/二十原則來計算它，迫使人們達到有效的管理；Britton 與Glynn（1989）以心理時間管理系統（mental time management system）為探討時間管理行為的運用。 在忙碌的社會中，想必任何人都有此一段經驗，一天的忙碌下，似乎完成了許多事情，但仔細回想卻又不清楚自己完成了什麼，時間不知被什麼給填滿了，留下的是心中莫名的空虛感，我想這必定是許多人的感受吧！為了讓大家能具體的體認時間的重要性，可歸納出時間的幾項特點：時間是不可回溯、無法暫停，不能買賣也無法替代，更缺乏彈性空間，簡而言之，它是一項重要的資源，無法再生，不管貧者、富者都能享用到，卻無法永久抓住它，人們所能做到的有效的管理它。的確，從許多的格言中：時間是世間最短缺的資源，除非善加管理，否則一事無成。(P. Durker,1994)如果你珍惜你的生命，就應該珍惜你的時間，因為時間是構成生命的原素。(Franklin)，便能深刻的體認到。二、時間管理的定義，可粗分為以下幾項：（一）時間管理的意義在於計畫時間、做好確定目標、自我管理的工作，減少浪費時間的因素，使時間經濟效益發揮到最大。(彭錦鵬，1993)（二）要管理時間是不可能的，因為無論如何測量或描述時間，時間總是依據固定的速率消失。(Taylor)（三）時間管理的正確含意是指面對時間，進行自我管理。(許銘欽，1998)（四）時間管理是在一定的時間內獲得最滿意的工作成果。(井上富雄，1989)綜其所述，社會工作管理，更是需要利用這些特性，尤其，社工員在組織中的工作量是龐大的，好的時間管理，除了可以有效能的發揮所長外，更節省人力成本，在組織目標的運作上，成效是顯著的，它的優點是大家所認可的，其中歸納的原因可列出以下幾項：(一)有效時間管理可減輕工作壓力：掌握有效的時間管理策略，除了能避免時間截止時所帶來的壓力，能提早完成工作，不造成緊張與不安感。(二)有效時間管理可思考工作計畫：有效的時間管理，使領導者與成員可獲致充裕的時間回顧與評鑑，進行下一步計畫之安排與思考，探求其改善與努力的方向。(三)有效時間管理可提高組織效能：有效的時間管理可使領導者與成員在工作時 間內獲致更多的空白時間，來從事重要但不緊急的事務，進而提升組織效能。(四) 有效時間管理可促進目標達成：這是許多領導者最重要的目的，為了讓組織的目標能快速的達成，有效率的完成組織的使命。只是時間要如何管理呢？它不是難以掌控與捉摸，我們該如何有效率的運用它。以下，我們將介紹時間的管理秘訣；人們對於時間的迷思以及如何克服人們的拖延習性著手，讓大家能不再為時間的流逝困擾。三、時間管理的迷思在時間上也常常會出現一些時間迷思。例如：（一）我們的時間永遠不夠用。（二）授權可以節省時間（所託得人才會有效果）。（三）在最短的時間還完成工作是最好的時間管理者。（四）效率取代了效能，只知 do the thing right，而非 do the right thing。（五）只要去做，就會有績效。（六）每天累慘才是工作有績效的同義詞。（七）推遲會提高決策品質與績效。（八）電話可以是我們節省時間最好的工具。四、策略性的目標設定 （一）立定標竿、全力以赴：譬如射標，一定要有一個靶，才會射中標的。同樣地，人生若沒有目標，只會任由環境影響，而非自己影響環境。根據耶魯大學研究，只有3% 的學生為自己訂下目標，而其他的學生則沒有。經過長時間的研究指出，當初有訂下目標的3%學生，其成就遠超過其餘97%學生的總和。 （二）一般人不願為自己設定目標的三個原因：（1）恐懼：怕萬一達不到怎麼辦？會有失敗感（2）無此意願：為何要設定目標，每天過得好好的就可以了（3）誤將行動當成就：每天忙來忙去，好像很有成就感。其實行動不等於成就，有結果才算有成就，所以一定要設定成就目標。 （三）目標設定原則：（1）目標要具體，例如我想要升教授、當主任、得到碩士學位等（2）目標必須是可衡量的（3）目標是可能實現的（4）目標是切合實際的（5）一定要設定時間表。 （四）耶魯大學提出的目標設定七步驟：（1）先擬出您期望達到的目標（2）列出好處：您達到這目標有什麼好處?譬如您有一個目標想買房子，列出買房子對您有那些好處（3）列出可能的障礙點：您要達到此目標之障礙，可能是錢不夠、能力不夠等，一一列舉（4）列出所需資訊：思索需要那些知識、協助、訓練等（5）列出尋求支持的對象：一般而言，很難靠自己一個人即能達到目標，所以應將尋求支持的對象亦一併列出（6）訂定行動計畫：一定要有一個行動計畫（7）訂定達成目標的期限。 （五）立定標竿的四個步驟：（1）消除恐懼：不要擔心失敗，立定目標是必須的（2）認同每個人一定要有目標這個想法（3）完成耶魯大學七步驟（4）堅持目標：若不堅持，任由挫折、打擊所擺佈因而放棄，則永遠達不到預定的目標。一位希望追求成功的人須能堅持、決不放棄，才會成功地達到目標，例如愛迪生不斷地嘗試及堅持，終於達成目標。 （六）目標管理：一個人需要在三方面設定目標：（1）個人和家庭：這是您生活的誘因；（2）職業生涯和財務目標：這是您的方法；（3）個人發展和專業發展：這是您的成果。 （七）目標設定的步驟：（1）寫下目標：通常用想的還是不夠，一定要寫下您的目標，才能加深印象，進入我們的潛意識（2）設定優先順序：目標可能有很多，一定要排定其優先順序（3）擬定計畫：依據目標之優先順序擬定計畫（4）對計畫設定優先等級和先後順序（5）排定時程表（6）確實做、馬上做。 （八）策略性的目標設定：（1）您需要有六個月、一年、三年、五年、十年以及一生的目標：甚至於想好將來自己的墓碑上要刻那些字，這是一生的目標（2）除掉障礙（3）尋求合作（4）充實知識（5）決定關鍵步驟（6）人類因夢想而偉大：作偉大的夢、並使它們實現（7）每天早上重寫一遍您的目標 ，每天晚上審查這些目標：每天如此做，這樣才會進到我們的潛意識。五、如何決定優先順序（）每個人每天都有非常多的事情要做，為有效做好時間管理一定要設定其優先次序；會設定優先次序是快速晉昇職位者的人格特質（）根據柏拉度80 / 20 定律：在日常工作中，有20%之事情可決定80%的成果（）目標須與人生、事業之價值觀相互符合，如此才不致浪費力氣（）發展專長，從事高價值的活動：無益身心之低價值活動，會腐蝕我們的精力與精神儘量不要去做（）要設定優先順序，將事情依緊急、不緊急以及重要、不重要分為四大類，一般人每天習慣於應付很多緊急且重要的事，但接下來會去做一些看來緊急其實不太重要的事，整天不知在忙什麼。其實最重要的是要去做重要但是看起來不緊急的事，例如讀書、進修等，若您不優先去做，則您人生遠大的目標將不易達成。 優先次序等級設定說明表優先次序說明優先性：最優先項目既重要且緊急的事情（必須做的事情）優先性：次優先項目重要但並不緊急的事情（應該要做的事情）優先性：低優先項目對重要目標之達成僅有些微貢獻的事情（量力而為的事情）優先性：優先性最後項目既不重要也不緊急（可以委託別人去做的事情）六、克服拖延的時間習慣（一）你有拖延的惡習嗎？請仔細斟酌以下每一個言述，假如你對該言述極為同意，則在言述前之括弧內填上A；假如你對該言述略為同意，則填上B；假如你對該言述略為不同意，則填上C；假如你對該言述極為不同意，則填上D。（）1.為了避免對棘手的難題採取行動，我於是乎製造理由並尋找藉口。（）2.為令困難的工作能被執行，對執行者下壓力是必要的。（）3.我採取折衷辦法以避免或延緩困難的工作之處理。（）4.我遭遇太多足以妨礙完成重大任務的干擾與危機。（）5.當被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當的答覆。（）6.我對重要的行動計畫的追蹤工作不予理會。（）7.我試圖令他人為我執行不愉快的工作。（）8.我將重要的工作安排在下午處理，或者攜回家裡，以便在夜晚或週末處理它。（）9.我過份疲勞（或過份緊張，或過份洩氣，或太受掣肘），以致無法處理我所面對的困難任務。（）10.在著手處理一件艱難的任務之前，我喜歡清除桌上每一個物件。（二）拖延的藉口一覽表拖延的藉口質疑1.它太令人感到不愉快！這種不愉快的感覺會因時間之推移而消失嗎？你有沒有想過長痛不如短痛的道理？2.期限未到，急什麼？正因為期限未到，所以你所面對的是機會而非問題。你想讓機會轉變為問題嗎？你想成為役人者（役物者）還是役於人者（役於物者）？3.我在壓力下工作績效較佳！為何要承受別人所施加的壓力，而不為自己創造壓力以提升工作績效？為何不為自己預留餘地以應付意外事件？4.不理它也許就沒事！萬一出事怎麼辦？5.它很難！你沒有做過困難的事嗎？拖延就可以降低難度嗎？處理難度越高的事所產生的成就感不也越大嗎？6.我現在沒心情做這件事！你願意成為自己情緒的俘虜嗎？會不會因為你不做所以才沒有心情做？7.儘管它很重要，但不急啊！難道你不知道要先做及多做重要的事才會擴大成就？難道凡事都要等急的時候才做？8.假如我不急著做，搞不好會有別人拿去做！你不覺得這樣會損及你的形象及自尊嗎？9.目前我很忙，勻不出時間做那件事！你有沒有比較過你手頭上的正在忙的事重要呢？還是那件事重要？10.這件事可能行不通！你想不想知道它是否行得通？只有動手去做才能獲得答案！11.我要先將辦公桌收拾乾淨！為何不等到辦完事之後再進行收拾工作？12.茲事體大，我怎麼貿然採取行動？正因為茲事體大，所以更不應錯失採取行動之機會。這一點你想過沒有？13.若我現在就做，做妥後還會接到更多的事做！你已處於坐以待幣的狀態嗎？14.在開動之前，我想先休息一下！為何不將次序倒轉一下，讓休息成為做妥工作之報償？15.從下個月起開始戒煙！你的意志力未免太薄弱了！？你為何不打鐵趁熱？（三）克服拖延的方法導致管理者採取拖延作風的事端，大致可分為三類：第一、不愉快的事；第二、困難的事；第三、含重大決策的事。至於克服拖延的方法，常用的有四種：1.各個擊破法；2.平衡表法；3.思維方式改變法；以及4.避免過份追求盡善盡美法。前三種方法適用於對抗因不愉快的事或困難的事而導致的拖延，最後一種方法則適用於對抗因重大決策而導致的拖延。茲將這四種方法闡釋如下：1. 各個擊破法：這種方法有時被比喻為香腸切片法( “Salami” technique)。Salami原是義大利香腸，在切片之前因它巨有無比其貌不揚，故有令人難以下嚥之感覺。但在切成薄片之後，因形狀及色調改變而頗能引起食慾。令人不愉快或令人感到困難的事，若能照樣地細分為許多件小事，且每次只處理其中的一件，則這種事情的處理將不致於令人反胃。例如一通令人感到尷尬的電話，倘若需要回覆，則可用書面列出以下的行動步驟，而循序予以處理：（1）查出受話者之電話號碼並寫下來。（2）決定何時打電話。（3）翻查有關資料並檢討全面情況。（4）決定到底在電話中應怎麼說。（5）撥電話。假如事情本身頗為艱鉅，則遂行之步驟可能更多。採取各個擊破法以對付拖延的作風時，有兩點必須特別加以注意：第一、每一個行動步驟都要非常簡單，而且很快即可做妥可能的話，應令每一個步驟在幾分鐘之內能處理完竣。第二、每一個行動步驟都必須以書面列明，因為假如不這樣做，則可能永遠不會針對拖延的事情採取行動。2. 平衡表法：這也是一種書面分析法。在紙的左邊列出拖延的理由，在紙的右邊則列出辦妥拖延的事情的潛在好處。結果，通常都很出人意外的是：右邊也許只有一、兩個情緒上的藉口，諸如可能導致尷尬的局面、可能令我感到厭煩等；右邊則有許多好處，其中的一項可能是將討厭的事作好，輕鬆了許多。平衡表法足以令有拖延惡習的人，在冷漠與逃避的心態中覺醒，並面對現實。3. 思維方式改變法：拖延可以說是，深植於內心的一種思維方式所造成的結果。這種思維方式是這樣的： 這種任務必須履行，但是它令人感到不愉快，因此我將儘量予以拖延。倘若我們能將以上之思維方式改為：這種任務是令人感到不愉快的，但是它必須被履行，因此我將立即做完它以便儘早忘掉它。則拖延之惡習將可望獲致矯正。4. 避免過份追求盡善盡美法：由於真、善、美在我們的價值尺度中向來被視為一種圭臬，因此在制定決策時我們往往趨於過份小心、過份理想化，以致要到資訊齊全或有確切把握時才敢採取行動。這說明了何以管理者一遇重大事件便會猶豫不決，也說明了何以求好心切的作家老是無法寫完書的第一章。對那些因過份追求完美而遲疑不決的管理者來說，底下兩劑藥方相信是有益的：第一、決策環境本身非具風險性，則是具不確定性，因此想獲致完備的決策資訊是不可能的。基於此，管理者應在已蒐集關鍵性資訊的第一時間（亦即進一步獲得的資訊所產生的好處不大時），立刻下定決策。第二、管理者若能及早下定決策，則當決策顯示錯誤的跡象時，他才有時間採行補救或善後措施。一旦管理者將決策拖延到限期屆滿時才予以制定，那麼不出錯則已，一出錯將永遠無法挽回！七、提供幾項常用的時間管理秘方：（1）練習心像技術；凡事先在心裏預演一遍，等到真正操作時就會水到渠成，節省許多時間。（2）起床就先列出行動清單與每日計畫。（3）專注將會產生湧流經驗（flow experience）。（4）資料與知識管理（隨身攜帶卡片、筆記PDA），減少重複犯錯之機會，節省回想的時間。（5）工作時保持平穩速度。（6）凡事注重輕重緩急，緊急而重要者先做。 （7）避免不切實際的時間估計，寧多勿少，多出來的時間可另外利用。（8）同時處理同類事務。（9）記住物品置放之場所，並養成好習慣物歸原位，避免浪費時間在找東西上。（10）設定時限，有效規劃。（11）絕對避免拖延、猶豫，今日事、今日畢。（12）選擇刻意忽略，切勿吹毛求疵（太細微的部分）。（13）要有斷路控制設施與躲避計畫，以逃避一些不速之客與偶發事件之干擾，如：電話、網路聊天系統。（14）保持桌面井然清潔，每天與定期大掃除，去蕪存菁。（15）檢視習慣，挑戰違反時間效能之習慣。（16）適時拒絕，避免成為時間黑洞的犧牲者。（17）著手去做，因為通常遇到難題，如果透過仔細思考可以想透的化即要思考過後再做決定，如不是只是單純心理作用，那我們就不要浪費時間在想要怎樣去做，其實就放手去做。（18）立即去做，部要用紀錄的方式，馬上去做.交代事項馬上完成，學生老師交代作業，不論繳交時間都馬上完成（不用找大量資料的作業），如此也可以算是減少時間的開銷。（19）徹底解決，不要做一部分，事情可以依次解決最好依次解決，拖越久會越想拖下去，而造成延遲。（20）不做不白的事，確實明瞭所交負的任務，不要再不清楚工作內容上的作業時，就先著手去做如此只會浪費時間去修改。（21）拜訪朋友時要先確定其是否在家，除了禮貌之外，這樣才不會浪費時間，假使不在家不就白跑一趟了。（22）有效分工，可以把工作專業化一點，也可減少摸索的時間。八、有效利用零散的時間：（1）交通：每天通勤時間，在車上不妨可以做一些小事。例如：學習第