公文文种和常用公文撰写调查报告、简报、会议纪要的写作.doc

杭州精英在线系列课件 公文文种和常用公文撰写调查报告、简报、会议纪要的写作高小平中国行政管理学会执行副会长、研究员、博士一、 调查报告的写作我们下面来讲公文文种和常用公文撰写的第三部分：调查报告、简报、会议纪要的写作。调查报告、简报、会议纪要他们都是做了一件事情之后，对这件事情进行回顾、描述和归纳这样一种文种。但是这三种文种又适用于不同的工作，先讲调查报告，调查报告是对社会上某一个问题或者事件进行专门调查研究之后将所得到的材料和结论加以整理而写成的书面报告。就是对一件事情或者对一个问题进行专项调研，然后把了解到的情况和调查的结论整理书写出来的这样一种文种。凡是标题写考察报告、调查、考察、调查记、调查汇报这些文种的名称都属于调查报告这一个大的类型，所以我们不仅仅看它的标题是写的考察报告还是其他的题目。只要是对一个事件一个问题专项进行研究，然后又经过整理得出综合性的结论，这样的书面的文字材料都属于调查报告。调查报告既然是对一个问题或者一个事件进行比较全面深入地了解，写出来的带有过程和结论这样的文字材料，它在写作过程当中就必须把握好几个重要的环节，首先要做或调查前的准备工作，调查前要做好三方面的工作，一是要做好思想武装，第二个是要选好调查研究的题目、角度。第三个是要拟定好调查的提纲。（一）思想武装首先讲一下思想武装的问题。我们每一个人并不是对所有问题、所有的理论和所有的学科都会有了解，这样的全才恐怕会很少，而调查报告都是针对某一个比较具体的问题，或者某一项政策、或者某一项措施，它的执行效果如何，它需不需要进行改进，或者出现了什么问题，所以都比较具体，比较专业，因此，调查的人员必须在出发之前，认真地了解这一方面的相关背景材料，这一方面的相关理论、相关的政策、法规。要把这些相关的政策法规做详细的阅读、思考，有时候还需要参加调研的人进行讨论。如果条件允许还可以请一些这方面有研究的专业人士，比如说专家，或者是在这一方面做实际工作的同时来介绍一些情况，做一个培训。比如我们要去调查一个地方农村的征地问题。那么我们就需要把跟征地有关的国家政策法规做一个了解，把现在我们国家征地当中主要有哪些试用的政策，有哪些重要的经验、有哪些存在的问题做一个了解。如果我们对某一个地方的应急管理的地方进行调研我们就需要进行了解。应对突发事件的法律、法规，我们国家的应急管理的预案、应急管理体制和运行机制，这些要有一个初步地了解。然后对某一个地方它的过去在安全生产方面在应对自然灾害方面都有哪些重要的事件有什么好的做法，其他地方有什么经验都要有一个初步的了解，这是一个思想武装的过程。当然调查报告如果是我们调查的这件事情跟我们平常的工作比较接近了解得比较多，那这思想武装的过程就比较短，如果离我们工作了解的背景、自己的知识积累差距比较大就要做比较多的准备。（二）选定调查研究标题第二个，事先要准备的事情就要选好切入点，选定一个调查研究的题目。比如我们调查一个地方它的应急管理的情况怎么样，我们可以从它领导重视，从它的应急的效果，平常的宣传普及教育，在重大突发事件应对中，有什么经验和什么过失，在这些方面加以分析，如果我们是想从它那边了解一些它这个地方政府应急管理的经验这样的一个调查报告，那么我们在选的时候就要从它做得比较成功的案例当中分析它的原因。比如说它是在应对矿难当中有一些好的做法，那么他是不是在平常安全生产的责任制方面抓得比较紧、落实得比较好，我们可以选一个安全生产在责任落实方面选一个题目。就是如何使得安全生产工作、责任落实到每一个人、每一个岗位，那么这需要从制度上，从管理上，从问责的方面来进行考虑，选定一个有独特视角的调研题目，是及其重要的。因为我们知道写文章好的题目也就是一个好的角度，是至关重要的。（三）拟定调查提纲第三要做好提纲的准备。我们从哪几个方面进行调查研究。比如我们还说，它这个地方在应对矿难方面，我们要总结一些经验，那么我们需要了解它这个地方的煤矿的基本情况，它的产量它的分布，它的历史，这应该是调查提纲的一部分内容，那么还要列出它在以前对责任制抓得不紧，没有建立健全制度的时候，或者有了制度但是落实得不好以前的情况，它是一个什么样的状况。这个也要列出来，也要了解。然后还要列出它现在才哪几个方面要落实责任制度，还要了解它落实了安全生产责任制以后效果如何，还要列出这个安全生产抓好了之后对整个生产经营活动，当地的社会稳定，经济发展有什么促进作用，从这几个方面列出提纲这样才能有针对性地去了解情况来进行调查。这是调查之前要做好的工作。那么调查的时候要运用得当的调查方法。（四）调查方法1、开会调查调查方法无外乎这么几种方法。一种是开会调查，去了以后列出一个名单，请哪些单位、哪些部门、哪些相关的负责人或者是具体的工作人员来参加会议来谈情况，根据我们列出的调查提纲来有针对性地来做好准备，开会的时候来谈自己的想法和了解的情况。用开会的方式是一种比较集约的方式，就是可以集中一段时间，用较短的时间不需要跑更多地方这样的前提下来了解很多情况。应该说效率是比较高的一种调研方式，但是开会调查存在着不利的因素，就是由于几个人十几个人堆在一起有些话可能他可能不放开说，犹抱琵琶半遮面，可能会避重就轻讲一些好听的话，揭露问题不会太尖锐，另外一个就是他受到时间的限制，因为有若干人参加会议，每一个人都要发言，那么每人发言的时间就会受到限制，因为有的人发言的时候有一种特点就是叫预热比较慢，他一开始说一些不太重要的话，等到自己的情绪上来了，热情有了，想说重要的话的时候时间又不允许了。2、个别访问那么开会调查可以和个别访问结合起来，在开会当中不能了解到的情况可以通过个别的单独的交谈，我们走上门去请他来就某一个问题谈一些观点。个别访问花费时间较多，但是好处也很多，就是我们可以更加深入地了解情况，而且可以打破沙锅问到底，你一个问题可以穷追不舍，可以一步一步地深入下去，而这个在会议上一般很少我这样反复地提问，这样容易打断别人的思路而个别访谈他处于一种交流式、交谈式的方式可以进一步地深入了解情况。3、现场调查第三个调查方法就是现场调查、现场观察。到安全生产搞得比较好的企业，我们去看他的安全生产的责任落实情况，可以看它墙上贴没贴安全生产的告示或者责任的制度的这种表格，书写出来的文字材料、宣传材料、标语，也要去看的。它在安全生产方面一些器材、仪器是不是落实了。工人、工作人员、安全意识怎么样，比如说是不是在作业区戴安全帽、穿防护服这样一些细微的末节都可以作为我们观察的对象。当然如果我们是要了解深入的话，不仅要看好的企业，好的地方，也要看存在的问题，比如说哪个地方发生过矿难的我们也要去看，谈薄弱的环节在哪个地方。这三种方式都是属于我们在很短时间内就可以解决的，比如说我们用三四天时间进行一次调研，就可以开会、个别访谈、现场观察都可以做了。这样的调查一般来说也可以解决一些问题，但是还很难解决要完全深入的问题。4、蹲点调查如果想了解得更加深入，我们可以用第四种办法，就是派上一二个人，几个人到一个我们调查的地点去住上一段时间，这叫蹲点调查和那里的人一起生活、工作、学习，这样可以了解得更加深入。5、阅读有关书面资料当然还有一种方法就是最常见的，我们通过阅读相关的资料请这个地区这个单位提供一些书面的简报，它的一些报表，它的领导一些讲话材料这些来给我们阅读来了解。在这些方法当中，有些是可以单独采用的，而阅读相关资料这个是属于必备的、必须要做。去一个地方调研，最基础的工作就是要让当地提供相应的资料，其他的都可以选择1-4样来采取。这个是在调研过程当中要运用的方法。（五）调查之后的两方面工作1、材料整理、分类、核实工作那么调查之后我们还要做好两方面的工作，一个是要做好对所得到的材料进行整理，这个得到的材料不仅仅包括我们所要来的资料，也包括我们现场勘察到的一些情况做的记录、拍的照片我们当时的所见所闻、所思所想做一个记录，也包括我们召开座谈会的记录。包括访谈记录，这些都是我们讲的得到的材料，要进行整理、分类、核实。比如两个人讲的内容不一样，那么一个人是在会上讲的，一个人是个别访谈的，两个人讲的出入很大，甚至是互相矛盾的情况下，比如说在会上说我们这个单位领导很重视安全生产工作。而个别访谈的另一位同志说我们这个单位领导历来就不重视这个安全生产落实的问题。这需要核实，需要核实的时候我们一般不需要再单独开会，而是需要通过其他的方式方法，比如我们阅读书面材料来进行核实，我们通过进一步的访谈找其他人来谈，进行核实。我们还可以通过电话访问的方式来进行核实。整理、分类、核实的同时我们还要注意发现有什么遗漏的问题，有一个什么问题还没有调查到，还有没有什么疑问的地方，不清楚的地方，认识模糊的地方，数据不清晰，或者是做法还了解得不够全面，有什么疑问，那么还要做一些补充。那么这个补充调查我们可以采取再派人去，也可以采取请他们补充一些材料来，也可以进行电话的方式、网络的方法都可以做一些补充。这是一项要做的调查后的工作。2、分析、思考，寻找材料的内在联系第二个要做的调查后的工作就是要分析思考来找到这些我们整理分类核实了的材料，他们之间内在的联系。比如我们说，调查一个安全生产的单位它的责任落实情况。我们通过开座谈会现场开和单独的访问，阅读了很多资料，了解了很多情况，那么这些情况都是分散的，我们要把这些分散的带有线索性的这些观点和素材进行编织，进行加工，加工的一条基本方法就是要找到材料之间的内在联系、内部的逻辑性。比如我们还拿安全生产责任制来说，我们看到它在墙上都贴了责任制度，谁和谁负责什么岗位，谁和谁负责出现问题之后怎么处理，都有这样的。我们要把这些写在纸上、贴在墙上的东西和他的时间效果之间找到联系，就要看它这几年安全事故是不是在逐年减少，死伤人员是不是在逐渐减少，损失是不是在减少，找到这两者之间的关系了，领导重视、制度制定得比较规范，在宣传培训这些方面都得到了落实，它的效果之间取得了印证、呼应，说明他这些工作是有效果的，这个工作是到位的。这是一种内在的联系。找到这个内在联系之后，我们还要分析它的原因、它是什么经验使得它这么来做，我们看到这个单位的领导是五年前来的，五年前安全生产事故频发所以把5年前这个领导撤了，来了这个领导之后他要吸取教训，要把企业安全生产抓上去，他认识到位了，他有责任心了，这个素材我们通过收集资料我们了解到了，那么它和我们现在的这种它抓安全生产责任制的工作，它的效果比较好，这个三者之间又建立了一个联系，由于五年前这个领导上任之后，思想重视，认识到位，责任心强，所以他抓住安全生产不放，由于他抓住安全生产很得力，所以层层落实的责任制，所以近几年来安全事故越来越少，而保证了生产的经营的效果越来越好。这个又建立了一个联系，是领导重视认识到位。我们还可以建立一种联系就是他通过不断地进行全员培训，不断地健全各项和安全生产有关的制度，以及和日常操作工作有关的各项工作，比如这个企业近五年来这个公司建立了ISO9000这样的认证制度，他使每一项工作都做得非常规范，包括安全生产工作，都有严格的程序，标准化的管理和督促检查落实，那么这样一种规范化的管理，ISO9000的这种认证的管理方法、管理工具，对于它实现安全生产连续几年在全省或者全国排在前面是先进单位又建立了一种联系，是因为它的某些制度建设抓得比较到位，那么制度发挥了它的功能，这又是一种内在联系。揭示提示出材料之间的内在联系，也就是发现了事物的本质，也就是找到了规律，这样我们写调查报告就有思想、就有灵魂、就有观点，就能出彩。（六）调查报告的写作技巧调查报告还要注意一些写作方面的技巧。比如我们要精选材料，突出主题，突出重要的观点，用典型事例，用对比方法，用准确的具体数字来进行写作，我们要从实际出发，安排好文章的结构，这也是一个写作技巧，通常一篇调查报告开头要写调查的地方、时间、调查的对象、包括调查对象的选择方法，我们是用什么原则和方法来取得我们的调查对象的？ 1、调查对象的选择：调查对象的选择方法、样本量的估计比如说我们请当地本单位的有关部门推荐10个我们参加会议的对象。他们推荐10个，然后我们调查组从10个人当中选6个人，我们选这6个人既带有随机性又带有一定的倾向性。这是一个调查对象的选择方法，要交代。因为这本身就是调查是不是能够了解到真实情况一个重要的前提，还有一个样本量估计，如果我们发放调查问卷，就需要有一定的量，如果调查问卷的量太少了，如果只有几份、十几份那么他很难看出问题来，要有一定的量，这个量要和它的实际需要做一个估计，这是交代调查对象的选择。2、调查方法：定性、定量还要介绍调查方法，我们采取了定性、定量的方法，采取座谈会、个别访谈和发放调查问卷等方法，还要介绍调查质量的控制。3、调查质量的控制什么叫调查质量的控制呢？就是我们怎么确保我们这次调查是有效的，是能够真实反映情况的，我们是有手段的，比如我们和被调查的单位，明确提出我们请的人参加座谈会的人是哪几个方面的，要有工人代表，要有技术人员代表，要有专门负责质量管理的人员代表，也要负责安全生产的代表，还有企业的负责人代表。其实我们提出的要求这本身就是一种调查质量的控制。另外我们在调查的过程当中，不抱偏见、处于公心也能确保调查的质量，这个也是一种控制。这是一个开头。4、调查报告的写作方法第二部分是调查的正文，正文可以按照我们了解情况的过程来写，也可以用对比的方法来写，还可以根据内容的特点，把一件事情分成几个方面来进行列举，这几种方法都是可以应用的。比如我们到一个安全生产搞得比较好的单位进行调查，就可以说从5年前的那一次重大的安全生产事故开始，这个单位开始重视安全生产责任制的落实，那么我们按照它一步一步地5年来怎么走过来进行介绍，这是一种调查报告的写法。第二种也可以用对比的方法，就是我们5年来他们做了哪些工作取得了哪些效果和5年前他们没有做责任制工作他们是怎么的漏洞百出，安全事故频发，用对比的方法也是一种调查报告的写法。还可以把它分成几个部分，比如说领导重视建立责任制，科学制度安全生产责任制，切实落实责任制，做好安全生产人的思想教育和人员培训，分这四个方面也可以把这个问题交代清楚，每一个问题当中可以讲他做了哪些工作和以前的情况相对比然后讲现在的收获、体会、经验、特点都可以在每一部分当中进行一些过程的描述和对比的方法，这是实现交叉式的写作方法。总之调查报告是经常使用的一种文种，要做好调查才能写好报告，如果调查报告不深入，报告想靠写作技巧妙笔生花那是不可能的。调查报告既要注重调查又要在报告上下工夫，就是我们写这个文字材料，也要在调查取得的这些资料基础上很好地消化、吸收、调分细律，然后建立材料之间的这种血肉关系，使得我们调查报告的文字通顺、流畅、一气呵成、逻辑清楚、观点鲜明、事情交代的事情观点打出来有份量，结论真实可靠，让人家能够信服，能够得到启示可以来学习借鉴，这样才能写出好的报告出来。所以调查报告既要做好调查又要把时间多花一点在报告的写作上，两者缺一不可。二、简报的写作下面我们讲简报的写作。如果说调查报告是我们经常要写的一种文种，这是一个重要工作当中经常要用的这样一种文种，而在日常工作当中，使用的数量最多，频次最高的恐怕是简报这样一种文种，简报实际上可以看作是简要的调查报告，简报就是对一件事情用简短的文字来进行综合，然后提供给简报的阅读者。准确地说简报是机关之间用来下情上报、上情下达和互通情况、交流信息的一个文种，是信息类公文当中最重要、最常用的一种。简报具有四个特点，快速、新颖、简短、保密。（一）简报的作用快速解决了它的时效性，新颖决定了它的可读性，简短决定了它的信息量，保密决定了它的可靠性，所以在政府机关也好，在企事业单位也好，经常使用简报这种方式。简报作为一个文种它可以以其他的名称出现，情况反映、经验交流、传播信息，这些都可以是简报的这种作用和它所出现的形式。比如一个单位有什么情况要向上级反映，当然他主要是想让上级知道这样的情况，不是让上级帮他解决问题，如果是解决问题就不能用简报的方式，他是这样一种反映情况用简报。那么交流经验也可以用简报，把所属单位某一方面有什么经验、好的做法，在面上进行交流，让领导知道、让下级知道，知道一些事情，这些做得好的事情本身就是一种交流，简报还可以作为信息传播的载体。简报虽然文字不多，篇幅不长，但是它是以浓缩的信息作为基本的载体。简报不说明道理，不阐述重要的观点，简报只是讲事，如果说它要论理是隐藏在这个事后面的，它本身是不论的，它是以事见理，可以让人启发。比如独到的一个经验，我们还可以说，拿刚才安全生产责任制的落实，如果我们去调研了，除了调研报告之外，我们还可以用一个轻武器就是出一份简报，一两页纸，把他的主要做法和效果做一个描述发出去，他本身就是经验交流了，本身就是传播信息了，某某单位安全生产责任制是一个先进单位。这就是简报的作用，它除了有沟通情况、反映情况、还有交流经验还有传播信息的功能。（二）简报的种类简报又分若干种，常用的简报有四种，一种叫工作情况简报。主要是讲当前一项重要工作，上级布置了，开始落实了，那么落实情况推进情况、进展情况如何呢？这需要简报进行汇总、交流。还有经验交流简报，这就我刚才说的某一单位、某一地方、某一方面做得好，那么总结一下它的经验，发一份简报进行交流。还有会议简报，开了什么会议了，做一个简报。这个和会议纪要不一样，会议纪要主要是供存档的，是在内部会议参与单位内部交流的，而会议简报主要是给会议参与单位以外的单位和人来进行交流这样一种文字材料。还有专题简报，就某一项工作进行既有工作情况又有经验交流，还可以有教训，就某一个专题发一份简报，这叫专题简报。（三）简报的格式和结构简报的格式和它的结构有相对比较固定的结构和格式。首先简报要有报头、一般多数的报头是用红字、大字来标出，有的叫工作简报，四个红字，或者就叫简报，或者是叫情况反映，大字放在第一页的第一面，一般是要占到40%的篇幅，然后下面有一道横线，横线之下有标题，然后是正文，正文之后有一道横线隔开，底下是报尾，简报的结尾，简报的报头是固定的，一个机关、一个单位有哪几种简报，不同的名称，不同的主办编写单位，不同的发送范围，不同的功能，这个报头是固定的，有的比如叫每日情况通报，这也是简报的一种。有的叫一周简报，把上一周的工作做一个简要的回顾总结汇报。这个报头除了这几个大字标明这个简报的定名、名称、报头还包括期号就这个简报第几期，还要有编发单位，一般在左下还要在右下和编发单位平行地写上发这个简报的日期，要具体到年月日，不能光写年月。如果是一天要报好几次的，或者是专门用来报突发事件的那么在日期这个地方还要写上年月日几点几分，但是多数的简报它一天不可能出几期，或者说一天出几期它也只写某一天具体的日子，就是详细到日，只有专门反映时间概念极强的这样一类简报才需要表明几点几分。有些简报还要根据内容需要来表明密级，是绝密的还是机密的还是秘密的。（四）简报写作的注意事项简报的写作我们要注意几个问题，我把它概括为抓四点，一个是抓支点要能支得起来，要立得住就要抓要害，抓主导、抓全局性、指导性的问题，抓问题的核心和关键。第二个是抓热点，要能够让简报被阅读者重视，你要善于发现全国和领导关心的问题，就是不仅是群众关心的问题，同时也是领导关心的问题，这样的问题最容易成为热点。第三要抓沸点，所谓沸点就是应该比热点更让人关注而且引起更大反响的这些问题。第四抓亮点，就是要善于从一般性当中发现它的特殊点，从普遍当中发现它的不普通。从平凡当中挖掘它的不平凡，亮点使人为之一振。写好简报抓四点、勤学苦练、经常修改、反复地斟酌、推敲简报的每一段、甚至每一个词，用的妥当不妥当，因为简报文字少，而信息量又大，反映的问题比较重要，所以要字斟句酌。写好简报也不难，关键在于勤学苦练。三、会议纪要的写作下面我们讲会议纪要的写作。刚才前面提到了，我们说开了会之后要做一个纪要，它主要是给参与会议单位作为交流情况和存档用的，如果我们这个会议的情况要向外进行传播就需要另一种文体，就是我前面说的简报的会议专题简报的这种方式。那么会议纪要它是用于记载传达会议情况和议定事项这样一种功能的文字材料，会议纪要和会议记录不同，一个会议既要做记录又要做纪要，记录是把每一个人发言的内容，有条件地把每一个字都记下来不需要进行整理，不需要讲究它的逻辑性、它的语言是不是顺畅，只要如实记录下来作为备查就可以了。而纪要则是在会议整个记录的基础上，去掉繁杂的、重复的，把里面的内容进行整体、梳理，把最后形成的决定概括出来，所以会议纪要比会议记录要短得多。会议纪要也有容量大的也有容量小的两种，容量大的会议纪要主要是一些重要的研究决定问题比较多的会议所纂写的纪要，可以写得长一点就把每一个决定的事情都分别进行论述。那有很多会是由单向决定一定事情那么就可以简短一点，只要把问题说清楚，决定讲明白就可以了。（一）写会议纪要须掌握的要领1、抓中心，抓要点写会议纪要需要掌握这样几个要点，一个是抓住中心、抓住要点，听了半天的会，你要能够掌握会议的中心思想是什么？它是讨论的什么问题，这个问题怎么来解决的？最后议定了哪几条，抓住了中心思想、中心问题和中心工作，才能写好会议纪要。对会议的主要内容要进行梳理、不能像豆腐干一样罗列，而是要按照重要性的程度来进行排列。要把反映中心思想的、表述中心任务的放在前面，按照重要程度来进行排列。2、反映会议的全貌第二个要注意的问题是要能够反映会议的全貌，要概括会议的共同决定，凡是没有形成一致意见的，如果是重大问题就需要写明分歧所在，如果没有达成一致意见但不是重大问题，一般性次要问题的可以在纪要里面不写。3、掌握和运用党的方针政策写会议纪要还要把握第三个要点就要掌握和运用党的方针政策、国家的法律法规，对会议进行概括，要用这样一条红线来贯彻会议纪要的写作。体现有高度，体现党和国家的方针政策。4、注意开头语第四个要点就是在写作的时候为了使得我们的数据具有可看性，我们可以把一个观点用一个“会议认为”，另一个观点用“会议指出”，再一个事情的决定可以说“会议强调”，有些可以用“与会人员一致表示”这样一些词语来做每一个问题、每一个段落的开头语，这样也可以使人看起来以后层次非常清楚。而且有的时候还能起到强调的作用。5、区别介绍性文字与引用性文字还要注意一个问题，就是介绍性的文字写的人可以灵活叙述，但是属于引用别人讲述的内容必须忠实于发言者的原意，我们不能随便地来改他的意思，也不能随便地增加他的内容，就是会议没有讨论到的事情，人家没有讲的话，你在纪要里面不能写进去，不能根据你的想象他讲了上半句你帮他写上半句，这不是写小说、编故事，他如果讲上半句，下半句的结论没有出来那么这就不形成结论，不能因为我们的推断来意会，来默会。6、区分大小型会议写会议纪要还要区分小型、大型这个两种会议，小型的会议侧重于写会议发言和讨论的情况。扼要地介绍一下讨论的过程，然后列出决议的事项就可以了，大型的会议纪要内容比较多，那么除了开头有一个导语，就是综合地介绍一下发言的情况、讨论的情况，还要分正文三个内容。就是要分标题列出决定的内容，决定的第一件事情是什么？决定的第二件事情是什么？分别列出决定的内容。当然，大型会议的写纪要也可以有不同的写法。一种是叙述式，就是按照会议的进程，第一部分讨论什么东西，第二部分讨论了什么事情，这么一步一步地写。也可以横过来把会议最后决定的几件事情做出一个标题，分别加以论述，就是不按时间顺序来写了。还有一种也可以按照发言记录式记录，就是第一个某某领导讲，第二个某某某书记讲，第三个某某某部门的负责人讲。按照发言者发言的顺序来进行写作。当然他绝不是会议的记录，而是经过整体、梳理、精炼了很多