《采购控制程序》word版.doc

采购控制程序 HYJT/D101 目的规定物资采购的程序和要求，保证采购的工程物资符合质量、环境和职业健康安全管理体系规定的要求。2 范围适用于本公司承建工程物资采购的控制。3 职责3.1 物资供应部3.1.1 物资供应部负责制定本程序，并负责监督和管理，负责组织供方评价和选择，定期发布合格供方名单。3.1.2 监督、指导项目经理部识别所采购物资中的环境因素和危险源、评价所采购物资中的重要环境因素和重大职业健康安全风险，制定并实施相应的控制措施。3.1.3 将公司的质量、环境和职业健康安全方面的程序和有关要求通报给相关的供方。3.2 项目经理部3.2.1 依据本项目经理部的材料需用计划，实施采购作业，及时与供方沟通和处理争议。负责对进场物资、外加工件、半成品进行复验、检验、标识，参与供方评价。3.2.2 识别所采购物资中的环境因素和危险源、评价所采购物资中的重要环境因素和重大职业健康安全风险，制定并实施相应的控制措施。负责对进场物资的环境影响和职业健康安全风险进行控制。4 工作流程及控制要求4.1 供方的评价4.1.1 工程物资按其对成品质量的影响程度及用量分为：A类：影响结构功能、安全的物资，包括钢材、水泥、预制构件、防水材料等。B类：不影响结构功能、安全的材料，如墙体装饰材料等。C类：其他材料（对成品质量影响甚微或无直影响的材料），如：建筑五金、辅助消耗材料等。4.1.2 供方评价内容、方法供方评价的内容包括产品符合性、环境影响、职业健康安全风险、生产供应能力、价格、交货期及售后服务等方面。评价的办法：a）对供方的基本情况及质量保证能力进行调查（函调索取有关资料或派员上门考察）；b）对供方产品（样品）进行检验分析、测试、并与类似产品进行比较；c）对供方按适宜的产品标准、质量、环境和职业健康安全管理体系标准进行第二方审核、认可；d）由权威机构按适宜的产品标准、质量、环境和职业健康安全管理体系标准对供方进行评定或供方出具权威机构评定合格的证据；e）对供方提供类似产品的绩效进行评价。4.1.3 供方的评定4.1.3.1 A类产品购前必须按以下程序对供方进行评价，择优选择：a）物资供应部对供方进行初选，通过采用4.1.2中一种或几种方法，了解供方的企业信誉、技术水平、设备能力、生产能力、产品符合性和质量管理情况、环境影响和安全风险、检测能力和检测手段、价格和售后服务等状况后进行初步评价，填写供方调查表。也可以将调查表发至供方，由供方填写，并附有关证实性资料。A类产品供方为非生产单位时，采购者除对供方的资信（商业信誉）、产品的贮存、交货能力考察外，还应对产品生产厂家进行适度后续调查，了解其产品符合性状况、环境影响和职业健康安全风险；b）物资供应部应组织公司各部门采用会议或会签方式对初选供方进行评价和选择，填写供（分包）方评价调查表；c）物资供应部将初选供方上报公司主管领导，经审核后报总经理审批确认为合格供方；d）在特殊情况下，在向合格供方以外的供方采购物资时，须经公司主管领导批准，可小批量采购部分物资，严格检验（一般为2倍抽样），检验合格后方可投入使用，必要时作出明确的标识、标志，并记录，以便一旦发现不合格能及时追回和更换。4.1.3.2 B类产品供方的评定由项目经理部对供方基本情况及质量保证能力、环境影响和职业健康安全风险进行调查和评价，并报公司物资供应部批准，确定为合格供方；或由项目经理部严格进货检验（一般为2倍抽样），对不合格物资拒收。4.1.3.3 C类产品，由项目经理部依其质量要求，择优采购，所有采购的产品必须有合格证。4.2 建立合格供方档案物资供应部应按不同物资类别统一建立供方绩效档案，包括供（分包）方评价调查表、合格供（分包）方名录。4.3 供方的控制4.3.1 当采购产品有问题时，由项目经理部书面通知对方，限期整改。连续两次出现批量质量问题、重大环境影响或重大职业健康安全风险时，则终止其合格供方资格，需要重新评价后，才能采购产品。4.3.2 项目经理部在每个单位工程结束后，对每一供方的供货绩效进行评价，并将评价报告报公司物资供应部。4.3.3 物资供应部组织公司各部门每年对合格供方复核一次，对供方供货绩效评价记录进行汇总，确定其质量稳定情况，环境影响和职业健康安全风险状况，供货能力，交货期和价格水平，根据复评结果更新合格供方名单。4.4 物资计划的编制要求4.4.1 各项目经理部每月根据施工图及施工进度编制物资需求（采购）计划，详细列出物资名称、规格、数量，需用日期及质量要求报公司主管领导批准后，组织采购。4.4.2 各项目经理部编制的构件、半成品加工计划，应详细列出加工单位、构件名称、数量、级别、规格、需用时间等，报公司主管领导批准后组织采购。4.4.3 项目经理部对A类物资应在合格供方中选择供方，对于向合格供方外的供方采购物资时，首先应对其进行评定和选择。4.5 项目经理部依据采购计划，选择合格供方，草拟合同，合同应规定产品的名称、规格型号、数量、技术要求或采用标准、质量等级、环境影响和职业健康安全要求、验收方法和准则、交货期、价格、结算方式、交货方式、地点等。经公司主管领导审批后签订正式供货合同。4.6 采购合同的变更应由公司主管领导批准。4.7 到货验证4.7.1 物资入库（现场）前，采购人员提前通知项目经理部，做好货物和验证的准备工作。4.7.2 必须具有产品符合性证明文件的材料如钢材、水泥、机电安装物资或有特殊质量要求的物资应按照相应的国家规范核对其质量证明文件，未接到质量证明文件或未经验证及质量证明不符合要求的物资禁止发放使用。4.7.3 进口物资必须经国家质检部门检验并出具的证明。4.7.4 物资到场后，材料员对到货品种、规格、型号、数量等是否符合采购计划、加工订货合同进行验证，核对证件、出厂质量证明等资料无误时，可填写供方提供产品验证记录和登记“物资台账”。4.7.5 物资的检验和试验按产品的监视和测量控制程序（HYJT/D24）和检验试验规定(HYJTW06)执行，对重要物资应满足可追溯性要求，物资标识、可追溯性按产品标识和可追溯性管理办法(HYJTW04)执行。4.7.6 验收中发现问题的处理a）入库物资的产品出厂合格证、材质证明不齐全时，做待验收处理，另外临时保管，做好标识，等证件齐全后验收；b）入库物资数量不足时，及时催促采购人员尽快补齐所差部分，未解决前，做待验收处理；c）所验收中出现以上两种情况，但由于工程急需而不能等待时，需试验的物资可先取样试验，合格的可先验收，不需试验的可先验收，但应做好标识记录，一旦发现问题及时追回；d）经验证质量不合格的物资时，按不合格品控制程序（HYJT/D25）执行，并作好验证不合格品处理记录。4.8 当需要在供方处对采购物资进行验证时，应在采购合同中作出规定，明确验证方式和产品放行方法。4.9 顾客或代表人有权在物资供方处或在我方对所采购物资进行验证，我方应为顾客提供验证条件。顾客的验证，不能替代我方的进货检验和试验。4.10 项目经理部负责采购文件、记录的归口管理工作。5 与供方沟通5.1 物资供应部和项目经理部应将产品使用部门的要求、有关的采购信息、以及本公司对质量、环境和职业健康安全方面的要求及时传递给供方。5.2 对公司长期合作的供方，物资供应部和项目经理部每年定期与其进行沟通，了解供方的有关情况，通报其所供产品在公司的应用情况。5.3 物资供应部和项目经理部应将供方的有关信息及时在公司内部进行沟通。6 相关文件6.1产品监视和测量控制程序(HYJT/D24)；6.2不合格品控制程序（HYJT/D25）；6.3产品标识和可追溯性管理办法(HYJTW07)；6.4检验试验规定（H