主办(承办、协办)学术会议的流程.doc

主办（承办、协办）学术会议的流程国际性学术会议报主管校领导审批，由校领导决定对国际性学术会议的资助力度组织单位（各学院、中层单位）填写南京信息工程大学校内单位举办学术会议申请表，组织单位的科研秘书将申请表报交流科。（一般会议应在预定召开时间的三个月前提出申请，国际性会议须提前五个月左右申请）交流科对相关材料进行形式审核，处领导对于国内学术会议进行审批会议结束后，各院搜集相关档案材料，同时对会议情况进行总结组织单位科研秘书将档案和总结材料报至科技处交流科备案后,方可按批准额度进行报销交流科向组织单位反馈审批意见，同时对会议进行备案分管处领导：肖杏兵副处长 电话办公地点：新行政楼511科室联系人： 王小曼 电话办公地点：新行政楼517三、举办暑期培训班（SUMMER SCHOOL）的申请流程1. 组织单位根据学科发展和人才培养需要，于每年的1月份10日前提出举办意向申请，填写南京信息工程大学举办暑期培训班申请表；2. 组织单位科研秘书递交申请表至交流科，交流科对申请表进行形式审查；3. 科技处领导和学校主管领导对材料进行审批；4. 交流科反馈审批意见；5. 组织单位筹办会议,并于正式举办前需向科技处提供详细的办班目的，预计参加人员情况，邀请专家名单（需明确国别），具体的课程表和教学内容目录，举办时间和期限及各项开支预算等报交流科；6. 经科技处审核报主管领导批准后明确资助额度；7. 组织单位准备培训班并做好材料搜集和记录工作；8. 组织单位在培训班结束后的一周内对办班的具体情况进行总结，科研秘书将总结和培训班档案材料报送至交流科备案后，方可按批准额度进行报销。流程图： 组织单位根据学科发展和人才培养需要，于每年的1月份提出举办申请，填写南京信息工程大学举办暑期培训班申请表组织单位科研秘书递交申请表至交流科，交流科对申请表进行形式审查科技处领导和学校主管领导对材料进行审批组织单位筹办会议,并于正式举办前需向科技处提供详细的办班目的，预计参加人员情况，邀请专家名单（需明确国别），具体的课程表和教学内容目录，举办时间和期限及各项开支预算等报交流科经科技处审核报主管领导批准后明确资助额度交流科反馈审批意见组织单位在培训班结束后的一周内对办班的具体情况进行总结，科研秘书将总结和培训班档案材料报送至交流科备案后，方可按批准额度进行报销组织单位准备培训班并做好材料搜集和记录工作四、各单位呈报学术交流活动工作开展情况流程：1.每年1月和7月的上旬，各学院科研秘书下载并填写南京信息工程大学学术交流活动统计表；2.学院主管领导审核，签字确认；3.学院科研秘书交送电子和纸质版本统计表至交流科；4.交流科对各院材料进行统计整理，定期向领导汇报。流程图：每年1月份和7月份的上旬，各学院科研秘书下载并填写南京信息工程大学学术交流活动统计表学院主管领导审核，签字确认学院科研秘书交送电子和纸质版本统计表至交流科交流科对各院材料进行统计整理，定期向领导汇报五、南京信息工程大学来校访问学者申请流程1.申请人下载并填写南京信息工程大学访问学者申请表，并送派遣单位签署意见；2. 申请人将申请表交由合作者签署意见，合作单位科研秘书对申请表的真实性进行审查，合作单位领导签署单位意见并签字；3.申请人或合作者将申请表递交至交流科，交流科进行形式审查；4.处领导对申请材料进行审批；5.交流科反馈审批意见；6.申请人与我校签订合作协议书；7.申请人办理来校事宜，合作者安排相关条件。申请人将申请表交由合作者签署意见，合作单位科研秘书对申请表的真实性进行审查，合作单位领导签署单位意见并签字申请人下载并填写南京信息工程大学访问学者申请表，并送派遣单位签署意见申请人或合作者将申请表递交至交流科，交流科进行形式审查.处领导对申请材料进行审批交流科反馈审批意见申请人与我校签订合作协议书申请人办理来校事宜，合作者安排相关办公和食宿条件六、南京信息工程大学访问学者离校鉴定流程1. 访问学者下载并填写南京信息工程大学访问学者考核表，准备证明材料；2. 合作者签署意见。合作者所在单位审核证明材料的真实性并签署意见；3. 访问学者和合作者递交考核表和证明材料至交流科；4. 交流科对考核表和证明材料进行形式审查，会同相关部门对其成果材料进行鉴定；5. 处领导签署审批意见；6. 交流科反馈审批意见和最终结果。7. 申请人办理离校手续。南京信息工程大学访问学者离校鉴定流程合作者签署意见。合作者所在单位审核证明材料的真实性并签署意见访问学者下载并填写南京信息工程大学访问学者