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电力企业档案管理模式改革的必要性研究及分析 【摘要】近些年来，信息技术快速发展，信息和知识已经逐渐成为经济发展过程中的重要驱动因素。在这样的发展背景下，传统的档案管理模式已经不能适应时代发展趋势，因此，结合时代发展特色改革电力企业的档案管理模式，制定智能化、信息化、数字化的档案管理模式是十分必要的。 下载 【关键词】电力企业；档案管理；必要性分析 近些年来，电力企业规模不断扩大，其经营模式和管理模式也在发挥着深刻的变革。档案管理是电力企业管理工作的重要组成部分，在信息化社会的发展背景下，传统的档案管理工作具有工作效率低下、技术化程度不高等特点，很难适应时代发展趋势，信息化、技术化、数据化是现代企业档案管理的发展方向，对电力企业档案管理模式进行深刻的变革对于促进电力企业发展十分必要。 一、电力企业档案管理基本内容概述 电力企业的档案管理任务量较大，是一项较为复杂的资料整理过程。电力企业的档案管理主要包括文书档案管理、财务档案管理、员工档案管理、科技档案管理等，文书档案管理是档案管理的重要工作，不断改进电力企业的档案管理模式，从而使文书档案更加便于管理和利用对于促进电力企业的发展十分重要。文书档案管理工作主要包括以下六个方面：其一，文书档案资料的收集、文书相关信息的搜集，主要是指全面搜集控股公司下发的企业文件，政府部门下发的行政通知、批复，其他相关单位的来文来函，与企业经营管理相关的投标文件、合同协议、销售计划等与电力企业发展息息相关的文件。其二，文书档案的整理，主要是指将各种文书档案按照一定的规则进行分类和整理，整理需要注意一定要结合企业发展要求按照特定的规则进行整理。其三，文书档案的归档，主要是指按照实用性、逻辑性的分类方法，结合保管期限、档案搜索等工作要求，对整理好的文书档案进行归档。其四，文书档案的装订与保存。主要是指对已经归档的档案进行分类整理，装订完成后分类保存。其五，文书档案归档信息的记录。主要是指将文书档案的内容、归档信息、分类信息和保存信息等进行记录，以便于日后的搜索与查找。其六，文书档案的搜索。主要是指在档案内容、归档信息、保存信息的基础上，按照规律进行档案编号，并编辑特定的搜索程序，以便需要时能够快速查找。 二、电力企业档案管理现状反思 目前，我国电力企业的档案管理模式较为单一，档案管理手段比较落后，尤其是在文书档案管理过程中。一方面，近些年来，随着信息技术的快速发展，信息搜集途径变得更加多元化，信息整合处理途径也更加多元化，虽然近些年来在OA办公系统的快速发展下，电力企业档案管理模式变得更加多样化，但企业员工的OA系统完善意识和创新意识相对较差，这是导致OA办公系统的个性化和实用性较差的主要原因，想要改善档案管理工作效率低下的现状，必要结合企业档案管理工作的需要不断个性化完善OA办公系统，从而确保档案信息的完整性和真实性。另一方面，在计算机技术和数字化技术的发展影响下，电子档案应运而生。文书档案数字化管理在档案信息深度发掘、档案信息分析对比、档案搜索、档案传输等方面具有特定的管理优势。目前，我国电力企业档案管理数字化发展较快，但总体来说档案管理的数字化程度明显不足，还有很大的发展空间。其中，企业档案管理领导人的数字化档案管理意识相对较差是一个很重要的原因。因此，深化改革电力企业的档案管理模式十分必要，符合现代企业的发展要求。 三、电力企业档案管理模式改革的必要性分析 （一）信息化档案管理模式创新的必要性。在信息化社会的发展背景下，信息化是现代企业档案管理模式的必然发展方向，因此，全面改革电力企业的档案管理模式、强化信息化档案管理模式构建十分必要。首先，促进电力企业档案管理模式改革是国家电力事业发展的客观需要。电力企业的文书档案中包含着大量的电力企业建设信息、大型会议信息和相关政策、行政命令信息，对于我国电力事业的发展具有重要的指导意义，因此，促进电力企业档案管理向着信息化的方向发展，可以使档案更加完整，从而为我国电力事业发展提供更加有效的指导价值。其次，促进电力企业档案管理模式改革是电力企业快速发展的现实需求。文书档案中所包含的企业年终总结、企业会议记录、企业发展报告、企业建设目标具有重要的商业价值，促进档案管理的信息化发展，有利于深度发掘档案的相关价值，从而为电力企业发展注入更多的动力。另外，利用现代化信息技术建立内部信息共享平台，有利于各项行政通知、管理文件、年度计划、企业内部邮件、企业新闻等档案信息得到快速共享，员工可以根据自己的需求进行个性化搜索和查看，符合现代化职能办公的需求。 （二）数字化档案管理模式创新的必要性。近些年来，电子档案相关技术快速发展，在档案管理过程中具有不可忽视的管理优势，因此，促进电力企业的档案管理向着数字化的方向发展十分必要。一方面，数学化档案管理模式有利于档案的快速检索和利用。在档案数字化的基础上，充分利用计算机信息技术设定相应的搜索程序，利用现代化多媒体设备就可以方便、快速检索各种档案信息，有利于提高企业的工作效率。另一方面，在档案管理过程中，充分利用OA办公系统，利用数字化档案管理流程代替传统的纸质档案管理流程，不仅可以使管理流程更加规范化，还可以减少人为不可控因素对档案管理工作的影响，确保档案信息的完整性。 （三）现代化档案管理办公创新的必要性。近些年来，在智能化办公的影响下，企业办公效率显著提升。档案管理工作的任务量大，管理内容十分复杂，因此，结合企业经营管理的需要，设定智能化的档案管理办公流程，对于提升档案管理工作的质量和效率十分必要。一方面，应该改善企业档案管理工作的硬件条件，利用现代化技术建立智能化的内部信息共享平台、内部信息反馈平台、行政办公管理平台和文档分类归档系统平台，为现代化智能办公提供必要的办公条件；另一方面，应该改善企业档案管理工作的软件环境，制定简约化的工作流程，确保各项档案管理工作高效、快速、规范化地完成。 （四）高效化档案分类系统创新的必要性。档案管理工作的核心是建立规范化的档案分类系统，在规范化的档案分类系统基础上，工作人员才能充分利用现代化智能办公技术，使各项信息化技术和数字化技术的管理优势最大化。目前，我国电力企业档案管理工作主要采用五大类三级类目法，在经济不断发展、企业体制不断革新的社会环境下，传统的档案分类系统已经不能适应新时期档案管理工作的需要。一方面，近些年来，在企业体制革新的前提下，部分档案类目下已经不会产生有效的档案文件，这些类目自然已经没有存在的必要，结合工作需要简化档案分类类目是十分必要的。另一方面，三级类目分类法相对较为复杂，分类流程较为繁琐，但一级类目法又相对较为简单，档案分类不够明确，因此，结合工作需要制定简约但又分类明确的三大类二级类目分类系统对于规范化、简约化档案管理模式的完善十分必要。 四、结语 档案管理工作在促进电力企业发展过程中发挥着重要的作用，在信息化的社会背景下，传统的档案管理模式中存在的问题逐渐凸显出来，此时，全面改革电力企业的档案管理模式就显得十分必要。电力企业应该强化档案管理模式改革意识，将最新的信息化技术、数字化技术、分类系统融入档案管理工作中，制定完善的档案管理制度，全面促进信息化档案管理模式的建设和广泛应用。