会计信息系统建设与管理.doc

第十章 会计信息系统建设与管理重点：明确系统建设的基本步骤，特别是总体规划指定原则与系统内部控制体系的具体内容。其中内部控制制度的制定也是本章的重点。难点：掌握企业建设会计信息系统全过程；理解企业指定会计信息系统运行平台选择和建立的方法；第一节 会计信息系统建设的总体规划一、会计信息系统建设总体规划的意义企业会计信息系统总体规划是对会计信息系统所要达到的目标以及如何有效地、分步骤地实现这个目标所做的规划。它是企业会计信息系统建设的指南，时开展具体工作的依据，决定了系统建设的成败。因此，会计信息系统建设规划应受到企业各级领导和有关职能部门的高度重视。二、会计信息系统建设总体规划的原则为了保证规划的科学、客观和可行，在制定规划时要坚持下列原则：1、客观可行原则2、循序渐进原则3、整体规划原则4、客观需要原则5、方便实用原则三、会计信息系统建设总体规划的内容制订企业会计信息系统总体规划应立足本单位实际，具体包括以下几项内容：1、会计信息系统建设目标2、会计信息系统建设的工作步骤3、会计信息系统建设的组织机构4、资金预算第二节 会计信息系统软件选型一、会计软件及其分类（一）概念：会计软件是指专门用于完成会计工作的电子计算机软件，包括采用各种计算机语言编制的一系列指挥计算机完成会计工作的程序代码和有关的文档技术资料。商品化会计软件是指经过有关部门评审后，勇于在市场上销售的通用会计软件。（二）按照不同的分类方式，可以将会计软件分为不同的类型。1、 按使用范围划分，可分为通用会计软件和定点开发会计软件；2、 按提供层次划分，可分为核算型会计软件和管理型会计软件；3、 按软件开发地域划分，可分为国内会计软件与国外会计软件。二、会计信息系统的应用策略选择合适的应用系统是单位会计信息系统建设的关键环节。一般讲企业面临三种选择：一是自行开发；二是外购，外购又有两种可能，一种是购买国外会计软件，另一种是购买国内会计软件；三是选择ASP软件服务商。这些选择各有利弊，如何规避风险、做出最有利于企业的选择，需要具体问题具体分析。1、 自行开发（1）优势分析第一：可以从企业最需要信息化的关键环节入手，通过业务需求调研确定项目重点，先进行必需功能模块的开发，使新系统更有针对性。第二：可以针对企业自身的业务特点及管理功能进行软件设计，有效避免通用软件中复杂的设置与配置功能，最为贴近企业实际且简单易用。第三：企业IT人员全程参与系统开发，一旦系统运行出现问题或需要改进，企业内部人员能够进行快速自我支持与维护，从一定程度上也企业节约了一笔维护费用。第四：在软件开发过程中，锻炼了一支IT队伍，人员素质在计算机应用、管理水平、团队协作等方面都会得到较大的提升。（2）风险分析第一：耗时过长，很难让关键人物保持始终如一的热情。第二：项目开发人员协调不善，影响开发进程。第三：项目组人员的变更会影响项目进程。第四：在软件的僧及方面存在一定风险。第五：定向开发软件往往容易局限于企业当前的业务环境和管理需求。综上所述，自行组织开发软件需要企业自身又很强的IT队伍，而且要保持人员的长期相对稳定，才能保证软件系统的运行和升级维护。2、选择国外会计软件（1）优势分析第一：国外软件往往本身蕴含了许多先进的管理思想，为企业业务流程优化与重组提供了可借鉴的参考模型，能较为显著地提高业务流程优化与重组的效果。第二：国外软件一般来说具有全面集成、技术稳定、功能灵活、系统开放等诸多优势，为企业的不断发展与管理的持续改善提供了较大空间。第三：国外软件厂商有众多的咨询合作伙伴，由此拓宽了企业寻求服务于支持的范围。第四：国外著名软件开发公司的发展较为稳定，财力、人力都有坚强的支撑，对选用其产品的企业来说，是比较理想的长期合作伙伴。（2）风险分析第一：软件设计过于复杂。第二：软件购置费用及年维护费用较高。第三：企业的基础管理水平不能适应国外软件的需要。第四：用户化与二次开发的工作量大。第五：软件文档过资料汉化不彻底，企业人员学习与掌握起来难度大。3、选择国内会计软件（1）优势分析第一：国内会计软件在购置和维护方面的费用相对较低，企业资金投入的压力小。第二：国内会计软件复杂程度低，符合国人的使用习惯，在易学易用方面较为出色。第三：国内会计软件的使用文档齐全，简明易懂。第四：国内会计软件对企业管理的基础水平及人员素质等要求较低，对于基础相对薄弱的企业来讲最为使用。第五：国内会计软件在适合我国企业管理规范与处理管理方面有较多的考虑，因而用户化工作量会很少。第六：国内会计软件的支持网点众多，企业可以得到当地服务机构的快速响应。（2）风险分析第一：功能有待进一步加强。第二：软件功能的全面集成性、稳定性不能满足某且企业的需要。第三：随着IT技术的发展，软件也会面临更新换代问题。第四：供应商实力良莠不齐，某些开发商发展不是十分稳健，长期合作存在隐患。4、选择ASP应用服务提供商（1）优势分析第一：先进的技术架构，全面支持电子商务。第二：一次性投资少。第三：功能强。第四：全天候服务。（2）风险分析及对策第一：依赖我国宽带网建设。第二：ASP是一种全新的应用模式。第三：安全性因素及相关制度体系建设。三、会计软件选择应考虑的因素一般来说，要考虑以下几方面因素：1、软件功能是否满足本单位业务处理的要求2、考察软件的灵活性、开放性与可扩展性3、根据企业业务量和规模选择会计软件的网络体系结构4、考察会计软件的运行稳定性和易用性5、选择稳定的开发商和服务商 此外，某一软件的售后服务体系是否健全，服务水平高低以及服务态度如何影响到软件能否顺利投入使用，今后软件在运行过程中出现问题能否得到及时解决使至关重要的。需要特别注意的是，最好选用的软件企业所在城市或地区设立售后服务部门，这是软件长期稳定运行的一个重要保障。第三节 会计信息系统运行平台的建设会计信息系统运行平台是指会计信息系统赖以运行的软硬件环境。它包括操作系统、数据库管理系统等。一、会计信息系统运行的硬件平台二、会计信息系统运行的软件平台 会计信息系统运行的软件平台主要包括操作系统及数据库管理系统等。1、选择操作系统（1）选择服务器操作系统。（2）选择工作站操作系统。2、选择数据库系统3、选择数据库系统桌面数据库主要是用于数据处理量不大的中小企业，主要软件产品有Access、Foxpro、Paradox等。卓面数据库系统处理的数据量要小一些，在数据安全性与一致性控制方面的性能也要差一些，但易于操作使用和进行数据管理，投资较小。第四节 企业会计信息系统人才建设会计信息系统是一个人机系统，其中人的因素是起主导作用的基本因素。一、会计信息系统的人员构成对于企业来说，按照工作性质不同，会计信息系统人员一般可分为三类。1、会计信息系统的开发人员2、会计信息系统的操作人员3、会计信息系统的维护人员4、会计信息系统的管理人员二、对不同人员知识结构的基本要求对会计信息系统中不同类别的人员，其知识结构要求亦有所不同。以下重点讨论对会计信息系统使用人员、维护人员与管理人员的知识要求。1、 会计信息系统的使用人员会计信息系统的使用人员应熟悉本岗位的业务，具备相应的会计知识，基本的计算机操作技能，能按照系统使用说明书的要求正确、熟练地操作系统。2、会计信息系统的维护人员 会计信息系统的维护人员要通晓计算机硬件工作原理，了解软件的总体结构和数据结构，熟悉软件中的数据流程，所以对系统维护人员的知识结构要求较高。系统维护人员应该具备较强的财会专业知识、企业管理知识，树立本单位的业务处理过程，掌握数据库理论与应用知识、熟练使用操作系统和各种工具软件，熟练掌握网络原理级管理技术。3、会计信息系统的管理人员 会计信息系统的管理人员应主要具备企业生产经营管理的业务知识和领导艺术，掌握一定的财务知识，理解项目管理及计算机环境下的业务处理规律。第五节 建设会计信息系统的基础工作建设企业会计信息系统，基础工作至关重要。建设会计信息系统的基础工作重点要抓好以下几个方面。一、会计基础工作规范化1、会计基础工作规范化要依据国家法律、法令的规定2、会计基础工作规范化要满足企业管理的需要3、会计基础工作规范化应适合计算机的工作特点计算机数据处理有其自身的特点，这些特点对会计的基础工作提出了一定的规范化的要求。（1）要有规范化的数据处理流程和相关的核算方法，以便在企业应用面向管理的会计软件。（2）通用的商品化软件，一般都有大量的初始设置要求。（3）在计算机环境中，最重视输入环节，输入环节中需要人工进行大量数据录入，为了保证录入正确，还设置了严格的检验措施。二、会计数据的规范化会计数据的规范化主要包括会计数据收集的规范化和基础数据、历史数据的规范化。1、数据收集的规范化对数据收集的规范化工作可以按以下步骤进行：（1）分析企业管理对信息的具体要求。（2）分析现有会计系统数据收集、存储和流转的情况。（3）设计科学合理的凭证单据。2、基础数据的规范化基础数据主要有两类：一类是进行管理和会计监督所必需的能源、工时材料等耗用的定额和费用开支的标准和预算；另一类是应用计算机进行会计核算必不可少的各种材料、零配件、产成品、固定资产等的名称和编码。（1）整理手工系统的会计科目，明确每一会计科目的经济意义，对不再使用的会计科目应予清除，对需要细化的会计科目应明确划分。（2）完善各项定额。定额是计算机会计进行预测、计划、核算、分析的依据，是评价经济效益的标注，与计算机会计有关联的各项定额有：原料及主要材料、辅助材料、原料及动力、修理用备件等消耗定额、管理费用定额、工程项目定额等，这些定额是系统中设置控制的依据之一。（3）制定企业内部价格。企业内部价格是计算机会计进行核算的重要条件之一，也是电算会计与责任会计有机结合的基础。（4）完善各项编码。如材料、产成品等的名称和编码必须要统一、科学、合理、并应尽量采用国家有关部门的统一规定。3、历史数据的规范化为了保证会计信息系统正常投入使用，还需要对有关的历史数据进行必要的规范。（1）凭证的规范化（2）往来账户的清理（3）银行账的清理（4）准备期初数据计算机会计信息系统的期初数据包括：第一：课科目的年初数、累计发生数、期末数；第二：若通用账务系统提供了辅助账处理功能，还需准备辅助账的期初余额 。第三：账务系统中一般都含有银行对账模块，因此还需整理出个个银行往来账户的企业未达账、银行未达账及余额等。初始数据准备完毕之后，应进行正确性校验，以保证计算机会计信息系统有一个良好的运行基础。三、会计工作程序的规范化会计工序的规范化包括手工会计业务的整理和会计电算化方式下核算方法的确定两个方面，这是整个会计基础工作规范化的核心。只有严格按照事先确定的工作程序和核算方法来开发软件和使用软件，才可能得到预期的会计信息。1、会计科目体系会计科目体系的规范化应考虑以下几方面的要求：（1）设置会计科目必须满足会计核算的要求。（2）设置的会计科目必须满足管理的要求。（3）设置会计科目必须满足报表的需要。（4）设置会计科目要保持相对稳定性。（5）设置会计科目要满足会计制度的要求。2、会计业务核算方法的规范化会计业务核算方法的规范化亦可按照以下几个步骤进行：（1）分析企业原有的业务核算方法。（2）对有关的基础工作进行整理。（3）确定会计信息系统条件下的核算方法。四、会计信息输出的规范化会计信息输出的主要内容是记录在账簿和报表中的各种经济活动的信息。其中报表又可分为对外报送的财务会计报表和满足企业内部管理的内部报表。1、账簿体系的规范化2、财务报表的规范化3、管理报表的规范化（1）分析企业原有管理报表体系是否满足需要。（2）确定会计信息系统条件下管理报表的种类、格式和内容。（3）报表格式和计算公式的设置。第六节 软件实施“实施”是近年来随着会计核算软件向企业管理软件的全面升级而出现的一个词汇，也是最近被软件公司、咨询公司、新闻媒体热炒的的词汇之一。一、实施的概念（略）二、软件实施的必要性要实现管理软件在企业的成功应用，必须重视软件的实施，这是因为：1、管理软件领域扩大2、软件应用难度大3、数据关联复杂4、对应用人员的素质及协作要求高5、为企业培养后期维护人员三、软件实施的组织大型软件的实施应组织项目指导委员会和项目组。项目指导委员会中应有双方高层领导参与，在整个项目实施过程中期指导、协调、重大事件决策等作用。1、会计信息系统的实施是“一把手工程”2、项目组织架构（1）实施方主要承担的工作。（2）客户方主要负责的工作。四、软件实施的主要的工作大型会计信息系统的实施需要在科学的方法论指导下按规范化的实施步骤进行。软件实施过程主要包括以下步骤：1、实施计划2、系统调研与需求分析3、确定解决方案4、数据准备5、模拟运行6、新旧系统并行五、培训是知识转移的手段培训工作贯穿项目实施过程的始终，实施的不同阶段，配训的对象、亩的、被容、执教人员都会有所不同。1、企业管理层培训2、项目组成员培训3、最终用户培训六、周期性运行审查周期性运行审查优实施方和企业共同配合完成。审查内容包括：1、应用审查（1）了解系统运行状况；（2）向用户介绍功能技术上的最新发展；