文件和资料管理制度.doc

宁波 有限公司企业管理标准 Q/ 0202-001-2009B0 文件和资料管理制度宁波 有限公司 发布2009年12月01日修订 2009年12月01日实施宁波 有限公司编号: Q/ 0202-001-2009B0文件和资料管理制度版本:第B版修改次数:0次页次:第0页总页数:共17页文件审批表文件名称文件和资料管理制度编 号Q/ 0202-001-2009B0会 签编 制审 核批 准文件履历表日期版本修改内容编制部门编制人审核人批准人2009-12-02B换版行政管理部文件和资料管理制度Q/ 0202-001-2009B01 目的为了使管理标准及工作标准文件和资料标准化、规范化，便于文件的发放、保存、检索，特制定本标准。2 适用范围适用于宁波 有限公司的管理标准和工作标准文件和资料的编制、管理。3 管理职责3.1 总裁办是管理标准归口管理部门，负责管理标准的批准、审核、标准化。3.2行政部是管理标准的贯彻实施部门，负责管理标准的发放、存档、回收、销毁。3.3 各部门负责各自内部工作标准的起草，人力资源部负责工作标准的审核，各分管副总负责批准。3.4技术中心是技术标准归口管理部门，另行制订技术文件和资料的管理标准,负责技术标准的起草、审核标准化、发放、存档、回收、销毁。4 定义41 手册：标准化手册、质量/职业健康安全/环境管理手册、测量管理体系手册、国家实验室质量管理手册、员工手册、市场服务手册等。42 体系程序文件：标准化管理体系、质量/职业健康安全/环境管理体系、测量管理体系、国家实验室质量管理体系等程序文件。43 管理标准：对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准。44 工作标准：对企业各工作岗位按统一要求所制定的标准。45 公司文件：公司总裁办发布的行使公司统一政令的文件。46 公司各部门文件：各部门下发的通知、公告、决定等，仅约束和指导管辖部门及部门管辖的工作范围；跨越管辖范围时，应由公司总裁办发文。5 文件的起草、审核、批准5.1标准化管理体系、质量/环境/职业健康安全管理体系等管理手册由总裁办、技术中心在管理者代表的领导下起草，管理者代表审核，经总裁批准发布；程序文件由职责部门起草，管理者代表审核，经总裁批准发布；5.2 质量技术类文件和资料由技术中心起草,中心主任审核, 总工程师批准发布。5.3 公司管理标准由总裁办起草，总裁办主任审核，经各部门经理以上领导会审，总裁批准发布；工作标准由人力资源部起草，行政副总审核，总裁批准发布。5.4 部门性文件资料由该部门起草，部门负责人审核，经各职能副总、总监、总工程师、总经理批准发布。5.5 标准文件由起草部门填写文件审批表及文件履历表，经文件管理所涉及部门会签、审核，报主管领导批准后生效。6文件资料编号及格式规定本标准所描述的文件和资料编号只适用于宁波 有限公司内部产生的文件和资料；外来的文件资料按类别、收到日期另行管理。内部制订的文件大量引用外来文件内容时应制订新文件并进行编号。6.1宁波 有限公司红头文件及各部门红头文件标号:甬康文 XXXX第XX号 顺序号（从01、02依次向后排） 发布年份 甬康XX字XXXX第XX号顺序号（从01、02依次向后排） 发布年份 各部门简码（见下表1、2）表1： 公司各部门名称总裁办生产系统财务系统人力资源部技术系统市场服务中心采购系统销售系统行政系统简码POPDFAHRTSMSPSMDAD6.2管理标准和工作标准编号 A 管理标准编号样式Q/ （A） XX XX XXX XXXX A0 -01 表单顺序代码 修改次数顺序码 版本代码 发行年份代码 文件顺序代码 部门代码 文件类别代码 文件性质代码 企业专用代码B 代码说明 企业专用代码：宁波 有限公司标准化文件识别代码； 性质代码：A代表企业标准体系中收集的国际标准或国家标准。B代表企业标准体系中收集的行业标准或地方标准，以及本企业的上级规范和要求。 没有A或B代表企业标准体系中收集的企业自己制定的企业标准。 其他代码应用说明表文件类别类别代码顺序代码年份代码版本代码表单记录顺序代码手册类00001、002企业标准制定、修订、复审通过后实际发布的年份企业标准制定、修改、复审通过后的版次，按A、B等先后顺序标识；修改次数按0、1、2等先后顺序下小标识别；01、02.程序文件01001、00201、02.管理标准02001、00201、02.工作标准03001、00201、02.技术标准04001、00201、02.规程流程05001、00201、02.其他文件06001、00201、02.部门代码部门代码部门代码部门代码董事会00技术质量04物流仓储08总裁办01采购05党工办09行政人事02销售06其他10财务03生产07C 工作标准编号样式Q/ （A） XX XX XXX XXXX A0 -1 表单顺序代码 修改次数顺序码 版本代码 发行年份代码 文件顺序代码 部门代码 文件类别代码 文件性质代码 企业专用代码6.3 外来文件编号外来文件的编号由四部分组成：Q/WL X XXX XXXX 年份代码，四位数 流水号，从1依次向后编排 外来文件类别代码，一位数 公司外来文件统一标记其中：外来文件类别代码，目前情况为： A技术中心使用，技术类 B总裁办使用，综合管理类 C质管部使用，质量类 D人力资源部使用，工作标准类6.4文件编制6.4.1基本要求A标准文件的格式应满足本标准及附件的要求。B公司的各类管理文件必须按照本标准和文件控制程序的规定进行发放、更改、报废、处理和归档保管。特殊文件、临时文件使用后由编制者回收处理。C 标准文件的编制必须使用中文；对外提供标准文件有要求英文时，由翻译组负责翻译、核对。6.4.2 格式要求1) 文件编写及排版要求： A 一律使用电脑打印、影印或印刷。B 采用A4幅面(210mm297mm)纸张，有特殊需要时，允许采用其它幅面尺寸。C 正文内容用五号常规宋体编写。D 采用标准字间距，一般采用1921磅行距。E 页边距设置：上下均为2.0cm，左右均为2.5cm；装订线设置为0,页眉距边界为1.75厘米,页脚距边界为1.5厘米。F 管理及工作标准文件页码一律设在页脚,居中位置，以“- 页码 -”形式表示；手册类从正文起算页码，封面、修订记录、目录等不在页码编制范围之内。G 手册类文件、体系程序文件及各种标准文件应有封面并装订。H 所有文件一律左侧装订，成册文件内应含有修改、审核、批准记录表。2) 文件编制的一般要求：A 文件编制必须贯彻国家的法律、法规和规章制度。B 文件编制应符合标准化工作导则的规定。D 文件编制时应考虑实用性、可操作性、经济性。E 文件编制时应和相关的标准、规范以及其它技术文件相一致，内容及要求不得低于国家标准、行业标准及地方标准。F 文件所提出的要求应明确，不得出现模棱两可、含糊不清的表述（一句话不能有二种及以上解释）。G 文件所使用的名词术语应符合术语标准的规定。H 编制时应使用正规汉字，不得使用繁体字或不规范的简化字。3) 文件附录 文件附件部分须在每页左上角标注“附录”二字及冒号，附件超过两页、需标注“附录X”，例如：附录A、附录B、亦可附录1、附录2 注明附录名称、每页附录右上角应注明文件编号。7文件和资料的受控与发放7.1 标准化管理体系、质量、环境、职业健康安全三标管理体系、管理标准、工作标准、红头文件等均属于受控文件，文件在批准前应有文件起草部门将电子文档交文件归口管理员进行“标准化”作业； 文件经批准在发放前应由文控室在文件封页右上角加盖“受控”印章（批准之原文件和确认之电子档文件由文控留底、备查）。7.2技术标准文件属于受控文件，由技术中心按技术标准文件管理要求控制。7.3文件和资料发放时均应注明分发号，固定代码由总裁办和技术中心共同为各部门统一分配,依照文件控制程序执行。7.4文件发放前应由该文件起草人员或部门填写“文件发放申请表”,详细填写发放部门和发放数量,然后由填写人所在部门职能副总、总监、总工程师批准后交文控进行发放作业。7.5文件和资料领用人在“文件和资料发放/回收登记表”上签名，领取受控文件和注有分发号的文件和资料。文件领用人应同时在“文件和资料收到记录表”上做好登记。7.6各部门的文件和资料由该部门指定兼职文控人员控制发放,并填写“文件和资料发放登记表”。7.7 临时性的通知不属于受控文件，不加盖受控章，不加分发号，不进行登记。7.8 当文件和资料以软盘、光盘和其它电子媒介为载体时：对文件进行相应文档保护，确保文件被修改后得到显示；在软、光盘的包装纸上加盖关于受控所需的印章及分发号；文件的修改、复制、补领、撤除与其它形式的文件同样管理。8文件和资料的更换和补领 8.1 当文件和资料使用人的文件和资料严重破损影响使用时，应到发文部门申请更换，并办理更换手续，同时交回破损文件。新文件仍使用其原分发号进行控制与管理。8.2 文件使用人因保管不当丢失原文件或资料时按有关规章制度执行，并应及时在发文部门申请补领，填写“文件和资料补领申请单”并在申请单中说明原因。9文件和资料的更改9.1 文件和资料更改的时机标准化管理体系、质量/环境/职业健康安全安全管理体系、管理性标准及工作标准文件应由总裁办根据法律法规变动、客户及相关方的要求、公司内部调整等情况提醒有关部门作相应的更改。9.2 文件需要更改时，由更改提出人填写“文件和资料更改通知单”，并送相关人员进行审核和批准。9.3 文件更改得到批准后，由发文部门将“文件和资料更改通知单”按原文件的发放范围进行发放，同时对文件和资料进行更改，更改时应在 “文件审批履历表”作好记录。9.4 文件和资料更改的方式A 划改当每页更改字数不超过30个字或页面幅度不超过十分之一时可使用划改。划改时由划改人员依据“文件和资料更改通知单”用红笔双线划去原内容，同时在旁边用黑色笔写出新内容。新内容书写完毕，在其上加盖“文件更改”印章。对以电子文档为载体的文件划改时，直接由新内容代替原内容，不加盖“文件更改”印章。B 换版文件和资料划改达到10次或一次就大幅度、原则方向性的更改时应进行换版。原版次文件收回作废，加盖“文件作废”印章，换发新版次文件和资料。文件和资料的换版由原文件的起草部门按“文件和资料更改通知单”规定进行重新编制，原发文部门收回旧文件、发放新文件。电子文档换版，则由发文部门收回，删除原版文件，保存新版文件，再以原文件的发放范围规定进行发放。C 换页文件和资料的更改处于上述两者之间，可以选择换页方式。文件换页时，由发文部门依“文件和资料更改通知单”的规定，按原文件页面、字体、编排格式打印好新页，再截下文件中的待换页，装订或粘上新页，新页右上角加盖“文件换页标识”印章；电子文档，直接用新内容代替原内容，不加盖“文件换页标识”印章。10 文件回收与销毁按文件控制程序规定执行。11 文件和资料的管理规定11.1 内部文件资料管理A 属于受控的文件和资料，发文部门应列入“受控文件和资料清单”。B 文件和资料发放范围之外的部门或人员（包括外单位）需借阅文件和资料时，应向文件发放部门申请，经部门负责人批准后方可借阅。借出部门应填好“文件和资料借阅登记表”，并明确责任人、归还日期，借阅人签字后方可出借。C 各部门应将部门使用的文件按类别分类保管，便于检查和使用。文件的使用人未经批准不得在受控文件上作任何修改或记录，不得私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。11.2 外来文件的管理A 外来的文件应按职责分工由总裁办、技术中心等部门先行确认，重大文件报总裁、总工程师确认，确认其适用性和有效性。再按外来文件编号规定进行编号、保管，并在“文件和资料收到记录表”上登记。B 需发放外来文件时，由保管部门发放。发放外来文件时只能发放复印件，复件上应加盖分发号和“外来文件”印章。C 外来文件的后续管理与公司内的文件同样办理。D 法律法规文件按法律法规控制程序执行。11.3 外发文件的管理A 外发文件须得到相应主管的书面批准方可发外（物资采购部发给供方的文件除外）。B 提供给供方和认证机构的受控文件，提供部门应做好登记，填写“文件和资料外发登记表”，在该文件和资料被更改、撤销、作废时应及时通报对方。12 相关文件：12.1 企业标准化管理制度12.2 文件控制程序12.3技术文件管理制度13 附录。13.1 手册类和程序文件封面格式 13.2 手册目录和正文格式13.3 程序文件目录和正文页面格式13.4 管理标准和工作标准封面格式13.5 管理标准页面格式13.6 公司红头文件格式13.7 公司各中心及下属公司红头文件格式13.8“受控”印章13.9 “文件更改”印章13.10 “作废文件”和“作废保留”印章13.11 “文件换页标识”印章13.12 “外来文件”印章13.13 文件审批履历表格式13.14文件和资料发放审批表 Q/ 0202-001-2009B0-0113.15 文件和资料外发记录表 Q/ 0202-001-2009B0-02- 8 - 附录1： 手册类和程序文件封面格式 受控状态：盖章发放编号：盖章公司名称+企业标准（一号宋体、加粗） 文件编号：（四号宋体） 手 册名称如：质量管理手册、质量管理程序文件等，宋体小初、加粗。编制：审核：批准：（三号 宋体）宁波 有限公司 （四号 宋体） 发布XXXX年XX月XX日修订 XXXX年XX月XX日实施附录2： 手册目录和正文格式 质量环境职业健康安全管理手册Q/ *-*-*A*（以上用五号宋体加粗，标准字间距、行距1921）正文用五号宋体，标准字间距、行距1921附录3：程序文件目录和正文页面格式宁波 有限公司质量/环境/职业健康安全管理程序编号Q/ *-*-*A*标题*控制程序版/次*版/*次页码第*页 共*页附录4：管:理标准和工作标准封面格式 宁波 有限公司企业管理（工作）标准 (一号宋体、加粗) Q/ XX-XX-XXXX/X工作或管理标准名称(宋体小初、加粗)(未注明字号均为宋体四号)宁波 有限公司 发布XXXX年XX月XX日修订 XXXX年XX月XX日实施附录5:管理标准页面格式文件名称/文件编号 (黑体五号字) 1 XXXX2 XXXX2.1 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2.1.1XXXXXXXXXXXXXXXX。1) XX2) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。按照相关事项进行编写,内容包括:目的和意义、使用范围、定义、职责、标准内容、相关文件、相关记录。“1）”标识也可根据实际情况自行调整、如使用A、B；标准字间距、行距1921（正文用宋体五号字）编制/日期: 审核/日期: 批准/日期： 附录6：公司红头文件格式宁波 有限公司文件(方正黑体初号、加粗,字体红色纵向压缩80%)甬康文XXXX第XX号(宋体小四号)红色,3磅标题(宋体三号加粗)XXXXX: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 宁波 有限公司 二00九年十一月二十日主题词: 发送: 抄送: (以上未标注字体的均为