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浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新 【摘要】随着信息技术的快速发展，文书档案管理工作也逐渐向着信息化方向发展。在信息化背景下，文书档案管理工作需要充分利用信息技术以提高文书档案管理的质量与效率。笔者就对信息化背景下文书档案管理工作中存在的问题进行了分析，并对文书档案管理的创新优化提出了建议。 下载 【关键词】文书档案管理；信息化背景；创新途径 文书档案是各单位、地区记录活动发展的重要资料，其完整性与准确性直接关系到生产与发展，因此，各单位需要积极做好文书档案管理工作，然而在信息化背景下，传统的文书档案管理制度已无法满足单位发展的需要，这就要求各单位充分利用信息技术创新文书档案管理工作，进而提高文书档案管理的水平与效率。 一、信息化背景下文书档案管理工作中存在的问题 （一）对信息化管理理念认识不足。在信息化背景下，充分利用信息技术管理文书档案是提高文书档案管理质量与效率的重要途径，然而就当前我国文书档案管理情况来看，很多管理者对文书档案的信息化管理理念的认识仍然不足，未充分认识到信息技术对文书档案管理的积极意义。一些单位的文书档案管理工作仍沿用传统的管理理念，导致文书档案管理工作中出现了许多问题，在一定程度上限制了文书档案的利用。 （二）文书档案管理不规范。很多单位对文书档案管理都没有给予充足的重视，缺乏统一的文书档案管理制度，一些档案管理人员缺乏专业素养，对文书档案随意编号，使得很多文书档案都存在案卷目录混乱等问题。 （三）档案管理人员的综合素质存在差异。传统的文书档案管理工作主要采用的是人工服务的方式，这就导致了不同工作人员的综合素质水平不同。由于档案管理人员对信息化管理理念认识不足，文书档案管理流程也就受到了许多因素的限制此外，很多文书档案管理人员对信息化管理设备与技术不熟悉使得档案管理信息化受到阻碍，文书档案管理质量与效率无法提升。 二、文书档案管理信息化的优势 （一）提高文书档案查阅与使用效率。文书档案管理信息化后，文书档案便可以通过网络系统进行在线浏览，这在很大程度上提高了文书档案的查阅与使用效率。信息使用者可以通过网络在线了解相关信息，只需要输入关键词就可以快速查找到相关信息，省去了去档案部门查阅的环节，有效提高了文书档案查阅与使用的效率。此外，当单位某部门工作人员需要查阅档案信息时，传统的文书档案管理模式需要消耗大量的时间，二信息化文书档案管理可以快速地为其提供服务，通过网络查询，时间明显减少， （二）提高文书档案管理的工作效率。文书档案是记录单位工作活动的重要资料，其中涉及了大量的人事、财务等档案，对单位的发展具有重要的指导作用。文书档案管理指的是将相关文档、资料、音频等统一收集整理并归档，方便查询，因此，文书档案管理工作非常复杂且对其完整性与准确性有着较高的要求。信息化文书档案管理能够有效提高文书档案管理的效率，省去了许多管理环节，同时也在一定程度上减轻了文书档案管理人员的工作量。 三、信息化背景下文书档案管理的创新途径 （一）提高对信息化管理理念的认识。文书档案管理信息化需要以先进的信息化管理理念作为指导，充分利用信息技术，单位的主管领导需要提高对文书档案管理的重视程度，使信息化文书档案管理理念可以深入到管理人员中，强化创新意识，改善传统的文书档案管理模式，树立信息化的档案管理理念，并制定统一的文书档案管理制度，将文书档案管理信息化落实到实处。文书档案管理部门需要有计划地开展文书档案信息化管理工作，加大人力与基础设施的投入，使现代化的技术与设备可以渗入到文书档案管理工作中，这样可以有效加强人机交互，简化文书档案管理中流程，通过信息化软件，可以实现文书档案的收集、整理、分类归档数字化与高效率，这对于文书档案管理具有重要意义。 （二）构建文书档案管理信息系统。就我国当前文书档案管理情况来看，信息化水平仍存在很大的空间提高。除了提高对信息化管理理念的认识，更需要文书档案管理系统的支持。目前，我国的大部分文书档案管理系统都实现了目录级管理，但更加便捷高效的全文检索并没有得到普及，这在很大程度上限制了文书档案管理的效率，此外，由于文书档案管理信息化仍处于发展阶段，安全性防护仍存在一定的风险，因此，为了使文书档案管理能够适应信息化发展需要，需要积极构建一套完善的文书档案管理信息系统，切实保障文书档案的完整性。 （三）文书档案管理自动化。信息化背景下信息技术快速发展，也促进了档案管理的信息化进程，为了加强信息技术在文书档案管理中的应用，在构建文书档案信息系统的基础上，还需要积极推进信息化管理在文书档案管理中的应用，促使文书档案管理自动化。文书档案管理的信息录入需要使用同一的专业用语与技术标准，这样更有利于档案信息的规范管理。同时，各单位还需要建立自己的档案数据库，规范数据的转入与转出，使文书档案可以通过相关软件自动进行收集、整理、归纳与查询等。为保证档案信息的安全性，需要进一步完善档案管理体系，加强文书档案电子信息的监管，确保文书档案信息的安全性，促进文书档案管理的自动化。 （四）提高文书档案管理人员的专业素质。在信息化背景下，文书档案管理中信息技术的应用越来越普遍，这就对文书档案管理人员的专业水平提出了更高的要求，为保证文书档案管理的准确性与效率，需要切实加强档案管理人员的专业素质。档案管理人员需要适应时代发展，熟练掌握相关的信息技术，能够对档案的关键信息进行抽取，使档案信息得到更为充分的利用。各单位需要加强对档案管理人员的计算机应用能力，使其更好地解决档案信息化管理中存在的问题，提高文书档案管理水平。 四、结语 随着社会的发展，对档案资料的要求不断提高，传统的档案管理模式已无法适应社会发展的需求，在信息化背景下，文书档案管理工作更需要充分利用信