K3系统销售部入门操作13.07..docVIP

目录一、K3系统销售部操作流程图 03二、K3系统销售部操作说明03 1、如何进入K3032、如何查K3库存043、如何下采购申请单094、如何写报价单095、如何查询到款12 6、如何开出货单137、如何打印发货清单158、冲帐的类型16 A、月初抹尾数的操作17 B、退货冲账的操作19 C、返布板押金的操作22D、（套餐押）冲套餐差价的操作23E、布板套餐买断、单本买断的冲账操作24F、冲质量款、少米数、打折、散剪的冲账操作249、如何新建客户资料2410、如何把“代收保费”“税点”生成“其他应收单”2711、每天必核对的报表3412、如何查询某一客户某一时间段的销售情况 3613、如何查看是否能返布板押金 3814、如何导出日报表3915、如何导出月报表4116、日常单据常见问题的处理4117、如何查看下的采购单已受理4218、如何制作某布板的电子报价单/供货状态4419、如何收、发内部文字信息44K3系统销售部操作流程图销售订单发货通知销售出库销售发票采购申请发货清单销售发票（红字）无库存时，下发货时，直接生成有退货时，下推应收款明细表其他应收单收款单退款单K3系统销售部操作说明1、如何进入K3: 打开K3软件，输入用户名与密码：2、如何查K3库存查货：（即查询某一产品型号库存情况）。输入需要查询的产品型号，将会弹出此系列产品的库存情况，点击需要的产品型号即可选仓库查看。(请仔细查看“子批号”的质量情况，确保可以剪出需要的米数。)收到客户订单时，先查看“库存表”是否有货：主控台供应链销售管理批号单维护库存查询双击“批号单-维护”，出现以下对话框，可以自定义输入查询条件，如果不需要确定查询条件，可直接单击“确定”按扭进入后出现以下画面：批号单序时簿点击按扭，在右下角会出现产品的，A、 如何查看某一产品的花位资料，如：花距、克重、所在布板号“产品系列”是指某一产品的各种参数（作用：方便快速查询各种参数）B、 如何查看某一产品的某个批号的销售明细表“销售出库”是指某一产品的某个批号的销售明细表，包括日期、购货单位、米数等（作用：如客户因欠料补货，可从此栏中查出历史剪货的批号单，避免补货存在色差）C、 如何查看某一产品库存是否有货则点击按扭，出现以下表框：在系列产品中，输入具体某一产品，如：OFR296-3D、 如何对某一产品进行锁库“锁库”是指：告知他们（包括仓库/客服），此产品已经有客户订到。注意,锁库时间为：3天。客服只有锁库权限，仓管才有解库权限.选中需要锁库的某子批号，点击，出现锁库画面3、如何下采购申请单：当库存的米数满足不了客户需要的米数时，则问一下物控人员何时有货,把货期回复给客户（一般在物控报的交期上加1天再回复给客户）,在客户确定要的情况下,客服必须开采购申请单给物控人员。：主控台供应链采购管理采购申请双击，出现以下画面： 此表必填内容：使用部门，单据日期，物料代码，数量，客户名称，需交货日期，采购部需交货日期，申请人（该区域相对应的客服），审核。切记注意跟进物控是否已经完成二审！在采购申请单中，的作用：在单据已审核或是关闭状态中，还能更改采购部交货日期、客服备注、物控备注。采购申请单的跟踪路径：双击“采购申请单-维护”，出现以下对话框，可以自定义输入查询条件，如果不需要确定查询条件，可直接单击“确定”按扭点击“确定”后，出现以下画面：注：这些显示栏可以根据自己的需求，点击，在“表格设置”中可以自由设置。3、如何写报价单当需要报价给客户时：主控台供应链销售管理销售订单销售订单新增报价分为三种类型：日常报价，展会报价，业务出差报价双击,出现以下画面： 日常订单必填内容：订单类型（选日常订单），购货单位，接单地点（选公司），产品代码，是否散剪，数量，产品别名（如有代替产品才需手工输入，而且是最后一步输入），布板状态（发布板时，要反复确认布板的状态是否正确）、经手人。展会订单必填内容：订单类型（选展会订单），购货单位，订单分类，接单地点（选深圳展厅），手工单号，日期（要输入原单上的日期），产品代码，是否散剪，数量，产品别名（如有代替产品才需手工输入，而且是最后一步输入），布板状态（发布板时，要反复确认布板的状态是否正确）、预付款，订金，已收款，经手人（要输入原单上接单人）。业务出差订单必填内容：订单类型（选出差订单），购货单位，接单地点（选公司），手工单号，日期（要输入原单上的日期），产品代码，是否散剪，数量，产品别名（如有代替产品才需手工输入，而且是最后一步输入），布板状态（发布板时，要反复确认布板的状态是否正确）、预付款，订金，已收款，经手人（要输入原单上接单人）。所有“必填内容”填写完成后，点击“保存”后，才会出现“审核”按扭。所有单据必须经过审核之后才能下推到下一个环节。客户日常订货：需记录清楚客户报过来的产品型号(开头都是英文字母,后加数字),客户需要的米数(以米为单位)。 原则上客户订货，我司要求以传真件为主，手机短信、QQ信息为辅。尽量避免电话订货。如是电话订货，记录下来以后,必须重复报一次给客户核对是否有误,以防有些数字未听清楚,像4和10，客户传真订货单要特别注意2与字母Z的书写，需跟客户确认型号，以免发错货。结余款、结欠款结余款应在本次订货中减去，结欠款应在本次订货时加上，则客户实应付多少货款传真、QQ给客户让其打款。代收保费操作：整单保费按3统一代收完毕。如客户是发必保价的货运站，例如：佳吉、德邦物流、盛辉，报价时不收客户保价费，发货时货运站保价订卷报价操作：以库存的实际米数为准考虑整卷价报出。若库存上有一卷的，如果是入库后尚未剪过的，可直接报给客户；如果是有开剪过的，需要让仓库人员量一下准确的米数后再报给客户。（应注意考虑多次开剪后会造成损耗。）散剪报价操作：1米起订 散剪数量保留小数点后1位数 库存量少、较散需要客户报开剪、整花报价报开剪：客户订的米数如果仓库没有刚好的米数，比如客户订的是8米的，而散料仓库是4米，3米，6米，在这种情况下，需询问一下客户的开剪尺寸，了解用料分几幅？有多少个窗户用的？如果客户是2个窗户用，二幅4米，那就可以要4米和从6米中剪下4米，不需对色差发给客户，如果客户是1个窗户用，对开二幅4米的，那就可以要4米和从6米中剪下4米，但前提条件是必须问清楚仓库这二块料子是否色差不严重才可以开剪发货。整花报价：目前我司有这些型号需要取完整花报价，切记不能破花。布OFR531-*配套纱FM5302-*;布OFR532-*配套纱FM5304-*;布OFR533-*配套纱FM5306-*;布OFR503-*配套纱FM77-4807-*;布OFR53-03-*。报价时应查左右花距。无库存的产品报价操作： 少量：咨询物控部门交期后，直接报价客户所需米数。在销售订单的备注栏统一写上：没有库存的，款到生产时间约：XX天，全款到后就可以下采购申请单给物控安排生产。 批量：订货数量多且库存的，咨询物控部门交期后直接报价客户所需米数。在销售订单的备注栏统一写上：没有库存的，款到生产时间约：XX天，预交定金：XX元（预收全款或者30-50%定金）需开票报价操作：我司单价为统一批发价，均不含税，不含运费，客户需要开增值税发票或普通发票的需另加8%，需开增值税发票的客户汇款要汇入指定的账号。月结报价操作：客户回传即可发货查看/跟踪已经生成的报价单，路径：双击，出现以下对话框，可以自定义输入查询条件，如果不需要确定查询条件，可直接单击“确定”按扭点击“确定”后，出现以下画面： 5、如何查询到款如客户通知汇款时，查款途径：主控台销售报表到款明细到款明细-查询双击，进入以下画面：查到相对应的款项，在报价单上写明“农行/交行+借方金额”，交给出纳签款确认后，方可开“出货单”出货。注：遇到有两个客户款项相同，但是却只有一笔款时，要经过仔细的确认后方可签款，避免签错款！6、如何开出货单一般情况下，规定发货通知单的信息来源于销售订单，请注意更改发货方式：货运还是快递，是否保价或代收款是多少！如果出货单上开有赠送的布板，该布板状态要选择相应状态。打印出货单后,按黄联、红联的顺序装钉在空白信封上。（出货前，请再次确认出货单上的收货信息、产品型号、价格、米数是否正确；特殊要求是否有备注清楚！）客服人员只留出货单的存根联（白联）。有质量问题需换货的，要写上退货原因，由客服经理签名同意退货后，方可重开出货单发货。出货单丢失操作:客服打印的出货单（客户联）丢失时,则丢失的出货单整份作废,重新打印一份出货单,并在新开出货单上面注明“以此份为准”, 由客服主管簽名确认再交仓管。若所丢失单据又找到了,应注明“作废”字样，交开单客服人员归档。开出货单时：主控台供应链销售管理发货通知双击，出现以下画面： 正常情况下，“发货通知单”的数据来源于“销售订单”。先输入客户名称，然后在“源单类型”中选择：销售订单，双击“选单号”，选择需要发货的产品型号，按回车即可成功导入。导入后切记再核对所有的内容是否正确！如是直接开“发货通知单”。必填内容：购货单位，产品代码，数量，是否散剪，别名（有串号产品的，别名应在最后一步再输入，避免单价出错），布板状态，保价，指定货运，收货人，客户地址，收货电话，加单件数（当天开单超过二单以上，加单必填项）所有“必填内容”填写完成，点击“保存”后，才会出现“审核”按扭。点击“审核”才能打印出货单，所有单据必须经过审核之后才能下推到下一个环节。查看/跟踪已经生成的出货单，路径：双击，出现以下对话框，可以自定义输入查询条件，如果不需要确定查询条件，可直接单击“确定”按扭双击“确定”，出现以下画面：点击作用：把代收保费、辅料等物料生成其他应收款（不存在重复生成单据的现象），所以必须每天都点击生成一次，才能保证应收款明细表的准确度！切记：一切只要打印了出货单准备出货的单据，一律必须要审核，仓管才能看得到此单！7、如何打印发货清单司机要出货时，打发货清单给司机（目的为提供给司机核对货、出货之用）：主控台供应链销售管理发货清单双击，进入以下画面：注：（发货清单导入方式：客服导入或区域导入，请注意核对并“”去前一天已发货和所有快递的发货信息。）司机装车发货的时间是每天的下午3：30点，特殊情况可推迟。每天司机在这个时间段会向当值客服人员要全国各区发货清单，然后凭此份单跟仓库指定人员清点货物装车，到货运站发货。查收货运单。每天早上当值客服人员须核对司机交上来的货运单。 查收货运单张数，在发货清单上写明“收到货运单XX张”，并签名确认。核对货运单与自己开具的发货清单上的内容是否一致。如果发现有误，应立即通知司机修改或通过电话与货运站联系如何修改，以使客户能及时收到货物。广东省代收款的货运单需上交出纳外，其它货运单附发货清单交客服人员专夹保管。发货清单上有列明，但没有货运单的，要向司机确认是否漏拿货运单还是仓库没有来得及发货。若需在第二天发货的，则把内容重录入第二天的发货清单上8、冲帐的类型：统一在K3系统中按以下类型操作：冲账类型K3操作备注月初抹尾数销售管理-抹尾数正负与财务打印的尾数相同，输完点击“其它应收单”即可退货销售管理-销售发票由客服开红字发票，从销售出库下推红字红票（注意更改单价、米数）返布板押金财务管理-应收管理-收款单其它应收款-客户，正数输入押（套餐押）冲套餐差价财务管理-其他应收单单据类型选择（冲押布板优惠价）布板买断（套餐买断+单本买断） 应收管理-其他应收单冲单价-布板，并备注原因冲质量款/少米数/打折/散剪应收管理-其他应收单冲单价-产品，并备注原因代付运费应收管理-退款单现金/月结，正数输入E、 月初抹尾数的操作：双击“抹尾数-新增”，进入以下画面：查看/跟踪已经生成的抹尾数单据，路径：双击“抹尾数-维护”，进入以下画面：点击“确认”后：B、退货冲账的操作：双击“销售出库单-维护”，出现以下画面：点击“确认”，进入以下画面：点击“下推-生成销售发票（专用）”，出现以下对话框，点击“生成”生成后，进入“销售发票-新增”页面：所有数据确认后，点击“保存”即完成退货冲账流程！如需查看/跟踪已经生成的退货单（也就是销售发票-红字），路径：双击“销售发票-维护”，进入点击确定后，即可在“销售发票序时簿”中查到需要的单据！C、返布板押金的操作：双击“收款单-新增”，进入以下画面：其中收款单应输入内容：单据日期；财务日期；核算项目（客户名称）；现金类科目（选择“其他应付款-客户”）；摘要（返布板押金）；产品（布板名称）；金额（返现金额是正数输入）；备注（押板时间；返款用途）；结算实收金额（返布板押金的总金额）。如需查看/跟踪已经生成的收款单（返布板押金），路径：主控台财务会计应收款管理收款收款单-维护，即可查到。D、（套餐押）冲套餐差价的操作点击“其他应收单-新增”，进入：如需查看/跟踪已经生成的收款单（返布板押金），路径：主控台财务会计应收款管理其他应收单其他应收单-维护，即可查到。E、布板套餐买断、单本买断的冲账操作与押（套餐押）冲套餐差价的冲账操作相同，只是把的选择改为“冲单价-布板”即可。F、冲质量款、少米数、打折、散剪的冲账操作与押（套餐押）冲套餐差价的冲账操作相同，只是把的选择改为“冲单价-产品”即可。9、如何新建客户资料：系统设置基础资料公共资料客户（或在某一模块的购货单位中点击F7进入客户资料）双击“客户”，进入以下画面： 找到相对应的区域（省、市、区/镇），找到此（省、市、区/镇）资料的最一个客户，点击右键“新增客户”，代码按数字顺序编入（如0001，0002依此类推），并按要求填入新客户的资料，所有资料填写完毕后，点击保存即可。10、如何把“代收保费”、“税点”生成“其他应收单”直接生成“其他应收单”途径：主控台供应链销售管理发货通知发货通知单-维护进入“发货通知单-维护”，出现以下画面：跟踪查看是否成功生成“其他应收”路径：进入“其他应收单-维护”，出现以下对话框：点击“确认”后，进入“其他应收单序时簿”：11、每天必核对的报表：应收款汇总表：主控台财务会计应收款管理账表应收款汇总表（每天上午客服人员需核对昨天出货单和“应收汇总表/往来对账中相对应的客户资料中出货金额和汇款金额，必须核对无误，如有问题，要及时查出原因，当天必须彻底修改正确为止！应做到日清月结。注：每天核对应收款汇总表之前要在K3发货通知推护中，点击工具栏中“其他应收”.）双击“应收款汇总表”，出现“过滤条件”框：点击确认后，出现以下画面：如出现不一致的期末余额，即可从“应收款明细表”中查明问题所在。4、如何查出原因：发现哪一笔在“往来对帐”中没有发生或发生额对不上的，可从源头发货通知单维护中查到此单。A、确认发货通知正确无误时，点击莱单栏-下查，即可看到销售出库单，如显示“无关联单据”，表示仓库漏出库；B、如产品有出库，且内容是正确的，继续点击-下查即可查到销售发票。C、如下查没找到销售发票，则表示财务漏生发票，这种情况要及时通知财务生发票。12、如何查询某一客户某一时间段的销售情况： 路径：主控台财务会计应收款管理账表往来对账进入后，设置以下条件：点击“确认”后，出现以下画面：13、如何查看是否能返布板押金： 进入条件过滤页面，按以下条件设置：点击“确认”，进入后：先点击“规格型号”，可以很清晰看出此客户的布板明细记录。查看完布板明细记录后，再点击“日期”，使此表按开单的时间顺序排列，从12.12.19号开始累计销售金额（技巧：可导出EXCEL格式再进行合计），即可得出OFM2000的布板是否已经达到返现的条件。备注：返布板押金时，必须先在“往来对账”中查看此客户的现阶段是否有欠款的记录，如查到有，返现的金额需先抵清“欠款”后剩余款项才能当其他业务项目使用！14、如何导出日报表请打开以下网址：/192.168.1.188:8080/businessobjects/enterprise115/desktoplaunch/InfoView/logon/logon.object;jsessionid=5139B8899C20CF3ABC6FC1D5B358A7AD点击“登录”，进入：找到销售日报，导出各负责的区域，核对（今天开的单）以下内容是否正确：客户资料（有没有选错品牌的现象），单价，数量，金额是否有正确！出货数量是否为0，如为0即未出货，切记注意跟进！或出货数量不是开单数量的，也要注意跟进！确认无误后，复制进入各区“日报表”。15、如何导出月报表：每月2日前，根据财务部提供的客户应收明细表核对导出“每月提成基数”，筛选出各自的区域后，把上期余额/本期应收增加款/本期应收款及提成金额全都为“0”的客户删掉.。保存报表（注意检查表中是否有乱码出现），复制进入“月报表模”，提交财务核对。如有客户欠款，需清楚欠款原因并及时要回欠款，以免造成呆帐。应收款冲帐（抹尾数）：每逢1月、3月、5月、7月、9月、11月份（即在每逢双月份的2日前）处理3元内尾数抹帐。应收款冲帐（呆帐处理/定金冲销）：每年3月、7月、11月份（即在4月、8月和12月份初）客服组长对呆帐及展会和业务出差定金审理冲销(结余半年以上/结欠一年以上可考虑)，冲账操作方法：使用固定月末冲帐单表模，客服组长审核上交