健德铁塔企业施工之采购控制程序.docVIP

程序文件 文件编号： JD-B/4-01采购控制程序文件（依据ISO9001:2008、ISO14001:2004、GB/T28001标准）文件编号：JDB/7 -12版本状态：V1.0受控状态：持 有 者：2010年3月1日发布 2010年4月1日执行目 录目 录2文件控制程序31目的32适用范围33职责34工作程序35支持性文件66第三层文件66.1作业文件66.2记录文件7附:文件控制流程图7文件更改一览表9采购控制程序1 目的对采购过程进行必要控制，确保所采购的产品符合规定的要求。2 适用范围适用于本公司采购过程的控制。3 职责a) 技术部负责提供原材料的采购信息。b)各班组、部门负责人提供辅助材料、电器、设备备件、办公用品的采购信息。c)公司总经理和副总经理负责采购信息的批准，物资部负责实施。d)物资部负责原辅助材料的自检工作，同时负责钢材、螺栓、焊条、焊丝等辅助材料的理化送检，并负责对入库的原辅助材料的管理。e)质检部负责钢材、法兰、螺栓的外观质量和几何尺寸检查工作f)理化室负责钢材物理性能和化学成分检验、螺栓的机械强度检验以及焊丝的定期外委送检工作。g)总工程师负责组织对原辅材料检验特殊结果的判定。4 工作程序4.1采购信息:4.1.1生产性物资 a）技术部根据工程图纸，针对具体工程进行提料，整理出钢材/法兰提料单和工程螺栓提料单，下发到物资部，并做好交接手续。b)物资部根据工程用料与库存材料进行核对，整理出需要采购的物料，并将需要采购的钢材编制成工程用料明细表与工程螺栓提料单，报公司副总经理批准后，由物资部与供方签订采购合同/订单，实施采购；c)对需要购买的法兰，由物资部依据技术部提供的钢材/法兰提料单，与供方签订采购合同/订单，实施采购；d)生产所用辅助材料（如焊丝、焊剂、气体、油品等），由仓库保管员负责根据库存量及安全库存要求，形成物资需求申请单，交公司副总经理批准后， 由物资部实施采购。4.1.2非生产性物资：a) 申购部门在每月底前将需采购的物资填入物资需求申请单，并报物资部。填写的信息必须完备和明确，如：品名、规格、数量、质量要求、用途、建议到货时间等，申购部门领导必须对此把关。b) 物资部根据库存情况及各部门提交的物资需求申请单，将需采购的物资信息传递给合格供方向其询问有关的信息，根据合格供方传回的信息，进行质量、价格、交货期的比较，确定最终的供应商，编制采购订单报公司主管领导批准后，实施采购。4.1.3设备a)设备部填写设备/设施购置申请单，经相关部门领导审核，公司领导批准后，报物资部。申报内容包括：设备名称、规格、用途、数量，其它相关要求；申请购买理由（原设备损坏或新增）；要求到货时期。b)总工程师负责参考公司设备运行现状审核购买新设备的必要性，并提出对于购买设备的相关建议。c)在进行申购审批时，根据权限设置，10万元以下总经理审批，10万元以上由集团总裁审批。4.1.4应急采购-（物资管理制度）a) 申报部门在申报应急物资时，需一同提供相关技术资料；资料不全时需提供样品样件或相关技术说明；必要时由申请部门派人共同采购。在申报时，申报部门应该进行风险预估，即该物资因特殊原因不能及时到厂时的最终影响以及可能带来的损失，是否有其他替代方案以弥补损失，是否需要其他部门协助等状况，在应急采购申请单备注栏中填写该信息。b)如有可替代品务必先确认厂内库存情况，并在申请时给予注明。c)应急采购，由物资部把关控制，对不符合应急采购要求的（不属于应急采购范畴，或者资料、手续不完整，应急理由不充分的情况）给予退回。d)针对应急采购，物资部应在第一时间内进行询价比价，并及时签订合同/订单和采购。应急采购周期原则上保证三日到货，如因特殊原因三日内不能到货，在每日的应急跟踪报表中说明理由，物资部负责向申报部门反馈相关信息。e)采购价格确认按采购比价程序要求进行，无价格可比较的情况下，价格确认批准权限为：500元以下的物资部经理直接批准；500元以上，2000元以下需经副总经理批准；2000元以上需经总 经理批准方可采购。f)在紧急的情况下，对于正式采购订单和采购合同的审批等，可在事后补办，但事后一天内所有手续必须完全补办齐全。g)在前端正式手续没有齐全的情况下，仓库可根据应急采购通知单将采购来的应急做系统外入库和出库处理，并登记到应急采购物资出入库明细表中，以便对应急的出入库情况进行分析。采购人员相关手续补齐后，通知仓库进行处理。仓库处理完毕后，对应急采购物资出入库明细表的相关信息进行修正。h)仓库定期将应急采购物资出入库明细表提交给物资部助理，物资部助理对应急的采购及使用情况进行收集、统计与分析，对不及时领用的部分给予相应处罚。4.2采购运作4.2.1 大型设备的采购采用招投标的形式进行a) 由物资部组织总工办、设备部等相关部门制作招标文件，向相关的设备生产/销售单位发出招标邀请；b) 由物资部组织相关部门形成评标委员会，对投标文件进行评标议标，确定中标单位。c) 签订设备采购合同，并实施采购。4.2.2 询价出价 a) 物资部助理依据钢材/法兰提料单、物资需求申请单整理出相关采购信息，并根据分工由采购人员分别向合格供方询价。原则上每种产品询价的供货商数量不得少于三家； b) 根据询价及谈判的情况，采购人员建立询价单，采购合同/采购订单，合同/订单评审表报物资经理审核后，报总经理（副总经理）批准。 c ) 采购人员按批准后的采购合同/采购订单实施采购。4.3 采购产品验证4.3.1钢材/法兰的质量检验a) 钢材、法兰运抵公司后要卸在待检区或挂上“待检”标牌，由物资部保管员填写钢材/法兰外观检测通知单连同质量证明书送达质检部（或相关质检人员），由质检部进行钢材/法兰的外观检测（法兰的外观检测由质检经理负责），具体检验方法见原辅材料检验规范；b) 外观质量合格的钢材、法兰，由仓库保管员按照取样标准画好取样位置，并填写理化送检通知单移交给生产部。由生产部负责取样，连同样块、理化送检通知单送至质检部。理化室对检验结果出具钢材化学分析、力学试验报告和法兰化学分析报告单；c) 对外观质量不合格的钢材和法兰，由质检部填写不合格材料处理报告，报物资部经理审核，经总工判定是降级使用还是予以退货（换货）；d) 钢材到库后，由于生产工期紧，检验结果未出时，由仓库保管员填写紧急例行放行通知单，报物资经理审核，经总工批准后特例放行使用；特例放行的钢材仓库保管员要做好相应的标识以及跟催理化室的检验结果；e) 仓库保管员根据理化室的检验结果，对合格钢材、法兰办理入库手续，对不合格的钢材、法兰，由质检部书面通知仓库保管员二次取样，对于二次取样化验仍然不合格的由质检部填写不合格材料处理报告，经总工判定是降级使用还是予以退货。4.3.2工程螺栓的质量检验a) 工程螺栓运抵公司后，由质检部进行外观检测，合格的按照GB2828标准进行抽样，交理化室 进行强度复检，复检合格的，连同厂家的质量证明书一道发给顾客，外观及强度检验不合格的予以退货；b) 直接从螺栓厂发给顾客的螺栓，由物资部在采购合同中明确检验方法，一般采取供方代理检验的方式，由螺栓厂按抽样标准进行外观和强度检验，出具检验报告，并对检验结果和产品质量负全责。4.3.3辅助材料的质量检验a) 焊丝由质检部（理化室）负责，每半年进行一次或公司认为有必要时进行外委检验，由检验部门出具焊丝检验报告交物资部，检验结果作为合格供方评价的主要依据之一；b) 氧气、氩气（混合气）、丙烷、乙炔、二氧化碳等气体，每半年由供方提供由具有检验资格的部门检验的质量检测报告，同时，物资部每周要对各种气体的压力，重量进行抽检，并填写辅助材料检查记录，上述检验结果将作为合格供方评价的主要依据之一； c) 焊剂要有供方提供产品合格证、质量证明书等资料，每次进货时由物资部、质检部和使用班组共同进行外观质量检查，并由仓库保管员填写辅助材料检查记录，合格的予以入库，不合格的由质检部填写不合格材料处理报告，报总工批准后予以退货。d) 各部门申请的非生产性物资由部门负责人对其验收，如发现不符合的现象，由部门负责人通知采购人员直接退/换货。4.4 质量异议处理a)物资部在接到供应商的复检要求后，与供应商进行协调，并由物资经理与质量经理共同协调确定是否需要复检。b)对于需要进行复检的采购物资，由物资部向质检部提供质量异议处理申请单。c)质检部负责进行复检的组织与实施，并出具复检报告。d)若复检报告与前期检验报告不一致，以复检报告结果为准。e)若供应商对于复检报告结果仍有异议，则由供应商与质检部共同选择第三方进行检验。4.5 物资入库a)采购物资在入库前，由仓库保管员将送货单与合同/订单进行核对，清点物资数量，单物相符检验合格后办理入库；b)对于需要补办手续及检验不合格的采购物资，由仓库保管员通知采购人员办理相关手续。c)物资采购人员负责补办非紧急物资相关入库审批手续。d)对于不可回用的物资，物资采购人员负责与供应商协调，进行退换货处理。e)对于可回用的物资，采购负责与供方进行降价回用，供方不同意降价回用作退货处理。4.6采购特殊业务管理4.6.1战略储备采购a)根据市场变化情况，物资部应定期向相关部门提供市场数据分析报告，对后续市场走势进行预测；b)如需实施战略采购，物资部应拟订战略采购方案（原因、建议和操作方案），为后续的评审和最终决策提供依据，所提供的文件包括战略采购建议方案、行情信息月度（季度）分析报表；c)对于500吨以下的钢材采购，由副总经理和总公司生产管理进行会审，确定方案的可执行性。对于超过500吨的钢材采购，需要由评审小组（物资部、财务部、营销部、技术部、总经理）进行会审，形成战略采购方案，方案中应明确储备时间、储备数量、质量要求、价格范围等相关内容； d)技术部根据战略采购方案编制采购需求计划，物资部进行执行，执行情况应定期向评审组进行通报，有异常情况，随时通报，如遇到重大市场变化，可重新组织评审，对方案和计划进行变更；e)方案执行完毕，物资部门需提交战略采购执行总结报告给财务部门，财务部对本次采购的经济性进行全面评估，并将结果反馈给评审小组成员。4.6.2市场信息收集反馈a)采购人员需在月度或季度末3日前以邮件形式向物资部助理提交行情信息收集汇总表，填写相关内容。b)物资部助理必须在月度或季度末1日前汇总整理好提交的市场行情信息。c)物资经理应负责对提报信息进行初步甄别，组织人员进行相关议题的讨论，形成一致意见和后续方案。会议讨论形成的行情信息月度（季度）分析报表经副总经理批准后生效。d)后续工作计划，以及物资部门采购计划的制订和分解应当以行情信息月度（季度）分析报表为依据。e)对于未按照要求及时提交行情信息收集汇总表责任人，给予相应处罚。5. 支持性文件 供方评价控制程序6. 第三层文件6.1作业文件6.1.1钢材/法兰提料单（CZ/7.4.2-01）6.1.2工程螺栓提料单（CZ/7.4.2-02）6.1.3工程用料明细表（CZ/7.4.2-03）6.1.4工程法兰明细表（CZ/7.4.2-04）6.1.5紧急例行放行通知单6.1.6原辅材料检验规范（CZ/7.4.3-01）6.1.7 合格供方名单6.2记录文件6.2.1钢材/法兰外观质量检查记录（CJ/7.4.3-01）6.2.2理化送检通知单（CJ/7.4.3-02）6.2.3化学分析，力学试验报告单（CJ/7.4.3-03）6.2.4不合格材料处理报告（CJ/7.4.3-04）6.2.5辅助材料检查记录（CJ/7.4.3-05）6.2.6 钢材外观检测通知单6.2.7质量异议处理申请单6.2.8应急采购申请单6.2.9质量异议处理申请单 应急采购物资出入库明细表行情信息月度汇总表行情信息月度（季度）分析报表（无固定格式）6.1.5物资采购需求单（CZ/7.4.2-05）附:采购控制流程图职责部门/