考勤及人事异动管理指引.doc

东莞市兆信通讯实业有限公司文件发行受控章文件名称文件编号：ZHR-03-SZ-003/A0考勤及人事异动管理指引文件版本：A0文件页码：14/14 文件会审/会签记录 是否需会审会签： 是 否 原因：会审项目品质注塑涂装装配采购市场PMC组装模具会签会审财务总经办数据线辅料会签 发 行 单 位 项目_ ；品质_；注塑_；涂装_；装配_；采购_ _；市场_ ；PMC_ ；组装_ ；模具_ ；财务_ ；总经办_ ； ；数据线：_；辅料：_ 修 订 记 录 版本版次修 订 内 容修改人修改日期拟定审核批准签名日期1.0 目的1.1 明确及规范员工的考勤、变动管理流程。2.0 适用范围2.1 适用于公司全体员工的考勤及人事资料的变动管理。3.0 定义3.1 无。4.0 职责4.1 人事部：4.1.1 负责员工的考勤、系统中员工人事资料的变动管理；4.1.2 负责按部门对各员工出勤状况做汇总、核对处理，以准确反映员工实际出勤状况。4.1.3 对考勤处理系统维护和升级；4.2 各部门负责配合执行员工考勤、人事变动管理的实施。5.0 考勤管理5.1 工作时间和出勤规定：5.1.1 总经办、市场、采购、项目、人事、行政（部分）、工模（部分）、财务这8个部门正常作息时间为：早上8：15分至中午12:15，下午13:45至晚上17:45分，合计8小时。5.1.2 公司统一实行每月21.75天（174小时），星期一至星期五正常上班（周六周日如果有上班，算加班），公司所有人员（除模具制造部外）上班天数均以26天（8小时制人员208小时，11小时制人员286小时）为上限，超出部分各部门以调休方式冲抵；模具制造部月薪制人员上班天数以26天为上限，其余人员上班天数以28天为上限，超出部分则以调休方式冲抵。5.1.3 除生产一线员工、生产部二线班组长、品质一线二线检验员、行政部保安、司机、电工、和厨房人员外，其他部门严格执行8小时工作制，如有需要加班，部门需要先向PMC部门提出申请，由人事部审核，报总经理批准后方可加班。5.1.4 生产一线员工按底薪计工资的实行每日8小时工作制，根据工作需要进行2班轮班制，原则上每半个月转一次班。一般每班11小时，8小时以外的工作时间按薪资相关规定计算加班，具体上班出勤时间详见考勤班制表。5.1.5 为保证员工考勤的准确性和一致性，生产部门班组长必须于当天下班之前手工记录班组员工的实际出勤情况，并由部门文员于第二天早上9:00之前交到人事部考勤文员处进行核对，人事部核对完毕后再还回给相关部门。5.1.6 对于国家法定节假日公司按国家规定安排放假和休息，该类休假日按规定计算薪资。5.1.7 公司根据生产情况或有重大活动可临时调整工作时间，各部门如根据生产进度调休、延长加班以及调整班次的须于次日将名单和工作时间书面通知到人事部。5.1.8 新入职员工进入公司后有7天培训期，培训期间公司每天支付基本生活费用为40元/天，已经扣除每天伙食费、住宿费和培训费，培训结束后转入为期一个月的（含7天培训期）的试用期，试用期期间的底薪为1350元。5.1.9 员工入职日期当天开始计算出勤，离职到期日的当天不计出勤，出勤计算到离职日的前一天，离职日当天员工须到公司办理离职手续。5.2 加班规定5.2.1 公司加班分为平时加班和周日加班及节假日加班三种，超出每天8小时工作制的必须填写加班申请单，未经加班申请并按程序批准的加班视为无效加班，不予计算加班时间.5.2.2 加班工时和加班费的计算详见各岗位薪资管理规定。5.3 考勤方式及纪律5.3.1 公司为了准确记录员工出勤情况，采用先进的电子考勤系统，所有员工上下班一律按考勤时间实行上、下班打卡制度。11小时制人员每天需打卡六次，8小时制员工和副主管级以上总监级以下人员每天打四次卡，总监级以上人员每天打两次卡。5.3.2 因电子考勤系统属于一种高科技的智能软件，员工上下班都要严格按考勤班制表的时间规定进行打卡，系统才会显示正常出勤，未按规定打卡、未打卡或打卡无效者都会产生旷工或无加班时间的异常情况，此类缺卡情况按考勤异常处理。5.3.3 为了准确处理出勤打卡的数据，各部门须在每天上午10：00前将已批准的请（休）假单、签卡申请单、加班申请单，调休或调班次名单交于人事部确认，进行手工更正处理。5.3.4 因工作需要转班/新增班次的由部门统一于转班前将转班人员名单/新增班次时间及人员名单交人事部作考勤记录。5.3.5 考勤系统考勤计算总规则：相临两次打卡时间间隔须在15分钟或以上，否则系统只算一次打卡，这样会产生缺卡的异常。加班时间间隔在30分钟以内的不计加班时间，加班时间间隔在30分钟以上不足一个小时的，只计30分钟加班时间。5.3.6 打卡须本人亲自打卡，禁止委托他人代打卡，委拖他人打卡和代打卡人同等处罚50元/每次。5.3.7 管理人员违规批准签卡者或人事部人员违规签卡者，要求签卡员工和管理人员双方均论处每次50元的处罚。5.3.8 没有加班而打加班卡者一次罚50元，同时取消虚假加班时间。5.3.9 不排队打卡，造成打卡拥挤，秩序乱的，一次扣罚10元。5.3.10 上连班分两批就餐的员工就餐前和就餐后上班，必须打卡，并须在半个小时内膳食完毕。5.4 请（休）假管理规定：5.4.1 本公司请（休）假分为调休假、事假、病假、婚假、产假、丧假、工伤假七种。5.4.1.1 当月员工加班时间超过公司上限的部门，部门可以安排该员工超出部份在合适的时候完成调休。5.4.1.2 事假：如因个人确有事需请假办理，可按规定请事假，请事假的时间不计算工资。5.4.1.3 病假：员工因病不能上班的可请病假，短期病假按事假处理。如病情较重需一周以上休病假者，必须提供公立医院或公司指定医院病假证明，经公司同意后方可休假，并根据入职年限，享受60%-80%的底薪工资。体检有传染病或严重病情隐患者，需留职停薪回乡检查治疗。（入职两年以内员工享受60%的底薪工资，入职两年以上的员工享受80%的底薪工资）5.4.1.4 婚假：连续工作一年以上的，男女双方均在公司任职的公司员工结婚，需向公司出示结婚证，在结婚证发证三个月内，按法定结婚年龄(女20周岁，男22周岁)结婚的，可享受3 天婚假， 符合晚婚年龄(女23周岁，男25周岁)的，可享受晚婚假15天(含3天法定婚假)，婚假期间享受底薪的正班工时工资。5.4.1.5 丧假：试用期满已转正人员其父母、养父母、继父母或亲生子女伤亡者，在向人事部出据相关亲属死亡证明后，给丧假5天。丧假期间享受底薪的正班工时工资。5.4.1.6 产假：连续工作一年以上的女工分娩前后，给予产假90天，其中产前假15天产后假75天。难产的可增加15天。妊娠四个月内流产者，给予产假1530天。产假期间包括星期日和国家法定节日不得另行补假或延假。产假期间的薪资未法定最低工资的80%。5.4.1.7 工伤假：从业人员执行公务(包括职业灾害)而致残、伤害或病，由所在部门填写工伤申请表经行政部确认，凭公司认可医院之证明可核给工伤假，工伤假待遇和工资详见在职员工工伤管理规定。5.4.2 请（休）假程序：5.4.2.1 员工请（休）假必须先填写请（休）假单，审批手续齐备后送人事部存档、执行。请假除特殊情况不能亲自请假外，其他情况必须由本人亲自办理完请假手续后，方可离岗，不能事后请假、电话请假、委托他人请假，否则，按旷工处理。5.4.2.2 员工填写请（休）假单，注明部门、请（休）假事由、时间等，并按规定逐级审批。交接好手头工作，确保工作连续性。5.4.2.3 超假应及时请示有关人员并应获得批准，并于假满回公司后办理补假手续。请假人员提前回公司的，须到人事部销假，次日上班。5.4.2.4 请（休）假单须提前一天交人事部，超过规定时间上交请假单，又无客观依据，将拒绝收取，当日以旷工处理。5.4.2.5 员工没有履行请假手续，或虽有口头请假但未被批准而不上班者按旷工处理。5.4.2.6 公司副主管级以上管理干部（含副主管级和高级工程师），凡入职在两年以上的，因个人直系亲属原因，需请婚假、产假、病假及丧假的，都必须于请假离厂前两天的时间向厂务经理告知具体请假原因，由厂务部向总经办提交是否给予慰问金的申请。5.4.3 请假审批权限：5.4.3.1 员工请（休）假1天内由班组长签署意见，部门主管批准；1天以上10天以下由主管签署意见，经理、总监批准。10天以上由请假员工提出合理的书面申请，由主管签署意见，经理、总监审核，总经理核准。5.4.3.2 管理人员（副主管级及以上）请（休）假半天以内由经理、分管总监（副总审核），请假半天以上的由经理签署意见，分管总监（副总审核）、总经理批准。5.4.4 当年请假累计超过15天（含15天）的，当年年终奖不予发放，但请假范围不包括工伤、病假、部门放假、公司统一公休日、春节年假、转班休息日等。5.5 出差管理规定：员工因工作需出差时须在出差前安排好工作，并口头或书面通知人事部登记，出差回公司后需写签卡单或内部联络单，写清楚在外工作的时间，比如周日是否有加班等经部门最高负责人批准后交人事部做考勤。5.6 员工借调及外派管理5.6.1 借调5.6.1.1 公司各部门因短期业务需要，而其它部门也有员工可以调用的，此种情况下由用人部门负责人与拟调用人员部门负责人协商，经双方同意后，由用人部门开出借调人员内部联络单，表单上“接收单位”为拟调动部门，“接收人”为拟调动部门负责人，由拟调人员部门主管/经理批准，“抄送人”为人事部。内容为需调多少人，借调多久时间。5.6.1.2 一次借调20人以上者或借调时间在一天以上者须经分管总监或副总批准方可。5.6.1.3 拟调用人员部门在收到此联络单后，立即组织本部门可以调动的人员，落实借调工作，将借调人员的名单写在内部联络单上或附上一个“借调人员到XX部门清单”一式两份，一份交借调部门存档，一份交人事部，第一联由借调人原部门存档。5.6.1.4 被借调人员在借调期间的考勤由借调部门负责做好记录，每天交一份给原部门负责人和人力资源部。借调部门须每天清点借调人员人数，并如实做好出勤记录。原部门也须做好借调人的考勤记录，被借调人员当月的考勤在其原部门做汇总处理。5.6.1.5 被借调的人员须服从借调部门的工作安排和管理，如出现不服从管理安排或工作态度恶劣者，借调部门可以立即退回原部门，并要求原部门给予处分，且被借调的时间不计工时。5.6.1.6 借调过程一定要知会人事部，必要时人事部要派人一起组织借调工作并做好借调记录。5.6.2 外派：5.6.2.1 公司因业务需要，派公司员工到供应商驻厂或到客户驻厂，或外派借到其它公司短期服务，须由需求部门提出人员外派联络申请，经部门经理批准，经总经办核准后方可执行。5.6.2.2 如外派时间较长的，外派员工的出勤状况由需求部门负责人不定期进行监督，如有异常随时报告原部门主管和人事部，如可能时，要求外派员工在供应商或客户处的负责人对其出勤时间签名确认，在其外派结束将其外派期出勤记录交原部门和人事部处理。5.6.2.3 外派员工在外派前应做好外派培训，要求必须保守公司机密，维护公司良好的形象和公司的利益。5.6.2.4 如外派员工外派期间的工资由公司外的单位负责，在外派时须要求用人单位做好考勤记录给外派员工签名确认，人事部凭其外派期间的考勤根据公司的工资管理制度进行工时计算，经财务审核无误后计发外派员工工资。5.6.2.5 公司所有外派驻厂人员，由于情况特殊，考勤管理难度较大，故所有外派驻厂人员考勤不管其当月是否上班多少，每月统一按26天每天8小时计算；如中途返厂的，按返厂后的实际上班工时计算，临时返厂人员（7天以内），仍按外派方式计算考勤。5.6.3 不论是员工借调还是员工外派，用人部门和原部门共同做好人员管理，须做到合理地使用人力资源，充分发挥人员的特长和工作效率，如果发生出工不出力，工作效率低下等人力资源使用不合理的情况，要追究用人部门主管的责任。5.7 考勤异常的处理规定5.7.1 根据员工实际打卡记录和本制度的规定，考勤结果异常分为迟到、早退、旷工和擅离职守四种情况。5.7.2 各种考勤异常的定义和处罚规定：5.7.2.1 迟到:实际上班打卡时间晚于规定上班时间的和打了上班卡上班时间已到而未到岗者；迟到30分钟以内，每次处罚20元，30分钟以上按旷工半天处理；5.7.2.2 早退:下班打卡时间提前于规定下班时间或未到下班时间而提前离岗者; 早退30分钟以内，每次处罚20元，30分钟以上按旷工半天处理；5.7.2.3 旷工：A. 上班未按规定打卡、漏打卡、打卡无效而未在规定时间内补卡或签卡的（有一次或一次以上者）均为旷工；B. 正班上班迟到、下班早退或擅离职守30分钟以上者，按旷工半天处理；C. 无故缺勤或未按程序请假而未上班出勤者，当天按旷工处理；旷工日不计发薪资，并按旷工一天处罚三天的工资做处罚（月工资/当月正班天数）*3，连续旷工三天或以上者按自动离职处理。5.7.2.4 擅离职守:工作时间未经领导批准而离开工作岗位者。擅离职守在30分钟内，处罚20元；超过30分钟（含）按旷工半天处理；5.7.3 考勤异常处理只是针对打卡异常的情况，根据各部门提交人事部的签卡申请单做补卡或签卡处理，对于其它考勤异常，如迟到、早退，无故缺勤的旷工，擅离职守的人事部不予修改处理，并且要按规定进行处罚。5.7.4 上、下班打卡异常主要有以下几种情况：5.7.4.1 漏打卡（忘记打卡），此为人为原因，此类缺卡一个月只补签卡三次，超过三次每次处罚10元。5.7.4.2 IC卡坏、失效或IC卡丢失，未打上卡。此类缺卡人事部可予签卡6次，但员工遇到此类情况需于当日及时提报人事部换卡，否则超出一天以上未处理的每天处罚10元，如果是IC卡人为损坏或丢失，补卡一张扣20元成本费。5.7.4.3 未在规定时间范围内打卡，乱打卡，造成打卡异常的，此类乱打卡的每次处罚5元，造成的缺卡1个月只补卡3次，超过3次的不予签卡。5.7.5 以上打卡异常的须在次日上午10：00前将批准好的签卡申请单送交人事部，既未打卡又不签卡者，当日考勤不计（旷工或无加班出勤），造成的结果由员工自已负责。5.7.6 考勤打卡异常的处理分为主动处理和被动处理，主动处理即针对自已忘记打卡或打不上卡而提报的签卡申请，被动处理即人事部根据考勤系统里考勤异常的数据生成出来，分部门反馈给各部门主管和文员要求确认和处理。不论是主动处理还是被动处理均须在考勤异常发生之日起的两个工作日内处理。如需签卡/补卡的经部门主管审批，人事部考勤人员给予办理，人事部保存好各部门的签卡或补卡申请单以备查。5.7.7 副主管以上干部如当晚工作原因加班较晚，如23：00以后下班第二天可延迟30分钟上班；如24：00可延迟一小时上班，以此类推。此类考勤要求相关部门在次日知会人事部进行考勤更正。5.8 考勤数据结果处理：5.8.1 考勤数据以出勤打卡记录为准，部门实际出勤记录作为参考，打卡有异常的须在规定时间内按程序提报到人事部处理，否则后果自负。5.8.2 人事部考勤人员将在每月初的前6日内将各部门的考勤汇总统计列出清单给其部门主管，要求员工自行核对、签名，各部门须在3日内签核完成交回人事部，否则拖延一天对部门文员处罚20元，对部门主管处罚50元。考勤汇总经员工签名核对后如再有异常，须写出书面的申请，写清楚不相符的内容和详细原因，经部门主管及厂务部经理同意后，人事部给予复核，如复核与原数据一致的，视为无理取闹，对责任人一次处罚20元。5.8.3 经以上考勤核对、处理后，财务部发工资条后再反映有考勤问题的，原则上人事部不再受理，如确需再查核的，由本人申请，须经部门主管和经理签字，由人事部与该部门文员一起查核，如查核结果与原签名的数据相符的，视为无理取闹，对责任人一次处罚50元，如属人事部人员工作失误的，对人事部考勤人员按情节轻重进行处罚。5.9 考勤检查及核对5.9.1 考勤检查工作由行政部、人事部考勤人员、各部门主管、文员共同担当。当检查有异常时，如属人事部考勤人员在提供考勤异常 、月考勤汇总表不及时以及在汇总表上出现漏报人员等失职或不负责任现象，对人事部考勤人员每次处罚20元，如果各部门主管、班组长及文员手工考勤记录存在弄虚作假、考勤资料漏报、错报等不负责任行为，对责任人每次处罚20元。5.9.2 正常上班或加班时，由部门主管、班组长及文员检查是否有迟到、早退、擅离职守、旷工等现象，以掌握员工出勤情况，并将此类出勤异常处理申请于次日10：00前交到人事部处理。 5.9.3 行政部、人事部人员根据加班申请单，抽查实际加班出勤的情况，要求被抽查加班人员在加班巡查表上签名，如抽查发现有打加班卡未在岗位者，对核查有异常的通报批评，追究相关人员的责任，情节严重者取消当日加班，给予50元/次的处罚并记过一次，发现3次以上作开除处理，以防止没有加班也打加班卡等虚假加班行为的发生。6.0 员工变动管理6.1 员工试用期满级别调整6.1.1 各部门应在员工试用期满的一周时间里，考评员工试用期的工作情况,如考评合格将试用期满员工的转正申请表交人事部，由人事部配合各部门进行转正员工的考核。经各级审批后进行员工的转正手续。考评不合格的员工延长试用期.6.1.2 经考评合格的，可根据情况对转正员工提报薪资申请单进行薪资调整。6.2 内部员工应聘空缺职位6.2.1 当公司有出现职位空缺需内招时，用人部门可知会人事部在公司发出内部招聘公告，向全厂员工进行公平、公正、公开的内部招聘。6.2.2 应聘者填写人个简历和应聘申请，将资料直接交人事部，由人事部负责对应聘者资质的考评，符合要求的推荐到用人部门面试，并同时知会应聘者原部门。面试合格后由用人部门主管或经理在应聘申请书上签字。6.2.3 经面试合格的应聘者，由人事部向应聘者原部门进行商调。经原部门开出人员异动表、调入部门主管/经理/总经理批准签字后交人事部，人事部办理档案转移手续，人员异动生效后由异动后部门负责人按新的岗位工资待遇提报薪金申请单，经批准后交财务部。6.3 薪资调整6.3.1 详见薪资管理规定，在此不做详述。6.4 离职管理6.4.1 自动离职6.4.1.1 有下列情形之一者属自动离职：a.连续旷工达3日者；b.未依辞职规定办妥离职交接手续而自行离职者。c. 离职人员超过3天未办理离职手续者。6.4.1.2 自动离职者未结之工资及其遗留物品均视为自行放弃或抵偿公司之损失或作出其它处理，事后亦不得追索，自动离职者自离厂之日起，一切行为与本公司无关。6.4.1.3 自离员工所在部门应在员工自离3日后的3个工作日内（即缺勤之日起6个工作日）将相关信息报告给人事部，由人事部联络自离员工，告知其因违反公司规定，已做自动离职处理。同时，人事部应将自离人员考勤连同每月在职人员考勤一同报财务部。6.4.2 辞职6.4.2.1 辞职的期限：办理离职手续的提前通知期限通常为一个月，实际离职到期日期以员工向部门提交书面申请日期为准。试用期内员工提前三天，职员或技术员职位提前十五天提出离职申请。未满足以上要求时间提出提前离职的，均视其为急辞工处理。6.4.3 离职员工辞职须提交离职单，经部门做应有的离职原因了解、挽留后，须在一周的工作日内将批准后的离职单交人事部，人事部根据需要进行员工离职原因调查。如某种原因主管延迟批准离职单的须知会人事部。6.4.3.1 离职员工在部门的确认下完成离职工作交接，在离职日到人事部办理离职手续。6.4.3.2 公司人事部门办理离职的时间为明天上午10:00前，所有离职人员必须于该时间段至人事部办理离职手续，当天离职逾时未办理者，将延至第二天办理；如被公司解聘的员工，其离职手续于解聘当天办完。6.4.3.3 所有离职人员的工资将于离职到期日的下午4:00钟发放，有公司办理的工资卡的人员，无需到公司领取离职工资，由公司财务部直接将离职工资转入其工资卡内，无工资卡的人员需到公司领取，所有离职人员当天领完离职工资后，必须于当天搬离公司，不得再在公司食宿，否则，一经发现，给予其50元/天的处罚。6.4.4 解聘6.4.4.1 解聘的条件：l 员工在试用期内被证明不符合录用条件的，或在试用期内表现达不到公司要求，或有较严重的不良行为，部门可以随时告知员工，可做解聘处理。l 严重地违反劳动纪律或公司规章制度的。l 严重失职，营私舞弊，挪用公款，收受贿赂者。l 工作疏忽，贻误要务，致公司蒙受较大损失者。l 办事不力，玩忽职守，且有具体事实，情节严重者。l 违抗命令或擅离职守，情节严重者。l 聚众罢工，怠工，造谣生事，破坏正常的工作与生产、生活秩序者。l 对公司有严重的欺骗行为的。l 因触犯法律而被拘留、劳教、逮捕或判刑的。l 为谋取个人利益伪造证件，冒领各项费用者或冒领他人薪资者。l 泄漏商业、技术或其业务上的秘密，情节严重者。l 工作能力明显不适应本职工作要求，经培训或转岗仍不能胜任者。 l 劳动态度差，缺乏工作责任心和主动性的，经教育批评仍无改善的。 l 患有非本职工作引起的疾病或非因公负伤，医疗期满后，经医院证实身体不适，不能胜任本职工作的。l 特殊情况下经公司领导讨论决定需解除与员工的劳动关系的。6.4.4.2 解聘处理流程：6.4.4.2.1 各部门主管应实事求是的处理员工问题，对员工所犯错误进行帮助教育，使其认识错误，接受罚款，写出检讨书等过程证明，符合解聘条件的提出解聘单6.4.4.2.2 人事部在接到解聘单后，调查了解相关情况，进行条件审查。人事部在与员工进行谈话，根据实际情况确认是否需要做解聘处理，如确需解聘的，先与员工沟通，尽量要其自行填写离职单，沟通无效再报上级批准。如属不应解聘的，与有关部门沟通，协商安排其它部门工作。6.4.4.2.3 如符合条件解聘的，签署意见后填写解聘单一起报总经办处理。人事部应和解聘员工做好思想沟通，并代表公司与其签订劳动关系终止确认书，减少可能给公司带来的劳动关系仲裁投诉。6.4.4.2.4 对某些情况恶劣的员工，部门主管将情况知会部门总监及人事部，经确认符合开除条件的立即报备总经办同意后应立即开除，当日要求员工办理完解聘手续，当日离开公司。6.5 辞职及辞退手续办理6.5.1 每天上午的8：0010：00为员工正常办理离职手续时间，过此时间段来办理离职手续的，人事部将不予受理。离职员工须交接清楚工作、工具、以及电脑资料，经部门组长、主管、网管、总仓管理员、保安、人事部人员确认各项工作交接情况和物品移交情况并签字后，人事部才给办理离职手续，汇总其考勤、核算工资并经人事主管审核后交财务部审核，由财务部给离职人员发放离职工资，离职人员领取离职工资须带本人身份证，在当天下午16：00在保安室领取。6.5.2 离职单上离职日期不允许随便更改，一旦更改必须由部门相关负责人在旁边签字，否则将视为无效离职单。6.5.3 为了方便离职手续的办理，各部门文员应通知离职到期人员在离职当天08：00-10：00办理离职手续， 在办理离职手续的过程中不能随意离开厂区，以免拖延办理离职手续时间。6.5.4 经交人事部的离职单如有变动的情况，需由部门提报联络单后进行处理。如已提交离职单后, 因各种原因员工改变离职想法,愿意继续服务公司的,由部门开出联络单,可从人事部撤回离职申请.6