《质量记录控制》word版.docVIP

质量记录控制程序1、目的 为了对已完成的质量活动结果提供客观证据,证明本公司的产品生产过程和质量管理体系运行符合质量体系规定要求,特制定本程序。2、范围本程序适用于产品质量形成全过程的记录及质量管理体系运行的记录控制。3、职责 3.1 品控部是质量记录的归口管理部门,负责质量记录责任的划分和规范要求。 3.2 各有关部门负责按本程序文件的规定实施本部门质量记录的控制。4、质量记录控制流程（见下页）5、过程、方法和要求 5.1 质量记录表样的设计（编制） 5.1.1 质量记录表样在程序文件和作业文件编制的同时，由制定人根据标准要求和管理的需要同步编制。 5.1.2 质量记录表样中的栏目设置要合理，既要满足质量管理的要求，又要力求简化，做到适用、充分、规范。5.2质量记录的标识（表样代号）5.2.1 所有的质量记录样表均应进行编号，其编号的方法按文件控制程序中第三章、第1节、第（1）条、第款、e项之规定执行。5.2.2 各部门应对本部门的质量记录进行识别、汇总,汇编成质量记录清单，品控部负责编制公司质量记录清单。以上质量记录清单应包含每种记录的名称、记录编号、归口管理部门、保存期等。质量记录控制流程图使用填写表样设计传递或报告标识或编号收集.贮存.保护存档.检索审核.批准借阅、复制过期处理印制.发放5.3 质量记录的使用（填写）、更改5.3.1 质量记录的填写应及时、真实、准确、完整、字迹清晰规范，不得随意涂改。填写应能清楚地证明过程或产品满足规定要求的程序。5.3.2 不需填写的内容，说明理由，或在该栏内划单杠线，不允许留有空白栏。5.3.3 凡签名或签章栏均应由当事人签名或加盖印章。5.3.3 因笔误出现错误若需更改时，应使用杠改的方法更改，并在更改处加盖更改者的图章或签名并注明更改者的日期。上交后的质量记录若需更改，应按文件控制程序中相应条款之规定执行。5.4 质量记录的收集、贮存、保护5.4.1各部门负责人按照本程序文件的规定，指定专人负责质量记录的收集、贮存和管理。5.4.2 各部门负责人对质量记录应提供适宜的环境，做到通风、干燥、防火、易检索，防止文件变质、损坏和丢失。5.5 质量记录的归档和检索各部门质量记录管理人员应对已归档的质量记录按规定进行分类、标识、编目、建帐、归档、贮存和管理，以便于存取、查阅和检索。5.6 质量记录的销毁各部门对超过保存期的或其他情况需要销毁的质量记录应及时撤出，质量记录管理人员填写文件作废申请单，经批准后销毁。具体撤出销毁的办法按文件控制程序相关条款之规定执行。5.7质量记录的保存期限5.7.1在每种程序文件和其他作业性的文件中对相关记录的保存期已作出了规定，按其相关文件规定执行。5.7.2质量记录的保存期限一般分为：短期（1年）；一般期限（23年）；长期（3年以上）。5.8质量记录的查阅、复印5.8.1 本公司有关人员需查阅质量记录时，应按文件控制程序中相关条款的规定执行。5.8.2 当合同规定需求时，经品控部同意后复印，在商定的时间内随产品交付提供质量记录复印件给顾客。5.9记录（表样）的更改控制5.9.1 各部门根据需要可对记录表样进行更改，使之更为适用，更改过的新的记录表样应及时报品控部备份存档。5.9.2 各部门应建立本单位有效版本的记录清单；品控部负责汇总编制全公司的现行有效的质量记录清单。该清单应包含每种记录的名称、记录编号、归口管理部门、保存期等。6、引用标准与相关文件6.1 QB/TY01002011质量手册6.2 QB/TY0201-2011文件管理程序7、质量记录8.1 质量记录清单 JPK01-01 8.2 文件更改申请单 JGY01-078.3 文件作废申请单 JGY01-10 8.4 文件作废申请保留单 JGY01-11 质量记录控制程序11目的 确保质量和食品安全管理体系中的质量记录保存完好，并利于快速查寻。2适用范围 为质量和食品安全管理体系有效运行、产品符合性规定要求提供证据的记录。3职责3.1行政部负责编制本公司的质量记录控制程序，负责培训并监督该程序的执行。3.2各部门或人员应认真学习和掌握该程序并按规定执行。4程序4.1质量记录的填写4.1.1从事质量活动的人员要按发布的“质量记录清单”及其表格附件中相应的表格格式使用。填制时只能用钢笔、签字笔、圆珠笔，不能使用铅笔填写。4.1.2质量记录在填写时应有记录人员签名并有日期，记录情况应实事求是，做到字迹清晰，内容完整，数据真实。生产过程的控制记录和检验记录不得涂改。如因笔误而需更改，应清晰划改，并在更改处签上更改人名字。4.2质量记录的标识4.2.1为了保证质量记录有唯一性标识，对每份质量记录均设有唯一性的编号，具体执行文件控制程序。4.3质量记录格式的更改4.3.1质量记录格式的更改应按照文件控制程序中的4.9条款实施，更改后的格式要在实施前及时调整“质量记录清单”及其表格附件，使其保持为有效版本的文件。4.4质量记录的收集、归档4.4.1质量记录由各部门收集后交行政部保管，每月应对收集上来的质量记录进行编号和对名称和时间标识，以利于查询和追溯。如有存入电脑或磁盘上的质量记录，也应在文件目录上或磁盘上按此要求进行标识，并归档存放。各部门根据质量和食品安全管理体系的要求本部门填制的质量记录，形成“质量记录清单”，以利于质量记录的管理。4.5质量记录的保存期与贮存4.5.1各质量记录的保存期根据程序文件中质量记录的保存年限规定执行。根据质量记录的不同性质作用，将质量记录的保存分为长期、三年期、两年期、一年期。如培训、考核记录，在培训对象在岗时，应长期保存，生产过程记录保存期为三年。4.5.2各类质量记录应有专人保管，确保质量记录的完好无损。同时做好防火、防潮、防虫害等工作。4.5.3存于电脑中的质量记录，要做好防病毒工作。如有进行备份，对备份磁盘要做好防潮、光、压。4.5.4外来质量记录如顾客投诉或产品检验记录，由各责任部门整理、行政部归档。并按本程序要求做好管理和保管工作。4.6质量记录的借阅4.6.1归档的质量记录必须严格保管，借阅时必须经过本部门领导批准后借阅，借阅时填写“文件发放、回收、借阅记录表”，标明归还时间并及时索回。4.6.2所有质量记录的原件一律不外借，合同条件下要提供给顾客的记录，须经本部门领导审核总经理批准，并使用复印件。4.7质量记录的处理4.7.1质量记录达到规定保存期限后，由各部门统一交行政部进行登记，填制“质量记录清单”，经管理者代表批准后统一由行政部销毁。5相关文件 文件控制程序6质量记录 质量记录清单 文件发放、回收