电大行政专科秘书学答案.doc

秘书学作业一参考答案1、秘书学的研究对象秘书学是研究秘书工作规律及其应用的科学。秘书人员、秘书机构和秘书工作是秘书学的三大研究内容。2、秘书的定义秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。3、秘书的职业道德（1）热爱工作，甘于平凡。秘书的工作成果多以领导或者所属组织的名义公布于众，自己却默默无闻，因此秘书必须有甘于默默奉献，甘做幕后英雄的胸怀才能做好这份工作。（2）自尊自重，克己奉公。秘书虽然权力不大，但用权方便，使用权力的机会、渠道和方式比较多。如果权力欲望强烈，滥用职权则危害极大。（3）谦虚谨慎，平等待人。秘书常常被看作是领导的代言人，他们本身为人处世、待人接物的态度往往影响单位和领导的声誉。因此秘书要能够一视同仁，不卑不亢，谦虚谨慎。（4）严守机密，提供警觉。因为秘书工作的特殊性，往往知密早，知密多。所以加强保密观念，养成保密习惯尤为重要。4、秘书的能力（1）办事能力。秘书活动具有强烈的事务性特征，办事是秘书的一项基础性和经常性工作，因此办事能力是秘书的一种最基本的能力（2）交际能力。秘书只有善于交际才能有效地沟通左右，联系上下。（3）表达能力。表达能力包括口头表达能力和书面表达能力。能写会说一直被视为秘书的看家本领，是一名合格秘书的基础条件。（4）操作能力。秘书是需要多种技能的综合性的职业种类，办公自动化的发展对秘书的操作能力提出了更高的要求。（5）速记能力。速记是一种快速收集信息、争取时间、讲求速度、提高效率的现代书写技术。5、秘书处理好人际关系的秘诀（1）真诚、慷慨地关心、赞美他人2）牢记别人的姓名（3）做一个忠实的听众（4）注意礼仪，发挥微笑的魅力6、秘书如何处理与领导的关系首先对领导要有深切的了解。只有了解了领导的人生哲学、处世态度、人生观、价值观、个性、兴趣、生活习惯等，才能与其配合工作，减少相互之间的隔阂，促进相互信任、理解和谦让。其次要善于处理各种情况。7、秘书如何处理与同事的关系秘书是领导与同事之间的桥梁。一方面要传达领导的指示给同事，另一方面又要反映同事的意见给领导，因此秘书与同事的关系如何对于顺利开展工作关系重大。常见的处理与同事关系的方法有了解同事、与同事打成一片、做好领导与同事之间的意见沟通工作。六、请以政府机关秘书的一天为例，分析行政秘书应具备的素质秘书学作业二参考答案一、新时期秘书工作的特点 1、政治性。我国的公务秘书工作具有很强的政治性。 2、辅助性。所有的秘书工作都要围绕领导工作展开。但是秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示的精神办理，不能超越职权范围自作主张、自行其是。 3、被动性。秘书工作的辅助地位决定了它的被动性。主要表现在：一方面，虽然秘书也有自己的工作计划、安排，但总的来说要根据领导的工作需求来安排，秘书人员在处理问题时也只能根据领导的意图和指示的精神办理。但是并不是说秘书工作是消极的，无所作为的，关键是秘书人员要充分发挥主观能动性，努力在被动中求主动。 4、综合性。秘书人员需要站在全局性的立场上，时时要用综合的眼光观察和思考问题，具备较强的综合能力。 5、事务性。秘书是办事的，事务性工作的量很大，而且各项工作内容都非常具体。二、新时期秘书工作的指导思想和原则 1、指导思想：围绕党的总目标、总任务，做好“三服务”，即为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市，为人民群众服务。 2、总的原则：一要准确。这是对秘书工作的质量的要求，秘书工作的准确性在很大程度上保证了领导工作的正确性。二要迅速。是对秘书工作工作效率的要求，指办文、办事等讲究实效，做到用最少的时间、最小的花费，取得最佳的效果。三要保密。秘书人员因为工作性质的关系往往知密早，知密多，所以保密对秘书人员来是必须坚持的工作原则。三、秘书工作的主要作用1、领导助手的作用；2、领导参谋的作用；3、沟通上下、协调左右的枢纽作用；4、协助领导进行信息反馈的耳目作用；5、领导机关的门面作用。四、办公室主任的工作艺术其一，对自己定位要准1、做平平常常的百姓2、过平平淡淡的生活3、处平平静静的心态4、干平平凡凡的工作5、留清清白白的名声其二，对各方协调要巧1、防止简单化2、防止庸俗化3、防止商品化4、防止自由化其三，对落实抓着不放1、必须从转变观念抓起2、必须从领导自身抓起3、必须从解决实际问题抓起4、必须从抓督促抓起其四，对环境保持清醒既要学会面对有利于自己发展的顺境，又要学会面对不利于自身发展的逆境。五、秘书机构设置的主要原则1、凡是独立单位必须设置秘书机构。所谓独立单位是指有一定数量的常驻领导干部和办事人员，能独立行使一定权力的实体单位。2、秘书机构的组织形式、人员配备必须符合精简、合理、高效的要求3、秘书机构与所属机关在工作性质上必须相适应。 六、政府机关秘书的一天九月中旬的一个周末，王秘书为张书记加班写完了讲话稿。星期一上午上班时，他感到十分轻松。但张书记认为还需要做些增删修改，并嘱咐下午下班之前再交他审读一遍。王秘书立即进行修改。八点半，李主任找到王秘书，说刚接到市里电话，要求星期三上午下班之前要报送一个关于小康区建设的综合性汇报材料。王秘书马上查阅有关资料，打电话询问有关领导落实各项数据、材料等。着手写作时已近十点了。王秘书正要将写好的提纲交区长审查，区长却刚好放下话筒，对王秘书说：“我们需要一道去某某镇看看合资企业的情况，现在就走。”他们先后视察了两家合资企业，每到一处都需要认真做记录。午餐后，王秘书将自己锁在办公室里，先就区长视察情况写了一篇通讯稿，下午交报社刊发。然后，王秘书接着修改张书记的那份讲话稿，一直写到下午两点半才改好，将它交给张书记。王秘书将稿子送给报社刊发后，终于可以坐下来写那篇综合性汇报材料了。累了喝上一大口浓茶，饿了就冲一碗方便面，通宵未眠，直到完成初稿。那一天，从早上七点四十分进办公室，至次日清晨三点钟放下笔，期间大约十九个小时，王秘书都处于紧张的工作状态。【分析要点】：一、政治素质1、要有坚定正确的政治方向2、要有较深厚的理论修养3、要有较高的政策水平4、要树立为人民服务的思想5、要有较强的改革意识二、业务素质1、知识要广博2、口头表达要流畅3、文字表达要精当 4、办事要精明 5、能够操作应用现代化办公设备三、智力素质四、心理素质五、身体素质秘书学作业三参考答案一、会议准备工作一般包含1、安排议题，确定步骤2、拟定与会人员范围或名单3、办理会议报批手续4、会议通知的撰写和发出5、准备会议文件和材料6、选择和布置会场排列座次7、办妥后勤服务事宜8、做好新闻发布工作9、进行全面的会前检查二、提高回会议效率办法1、建立并会套开、会议审批等制度，严格控制各类会议2、强化文件把关、分流机制，大力精简各类文件简报3、推行领导活动成批制，尽量减少领导同志事务性活动4、强化督促检查和领导带动机制，确保减少文山会海工作取得明显成效三、调查研究工作的特1、切合领导工作的需要2、突击性3、与信息、督查工作相结合4、与基层建立定点联系四、信息的作用1、信息是人类社会发展所必需的重要资源2、信息是决策的基础3、信息是科学研究的指路灯和保障五、秘书信息工作基本要求1、准确2、及时3、适用六、调查研究在决策中的作用【分析要点】1、调查研究是决策人员的重要职责2、调查研究是决策人员做好各项工作的基础3、调查研究是决策人员决策的关键环节4、调查研究是决策人员坚持群众路线，切实改进作风的有效方式5、调查研究是提高决策人员工作能力的必要途径秘书学作业四参考答案一、协调工作的重要作用1）它是一种普遍存在的社会现象，是由社会发展的客观规律决定的2）协调是管理的一项重要职能3）协调是促进国家机器、组织系统正常运转，提高工作效率的重要手段4）协调是转变政府职能，促进经济更快发展的重要保证二、要点：政策本身也是一种协调，没有一成不变的政策，只有与客观实际紧密结合的政策才是正确的政策。协调的灵活性主要指在政策规定的一定幅度之内变通处理问题，对那些政策没有明确规定的问题要根据实际情况灵活处理。三、要点：1）“目中有人”意思是秘书人员应当尊重所有人，而不应盲目骄傲、目中无人，更不能盛气凌人、颐指气使；2）“眼中有事”指秘书人员应当时时处处做有心人，善于发现那些不被人注意的问题，主动积极地将问题解决在萌芽阶段。（第二点也可答作“既要想领导之所想、急领导之所急，又要想领导所未想、急领导所未急”） 四、公文立卷的基本方法1）根据文件的特征组卷，即问题特征、时间特征、文种特征、作者特征、地区特征和通讯特征。2）“六个特征”在组卷时应灵活运用，即在一个案卷之内结合使用两个、三个甚至四个特征立卷，是比较科学可行的办法。五、阅读下列案例，回答文后问题某县人民政府办公室收到了上级人民政府转发国家安全生产管理部门关于加强煤炭安全生产，严防人身伤害事故发生的紧急通知，此文件眉首部分还有秘密的标识。办公室严主任阅读此文后立即提出拟办意见，报县政府主要领导和分管领导批阅。领导认为这一文件十分重要，对全县正在开展的整顿小煤矿、加强安全生产工作有指导意义。领导要求秘书部门尽快将此文下发有关部门及