规范学籍管理工作,促进管理平台信息化.doc

规范学籍管理工作，促进管理平台信息化胡伟莉武汉理工大学网络教育学院成立6年，已经成功地送走了4届毕业生，共计3万余人。在6年的网络教育探索实践过程中我们取得了一定的成功经验，但也暴露出了不少的问题。特别是在学籍管理工作中存在着工作流程次序混乱，管理部门之间责权不清，成绩管理、毕业审核不规范等诸多问题。为了进一步加大管理力度，增强管理意识，规范管理流程，提高管理平台信息化水平，我们特别制订了关于网络教育学院学籍管理工作的实施细则，以配合网络学院学籍管理由人工管理到网络平台管理的转变。希望通过本细则的实施，能比较全面地解决上面提到的一系列问题，逐步形成一个良好的、规范的、有序的网络教育学籍管理流程，为遍布全国的广大网院学员提供一个良好的学习环境。可能不少人都认为，学生学籍管理就是由学籍管理部门负责，并不会涉及到其他的管理职能部门。其实不然，从学生报名入学到毕业离校，这期间要牵扯到多个管理职能部门。比如报名入学就要通过招生管理办公室，正常学习是按照教学管理办公室所制订的教学计划来进行的，课程学习结束后的考试也是由教学管理办公室来安排，等等。可这些又与学籍管理有什么关系呢？可以这样说，从学生取得学籍，踏入校门开始学习的那一刻起，直到毕业离校那一刻止，这期间发生的所有的事情都与学籍管理有着相当密切的关系。如果招生管理部门提供的学生基本信息不准确，那么就会造成学生档案管理的混乱；如果教学管理部门提供的教学计划或者课程成绩不准确，那么就会造成学生成绩管理的混乱，诸如此类的影响还很多，我们在这里就不一一枚举了。综上所述，学籍管理其实是处于各个管理职能部门的汇合处，只要是某个管理职能部门出了一点小问题，那么反映在学籍管理部门就是一个很大、很难处置的大难题。所以，只有将各个管理职能部门责任和权力的关系理顺、理清，才能使各个管理职能部门充分发扬团结协作的精神，从而最大限度地保证学院的各项管理工作都处于一个良性循环当中。根据学生从报名录取到毕业离校这期间所处的时期的不同，我们将学籍管理工作分为三个阶段，即：招生、录取及注册阶段，正常学习及考试阶段，毕业离校阶段。一、招生、录取及注册阶段在这个阶段中所涉及的管理职能部门主要是招生管理办公室，教学管理办公室和学籍管理办公室主要起辅助的作用，其他参与的单位主要是学员本人和校外学习中心。其主要的工作流程如下：1招生管理办公室根据由教学管理办公室提供的可以招生的专业目录制订相应的招生计划，并在网络教育学院的主页进行公布；2学员在规定的时间内，根据招生管理办公室公布的招生计划填写招生报名表，并在网络教育学院主页相应的招生栏目中进行网上报名；（网上报名可由校外学习中心代为完成）3招生报名工作结束后，招生管理办公室应在一周内将统计好的各专业的报名人数书面通知教学管理办公室；4教学管理办公室根据招生管理办公室提供的招生人数组织入学考试，并在入学考试结束后二周内将考试成绩反馈给招生管理办公室；5招生管理办公室根据教学管理办公室提供的入学考试成绩进行录取工作，并在录取工作结束后一周内将录取结果通知校外学习中心；6校外学习中心应在取得录取结果后立即组织学生本人核对其基本信息，主要涉及姓名、性别、身份证号、通讯地址、电话号码等重要信息，并将核对的结果于取得录取结果后一周内反馈给招生管理办公室；7招生管理办公室在核对完学生的基本信息后应迅速组织好数据盘，准备进行学籍注册；8招生管理办公室应在学籍注册完毕后一周内将注册数据导入到教务管理平台数据库中，并将已经录取但并未注册的学生标记为“跟读”；9学籍管理办公室在接收到招生管理办公室的学籍数据后十五日内，应组织校外学习中心再次对学生的基本信息进行第二次核查，对发现的错误进行及时修改，并通知招生管理办公室对注册信息也进行相应的修改；10对新生学号的编码工作由招生管理办公室按照关于印发武汉理工大学网络教育学院学生院码编码实施办法的通知所要求的统一进行，学号具有唯一性。学生学号由12位数字组成，第1、2位是年份，第3位是季节（春、秋），第4、5、6位是校外学习中心编码，详见校外学习中心编码表（附表1），第7、8、9位是学生学习的专业和层次，详见专业层次编码表（附表2），第10、11、12位是学生序列号。二、正常学习及考试阶段在这个阶段中所涉及的管理职能部门主要是教学管理办公室和学籍管理办公室，校外学习中心起辅助作用。其主要工作流程如下:1学籍管理办公室应在第一次考试之前一个半月通过教务管理平台将各班的空白成绩单打印好，交付印刷厂，并在考试前一个月将印刷好的空白成绩单移交给教学管理办公室；（如果空白成绩单不够用，可由校外学习中心通过教务管理平台自行印制）2教学管理办公室应在期末考试前一个半月公布考试安排，并通知校外学习中心上报补考人数；3校外学习中心应在接到考试安排后的一周内上报补考人数，补考的成绩单就用其所在班级的空白成绩单即可；4学院组织的考试卷面成绩占总评成绩的70%，由学院教学管理办公室在每学期开学后两周内将上学期期末考试的全部卷面成绩单提交给学院学籍管理办公室，学籍管理办公室在接收卷面成绩单后一个半月内应将全部考试成绩录入到教学管理平台的数据库中并对外公布；5学生平时成绩占30%，由各校外学习中心在每学期期末考试前一周提交给学院教学管理办公室，经院教学管理办公室审核后移交给学院学籍管理办公室存档，学籍管理办公室协助各校外学习中心平时成绩的录入，具体时间在每学期开学后的一个月内完成；6毕业实践环节的成绩应在毕业答辩完成后一周内由学院教学管理办公室移交到学籍管理办公室，学籍管理办公室接收到毕业实践环节成绩单两周内完成毕业实践环节成绩的录入工作，毕业论文题目由校外学习中心录入到教学管理平台中。对于学生在正常学习期间可能发生的各项学籍异动情况以及对应修课程的免修情况我们将在后面单独予以说明。三、毕业离校阶段1校外学习中心应在学生进入学制规定的最后一个学期开学后一周内将本学习中心所属的应届毕业生名单造册，并送达学籍管理办公室；2学籍管理办公室应在全部成绩录入完毕后半个月内完成对应届毕业生的毕业资格预审，预审合格的条件是：实修学分与应修学分（不包括毕业实践环节）的差额不多于8个学分；且已经通过国家规定的两门网络教育统一考试课程（此项仅对专升本的学生有效），并将预审合格的应届毕业生名单提交给招生管理办公室；3招生管理办公室在接收到应届毕业生预审名单后一个半月内应完成对这部分学生的毕业证书的打印工作，并将打印好的证书移交到学籍管理办公室；4学籍管理办公室在接收到毕业证书后应在半个月内对证书进行清理归类，并通知校外学习中心在规定的时间到校办理毕业证书的领取手续；5学籍管理办公室在全部成绩到齐并录入上网后半个月内完成学生学籍表的打印工作，并将盖完学籍印章的学籍表移交档案室；6学籍管理办公室档案室应在接收到学籍表后一个月内完成学籍档案的封装工作，并对留存的学籍表整理、归档、保存；7校外学习中心在接到领取毕业证书的通知后，应在规定的时间内派专人到校办理相关的手续，具体的流程是：先到学籍管理办公室领取离校手续程序表，然后分别到校财务处、院技术部、院教学管理办公室、院学籍管理办公室办理相关的手续，最后经学籍管理办公室主任和主管副院长签字同意后，再到院学籍管理办公室领取毕业证书和学籍档案。8对于非正常毕业的学生，校外学习中心应在毕业办证前两个月向学籍管理办公室提交书面申请，对具体情况详细说明，并且需要主管副院长、院长、书记三人签字同意，学籍管理办公室在接收到申请后应在十日内提出处理意见，及时向院领导汇报，并反馈给校外学习中心，否则，将不予办理；9对于未通过毕业预审核而后来又达到毕业条件的学生（主要是因为先前未通过国家统一考试），校外学习中心应在毕业办证前十五天向学籍管理办公室提出书面申请，学籍管理办公室在接到申请后三日内对名单进行毕业审核，并将审核通过的名单提交给招生管理办公室办理毕业证书；10对于校内脱产学生的毕业证书领取工作由学籍管理办公室会同学生工作办公室以及各班辅导员和班主任在规定的时间内由学生本人亲自到院办理领取手续。四、关于学籍异动的处理流程及相关规定（一）学籍异动的处理流程1学生应到学院教务管理平台下载相应申请表格，填写相关的资料信息以及异动的原因，并交到校外学习中心进行审批；2校外学习中心在接收到学生提交的申请表后应在三日内签署处理意见，并提交给学籍管理办公室；3学籍管理办公室在接到校外学习中心提交的申请表后应在三日内签署处理意见，并提交给主管院领导审批；4在主管院领导签署处理意见后，学籍管理办公室应在三日内完成在教务管理平台上的异动操作，并将审批表格存档。（二）学籍异动的相关规定1学院允许学生分阶段完成学业。学生申请休学或者学院认为应当休学者可以休学。休学期一般以一年为期，由学生本人提出书面申请，填写武汉理工大学网络教育学院学生休学申请表（附表6），到校外学习中心或网络教育学院教学办公室办理休学手续。确因特殊情况需要续休的，经学校批准后可以续休，但累计休学时间不得超过两年；学生应征参加中国人民解放军（含中国人民武装警察部队），持入伍通知书办理休学手续，休学期为入伍至退役后一年。学生自费出国留学者，凭出国留学证明办理休学手续，休学期一般为两年；休学期满的学生于报到注册时持休学证明，填写武汉理工大学网络教育学院学生复学申请表（附表7），到校外学习中心或网络教育学院教学办公室办理复学手续。因病休学的学生申请复学时，还须持县级及以上公立医院出具的已恢复健康的诊断书。学生复学后，编入相应或相近的专业学习；（脱产本、专科学生在休学期间不享受在校学生的评优、评先待遇）2网络教育由于其招生计划的特殊性，所以是无法进行各个网络教育学院之间的转学，只能在本网络教育学院所属的校外学习中心之间进行转学。需要办理转学或转专业手续的学生填写武汉理工大学网络教育学院学生转学审批表（附表4）或武汉理工大学网络教育学院学生转专业审批表（附表5），由所属的校外学习中心给出处理意见并盖章，再由学院招生管理办公室审核，经主管院长批准，方可转学或转专业。转学、转专业的学生由学籍管理办公室在教学管理平台上完成其学籍异动操作。五、关于课程免修的处理流程及相关规定（一）课程免修的处理流程1学生应到教务管理平台下载课程免修申请表，填写相关的资料以及免修的原因，并连同相关的证明材料一起提交给教学管理办公室；2教学管理办公室在接到学生提交的免修申请表及相关材料后就在三日内完成审查核实工作，并在签署处理意见后提交给学籍管理办公室；3学籍管理办公室在接到教学管理办公室转来的免修申请表后三日内，根据教学管理办公室的处理意见在教务管理平台上完成成绩的录入工作并将免修申请表存档。（二）课程免修的相关规定1对教学计划中规定的理论课程，学生如果持有普通高等学历教育、成人高等教育学历或高等教育自学考试同层次、同课程、相同教学基本要求的课程单科成绩合格证明才能办理免修免考手续；2修读第二专业的学生，凭人事档案中第一专业的学籍表或成绩表复印件，并加盖档案管理单位的公章；3免修免考手续于每年的三月、