时间管理和沟通技巧培训总结.doc

时间管理和沟通技巧培训总结 2011年11月19日我参加了公司组织的时间管理和沟通技巧的培训。讲师舒音声情并茂地给我们讲述时间管理的重要性，时间管理方法和有效的沟通技巧。通过这次培训，我意识到了时间管理的重要性，发现自己在时间管理方面的诸多不足，也了解了各种时间管理的方法。另外，在沟通技巧方面我也知道了自己还有很多东西要学习，这次宝贵的培训经历让我知道了自己的不足之处，这里我对这次培训进行如下总结。对于时间管理，我们首先要了解时间管理的概念。工作中常见五种类型“时间观念”：“赶快、赶快型”、“强大型”、“完美主义型”、“取悦他人型”和“竭尽全力型”。“赶快、赶快型”的人性子急躁，安排时间满满当当，他也许把每步工作都安排得看似有条不紊，但他缺乏对工作任务的合理评估，没有安排意外事件的处理时间。一旦其中一个环节出现了问题就会导致后面的环节接连出现问题。所以我们要熟悉每个环节，对每个环节做出正确的评估并且预留出应对紧急事件的方案和时间。“强大型”的人在安排工作时非常强势，总是自以为是，不考虑别人。舒讲师举例说到有些国企的领导给下属安排工作时总是很突然没有事先计划，而且总会影响别人原有的时间安排。“完美主义型”的人特别苛刻和挑剔。舒讲师用数字举例表明如果我们要提高做事的完美程度就很可能需要加倍地付出时间，这里对应的不是简单的线性关系，所以那些“完美主义”的人，本来可以用90%完美程度的结果来工作却硬要用95%的完美程度来工作，这期间多付出不是5%的时间而是要比5%多的要多的事件，这种提高非但没有带来预期的收益反倒加重更多的时间成本，这种做法是不可取的。“取悦他人型”的人非常讨好，有的甚至哗众取宠，他们往往没有自己的鲜明的立场和观点，他们既同意这伙人又不反对那伙人，虽然看似有较好的人缘关系，可这种人由于没有自己的立场和观点而作不出重要而果断的决定，完成不了重大的工作，甚至被很多人欺负。最后一种是“竭尽全力型”。竭尽全力似乎是个褒义词，但很多时候我们要知道量力而行，懂得授权和分配，如果我们一味的靠自己的力量，总是尽自己最大的努力，虽然在自身业务能力上有所提高，但他的办事效率不会得到提高，工作结果也不一定令人满意，更没有团体意识。那么，我们属于哪一种类型呢？其实生活和工作中，我们往往是这五种类型的各种组合的混合型。正确认识自己的类型对管理自己的时间非常有利。在了解了五种时间类型之后，我们需要对工作计划有个合理的安排。这里面我们需要自我分析时间管理，找出问题；掌握对工作中的临时突发事件的时间管理技巧；知道自我时间管理中的任务优先权原则；如何制定工作计划；团队配合中的时间分配技巧“工作分配表”；任务执行表和工作计划。其中自我分析时，我们要用“自我分析表”反映目前工作现状（工作内容、时间分配、工作中断及原因），我们要做必要的单项分析，找出效率不高的原因，根据单项分析来重新排列工作内容的先后次序，重新估计每项工作任务需要的合理时间，重新估计每天应预留“工作中断”的合理时间。在任务优先权原则里面我们把任务根据它的紧急性和重要性进行4项限分类：紧急且重要，紧急非重要，重要非紧急，非重要非紧急。重要是指这项工作的意义很关键，其影响很大，而紧急是从时间上讲的，紧急是指需要立刻、马上、短时间内完成的工作。我们应优先处理紧急且重要的工作，但如果的工作占据了你的所有的时间还完成不了，这说明你需要考虑分类是否出现了问题，是否需要重新分类。对于任务：应该尝试每天完成几项紧急和有难度的任务。和的任务日常工作主要由这些任务构成，这部分任务占去大部分工作时间。任务应该在有时间时再做。为了顺利完成四类工作任务，我们需要平衡这四类工作，因此我们要认识到自己和上司在工作优先顺序上的冲突；查明我们的同事的优先考虑项目和自己的是否有冲突；根据重要程度将记事簿中的工作归类；如果我们的计划表中充满任务，那就要进行委派（授权）或重新分类；为适应各种变化和新信息，我们要经常改变优先考虑的事项；避免不着边际的问题使论文简短有效；保证每天静处的时间。制订工作计划有以下基本原则：任务优先权的分配原则；用“期限”来衡量“紧急”程度；同类工作集中处理；顺应自己的生物钟；工作量大的任务，化整为零；给“工作中断”合理预留时间和每天下班前检查当天计划完成情况。其中顺应自己的生物钟是指每个人都有自己的作息习惯，比如有人在午饭后非常困，这时应选择休息或者安排一些较机械的不太重要的工作，比如打印、装订、文件分类等等。时间管理中的常见问题和解决方法。常见问题有：不会拒绝；习惯拖延；不速之客的干扰；电话干扰；文件满桌；浪费下属的时间；我太累了事事亲力亲为；临时突发事件的干扰。对于不会拒绝的人，往往在对方还没有讲完之前就拒绝了，这样让对方觉得你没有诚意，不够真诚。我们应该仔细聆听对方讲解完后，找出合理的缘由来拒绝对方，让对方感觉到你的诚意，也不会有再说服你的念头。对于避免不速之客的干扰，有时我们可以设置“请勿打扰”的警示牌，舒讲师举例当一个财物人员要点现金时，可以设置这个警示牌来避免不速之客的干扰，讲师也特别提到这个警示牌的设置必须要以得到领导认可为前提。有效提高团队的工作效率。提高工作效率的方法有：通过授权提高效率；最佳时间段的分析和运用；对干扰的处理；节省时间的方法；有效的时间管理工具。我们不能什么都亲力亲为，因为我们不是万能的，我们不可能什么都做，而且我们的时间是有限的，我们需要合理休息，所以我们需要授权，授予别人有限的权力，当然授权不是让别人成为你。当我们授权给某个人让他代替你去完成某个重要任务时，需要授予他一定的权力，否则他的团队不会配合他去完成工作，甚至会恶化这个人与他的团队之间的关系。对于有效的时间管理工具有：记事簿、日常工作计划表、应办事宜备忘录、日办公事务夹、工作分配表。在培训完时间管理之后，舒讲师又对我们进行了“有效的沟通技巧”方面的培训。我们要先了解沟通并掌握基本的沟通方法。首先我们要知道什么是“沟通”发送方以特定的沟通模式将“信息”传递给接收方，并有信息的反馈。接收方并不一定是接受方。只有接收方完全地、准确地理解了发送方的意图并知道如何按照发送方的方法去完成任务并反馈给发送方才能算得是接受方。那么沟通的目的是什么呢？沟通是为了将信息传递出去，发送方被理解，发送方的意图被接收并被给与反馈。沟通过程中有四个原则：简单、清楚、直接和准确。沟通的基本方法是5W1H法，即沟通动机（why）、接收方是谁（who）、传递什么信息（what）、何时何地（when，where）和怎样沟通（how）。对此舒讲师安排我们作了个练习：对一个没有文化的街边卖茶叶蛋的老太太如何讲清楚什么是“盈亏平衡点”。这个练习让我们知道当你要跟别人沟通时，需要考虑对方的各种背景，要用对方所了解的语言，循循善诱地，避免使用仅是自己知道的专业用语进行沟通。这种训练让培训的理论知识联系实际情况，也让我深刻体会到了这次培训的意义。掌握有效沟通的基本方法后，我们还要知道其它有效沟通方法：非语言沟通技巧、修饰自己的声音、认真倾听。非语言是指沟通时的仪态、声音、语气、肢体语言和建立自信的基础。其中建立自信的基础是大家容易忽略的。舒讲师举例到：每个人都会有紧张的时刻，即便是她自己在当天作培训之前，刚刚看到我们这些陌生人的时候其实也是有些紧张的，尽管自己已经从事培训十多年了。但是她很快建立了自信的基础，所以克服了紧张。她语重心长地说“不要叫我老师，因为我来这里只是用我所了解的知识给大家一个时间管理和有效沟通相互讨论和学习的平台，通过这个平台大家可以相互交流和学习”。舒讲师说正是因为她有这种想法所以她能够足够自信克服了紧张。倾听的技巧：使用目光接触、展现赞许性的点头和恰当的面部表情、避免分心的举动或手势、提问、复述、避免中间打断说话者、不要在倾听前下结论和避免演绎。企业内部沟与协调。舒讲师用一个拼图游戏来举例说明部门内部沟通的问题及产生的原因以及与不同性格人的有效沟通技巧。这些人的性格有自我