档案信息化对高校档案馆软实力的提升研究.docx

档案信息化对高校档案馆软实力的提升研究档案信息化对高校档案馆软实力的提升研究 摘 要：本文通过对档案信息化及档案馆软实力内涵的论述，阐明了档案信息化对提升档案馆软实力的必要性，提出应以档案信息化为手段，采取有效措施，进而提升高校档案馆的软实力。 关键词：档案信息化；高校；软实力 在基于信息化建设的高校创新发展模式过程中，教育部、国家档案局制定了高等学校档案管理办法,其中提出以人为本的思想，面向教师、学生开展档案服务。这不仅体现了高校档案机构以人为本的服务理念，同时也对档案信息服务提出了更高的要求。 一、档案信息化及档案馆软实力的内涵 根据最新公布的2006-2020国家信息化发展战略，信息化是充分利用信息技术，开发利用信息资源，促进信息交流和知识共享，提高经济增长质量，推动经济社会发展转型的历史进程。而档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。 软实力这一概念最早是由哈佛大学肯尼迪学院院长Joseph S.Nye提出， 他认为软实力是通过吸引力而达到目的的一种能力。对于高校档案馆来说，软实力包括档案馆的人员素质、人际氛围、服务意识、创新意识、价值观念等文化精神方面所具备的能力。因而，软实力的提升对于提高档案馆服务质量具有重要价值。档案馆软实力是指档案馆通过对自身的定位、评价、提炼、强化，促进馆员、用户对档案馆的认同，并最终达到档案馆预期目的一种能力。在信息化背景下，信息化之于档案馆软实力的提升作用主要应致力于以下四个方面：业务水平的提升力、档案现代化管理的推进力、档案信息资源的开发力、档案信息服务的亲和力。 二、档案信息化对提升高校档案馆软实力的必要性 （一）提高高校档案工作效率的需要 长期以来，在传统的档案管理工作过程中，档案管理人员通常手工收集、整编、管理档案并提供利用，不仅工作量很大，而且效率很低。而随着档案信息化管理的实施，档案管理工作从人工型逐步向自动型、指导型转变。同时，通过档案信息化管理系统，使电子文件在归档过程中实现一体化归档与管理。最终，实现文件生成、归档和整理同步化，同时可以满足授权范围内的人员无时间限制、无地域限制的远程调阅，大大提高了档案工作的效率。 （二）提高高校档案现代化管理水论文联盟平的需要 传统的档案都是纸质文件，不仅存放保管需要占用大量的空间，而且存放时间还有限制。而通过档案信息化建设，对档案进行数字化，建立数字档案，实现档案信息的方便储存，长期使用，并可实现信息共享。这样对档案管理能力实现了很大的提高。不仅如此，随着档案信息化的逐步建设，档案管理的各个环节全部都能实现数字化，全程监控，届时，档案管理模式将会开创一个崭新的局面。 （三）提高档案资源普及率及利用率的需要 传统的档案利用方式是档案管理人员从一本一本的目录中查找所需的档案，再根据记录到库房里查找，费时费力。而通过档案信息化建设，利用计算机、网络媒体等工具，交互式提供利用服务，不仅进一步提升了档案的利用效率，同时利用者不必再受时间、空间限制，快捷的查阅档案，既简单又省时，同时也提高了档案馆的整体形象。利用信息化手段，多渠道、多方法地收集档案信息，丰富馆藏，提高馆藏质量，并利用馆藏，发布可公开信息，提高档案在全校师生中的普及率。 （四）提高档案服务水平的需要 高校档案管理及服务现提倡以人为本，可见档案归根结底还是为人服务，也就是档案利用这一环节。档案信息化建设对档案利用方式改革的作用显而易见。以前手工查档时代，利用者不仅要亲自跑到档案馆查询，而且档案工作人员还要进行搜索、取档，而现在通过对档案信息化建设，利用者直接可以坐在自己办公室利用档案管理系统或者档案信息发布系统进行查阅。有些高校档案馆根据学校、师生需要，对一些专题档案进行整合，得到了学校领导、师生的一致好评，大大地提高了档案的服务水平。 三、利用信息化提高档案馆软实力的措施 （一）建立档案信息检索，加强档案信息数据库建立和管理 档案信息数字化，其真正目的是将档案全文信息公布在校园网上，发挥档案信息网络的现实意义，排除地域界限，使用户足不出户就能借助网络查阅档案，获得信息。我们应充分利用现代信息技术，对现有的档案实体进行处理和转化，达到计算机可识别的目的。 档案信息数据库的建立即是对原有馆藏的文字、声像等档案数据存入数据库，同时还要建立目录数据库及其检索功能。档案信息数据库的建立和科学管理是档案信息化建设的重要环节，仅仅有了档案信息资源是远远不够的，还必须建立与之相匹配的档案资源数据库。档案信息如不及时放入数据库中，那么采集到的档案信息如同一盘散沙，不利于管理和利用。建立档案信息资源数据库能做到统一管理档案信息资源，并为用户提供方便查询的工作。 （二）大力宣传档案文化，加快档案信息资源的开发利用 档案信息化为档案工作由封闭型走向开放型提供了有力保证。传统的档案工作以完整地收藏纸质档案信息资源为主，由各级各类档案馆独立向用户提供档案信息资源，档案信息资源的管理和利用是封闭型的，衡量一个档案馆工作的好坏，主要是看它收集了多少有价值的档案及加工整理和保管工作的情况。而随着档案信息化的开展，衡量档案工作的好坏，不仅要看它对档案信息资源的收集、加工整理和保管状况，更重要的还要看它对所藏档案信息资源的传递和开发状况，是否可以将档案信息资源快速、准确、完整地提供给用户参考利用。例如，通过档案信息化，向师生及社会公众提供开放档案目录的计算机检索和开放档案目录乃至全文的网络检索，并通过网络连接原先分散的档案信息资源，方便用户查阅、利用。 （三）提倡以人为本，提供便捷、优质服务 以人为本是现代档案馆服务理论的核心内容。面对迅速发展的信息环境，档案馆必须充分认识学校师生的需求，高度重视档案服务工作，以提升档案馆软实力。档案馆工作人员不仅要树立良好的服务态度，还要掌握师生需求的动态，了解其显性和隐性需求，搞清利用者需要什么，及其潜在需求。另外可以利用网络开展档案服务，包括网上查档、网上电子公告、电子论坛和意见箱服务、最新信息服务通告、网上协同信息咨询服务等，主动为利用者提供便捷、优质的服务。 （四）加强信息化培训，提高档案管理人员的素质 高校档案工作者是高校档案工作信息化的关键，是档案馆软实力提升的基础。面对充满竞争、充满创造性的信息时代，无论是在思想观念的更新上，还是在业务工作技能的提高上，都对高校档案馆人力资源建设提出了更高的标准和要求。对于高校档案馆来说，不仅要有一批知识全面、一专多能和具有开拓精神的复合型人才从事档案信息的管理、开发工作，而且要制定一套完整的档案工作人员培养计划，包括兼职档案员的进修、培训建设计划，坚持对档案工作人员进行多种形式的继续教育，使档案管理人员更好地利用信息化为档案工作服务，从而提高档案馆的信息化水平。 四、结语 在科学技术飞速发展的今天，信息化建设成为高校发展的动力，而高校档案作为高校发展的重要基础，其信息化的建设也将成为当今高校发展的主体之一。因此，我们既要认识到高校档案信息化管理的紧迫性和重要性，更要认清其信息化管理过程的复杂性，以求找到档案管理改革及创新的新思路，推动高校档案工作向前发展，从而全面提